PDF против PDF/a

Цифровизация документов привела к появлению множества форматов файлов, каждый из которых служит своим уникальным целям. В этой статье мы подробно рассмотрим различия...

Цифровизация документов привела к появлению множества форматов файлов, каждый из которых служит своим уникальным целям. В этой статье мы подробно рассмотрим различия между PDF и PDF/a, подчеркивая их индивидуальное значение, применение и преимущества.

Какие существуют типы PDF?

PDF расшифровывается как Portable Document Format. Как следует из названия, это универсально принятый формат файла для отображения электронных документов последовательно, независимо от оборудования, программного обеспечения или операционных систем. PDF документы могут включать ссылки, кнопки, формы, аудио, видео и бизнес-логику.

Существуют различные версии и типы PDF, такие как PDF/a, PDF/X и оригинальный PDF. Каждый тип или версия PDF служит своим уникальным целям, при этом оригинальный PDF является наиболее распространенным.

Что такое PDF?

PDF, или Portable Document Format, это формат файла, который захватывает все элементы печатного документа в виде электронного изображения. Эти документы затем можно просматривать, печатать или делиться ими с другими без необходимости в оригинальном приложении, которое их создало.

PDF файлы имеют расширение .pdf

Почему и когда использовать PDF?

• Обмен: Легко делитесь документами, не беспокоясь о совместимости программного обеспечения.
• Безопасность: Включайте цифровые подписи и электронные подписи для дополнительной безопасности документов.
• Универсальность: Просматривается на почти всех устройствах без потери форматирования.

Функции PDF

1. Интерактивность:
• Гиперссылки: Ссылка на внешние ресурсы или другие страницы в документе.
• Кнопки: Могут выполнять различные действия, такие как отправка формы.
• Формы: Поля для заполнения, которые могут собирать ввод пользователя.
2. Встраивание мультимедиа:
• Аудио и видео: Встраивайте и воспроизводите мультимедийный контент в документе.
• Изображения: Встраивайте изображения высокого разрешения с различными методами сжатия.
3. Аннотации: Добавляйте комментарии, заметки, выделения и многое другое в документ.
4. Безопасность:
• Шифрование: Защита контента от несанкционированного доступа.
• Цифровые подписи: Аутентификация происхождения и проверка целостности документа.
• Водяные знаки: Встраивание невидимой или видимой информации в документ.
5. Сжатие: Уменьшение размера документа за счет сжатия изображений, текста и других элементов.
6. Функции доступности: Элементы, такие как теги, альтернативный текст и закладки, улучшают доступность для людей с ограниченными возможностями.
7. Поддержка JavaScript: Добавляйте интерактивность и автоматизируйте задачи в документе.
8. Слоистая графика: Позволяет встраивать слоистую графику, такую как созданную в CAD-программах.
9. 3D-контент: Встраивайте и взаимодействуйте с 3D-моделями в документе.
10. Структура документа: Поддерживает единообразие макета, шрифтов и дизайна на разных платформах

Преимущества PDF:

1. Сохраняет визуальный вид оригинального документа.
2. Предоставляет расширенные функции безопасности.
3. Обеспечивает согласованность на различных платформах.

Топ-3 приложений для создания PDF:

1. Adobe Acrobat
2. Microsoft Word (функция сохранения в PDF)
3. PDFCreator для Windows

Топ-3 приложений для чтения PDF:

1. Adobe Acrobat Reader
2. Foxit Reader
3. Microsoft Edge

Примеры использования PDF

1. Электронные книги: PDF широко используется для создания и распространения электронных книг благодаря совместимости с различными платформами.
2. Деловые контракты: Компании часто используют PDF для обмена и подписания контрактов, так как их легко аннотировать и подписывать электронно.
3. Отчеты и аналитические документы: PDF предлагает стандартизированный формат, который сохраняет целостность шрифтов, изображений и макета, что делает его идеальным для отчетов и аналитических документов.
4. Инструкции: Руководства по продуктам и программному обеспечению в формате PDF обеспечивают пользователям единообразное форматирование, независимо от устройства или платформы.
5. Формы: Многие учреждения используют PDF для форм, так как их можно заполнять электронно.
6. Презентации: Для обмена и обеспечения визуальной согласованности слайдов.
7. Журналы и информационные бюллетени: Цифровые версии печатных изданий часто представлены в формате PDF, чтобы они выглядели так же, как их печатные аналоги.
8. Билеты и посадочные талоны: Авиакомпании, театры и организаторы мероприятий могут использовать PDF для электронных билетов.
9. Счета и квитанции: Компании часто отправляют счета и квитанции в формате PDF клиентам.
10. Резюме и портфолио: Профессионалы используют PDF для обмена резюме и портфолио, обеспечивая единообразный вид.

Что такое PDF/a?

PDF/a — это подмножество PDF, специально разработанное для долгосрочного сохранения и архивирования электронных документов. В отличие от обычного PDF, PDF/a требует встраивания всех элементов (шрифты, изображения, текст и т.д.), используемых в документе, чтобы документы выглядели одинаково через годы.

Файлы PDF/a также имеют расширение .pdf

Почему и когда использовать PDF/a?

• Архивирование документов: Особенно полезно, когда необходимо долгосрочное архивирование документов в таких отраслях, как юридическая, медицинская и государственная.
• Сохранение: Обеспечивает, чтобы документ оставался автономным и доступным без внешних зависимостей.

Особенности PDF/A

1. Долгосрочное сохранение: Разработан для сохранения электронных документов на длительные периоды.
2. Автономный документ:
• Встраивание шрифтов: Обеспечивает, чтобы шрифты, используемые в документе, оставались неизменными.
• Отсутствие внешних зависимостей: Все, что нужно для правильного отображения документа, содержится в файле.
3. Отсутствие исполняемого контента: JavaScript и другой исполняемый контент запрещены для обеспечения долгосрочной жизнеспособности.
4. Управление цветом: Позволяет обеспечить согласованность и предсказуемость цветов на разных устройствах и со временем.
5. Соответствие стандартам ISO: Соответствует стандарту ISO 19005, обеспечивая читаемость документа в будущем.
6. Хранение метаданных: PDF/a поддерживает встраивание метаданных в формате XML, предоставляя подробную информацию о документе.
7. Отсутствие аудио- и видеоконтента: Для обеспечения долгосрочного архивирования мультимедийный контент, который может устареть, не допускается.
8. Ограниченное сжатие: Допускаются только стабильные и широко распространенные методы сжатия, такие как JPEG 2000.
9. Доступность: Поддерживает функции, такие как тегированный PDF, чтобы документ был доступным.
10. Прозрачность: Использование прозрачности четко определено для обеспечения согласованного отображения со временем.

Преимущества PDF/a:

1. Обеспечивает долгосрочное сохранение цифровых файлов.
2. Документы автономны; все, что нужно для отображения документа, встроено в него.
3. Соответствие стандартам ISO 19005 обеспечивает читаемость в будущем.

Топ-3 приложения для создания PDF/a:

1. Adobe Acrobat (Создание файлов, соответствующих PDF/a)
2. PDF/A-2 Creator
3. Microsoft Word (Функция сохранения в PDF/a)

Топ-3 приложения для чтения PDF/a:

1. Adobe Acrobat Reader
2. PDF/a Viewer для Windows
3. Foxit PhantomPDF

Сценарии использования PDF/a

1. Юридические документы: Учитывая долгосрочный характер архивации PDF/a, он идеален для хранения юридических документов, которые могут понадобиться через годы или даже десятилетия.
2. Медицинские записи: PDF/a гарантирует, что записи пациентов с встроенными шрифтами и изображениями остаются неизменными и доступными со временем.
3. Государственные записи: Муниципальные, государственные и федеральные органы используют PDF/a для архивирования документов исторической или юридической значимости.
4. Диссертации и дипломные работы: Университеты могут требовать от студентов представления своих работ в формате PDF/a для обеспечения долгосрочного сохранения академических трудов.
5. Библиотечные архивы: Библиотеки, переходящие на цифровые форматы, могут использовать PDF/a для сохранения старых книг, журналов и рукописей.
6. Корпоративные архивы: Компании используют PDF/a для сохранения годовых отчетов, протоколов собраний и других важных документов.
7. Музейные записи: Музеи, оцифровывающие свои коллекции и записи, могут выбрать PDF/a за его архивные свойства.
8. Архивы новостей: Медиа-компании, переходящие на цифровые архивы, используют PDF/a для обеспечения сохранности новостных статей, фотографий и выпусков.
9. Исследовательские данные: Ученые и исследователи используют PDF/a для архивирования данных для будущих ссылок.
10. Документы по недвижимости: Учитывая долговечность документов, связанных с недвижимостью, PDF/a становится оптимальным выбором.

Ключевые различия между PDF и PDF/a:

Хотя оба формата основаны на стандартах PDF, PDF/a специально оптимизирован для архивирования, с функциями и ограничениями, обеспечивающими его долговечность. Обычные PDF, с другой стороны, более гибкие и предлагают более широкий спектр интерактивных функций, подходящих для немедленного использования и обмена.

1. Назначение: PDF предназначен для создания электронных документов для немедленного использования и обмена. PDF/a предназначен для долгосрочного сохранения.
2. Встраивание: PDF/a требует встраивания шрифтов, тогда как в PDF это необязательно.
3. JavaScript и исполняемые файлы: Не допускаются в PDF/a, в то время как PDF поддерживает их.
4. Стандарты архивирования: PDF/a соответствует ISO 19005; PDF соответствует ISO 32000-1.

<table border="1">

<thead>

<tr>

<th>Feature</th>

<th>PDF</th>

<th>PDF/a</th>

</tr>

</thead>

<tbody>

<tr>

<td>Purpose</td>

<td>General Use</td>

<td>Long-term Archiving</td>

</tr>

<tr>

<td>Embedding Fonts</td>

<td>Optional</td>

<td>Mandatory</td>

</tr>

<tr>

<td>JavaScript</td>

<td>Поддерживается</td>

<td>Не поддерживается</td>

</tr>

<tr>

<td>Стандарт ISO</td>

<td>ISO 32000-1</td>

<td>ISO 19005</td>

</tr>

</tbody>

</table>

В заключение, хотя и PDF, и PDF/a относятся к категории форматов переносимых документов, они служат разным целям. Понимание различий поможет пользователям принимать обоснованные решения о выборе формата в зависимости от их конкретных потребностей.