Trucchi di produttività per Dropbox

Dropbox può essere uno strumento potente per archiviare e trasferire file. Scopri come rimanere organizzato e aumentare la produttività con questi trucchi.

Dropbox è uno strumento eccellente che puoi utilizzare per trasferire file e tenere tutto ciò di cui hai bisogno in un unico posto. Essendo nel cloud, è uno strumento utile che ti consente di salvare, condividere e accedere ai tuoi file da qualsiasi dispositivo.

Se desideri mantenere il tuo Dropbox organizzato, ci sono alcuni passaggi che puoi seguire. Abbiamo raccolto alcuni consigli utili per te, in modo che tu possa sfruttare al meglio le funzionalità di Dropbox.

Consigli per rimanere organizzato nel tuo Dropbox

Ci sono diversi modi per rimanere organizzato in Dropbox. Ecco i nostri quattro consigli principali.

Crea una cartella Dropbox per ogni progetto su cui stai lavorando

Il nostro primo consiglio è di creare una cartella Dropbox per ogni argomento o progetto su cui stai lavorando. Utilizzando l'organizzatore di file multipli, puoi ordinare tutti i tuoi documenti in modo da trovarli facilmente su iOS, Mac, Android o Windows.

Usa la funzione di ricerca per trovare rapidamente i file di cui hai bisogno

Un altro dei nostri consigli utili per Dropbox è utilizzare la funzione di ricerca per trovare ciò che stai cercando in modo rapido e semplice. È utile se dai ai file un nome che rispecchia l'uso che intendi farne. Ad esempio, se stai raccogliendo documenti sugli uccelli, dare a ciascun file il titolo del documento ti aiuta a trovare facilmente i documenti in futuro. Strategie di denominazione coerenti rendono la ricerca semplice.

Condividi cartelle con altre persone per collaborare ai progetti

Un'altra cosa da considerare è l'uso delle cartelle condivise in cui puoi inserire file quando collabori con altri su Dropbox.com. Nella tua app mobile di Dropbox o nel nuovo software Dropbox sul tuo computer, accedi e passa il mouse sul file o sulla cartella che desideri condividere con un'altra persona.

Clicca sull'icona di condivisione e puoi digitare il nome, l'email o il gruppo con cui desideri condividere il file. Puoi persino regolare le impostazioni per consentire loro di modificare o solo visualizzare il file (funziona in modo simile ai documenti Google sul tuo Google Drive).

Usa la funzione di commento di Dropbox per lasciare note e feedback sui file  

Commentare è un altro vantaggio dell'uso di Dropbox per affari o uso personale sul tuo dispositivo mobile o in altri formati. Che tu metta i tuoi file in una cartella condivisa o lavori su file individualmente, puoi lasciare commenti su di essi proprio come faresti con Google docs.

Su fogli di calcolo, puoi aggiungere un commento direttamente sul file, e apparirà nella barra laterale sul lato destro dello schermo. Sul tuo attuale Dropbox Paper condiviso, puoi cliccare su “Tutti i file” e “Commenti” per lasciare un commento anche sul lato destro dello schermo.

Le note di solito si aggiornano con ogni cronologia delle versioni, ma assicurati di controllare le versioni precedenti per commenti che potrebbero essere stati eliminati. Massimizza la funzionalità di Dropbox 

Per massimizzare la funzionalità di Dropbox, dovresti esplorare le diverse integrazioni che accompagnano questo software di archiviazione cloud. Ad esempio, puoi installare un lettore TTS per il supporto text-to-speech in tempo reale.

File di Dropbox 

Pronto a rivedere i tuoi file Dropbox? Forse hai bisogno di esaminare i nuovi file condivisi che hai appena ricevuto?

È qui che un lettore TTS ti sarà utile. I lettori TTS aiutano a migliorare i flussi di lavoro riducendo il tempo necessario per leggere i documenti. Questo è uno dei pochi trucchi che dovresti conoscere se stai cercando consigli di produttività mentre usi Dropbox.

Lettore text-to-speech (TTS) 

Text-to-speech è una tecnologia assistiva che legge qualsiasi testo digitale ad alta voce. Con la semplice pressione di un pulsante sul software giusto, puoi convertire le parole sullo schermo in audio, così puoi ascoltare i contenuti del tuo Dropbox invece di doverli leggere manualmente.

È possibile utilizzare un lettore text-to-speech con Dropbox per rendere la tua giornata un po' più semplice. Puoi ascoltare tutti i tuoi documenti con Speechify, permettendoti di sentire cosa c'è nel tuo Dropbox piuttosto che dover leggere ogni documento da solo. In effetti, Speechify è una semplice estensione di Chrome. Aggiungila a Chrome e puoi ascoltare tutti i tuoi file Dropbox con la pressione di un pulsante. Questa è, forse, l'estensione del browser più produttiva che troverai per Dropbox.

Come funziona Speechify?

Se hai Speechify sul tuo iPad, ad esempio, puoi usare Speechify per leggere tutti i tuoi documenti testuali direttamente in Dropbox. Se lo hai su Chrome, usa l'estensione per leggere qualsiasi testo sullo schermo.

Potresti non essere familiare con il software di sintesi vocale, ma molte persone lo usano oggi. Non è solo per chi ha difficoltà di lettura o vive con ADHD, dislessia o altre condizioni.

Chi usa TTS per Dropbox?

Avvocati che devono esaminare centinaia di file prima del tribunale. Team di contenuti che ascoltano il materiale da rivedere prima che venga pubblicato sul web. Chiunque può essere più produttivo con questa tecnologia.

Perché usare Speechify per convertire il tuo contenuto Dropbox in audio?
Puoi ridurre l'affaticamento degli occhi, ascoltare l'audio mentre svolgi altre attività lontano dal computer, scaricare il file audio per ascoltare i tuoi contenuti Dropbox in movimento e altro ancora.

Che tu abbia bisogno di un lettore TTS come aiuto per leggere più velocemente o semplicemente desideri accelerare l'audio per completare le attività più rapidamente di quanto faresti leggendo, questo è un eccellente componente aggiuntivo da avere pronto per l'uso con Dropbox.

FAQ

Dropbox è uno strumento di produttività?

Sì. Dropbox è uno strumento di produttività che ti permette di accedervi dal tuo dispositivo mobile, su Chrome e attraverso altri mezzi. Funziona in modo simile a Gmail, Google Docs e Google Drive poiché è una piattaforma basata su cloud.

Dropbox ti consente di gestire le attività con facilità, poiché puoi accedere al tuo account Dropbox da qualsiasi luogo. È disponibile su Microsoft Windows, Mac e altri sistemi.

Come posso ottenere il massimo dal mio Dropbox?

Per ottenere il massimo da Dropbox, dovresti considerare di massimizzare lo spazio che ti viene dato gratuitamente, abilitare la verifica in due passaggi per una maggiore sicurezza e sincronizzare le tue cartelle tra i dispositivi in modo da poterle accedere da qualsiasi luogo.

La cosa bella dell'utilizzo della sincronizzazione selettiva è che puoi scegliere quali file aggiornare tra i tuoi dispositivi. Quindi, se vuoi mantenere alcuni file al sicuro sul tuo computer principale ma pianifichi di condividerne altri con il tuo team, puoi spostarli nello spazio di lavoro condiviso per un facile accesso online o offline.

Quali sono alcuni trucchi di produttività per Dropbox? 

Ci sono alcuni trucchi di produttività per Dropbox che potresti voler provare. Il primo è utilizzare il MeisterTask Attachment Picker per allegare file importanti al tuo compito MeisterTask (questa è un'integrazione utile da considerare). Puoi scegliere il file che desideri utilizzare e aggiungerlo come allegato che altri possono scaricare, interagire, visualizzare e altro ancora.

Un'altra cosa da considerare con Dropbox è collegare documenti che si riferiscono a un compito nella descrizione del compito. Questo ti aiuta a rimanere organizzato, così puoi trovare rapidamente gli elementi che stai cercando.

Un terzo fantastico trucco di produttività è usare Speechify con il tuo Dropbox. Ogni volta che qualcuno carica un nuovo file da rivedere o sei pronto a sederti e passare attraverso i documenti che hai raccolto, Speechify può convertirli in voce umana per te, così puoi ascoltare invece di leggere. Oppure, leggere mentre l'audio viene riprodotto in sottofondo.

In ognuno di questi casi, i trucchi di produttività ti aiuteranno sicuramente a gestire le tue attività più velocemente mentre usi Dropbox.

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