Хаки для повышения продуктивности в Notion

Notion — это мощное приложение для управления проектами. Узнайте больше о его функциях и преимуществах и решите, подходит ли оно вашей команде.

Устали от того, что каждый в вашей организации использует разные программы для обмена документами? Готовы создать лучшее решение для организации встреч и списков дел раз и навсегда? Если вы стремитесь повысить свою продуктивность, возможно, вы слышали о Notion как об одном из инструментов для повышения эффективности.

Что такое Notion?

Notion — это приложение для повышения продуктивности и решение для управления задачами, которое позволяет вам и вашей команде создавать нужный вам рабочий процесс — без необходимости синхронизации разных платформ. Здесь мы рассмотрим все, что вам нужно знать, чтобы максимально повысить свою продуктивность в платформе Notion.

Советы по продуктивности в Notion

Просмотр изменений версий

Случайно удалили что-то важное? Мы все через это проходили, и если вы используете Notion, вам повезло. Как и в Google Docs, Notion позволяет вам видеть все обновления, которые были внесены на страницу. Если вы нажмете на многоточие в правом верхнем углу боковой панели в вашем рабочем пространстве Notion, а затем выберете историю страницы, вы сможете вернуться и увидеть все изменения с момента создания документа.

Делитесь страницами

Если вы используете Notion для работы с вашей командой, вам больше не нужно беспокоиться о пересылке документов и таблиц по электронной почте, Google Drive или другим сервисам обмена. Когда вы хотите, чтобы ваш коллега взглянул на одну из ваших страниц в Notion, просто нажмите «Поделиться». Другая сторона сможет просмотреть документ так же, как веб-сайт. Хотите работать с другой стороной над документом? Нажмите «показать ссылку» после нажатия «Поделиться». Оттуда вы сможете выбрать, может ли человек, с которым вы делитесь ссылкой, просматривать, редактировать, комментировать или дублировать вашу страницу в Notion.

Создание формул

Устали делать расчеты вручную, работая в Notion? Как и в Microsoft Excel и Google Sheets, Notion дает вам возможность создавать формулы, позволяя вашим таблицам выполнять расчеты за вас. Независимо от того, создаете ли вы таблицу для расчета заработной платы или работаете над личным бюджетом, Notion предоставляет вам инструменты, необходимые для легкого управления данными. Используя простые сочетания клавиш, Notion делает это простым даже для новичков.

Блокировка страниц

Если вы поделились страницей с группой и хотите прекратить редактирование, вы можете легко заблокировать страницу в системе Notion. Перейдите в правый верхний угол страницы, нажмите на список переключателей и выберите опцию блокировки страницы. У вас также будет возможность разблокировать страницу, если вы решите, что дальнейшее групповое редактирование необходимо.

Создание оглавления

Когда вы создаете большие документы для группы людей, добавление оглавления может быть простым способом организовать необходимую информацию. Создание оглавления в Notion просто. Сначала введите косую черту, затем выберите оглавление. Набор ссылок будет сгенерирован автоматически, позволяя вам и вашей команде легко перемещаться по документу.

Установка напоминаний

Ваша жизнь насыщена событиями, и бывает сложно уследить за всем, что нужно сделать каждый день, чтобы все шло своим чередом. К счастью, напоминания в Notion могут облегчить управление проектами, помогая вам помнить, какие задачи нужно выполнить, прежде чем вы сможете продолжить работу. Чтобы создать напоминание в Notion, сначала найдите информацию, для которой вы хотите установить напоминание. Затем введите символ @, за которым следует день и время, когда вы хотите получить напоминание. Если вы хотите напомнить другому члену вашей команды об информации, введите еще один символ @ и затем введите их имя рядом с оригинальным напоминанием. Это может устранить необходимость использования Google Calendar или другой системы календарей для напоминаний.

Использование цветовой кодировки

Если вам нравится, когда ваша работа визуально организована, чтобы вы всегда знали, где что находится, использование цветовых блоков в Notion — это умный способ создать цифровое рабочее пространство, которое имеет смысл для вас. Некоторые предпочитают цветовую кодировку для каждого отдельного проекта, в то время как другие используют цвета для обозначения областей работы, требующих действий (например, зеленый для области, готовой к работе, желтый для области, требующей доработки или улучшения, и красный для области, которую нужно удалить или полностью переработать). Вы можете использовать цвета для маркировки подстраниц и давать членам команды быстрый обзор того, что нужно сделать.

Экспорт страниц

Работаете с клиентом или заказчиками, которые еще не перешли на Notion? Не переживайте — вы можете легко экспортировать материалы в различных форматах файлов, чтобы все могли работать на одной (буквально) странице. Как и при совместном использовании документа в Notion, начните с нажатия на три точки в правом верхнем углу страницы. Затем выберите экспорт. Далее выберите формат файла (можно выбрать из PDF, HTML-файлов, Google Sheets или CSV для пользователей Excel).

Создайте главную страницу

Вы можете легко организовать все, что предлагаете в Notion, создав главную страницу, которая будет функционировать как веб-сайт. Вы сможете добавлять ссылки, которые упростят вам и вашей команде доступ к нужной информации, не пробираясь через все ваши документы и таблицы в Notion. Эти страницы можно создать с нуля или использовать готовые шаблоны Notion.

Создайте список для чтения

Создание списка для чтения в Notion позволяет отслеживать книги, которые вы хотите прочитать, чтобы продвинуться на новый уровень как в бизнесе, так и в личной жизни.

Установите отслеживаемые цели

Создание диаграммы целей в Notion поможет вам убедиться, что вы движетесь вперед в своем личном и деловом развитии. Работая регулярно в Notion, вы сможете видеть, как продвигаетесь к своим целям, и меньше вероятности, что отложите их на потом.

Создавайте страницы с использованием шаблонов Notion

С базой данных Notion легко создавать страницы, которые будут как удобными для восприятия, так и приятными для глаз. Нажав на кнопку Шаблоны в Notion, вы увидите множество вариантов, адаптированных под конкретные нужды в программе. Независимо от того, ищете ли вы шаблон для встречи или дорожную карту для разработки нового продукта, шаблоны упростят настройку страниц Notion так, чтобы это было удобно для вас и вашей команды.

Темная тема в Notion

Чтобы включить темный режим в Notion:

• Перейдите в 'Настройки и участники'
• Выберите Внешний вид
• Измените выпадающее меню на 'Темный'

Вы также можете нажать ctrl+shift+L на ПК или cmnd+shift+L на Mac, чтобы включить темный режим в Notion. Ваш интерфейс станет более удобным для просмотра, и ваши глаза скажут вам спасибо.

Быстрый поиск в Notion

Еще один полезный урок для повышения продуктивности с Notion — научиться выполнять быстрый поиск. Чтобы быстро найти новую страницу в Notion:

• Нажмите cmnd+P на Mac или ctrl+P на ПК.
• Это вызовет быстрое меню, которое просканирует все ваши страницы.

Ссылка на другую страницу или человека с помощью символа @ в Notion

Вы можете напрямую ссылаться на другую страницу, просто введя символ '@' и выбрав страницу, на которую хотите сослаться. Вы также можете упомянуть конкретных пользователей и подписчиков, введя символ '@' и выбрав их имя.

Примечание: Каждый раз, когда вы упоминаете человека, он будет уведомлен в разделе 'Все обновления' в верхнем левом углу экрана.

Создание колонок блоков в Notion

Notion позволяет организовывать блоки рядом друг с другом. Чтобы создать колонку блоков в Notion:

• Выберите шесть серых точек слева от блока или блоков, которые хотите организовать.
• Переместите выбранный блок на сторону блока, чтобы создать колонки рядом друг с другом
• Как только вы увидите синюю вертикальную линию, можете отпустить.

Сокращение с косой чертой в Notion

Вместо того чтобы выбирать значок плюса или щелкать правой кнопкой мыши для создания нового блока, просто нажмите '/' и введите название блока, который хотите создать. Это позволит вам быстро создавать новые блоки в вашем шаблоне, не касаясь мыши.

Улучшите свой рабочий процесс в Notion с помощью Speechify

Speechify легко преобразует текст в аудио, что упрощает отслеживание документов, над которыми вы и ваша команда работаете в Notion. Нет необходимости сидеть за компьютером с Speechify. Ваша библиотека аудиофайлов автоматически синхронизируется со всеми вашими устройствами, от Android до iPhone и далее, так что вы можете оставаться в курсе на ходу.

Часто задаваемые вопросы

Помогает ли Notion повысить продуктивность?

В отличие от других популярных приложений, таких как Evernote, Slack и Trello, Notion — это не просто приложение для заметок и общения. В нем можно создать полноценное решение для повышения продуктивности в вашей жизни. Я уже писал о том, как создал трекер привычек в Notion, и до сих пор использую его для отслеживания тренировок, ведения дневника и сбора моих текстов. На самом деле, я пишу этот пост в блоге прямо сейчас в Notion. 

Работает ли Notion на моем телефоне Apple или Samsung?

Notion имеет как настольные, так и мобильные приложения, позволяя вам оставаться в курсе дел, где бы вы ни находились. Мобильное приложение доступно на платформах Android и iOS.