วิธีบันทึกการประชุมใน Teams: คู่มือทีละขั้นตอน

การทำงานระยะไกลและการประชุมออนไลน์ การจับประเด็นสำคัญของการสนทนากลายเป็นสิ่งสำคัญมาก Microsoft Teams แพลตฟอร์มที่ทรงพลังสำหรับการทำงานร่วมกัน...

การทำงานระยะไกลและการประชุมออนไลน์ การจับประเด็นสำคัญของการสนทนากลายเป็นสิ่งสำคัญมาก Microsoft Teams แพลตฟอร์มที่ทรงพลังสำหรับการทำงานร่วมกัน มีฟีเจอร์ที่น่าทึ่งที่ช่วยให้คุณบันทึกการประชุมได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าคุณจะใช้ PC, Mac, Android หรือ iOS คู่มือนี้จะแสดงวิธีบันทึกการประชุมใน Teams พร้อมเคล็ดลับที่มีค่าเพื่อใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์นี้ให้มากที่สุด

ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึง Teams และกำหนดเวลาการประชุม

ก่อนที่คุณจะเข้าสู่โลกที่น่าตื่นเต้นของการบันทึกการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ลงชื่อเข้าใช้ Microsoft Teams หากคุณยังไม่ได้ทำ ให้ดาวน์โหลดและติดตั้งแอป Teams บนอุปกรณ์ของคุณ เมื่อคุณพร้อมแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้:

• เปิดแอป Teams: เปิดแอป Teams บนเดสก์ท็อปหรืออุปกรณ์มือถือของคุณ หากคุณใช้เว็บเบราว์เซอร์ ให้ไปที่เว็บไซต์ Teams
• เริ่มการประชุมใหม่หรือเข้าร่วมการประชุมที่มีอยู่: บนหน้าจอหลัก คุณจะเห็นตัวเลือกในการเริ่มการประชุมใหม่หรือเข้าร่วมการประชุมที่กำลังดำเนินอยู่ หากคุณเป็นผู้จัดการประชุม คุณสามารถเริ่มการประชุมใหม่ได้ มิฉะนั้น ให้เลือกการประชุมที่ต้องการจากรายการกิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น
• กำหนดเวลาการประชุมสำหรับภายหลัง: หากคุณต้องการกำหนดเวลาการประชุมสำหรับภายหลัง ให้คลิกที่แท็บ "ปฏิทิน" ทางด้านซ้ายของหน้าจอ เลือกวันที่และเวลาที่เหมาะสม และเชิญสมาชิกทีมเข้าร่วม

ขั้นตอนที่ 2: เริ่มการประชุมและเตรียมตัวสำหรับการบันทึก

ตอนนี้คุณอยู่ในที่ประชุมแล้ว ใช้เวลาสักครู่เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกตั้งค่าอย่างสมบูรณ์แบบ:

• เข้าร่วมการประชุม: คลิกที่ปุ่ม "เข้าร่วม" เพื่อเข้าสู่ห้องประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าเสียงและวิดีโอของคุณทำงานได้อย่างถูกต้อง
• ปรับการตั้งค่ากล้องและไมโครโฟน: หากคุณใช้เว็บแคมหรือไมโครโฟนภายนอก ตอนนี้เป็นเวลาที่จะเชื่อมต่อ คลิกที่รูปโปรไฟล์ของคุณที่มุมขวาบนและเลือก "การตั้งค่า" ไปที่แท็บ "อุปกรณ์" เพื่อกำหนดค่าอุปกรณ์เสียงและวิดีโอที่คุณต้องการ

ขั้นตอนที่ 3: เริ่มการบันทึก

เมื่อการประชุมของคุณเริ่มขึ้นแล้ว ก็ถึงเวลาปลดปล่อยฟีเจอร์การบันทึก:

• ค้นหาปุ่มบันทึก: มองหาไอคอน "..." (จุดสามจุด) ที่การควบคุมการประชุม คลิกที่มันเพื่อแสดงเมนูแบบเลื่อนลง
• เริ่มการบันทึก: จากเมนูแบบเลื่อนลง คลิกที่ "เริ่มการบันทึก" การแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมทุกคน แสดงว่าการประชุมกำลังถูกบันทึก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับความยินยอมจากทุกคนก่อนที่จะกดปุ่มบันทึก!
• การบันทึกเริ่มต้น: เมื่อคุณคลิกปุ่มบันทึกแล้ว แบนเนอร์ขนาดเล็กจะปรากฏที่ด้านบนของหน้าจอ แสดงว่าการบันทึกได้เริ่มขึ้นแล้ว คุณกำลังจับทุกช่วงเวลาของการสนทนาที่มีค่า

ขั้นตอนที่ 4: จัดการการตั้งค่าการบันทึกระหว่างการประชุม

ระหว่างการประชุม คุณมีอำนาจในการจัดการการบันทึกและปรับแต่งประสบการณ์ของคุณ:

• หยุดชั่วคราวและดำเนินการต่อ: หากคุณต้องการพักหรือมีการสนทนานอกบันทึก ให้คลิกที่ไอคอน "..." อีกครั้งและเลือก "หยุดการบันทึกชั่วคราว" เพื่อดำเนินการต่อ ให้เลือก "ดำเนินการบันทึกต่อ"
• เน้นผู้เข้าร่วมหรือเนื้อหา: เพื่อเน้นผู้เข้าร่วมเฉพาะหรือเนื้อหาที่แชร์ ให้เลื่อนเมาส์ไปที่ฟีดวิดีโอของพวกเขาและคลิกที่จุดสามจุดที่ปรากฏ เลือก "เน้น" เพื่อทำให้พวกเขาเป็นจุดสนใจหลักสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคน
• นำทางอินเทอร์เฟซการประชุม: คุณสามารถนำทางผ่านอินเทอร์เฟซการประชุมได้อย่างราบรื่น สลับระหว่างกิจกรรมวิดีโอและการแชร์หน้าจอ และโต้ตอบกับสมาชิกทีม ทั้งหมดนี้ในขณะที่การบันทึกดำเนินต่อไปในพื้นหลัง

ขั้นตอนที่ 5: สรุปการประชุมและหยุดการบันทึก

เมื่อการประชุมของคุณใกล้จะสิ้นสุด ก็ถึงเวลาสรุปและหยุดการบันทึก:

• สรุปการสนทนา: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวข้อสำคัญทั้งหมดได้รับการครอบคลุมและสรุปการตัดสินใจใด ๆ
• สิ้นสุดการประชุม: คลิกที่ปุ่ม "สิ้นสุดการประชุม" เพื่อสรุปเซสชัน เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง การบันทึกจะหยุดโดยอัตโนมัติ
• บันทึกหรือทิ้งการบันทึก: หลังจากการประชุม คุณจะได้รับตัวเลือกในการบันทึกหรือทิ้งการบันทึก เลือกการกระทำที่เหมาะสมตามความต้องการของคุณ

เคล็ดลับสำหรับการบันทึกการประชุมใน Teams อย่างมีประสิทธิภาพ

การบันทึกการประชุม Microsoft Teams ของคุณเป็นเพียงจุดเริ่มต้น นี่คือเคล็ดลับที่มีค่าเพื่อใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์นี้ให้มากที่สุด:

1. เตรียมตัวล่วงหน้า

ก่อนที่คุณจะเริ่มบันทึกวิดีโอ ให้ใช้เวลาสักครู่ในการวางแผนวาระการประชุมให้ชัดเจน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเอกสารและวัสดุที่จำเป็นทั้งหมดพร้อมบนอุปกรณ์คุณภาพสูงของคุณเพื่อให้กระบวนการบันทึกเป็นไปอย่างราบรื่น

1. แจ้งเกี่ยวกับการบันทึก

ก่อนเริ่มบันทึกวิดีโอของคุณ ส่งข้อความสั้นๆ ในแชทการประชุมเพื่อแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบว่าการประชุมจะถูกบันทึก ตอบข้อกังวลหรือคำถามที่พวกเขาอาจมีเกี่ยวกับกระบวนการบันทึกบนแพลตฟอร์มการประชุมประเภทนี้

1. ใช้คุณสมบัติการประชุม

ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือและคุณสมบัติการทำงานร่วมกันต่างๆ ที่ Microsoft Teams มีให้ในระหว่างการประชุมวิดีโอของคุณ กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้น เช่นเดียวกับที่คุณทำใน Zoom ที่มีชีวิตชีวา ใช้โหมดเต็มหน้าจอเพื่อให้แน่ใจว่าทุกองค์ประกอบถูกจับภาพได้อย่างชัดเจน แม้จะดูบนอุปกรณ์ขนาดเล็กเช่น iPhone

1. จัดระเบียบการบันทึก

เมื่อคุณเสร็จสิ้นการบันทึกวิดีโอคุณภาพสูงของคุณ ให้ตั้งชื่อไฟล์ที่ชัดเจนและอธิบายได้ จัดระเบียบการบันทึกของคุณในโฟลเดอร์เฉพาะ ไม่ว่าจะเป็นบนแพลตฟอร์มคลาวด์ที่คุณชื่นชอบ เช่น OneDrive หรือ SharePoint หรือโดยตรงบนอุปกรณ์ของคุณ

1. ตรวจสอบและแชร์การบันทึก

หลังจากการประชุม ใช้เวลาสักครู่ในการตรวจสอบการบันทึก ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณจับรายละเอียดสำคัญที่คุณอาจพลาดในระหว่างการประชุมสด แชร์การบันทึกกับผู้เข้าร่วมที่เข้าร่วมการประชุม รวมถึงผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ การแชร์นี้จะสะดวกเป็นพิเศษสำหรับบุคคลที่อาจต้องการดูการบันทึกบน iPhone ของพวกเขาในเวลาที่สะดวก

การแก้ไขปัญหาการบันทึก

แม้ว่าอินเทอร์เฟซของ Teams จะใช้งานง่าย แต่คุณอาจพบปัญหาการบันทึกทั่วไป นี่คือวิธีการแก้ไข:

1. การบันทึกไม่เริ่มต้นหรือหยุดชั่วคราวโดยไม่คาดคิด

หากการบันทึกไม่เริ่มต้นตามที่คาดไว้หรือหยุดชั่วคราวโดยไม่คาดคิด ให้ตรวจสอบการเชื่อมต่อเครือข่ายของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีการเชื่อมต่อที่เสถียรและทรัพยากรระบบเพียงพอที่จะสนับสนุนกระบวนการบันทึก นอกจากนี้ยังสำคัญที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าการอนุญาตการบันทึกเปิดใช้งานในการตั้งค่า Teams ของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาใดๆ

1. ปัญหาคุณภาพเสียงหรือวิดีโอ

สำหรับคุณภาพการประชุมวิดีโอและการบันทึกที่ดีที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปรับการตั้งค่ากล้องและไมโครโฟนของคุณ ปรับแต่งเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพคุณภาพเสียงและวิดีโอเพื่อประสบการณ์การเล่นที่ราบรื่น หากคุณพบปัญหาใดๆ ให้พิจารณาอัปเกรดการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการบันทึกเป็นไปอย่างราบรื่น

1. ปัญหาการบันทึกไฟล์หรือการเล่น

เมื่อคุณบันทึกการบันทึกของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกฟอร์แมตไฟล์ที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเข้ากันได้กับอุปกรณ์และแพลตฟอร์มต่างๆ ทดสอบการเล่นบนอุปกรณ์ต่างๆ รวมถึง iPhone เพื่อให้แน่ใจว่าการบันทึกสามารถเข้าถึงและดูได้ง่ายโดยไม่มีปัญหาการเล่น

1. การบันทึกไม่พร้อมใช้งานหลังการประชุม

หากคุณไม่สามารถค้นหาการบันทึกของคุณหลังการประชุมได้ ให้ตรวจสอบอีกครั้งว่ามันถูกซิงโครไนซ์กับตำแหน่งจัดเก็บที่คุณเลือกเรียบร้อยแล้วหรือไม่ ไม่ว่าคุณจะใช้ Microsoft Stream หรือ SharePoint ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการบันทึกถูกอัปโหลดและบันทึกอย่างถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงความประหลาดใจที่ไม่คาดคิด

ด้วยการปฏิบัติตามเคล็ดลับและขั้นตอนการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ คุณจะพร้อมอย่างดีในการบันทึกและจัดการการประชุม Microsoft Teams ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้แน่ใจว่าการสนทนาที่มีค่าของคุณถูกบันทึกในรูปแบบที่มีคุณภาพสูงและสามารถเข้าถึงและแชร์กับสมาชิกทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย

ปลดล็อกการเข้าถึงและการเข้าถึงด้วย Speechify Transcription: จาก Microsoft Teams สู่โซเชียลมีเดีย

ในโลกของการประชุมเสมือนและเนื้อหาวิดีโอที่ไม่มีที่สิ้นสุด Speechify Transcription กลายเป็นพันธมิตรที่ดีที่สุดของคุณ ลองนึกภาพนี้: คุณกำลังบันทึกการประชุม Microsoft Teams พูดคุยเกี่ยวกับหัวข้อสำคัญ ด้วย Speechify Transcription การสนทนาเหล่านั้นสามารถถอดเสียงได้อย่างง่ายดาย เพิ่มการเข้าถึงและความเข้าใจ แต่เวทมนตร์ไม่ได้หยุดเพียงแค่นั้น ลองนึกภาพการแชร์ข้อมูลเชิงลึกของคุณบนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียเช่น YouTube และ TikTok โดยการถอดเสียงเนื้อหาวิดีโอของคุณ คุณกำลังทำให้มันครอบคลุมมากขึ้น ช่วยให้ผู้ชมที่กว้างขึ้นมีส่วนร่วม

ไม่ว่าคุณจะเป็นแฟนพันธุ์แท้ของ iOS หรือชื่นชอบ Android หรือใช้ Mac หรือ PC Speechify Transcription พร้อมช่วยคุณ ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือนี้สำหรับการถอดเสียงทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นการประชุมหรือเนื้อหาสำคัญในโซเชียลมีเดีย พร้อมที่จะทำให้เนื้อหาของคุณเข้าถึงได้และมีผลกระทบกว้างไกลหรือยัง? ลองใช้ Speechify Transcription วันนี้และเริ่มต้นการเดินทางสู่การรวมกลุ่มและสร้างผลกระทบ

คำถามที่พบบ่อย

1. ฉันสามารถบันทึกการประชุม Microsoft Teams ขณะใช้โปรแกรมบันทึกหน้าจอได้หรือไม่?

ได้ คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์บันทึกหน้าจอเช่น OBS Studio เพื่อบันทึกการประชุม Microsoft Teams ของคุณ เพียงเริ่มโปรแกรมบันทึกหน้าจอก่อนเข้าสู่หน้าต่างการประชุมและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการบันทึกวิดีโอและเสียงของการประชุม การใช้โปรแกรมบันทึกหน้าจออาจให้ความยืดหยุ่นเพิ่มเติมในการบันทึกทั้งอินเทอร์เฟซการประชุมและกิจกรรมหน้าจออื่น ๆ พร้อมกัน

2. ฉันสามารถถอดเสียงการประชุม Teams ที่บันทึกไว้เป็นข้อความเพื่อการอ้างอิงง่ายได้หรือไม่?

ปัจจุบัน Microsoft Teams ไม่มีฟีเจอร์ถอดเสียงในตัวสำหรับการประชุมที่บันทึกไว้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสำรวจบริการถอดเสียงจากบุคคลที่สาม เช่น Speechify Transcriptions ที่สามารถแปลงการบันทึกการประชุมของคุณเป็นข้อความได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการสร้างบันทึกการประชุมที่ค้นหาได้ง่ายและเข้าถึงได้ ช่วยในการทบทวนการสนทนาที่สำคัญ

3. ฉันจะบันทึกการประชุมในช่องทางใน Microsoft Teams ได้อย่างไร?

การบันทึกการประชุมในช่องทางใน Microsoft Teams มีขั้นตอนคล้ายกับการบันทึกการประชุมปกติ เมื่อคุณอยู่ในการสนทนาช่องทาง ให้คลิกที่ปุ่ม "Meet Now" เพื่อเริ่มการประชุม จากนั้นทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้ในบทแนะนำสำหรับการบันทึกการประชุม อย่าลืมว่าตัวเลือกการบันทึกมีให้ในช่องทางการประชุมด้วย เพื่อให้คุณสามารถบันทึกการสนทนาที่สำคัญสำหรับประโยชน์ของทีมของคุณ

4. ฉันสามารถเลือกวันหมดอายุสำหรับการประชุม Microsoft Teams ที่บันทึกไว้ได้หรือไม่?

ปัจจุบัน Microsoft Teams ไม่มีตัวเลือกให้เลือกวันหมดอายุสำหรับการประชุมที่บันทึกไว้ การประชุมที่บันทึกไว้จะถูกเก็บไว้ใน Microsoft Stream หรือ SharePoint และนโยบายการเก็บรักษาจะถูกกำหนดตามการตั้งค่าขององค์กรของคุณหรือ Office 365 Enterprise E1 หากคุณมีข้อกำหนดเฉพาะสำหรับการเก็บรักษาหรือการลบการบันทึก ขอแนะนำให้ปรึกษาผู้ดูแลระบบ IT ขององค์กรของคุณหรือดูนโยบายการประชุมเพื่อขอคำแนะนำเพิ่มเติม