Dicas de produtividade para o Notion

Notion é um poderoso aplicativo de gerenciamento de projetos. Saiba mais sobre suas funcionalidades e benefícios e descubra se é a escolha certa para sua equipe.

Cansado da confusão de todos na sua organização usarem diferentes programas de compartilhamento de documentos? Pronto para criar uma solução melhor para organizar reuniões e listas de tarefas, de uma vez por todas? Se você está interessado em aumentar sua produtividade, pode ter ouvido falar do Notion como uma possível ferramenta de produtividade para usar.

O que é o Notion?

Notion é um aplicativo de produtividade e solução de gerenciamento de tarefas que permite a você e sua equipe construírem o tipo de fluxo de trabalho que desejam, sem que todos precisem sincronizar diferentes plataformas. Aqui, vamos dar uma olhada em tudo que você precisa saber para maximizar sua produtividade dentro da plataforma Notion.

Dicas de produtividade para o Notion

Revisar alterações de versão

Acidentalmente deletou algo importante? Todos já passamos por isso, e se você está usando o Notion, está com sorte. Assim como quando você trabalha no Google Docs, o Notion permite que você veja todas as atualizações feitas em uma página. Se você clicar nos três pontos no canto superior direito da barra lateral no seu espaço de trabalho do Notion e selecionar o histórico da página, poderá voltar e ver todas as alterações desde que o documento foi criado.

Compartilhar páginas

Se você está usando o Notion para trabalhar com sua equipe, não precisa mais se preocupar em enviar documentos e planilhas por e-mail, Google Drive ou outros serviços de compartilhamento. Quando quiser que um colega veja uma de suas páginas do Notion, basta clicar em compartilhar. A outra pessoa poderá visualizar o documento como se fosse um site. Quer trabalhar com a outra pessoa no documento? Clique na opção “mostrar link” após clicar em compartilhar. A partir daí, você poderá selecionar se a pessoa com quem está compartilhando o link pode visualizar, editar, comentar ou duplicar sua página do Notion.

Criar fórmulas

Cansado de fazer cálculos por conta própria quando está trabalhando no Notion? Assim como o Microsoft Excel e o Google Sheets, o Notion oferece a opção de criar fórmulas, permitindo que suas planilhas façam os cálculos por você. Seja para uma planilha de folha de pagamento ou para um orçamento pessoal, o Notion fornece as ferramentas necessárias para gerenciar dados facilmente. Com atalhos de teclado simples, o Notion facilita, até mesmo para iniciantes.

Bloquear páginas

Se você compartilhou uma página com um grupo e precisa que as edições parem, pode facilmente bloquear uma página dentro do sistema Notion. Navegue até o canto superior direito da página, clique na lista de opções e selecione a opção de bloquear página. Você também terá a opção de desbloquear a página se decidir que mais edições em grupo são necessárias.

Criar um índice

Quando você está criando documentos grandes para um grupo de pessoas, adicionar um índice pode ser uma maneira simples de organizar as informações necessárias. Criar um índice no Notion é simples. Primeiro, você digita uma barra, depois, seleciona índice. Um conjunto de links será gerado automaticamente, permitindo que você e sua equipe naveguem facilmente dentro do documento.

Definir lembretes

Sua vida é corrida, e pode ser difícil acompanhar tudo o que você precisa fazer todos os dias para manter as coisas em movimento. Felizmente, os lembretes no Notion podem facilitar o gerenciamento de projetos para você lembrar quais tarefas precisam ser concluídas antes de seguir em frente com seu trabalho. Para criar um lembrete no Notion, primeiro, encontre a informação para a qual deseja definir um lembrete. Em seguida, digite um símbolo @ seguido do dia e hora em que deseja ser lembrado. Se preferir lembrar outro membro da sua equipe sobre a informação, digite outro símbolo @ e, em seguida, digite o nome dele ao lado do lembrete original. Isso pode eliminar a necessidade de usar o Google Calendar ou outro sistema de calendário para lembretes.

Usar codificação por cores

Se você gosta de ter seu trabalho visualmente organizado para sempre saber onde tudo está, usar os blocos de codificação por cores no Notion é uma maneira inteligente de criar o espaço de trabalho digital que faz sentido para você. Algumas pessoas preferem codificar por cores cada projeto individual, enquanto outras usam cores para indicar áreas de trabalho que precisam de ação (como verde para uma área pronta, amarelo para uma área que precisa de mais trabalho ou melhorias, e vermelho para uma área que precisa ser removida ou totalmente reformulada). Você pode usar cores para rotular subpáginas e dar aos membros da equipe uma visão rápida do que precisa ser feito.

Exportar páginas

Trabalhando com um cliente ou clientes que ainda não embarcaram no Notion? Sem problemas – você pode facilmente exportar materiais em uma variedade de formatos de arquivo para que todos possam trabalhar literalmente na mesma página. Assim como quando você compartilha um documento dentro do Notion, você começará clicando nos três pontos no canto superior direito da página. A partir daí, você selecionará exportar. Então, você escolherá o formato do arquivo (você pode escolher entre PDFs, arquivos HTML, Google Sheets ou CSVs para aqueles que usam Excel).

Crie uma página inicial

Você pode facilmente organizar tudo o que está oferecendo no Notion criando uma página inicial que funciona muito como um site. Você poderá adicionar links que facilitam para você e sua equipe obter as informações necessárias sem ter que vasculhar todos os seus documentos e planilhas do Notion. Essas páginas podem ser criadas do zero ou a partir de modelos prontos do Notion.

Crie uma lista de leitura

Criar uma lista de leitura no Notion permite que você acompanhe os livros que deseja ler e que o impulsionarão para o próximo nível em sua vida profissional e pessoal.

Defina metas acompanhadas

Criar um gráfico de metas no Notion pode ajudar você a garantir que está avançando com seu progresso pessoal e profissional. Quando você trabalha regularmente no Notion, consegue ver como está progredindo em direção às suas metas e é menos provável que as deixe de lado.

Crie páginas usando modelos do Notion

Com o banco de dados do Notion, é fácil criar páginas que são tanto fáceis de seguir quanto agradáveis aos olhos. Quando você clica no botão de Modelos dentro do Notion, verá que tem muitas opções adaptadas a necessidades específicas dentro do software. Seja você procurando um modelo de reunião ou um roteiro para desenvolver um novo produto, os modelos tornarão simples configurar suas páginas do Notion de uma maneira que faça sentido para você e sua equipe.

Tema escuro no Notion

Para habilitar o Modo Escuro no Notion:

• Vá para 'Configurações e Membros'
• Selecione Aparência
• Altere o menu suspenso para 'Escuro'

Você também pode pressionar ctrl+shift+L em um PC ou cmnd+shift+L em um Mac para habilitar o modo escuro no Notion. Sua interface se transformará em um aplicativo mais fácil de visualizar e seus olhos agradecerão.

Pesquisa rápida no Notion

Outro tutorial útil para maximizar a produtividade com o Notion é aprender como executar uma pesquisa rápida. Para pesquisar rapidamente uma nova página no Notion:

• Pressione cmnd+P em um Mac ou ctrl+P em um PC.
• Isso abrirá um menu rápido que escaneará todas as suas páginas.

Referencie outra página ou pessoa usando o símbolo @ no Notion

Você pode vincular diretamente a outra página simplesmente digitando o símbolo '@' e selecionando a página que deseja referenciar. Você também pode mencionar usuários e assinantes específicos digitando o símbolo '@' e selecionando o nome deles.

Nota: Sempre que você mencionar uma pessoa, ela será notificada na aba 'Todas as Atualizações' no canto superior esquerdo da tela.

Crie colunas de blocos no Notion

O Notion permite que você organize blocos lado a lado. Para criar uma coluna de blocos no Notion:

• Selecione os seis pontos cinza à esquerda do bloco ou blocos que deseja organizar.
• Mova o bloco selecionado para o lado do bloco que deseja criar colunas lado a lado
• Assim que você vir uma linha vertical azul, pode clicar para finalizar.

Atalho de barra no Notion

Em vez de selecionar o ícone de mais ou clicar com o botão direito para criar um novo bloco, basta pressionar '/' e digitar o nome do bloco que deseja criar. Isso permitirá que você crie rapidamente novos blocos em seu modelo sem tocar no mouse.

Melhore seu fluxo de trabalho no Notion com o Speechify

Speechify converte facilmente texto em áudio, tornando simples acompanhar os documentos em que você e sua equipe estão trabalhando no Notion. Não há necessidade de se sentar ao computador com o Speechify. Sua biblioteca de arquivos de áudio sincroniza automaticamente com todos os seus dispositivos, de Android a iPhone e além, para que você possa se manter atualizado em movimento.

Perguntas Frequentes

O Notion ajuda na produtividade?

Diferente de outros aplicativos populares como Evernote, Slack e Trello, o Notion é muito mais do que um app de anotações e comunicação simples. Você pode criar uma solução completa de produtividade para sua vida dentro dele. Já escrevi antes sobre como criei um rastreador de hábitos no Notion, e ainda o uso para acompanhar meus treinos, catalogar meu diário e reunir meus escritos. Na verdade, estou escrevendo este post no blog no Notion agora mesmo. 

O Notion funciona no meu celular Apple ou Samsung?

O Notion possui aplicativos tanto para desktop quanto para dispositivos móveis, permitindo que você se mantenha atualizado onde quer que vá. O aplicativo móvel está disponível nas plataformas Android e iOS.