Amb el teletreball i les reunions en línia, captar l'essència de la discussió és essencial. Microsoft Teams, una eina potent de col·laboració, permet gravar reunions fàcilment. Tant si utilitzes PC, Mac, Android com iOS, aquesta guia pas a pas t’explicarà com gravar una reunió a Teams i et donarà consells útils per treure el màxim profit d’aquesta funció.
Pas 1: Accedeix a Teams i programa una reunió
Abans d’entrar en el món de la gravació de reunions, assegura’t d’haver iniciat sessió a Microsoft Teams. Si encara no ho has fet, descarrega i instal·la l’app Teams al teu dispositiu. Quan estiguis a punt, segueix aquests passos senzills:
- Obre l’app Teams: Inicia Teams a l’escriptori o al mòbil. Si fas servir el navegador, ves al web de Teams.
- Comença una reunió nova o uneix-te a una existent: A la pantalla principal, pots iniciar una reunió nova o unir-te a una que ja estigui en marxa. Si n’ets l’organitzador, pots crear la reunió. Si no, selecciona la reunió que vulguis de la llista d’esdeveniments.
- Programa una reunió: Si la vols deixar programada per més endavant, clica la pestanya "Calendari" a l’esquerra. Tria data i hora i convida-hi els membres de l’equip.
Pas 2: Comença la reunió i prepara la gravació
Ara que ja ets dins la reunió, dedica uns moments a comprovar que tot està a punt:
- Uneix-te a la reunió: Clica el botó "Unir-se" per entrar-hi. Assegura’t que l’àudio i el vídeo funcionen bé.
- Ajusta càmera i micròfon: Si utilitzes webcam o micròfon extern, connecta’ls ara. Clica la teva foto de perfil a dalt a la dreta i selecciona "Configuració". A l’apartat "Dispositius", tria els que prefereixis.
Pas 3: Inicia la gravació
Quan comenci la reunió, és el moment de fer servir la funció de gravació:
- Troba el botó Gravar: Busca la icona "..." (el·lipsi) als controls. Fes-hi clic per obrir el menú desplegable.
- Comença la gravació: Al menú, clica "Inicia la gravació". Tots els participants rebran una notificació. Sigues respectuós: demana permís abans de gravar!
- La gravació comença: Quan cliques a gravar, apareix una banda a la part superior que indica que s’està enregistrant. A partir d’ara, la conversa queda registrada.
Pas 4: Gestiona opcions durant la gravació
Durant la reunió, pots controlar la gravació i millorar l’experiència:
- Pausa i reprèn: Si necessites aturar un moment, fes clic a "..." i "Pausa la gravació". Per continuar, selecciona "Reprèn la gravació".
- Destaquen participants o contingut: Passa el cursor sobre el vídeo d’algú i fes clic a l’el·lipsi per destacar-lo per a tothom.
- Mou-te per la reunió: Pots canviar entre vídeo, compartir pantalla, parlar amb l’equip... Tot quedarà gravat en segon pla.
Pas 5: Finalitza i atura la gravació
Quan arribi el final de la reunió, és hora d’aturar la gravació:
- Tanca els temes: Comprova que s’han tractat tots els punts i que els acords queden clars.
- Finalitza la reunió: Prem "Finalitza la reunió" per tancar la sessió. La gravació s’aturarà automàticament.
- Desa o elimina la gravació: Després se’t demanarà si la vols desar o descartar. Tria l’opció que et convingui.
Consells per gravar reunions de Teams de manera eficient
Gravar les teves reunions de Microsoft Teams és només el començament. Aquí tens alguns consells útils:
- Prepara't amb temps
Abans de prémer el botó de gravar, fes un esquema clar de l'ordre del dia. Tenir tots els documents i materials llestos al dispositiu facilitarà una gravació sense entrebancs.
- Informa de la gravació
Abans de començar a gravar, envia un missatge ràpid al xat per avisar els participants. Resol qualsevol dubte sobre el procés de gravació abans de començar.
- Fes servir les funcions de la reunió
Aprofita totes les eines de col·laboració de Teams durant la videotrucada. Anima tothom a participar-hi activament, com en una reunió de Zoom. Utilitza la vista de pantalla completa perquè tot quedi ben enregistrat, també en mòbils com l’iPhone.
- Organitza les gravacions
Quan acabis, posa a l’arxiu un nom clar i descriptiu. Organitza les gravacions en carpetes específiques al núvol (OneDrive, SharePoint) o al dispositiu.
- Revisa-les i comparteix-les
Després, repassa la gravació per detectar detalls que t’hagin pogut passar per alt. Comparteix-la amb tots els participants, també amb qui no s’ha pogut unir. Podran veure-la còmodament des del mòbil.
Solució de problemes habituals amb la gravació
Tot i que Teams és fàcil d’utilitzar, pots topar amb alguns problemes típics de gravació. Aquí tens com solucionar-los:
- La gravació no s’inicia o es pausa sola
Si la gravació no comença o es pausa inesperadament, comprova la connexió de xarxa. Assegura’t de tenir bona connexió i prou recursos al dispositiu. Revisa que les opcions de gravació de Teams estiguin activades.
- Problemes de qualitat d’àudio o vídeo
Per obtenir una millor qualitat a les gravacions, ajusta els paràmetres de càmera i micròfon. Optimitza l’àudio i el vídeo abans de començar. Si tens problemes, intenta millorar la connexió a Internet.
- Problemes per desar o reproduir arxius
Quan desis la gravació, tria un format compatible amb tots els dispositius i plataformes. Prova de reproduir-la en diferents dispositius, també en iPhones, per assegurar-te que funciona bé.
- La gravació no apareix després de la reunió
Si no trobes la gravació després, comprova que s’ha sincronitzat correctament amb l’espai d’emmagatzematge. Tant a Microsoft Stream com a SharePoint, verifica que s’hi hagi desat i pujat correctament.
Si segueixes aquests consells i passos, podràs gravar i gestionar les reunions a Microsoft Teams fàcilment i mantenir converses valuoses sempre a mà per compartir-les amb l’equip.
Desbloqueja l’accessibilitat amb Speechify Transcription: de Teams a xarxes socials
En un món de reunions virtuals i vídeos, Speechify Transcription és el teu aliat. Imagina que graves reunions importants a Teams. Amb Speechify Transcription, les pots transcriure fàcilment, millorant l’accessibilitat i la comprensió. Tant si publiques a YouTube, TikTok... Transcriure el teu vídeo et fa molt més inclusiu i et permet arribar a més públic.
Tant si ets amant d’iOS, d’Android, si utilitzes Mac o PC, Speechify Transcription t’ajuda. Fes-lo servir tant per a reunions com per a xarxes socials i facilita l’accessibilitat dels teus continguts. Prova Speechify Transcription avui i fes que els teus vídeos siguin accessibles per a tothom.
Preguntes freqüents
1. Puc gravar una reunió de Microsoft Teams amb un gravador de pantalla?
Sí, pots utilitzar programes de gravació de pantalla com OBS Studio per capturar la reunió. Només has d’iniciar el gravador abans d’entrar i comprovar que s’enregistra l’àudio i el vídeo. Un gravador de pantalla et dona flexibilitat per gravar la reunió i altres activitats de la pantalla alhora.
2. Puc transcriure una reunió gravada de Teams a text per consultar-la fàcilment?
Actualment, Microsoft Teams no incorpora la transcripció automàtica a les gravacions. Pots utilitzar serveis externs, com Speechify Transcriptions, per convertir la gravació a text. Això t’ajudarà a buscar punts clau i revisar converses importants.
3. Com gravo una reunió de canal a Microsoft Teams?
Gravar una reunió de canal és molt semblant a una de normal. A la conversa del canal, clica "Reunió ara" per començar i segueix els passos de la guia per gravar. L’opció de gravar també està disponible a les reunions de canal per conservar les converses de l’equip.
4. Puc triar la data de caducitat d’una gravació a Teams?
Actualment, Teams no ofereix aquesta opció. Les gravacions normalment es guarden a Microsoft Stream o SharePoint i la política de retenció depèn de la configuració del teu organisme o de la política Office 365 Enterprise E1. Si tens requisits específics per conservar o eliminar gravacions, consulta amb l’administrador de TI o revisa les polítiques de la teva organització.
