IVRプロンプトでコール体験を向上させる

この記事では、IVRとは何か、IVRプロンプトの種類、IVRスクリプトのベストプラクティス、声優を使ったIVRプロンプトの録音方法などを探ります。

IVRプロンプト: プロの音声録音でコール体験を向上

電話とコールセンターの世界では、インタラクティブ・ボイス・レスポンス（IVR）システムが顧客とのやり取りを管理する上で重要な役割を果たしています。IVRプロンプト、または音声プロンプトは、事前に録音されたメッセージで、発信者をメニューオプションに案内し、コールのルーティングを支援します。この記事では、IVRとは何か、IVRプロンプトの種類、IVRスクリプトのベストプラクティス、声優を使ったIVRプロンプトの録音方法、そしてSpeechifyを活用してIVRプロンプトの作成を効率化する利点について探ります。

IVRとは何か？

IVR、またはインタラクティブ・ボイス・レスポンスは、録音された音声プロンプトとキーパッド入力を通じて顧客のコールと対話する自動電話システムです。IVRメニューは、発信者がメニューオプションをナビゲートし、情報にアクセスし、さまざまなアクションを実行することを可能にします。IVRシステムは、コールセンター、コンタクトセンター、顧客サービス部門で一般的に使用され、高いコールボリュームを効率的に処理し、顧客とのやり取りを効率化します。

IVRプロンプトの種類

IVRプロンプトは、その目的と機能に基づいてさまざまな種類に分類できます：

1. ウェルカムメッセージ: 発信者を迎え入れ、温かい歓迎を提供する最初のプロンプトです。発信者の体験のトーンを設定し、簡単な紹介とメニューオプションの指示を含めることができます。
2. インタラクティブボイスプロンプト: これらのプロンプトは、メニュー設定を通じて発信者を案内し、アカウント照会、請求書支払い、注文追跡などのさまざまなアクションのオプションを提供します。発信者を適切な部門やサービスに導くのに役立ちます。
3. 多言語オプション: IVRシステムは、多様な顧客層に対応するために言語オプションを提供することがよくあります。多言語プロンプトは、発信者が個別の体験のために好みの言語を選択できるようにします。

IVRスクリプトのベストプラクティス

効果的なIVRスクリプトを作成することは、シームレスで効率的な発信者体験を提供するために重要です。IVR音声プロンプトを作成する際には、次のベストプラクティスを考慮してください：

1. 明確で簡潔: プロンプトを簡潔で理解しやすく保ちます。シンプルな言葉を使い、技術用語を避けて、発信者がIVRシステムをスムーズにナビゲートできるようにします。
2. 論理的なメニューオプション: 発信者の意図に沿った論理的な順序でメニューオプションを整理します。一般的な質問やアクションを予測し、それに応じてメニューを構成します。
3. 適切なトーンと声: ブランドイメージを表し、IVRシステムの意図したトーンに合ったプロの声優を選びます。親しみやすくプロフェッショナルな声は、顧客満足度を高め、良い印象を与えることができます。

声優を使ったIVRプロンプトの録音方法

プロの声優を使ってIVRプロンプトを録音するには、次のステップに従います：

1. IVRスクリプトを決定: 明確で簡潔なプロンプトとメニューオプションを含むIVRスクリプトを準備します。
2. 声優を選ぶ: ブランドと伝えたいトーンに合ったプロの声優を選びます。性別、アクセント、言語の好みなどの要素を考慮します。
3. 声優サービスを利用: 声優を雇うか、声優マーケットプレイスを利用してプロにIVRプロンプトを録音してもらいます。GoogleTTS、Woord、IMTranslator、Yakitome、またはSpeechifyなどのサービスは、IVRシステムに高品質な音声録音を提供します。
4. ガイダンスを提供: IVRスクリプトと特定の要件を声優に共有します。望ましいトーン、発音、特定の指示を明確に伝えます。
5. 編集とフォーマット: 声優録音を受け取ったら、IVRシステムのオーディオファイル要件に従って編集とフォーマットを行います。

IVRプロンプト、またはインタラクティブ・ボイス・レスポンス・プロンプトは、IVRシステムの機能において重要な役割を果たし、全体的な顧客体験に貢献します。これらの音声プロンプトは、発信者をメニューオプションに案内し、電話システムを効率的にナビゲートする手助けをします。プロの声優と高品質な音声録音を使用することで、IVRプロンプトは発信者に洗練されたプロフェッショナルな印象を与えます。メニューオプションの提供、歓迎の挨拶、保留中のメッセージの提供など、これらのプロンプトは顧客体験を向上させ、スムーズな通話の流れを確保します。IVRプロンプトは、自動化やテキスト読み上げ技術と組み合わせることで、企業が大量の通話を効果的に処理し、顧客とのやり取りを効率化します。適切に作成されたIVRスクリプトとプロンプト録音により、発信者はメニューオプションを簡単に案内され、迅速な解決と顧客エンゲージメントの向上につながります。コールセンター、コンタクトセンター、またはボイスメールシステムのいずれであっても、IVRプロンプトとその機能はシームレスな顧客体験と効率的な通話管理を保証します。

SpeechifyがIVRプロンプト作成を効率化する方法

Speechifyは、IVRプロンプトの作成プロセスを効率化する先進的なプラットフォームです。テキスト読み上げ機能を活用して、書かれたスクリプトを自然な音声録音に変換します。これにより、プロの声優を雇う必要がなくなり、プロンプトの変更に柔軟性が生まれます。Speechifyを使用すれば、IVRスクリプトに合った高品質な音声プロンプトを簡単に生成でき、一貫したプロフェッショナルな発信者体験を確保できます。結論として、IVRプロンプトはインタラクティブ・ボイス・レスポンスシステムの重要な要素であり、効率的な通話ルーティングと顧客満足度の向上を可能にします。IVRスクリプトのベストプラクティスに従い、プロの音声録音を利用することで、企業はシームレスでパーソナライズされた発信者体験を提供できます。Speechifyのようなサービスは、IVRプロンプト作成の効率的なアプローチを提供し、IVRシステムの機能性とプロフェッショナリズムを向上させる高品質な音声プロンプトを保証します。プロの音声録音を伴うよく作成されたIVRプロンプトを組み込むことで、ポジティブな発信者体験を演出し、顧客エンゲージメントを強化します。