Co odlišuje amatéra od profesionála? Jedním z aspektů je, jak se prezentují, a to zahrnuje i hlasové zprávy. Pokud jste někdy váhali, co tvoří nejlepší profesionální hlasovou zprávu nebo proč na tom záleží, pak je tento průvodce pro vás.
Co je nejlepší profesionální hlasová zpráva?
Dobrá hlasová zpráva je stručná, ale informativní. Obsahuje vaše jméno nebo název společnosti, zdvořilé uznání zmeškaného hovoru, žádost o potřebné informace pro zpětné volání a profesionální rozloučení s přáním hezkého dne volajícímu. Příklad skvělé hlasové zprávy by mohl být:
"Dobrý den, dovolali jste se k [vaše jméno] ve společnosti [název společnosti]. Momentálně nemohu přijmout váš hovor. Prosím, zanechte své jméno, telefonní číslo a krátkou zprávu po zaznění tónu a já se vám ozvu do jednoho pracovního dne. Přeji hezký den!"
Co je profesionální osobní hlasová zpráva?
Profesionální osobní hlasová zpráva, podobně jako obchodní hlasová zpráva, sděluje stejné klíčové detaily, ale s osobním nádechem. To může být pro majitele malého podniku nebo profesionála na mobilním telefonu. Zde je příklad:
"Dobrý den, dovolali jste se k [Vaše jméno]. Momentálně nemohu přijmout váš hovor, ale váš hovor je pro mě důležitý. Prosím, zanechte své jméno, telefonní číslo a krátkou zprávu po zaznění tónu a já se vám ozvu co nejdříve. Děkuji a přeji hezký den."
Příklad neprofesionální hlasové zprávy
Na druhou stranu, neprofesionální hlasová zpráva může poškodit váš první dojem. Například: "Ahoj, to jsem já. Chyběl jsem ti? Zanech zprávu. Měj se!" Chybí jí profesionalita a potřebné informace, což z ní činí špatnou volbu pro profesionální prostředí.
Důležitost profesionálních hlasových zpráv
Profesionální hlasová zpráva může být prvním kontaktem pro potenciální zákazníky, členy týmu nebo jiné důležité volající. Nastavuje tón, dává pozitivní dojem o vaší firmě a projevuje respekt volajícímu tím, že uznává jeho snahu vás kontaktovat.
Navíc poskytuje důležité informace, jako jsou pracovní hodiny, nouzový kontakt a další relevantní kontaktní informace. To může být obzvláště užitečné po pracovní době nebo když jste mimo kancelář.
Proč musí hlasová zpráva znít profesionálně
Stejně jako je důležitá profesionální osobní hlasová zpráva, tak je důležitý i tón a jasnost nahrávky hlasové zprávy. Jasný, příjemný hlas může učinit vaši hlasovou zprávu poutavější a snadněji srozumitelnou, což zajistí, že volající zanechá potřebné detaily pro zpětné volání.
Proč je důležitá profesionální hlasová zpráva?
Profesionální hlasová zpráva je důležitá z několika důvodů:
- První dojem: Může být prvním kontaktem pro potenciální zákazníky, partnery nebo kolegy. Profesionální pozdrav nastavuje pozitivní tón a vytváří silný první dojem.
- Profesionalita: Dobře zpracovaná hlasová zpráva vyjadřuje profesionalitu a pozornost k detailům, což může vzbudit důvěru a jistotu u volajícího.
- Informace: Poskytuje volajícímu potřebné informace, jako jsou nejlepší časy pro volání, alternativní kontaktní metody nebo kdy může očekávat zpětný hovor.
- Zákaznický servis: Zdvořilá a jasná hlasová zpráva může zlepšit zákaznickou zkušenost, ukazující, že si vážíte jejich hovoru a budete reagovat rychle.
- Branding: Pro firmy může profesionální hlasová zpráva posílit váš obraz značky a hodnoty, přispívající k jednotné zákaznické zkušenosti napříč všemi kontaktními body.
Pamatujte, že vaše hlasová zpráva je rozšířením vašeho osobního nebo profesionálního obrazu. Zajištění, že zní profesionálně a sděluje potřebné informace, může významně přispět k vaší reputaci a vztahům.
Top 8 software/aplikací pro hlasové zprávy
- RingCentral: Tento VoIP telefonní systém nabízí přizpůsobitelné hlasové zprávy, služby přeposílání hlasových zpráv na e-mail a další.
- Google Voice: Nabízí bezplatné telefonní číslo a přizpůsobitelné hlasové zprávy. Přepisuje hlasové zprávy pro snadné použití.
- YouMail: Bezplatná aplikace pro hlasové zprávy, která umožňuje nastavit různé pozdravy pro různé volající. Nabízí také přepis.
- Grasshopper: Podnikový telefonní systém, který vám umožní přizpůsobit si hlasové zprávy a nabízí přepis hlasových zpráv.
- 8x8: VoIP služba, která nabízí přizpůsobitelné hlasové zprávy a služby přeposílání hlasových zpráv na e-mail.
- Vonage: Umožňuje vlastní hlasové zprávy a přepisuje hlasové zprávy do textu nebo e-mailu.
- Nextiva: VoIP řešení s funkcemi pro přizpůsobení hlasových zpráv, přeposílání hlasových zpráv na e-mail a přepis.
- MightyCall: Umožňuje nahrávat vlastní pozdravy a přepisuje hlasové zprávy do textu.
Ať už vytváříte vtipnou hlasovou zprávu pro svátky nebo jednoduchý pozdrav pro pracovní dobu, nezapomeňte, aby byl profesionální, příjemný a informativní. Přejeme hodně úspěchů při tvorbě hlasových zpráv!
