IVR音声プロンプトの理解

インタラクティブ・ボイス・レスポンス（IVR）システムは、コールセンター、PBXシステム、コンタクトセンターの革新において重要な役割を果たしてきました。これにより、顧客体験が大幅に向上し...

インタラクティブ・ボイス・レスポンス（IVR）システムは、コールセンター、PBXシステム、コンタクトセンターの革新において重要な役割を果たしてきました。これにより、顧客体験が大幅に向上し、電話アプリケーションがより使いやすくなっています。IVRシステムの重要な部分は音声プロンプトです。これらのIVRプロンプトは、電話システムを通じて発信者を案内し、効率的で高品質な通話処理プロセスに貢献します。

IVRのプロンプトとは？

IVRプロンプトは、発信者が自動電話システムとやり取りする際に聞く音声メッセージです。これらのプロンプトには、保留中のメッセージ、挨拶、メニュー、指示が含まれ、発信者をシステム内で案内するように設計されています。プロの声優による音声録音や、テキスト読み上げソフトウェアを使用して作成されます。

IVRメッセージを録音する方法

まず、IVRメッセージを録音するためのスクリプトを準備します。スクリプトはシンプルで明確であり、発信者が必要とするすべての情報を含めるべきです。

その後、プロの声優を雇うか、声優アーティストを使用して録音します。スペイン語を話すアーティストなど、バイリンガルの声優を検討する価値があります。代わりに、テキスト読み上げソフトウェアを使用して音声プロンプトを生成することもできます。

音声録音が完了したら、音声ファイルを編集して明瞭さと一貫性を確保し、高品質な最終製品を提供します。

IVRとプロンプトの違い

IVRは、設計、機能、管理を含むインタラクティブ・ボイス・レスポンスシステム全体を指しますが、プロンプトはIVRの一部です。プロンプト、またはIVR音声は、発信者がIVRシステムをナビゲートする際に聞いて応答するメッセージです。

IVRで使用される音声フォーマットは？

IVRシステムの標準音声フォーマットはWAVまたはMP3です。これらのフォーマットはさまざまなプラットフォームで広くサポートされており、高品質な音声出力を保証します。特定のフォーマットは、電話システムの要件に依存する場合があります。

プロンプトとIVRメッセージの主な違い

プロンプトは、発信者に行動を促すために設計された特定のタイプのIVRメッセージです。一方、IVRメッセージは、通話中に再生される挨拶、保留中のメッセージ、営業時間の情報など、あらゆる録音メッセージを指します。

IVR音声録音をアップロードする方法

IVR音声録音のアップロードは、特定のIVRシステムまたはサービスプロバイダーによって異なりますが、一般的にはシステムの管理ポータルにアクセスし、プロンプトまたは音声録音セクションに移動して、適切な音声ファイルをアップロードします。具体的な手順については、プロバイダーのガイドラインやヘルプデスクを参照してください。

メッセージ中に何を言うべきか？

IVRメッセージ中に何を言うかは、その目的によります。良いルールとしては、メッセージを明確で簡潔、かつ丁寧に保つことです。発信者に感謝し、必要な情報を提供し、次のステップに案内します。

トップ8のIVR録音ソフトウェアとアプリ

1. Twilio: 柔軟性と強力なAPIで知られるTwilioは、音声プロンプトや録音を含むカスタムIVRシステムをサポートします。
2. Genesys: 顧客体験のリーダーであるGenesysは、動的ルーティングやプロンプト録音を含む高度なIVR機能を提供します。
3. Avaya: Avayaのコンタクトセンターソリューションには、高度なIVR機能とプロの音声録音サービスが含まれています。
4. Nuance: Nuanceは、テキスト読み上げや音声認識機能を備えたIVRおよび自動応答ソリューションを提供しています。彼らのソフトウェアは多くの言語をサポートしています。
5. 8x8: 8x8は、簡単な音声プロンプト管理を含む包括的なIVRソリューションを提供し、高品質な音声録音を誇ります。
6. Five9: クラウドコンタクトセンターソフトウェアで知られるFive9は、強力なセルフサービス機能を備えたIVR機能も提供しています。
7. Aspect: Aspectは、セルフサービスIVRとエージェント支援サービスの両方を提供し、シームレスな顧客体験を保証します。
8. NICE inContact: このソリューションは、ルーティングとセルフサービスオプションのためのIVRおよびACD機能を提供し、あらゆる規模のコンタクトセンターに適しています。

ソフトウェアの選択は、特定のニーズ、顧客体験の目標、および価格設定の考慮に基づいて決まります。

IVRの音声案内は、現代のコールセンターやPBXシステムにおいて重要な要素です。顧客体験を形成し、スムーズなやり取りを確保する上で大きな役割を果たします。高品質なIVR音声案内とプロのナレーションサービスに投資することで、組織のプロフェッショナルなイメージを向上させ、顧客により効果的にサービスを提供できます。

IVRシステムの理解を深めるために、eラーニング教材、デモ、体験談、ポッドキャストなどのツールを活用しましょう。自然で魅力的なIVR音声録音を実現するために、プロの声優やナレーターのサービスを常に検討してください。

社内で録音する場合でも、外部に委託する場合でも、常に明瞭さ、プロフェッショナリズム、音声メッセージの品質に焦点を当てるべきです。適切な計画と実行により、IVRシステムは顧客とのやり取りを強化し、全体的なサービス提供を向上させるための貴重なツールとなります。