อะไรที่ทำให้มือสมัครเล่นแตกต่างจากมืออาชีพ? หนึ่งในนั้นคือการนำเสนอตัวเอง ซึ่งรวมถึงการทักทายทางวอยซ์เมลด้วย หากคุณเคยสงสัยว่าอะไรคือการทักทายทางวอยซ์เมลแบบมืออาชีพที่ดีที่สุดหรือทำไมมันถึงสำคัญ คู่มือนี้เหมาะสำหรับคุณ
การทักทายทางวอยซ์เมลแบบมืออาชีพที่ดีที่สุดคืออะไร?
การทักทายทางวอยซ์เมลที่ดีควรสั้นแต่ให้ข้อมูลครบถ้วน รวมถึงชื่อของคุณหรือชื่อบริษัท การขอบคุณที่โทรมา ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการติดต่อกลับ และการปิดท้ายอย่างมืออาชีพ ตัวอย่างการทักทายที่ดีคือ:
"สวัสดีค่ะ/ครับ คุณได้ติดต่อ [ชื่อของคุณ] ที่ [ชื่อบริษัท] ขณะนี้ไม่สามารถรับสายได้ กรุณาฝากชื่อ เบอร์โทร และข้อความสั้นๆ หลังเสียงสัญญาณ แล้วจะติดต่อกลับภายในหนึ่งวันทำการ ขอให้มีวันที่ดีค่ะ/ครับ!"
การทักทายทางวอยซ์เมลส่วนตัวแบบมืออาชีพคืออะไร?
การทักทายทางวอยซ์เมลส่วนตัวแบบมืออาชีพ คล้ายกับการทักทายทางธุรกิจ แต่มีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น เหมาะสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือโทรศัพท์มือถือของมืออาชีพ ตัวอย่างเช่น:
"สวัสดีค่ะ/ครับ คุณได้ติดต่อ [ชื่อของคุณ] ขณะนี้ไม่สามารถรับสายได้ แต่การโทรของคุณสำคัญมาก กรุณาฝากชื่อ เบอร์โทร และข้อความสั้นๆ หลังเสียงสัญญาณ แล้วจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด ขอบคุณค่ะ/ครับ และขอให้มีวันที่ดี"
ตัวอย่างการทักทายทางวอยซ์เมลที่ไม่เป็นมืออาชีพ
ในทางกลับกัน การทักทายทางวอยซ์เมลที่ไม่เป็นมืออาชีพอาจทำให้ภาพลักษณ์แรกเสียหายได้ ตัวอย่างเช่น: "เฮ้ นี่ฉันเอง คิดถึงฉันไหม? ฝากข้อความไว้นะ บาย!" มันขาดความเป็นมืออาชีพและข้อมูลที่จำเป็น ทำให้ไม่เหมาะสมสำหรับการใช้งานในที่ทำงาน
ความสำคัญของการทักทายทางวอยซ์เมลแบบมืออาชีพ
การทักทายทางวอยซ์เมลแบบมืออาชีพอาจเป็นจุดติดต่อแรกสำหรับลูกค้า ทีมงาน หรือผู้โทรสำคัญอื่นๆ มันสร้างบรรยากาศที่ดี ให้ภาพลักษณ์ที่ดีของธุรกิจ และแสดงความเคารพต่อผู้โทรโดยการยอมรับความพยายามของพวกเขาในการติดต่อคุณ
นอกจากนี้ยังให้ข้อมูลสำคัญ เช่น เวลาทำการ เบอร์ติดต่อฉุกเฉิน และข้อมูลการติดต่ออื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งหลังเวลาทำการหรือเมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงาน
ทำไมวอยซ์เมลต้องฟังดูเป็นมืออาชีพ
เช่นเดียวกับการทักทายทางวอยซ์เมลส่วนตัวแบบมืออาชีพ โทนเสียงและความชัดเจนของการบันทึกวอยซ์เมลก็สำคัญเช่นกัน เสียงที่ชัดเจนและน่าฟังสามารถทำให้วอยซ์เมลของคุณน่าสนใจและเข้าใจง่ายขึ้น ทำให้ผู้โทรฝากข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการติดต่อกลับได้
ทำไมการทักทายทางวอยซ์เมลแบบมืออาชีพถึงสำคัญ?
การทักทายทางวอยซ์เมลแบบมืออาชีพสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ:
- ความประทับใจแรก: อาจเป็นจุดติดต่อแรกสำหรับลูกค้า คู่ค้า หรือเพื่อนร่วมงาน การทักทายแบบมืออาชีพสร้างบรรยากาศที่ดีและสร้างความประทับใจแรกที่แข็งแกร่ง
- ความเป็นมืออาชีพ: การทักทายทางวอยซ์เมลที่ดีแสดงถึงความเป็นมืออาชีพและความใส่ใจในรายละเอียด ซึ่งสามารถสร้างความไว้วางใจและความมั่นใจให้กับผู้โทร
- ข้อมูล: ให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่ผู้โทร เช่น เวลาที่ดีที่สุดในการโทร วิธีการติดต่อทางเลือก หรือเมื่อพวกเขาสามารถคาดหวังการติดต่อกลับได้
- การบริการลูกค้า: การทักทายทางวอยซ์เมลที่สุภาพและชัดเจนสามารถเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้า แสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับการโทรของพวกเขาและจะติดตามผลอย่างรวดเร็ว
- การสร้างแบรนด์: สำหรับธุรกิจ การทักทายทางวอยซ์เมลแบบมืออาชีพสามารถเสริมสร้างภาพลักษณ์และค่านิยมของแบรนด์ของคุณ ช่วยสร้างประสบการณ์ลูกค้าที่สอดคล้องกันในทุกจุดสัมผัส
จำไว้ว่าการทักทายทางวอยซ์เมลของคุณเป็นส่วนขยายของภาพลักษณ์ส่วนตัวหรือมืออาชีพของคุณ การทำให้มันฟังดูเป็นมืออาชีพและให้ข้อมูลที่จำเป็นสามารถมีส่วนสำคัญต่อชื่อเสียงและความสัมพันธ์ของคุณ
8 อันดับซอฟต์แวร์/แอปวอยซ์เมลยอดนิยม
- RingCentral: ระบบโทรศัพท์ VoIP ที่ให้คุณปรับแต่งข้อความทักทายฝากข้อความเสียง บริการส่งข้อความเสียงไปยังอีเมล และอื่นๆ
- Google Voice: ให้หมายเลขโทรศัพท์ฟรีและปรับแต่งข้อความทักทายฝากข้อความเสียงได้ พร้อมถอดข้อความเสียงเป็นตัวอักษรเพื่อความสะดวก
- YouMail: แอปฝากข้อความเสียงฟรีที่ให้คุณตั้งข้อความทักทายต่างๆ สำหรับผู้โทรต่างๆ และยังมีบริการถอดข้อความ
- Grasshopper: ระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจที่ให้คุณปรับแต่งข้อความทักทายฝากข้อความเสียงและมีบริการถอดข้อความเสียง
- 8x8: บริการ VoIP ที่ให้คุณปรับแต่งข้อความทักทายฝากข้อความเสียงและบริการส่งข้อความเสียงไปยังอีเมล
- Vonage: ให้คุณปรับแต่งข้อความทักทายฝากข้อความเสียงและถอดข้อความเสียงเป็นตัวอักษรหรืออีเมล
- Nextiva: โซลูชัน VoIP ที่มีฟีเจอร์สำหรับปรับแต่งข้อความทักทายฝากข้อความเสียง ส่งข้อความเสียงไปยังอีเมล และถอดข้อความ
- MightyCall: ให้คุณบันทึกข้อความทักทายที่ปรับแต่งเองและถอดข้อความเสียงเป็นตัวอักษร
ไม่ว่าคุณจะสร้างข้อความฝากเสียงที่ตลกสำหรับวันหยุดหรือข้อความทักทายฝากเสียงที่ตรงไปตรงมาสำหรับเวลาทำการ อย่าลืมให้มันดูเป็นมืออาชีพ น่าฟัง และให้ข้อมูลที่ครบถ้วน ขอให้สนุกกับการสร้างข้อความฝากเสียง!
