การทำงานระยะไกลและการประชุมออนไลน์ การจับประเด็นสำคัญของการสนทนากลายเป็นสิ่งสำคัญมาก Microsoft Teams แพลตฟอร์มที่ทรงพลังสำหรับการทำงานร่วมกัน มีฟีเจอร์ที่น่าทึ่งที่ช่วยให้คุณบันทึกการประชุมได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าคุณจะใช้ PC, Mac, Android หรือ iOS คู่มือนี้จะแสดงวิธีบันทึกการประชุมใน Teams พร้อมเคล็ดลับที่มีค่าเพื่อใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์นี้ให้มากที่สุด
ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึง Teams และกำหนดเวลาการประชุม
ก่อนที่คุณจะเข้าสู่โลกที่น่าตื่นเต้นของการบันทึกการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ลงชื่อเข้าใช้ Microsoft Teams หากคุณยังไม่ได้ทำ ให้ดาวน์โหลดและติดตั้งแอป Teams บนอุปกรณ์ของคุณ เมื่อคุณพร้อมแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้:
- เปิดแอป Teams: เปิดแอป Teams บนเดสก์ท็อปหรืออุปกรณ์มือถือของคุณ หากคุณใช้เว็บเบราว์เซอร์ ให้ไปที่เว็บไซต์ Teams
- เริ่มการประชุมใหม่หรือเข้าร่วมการประชุมที่มีอยู่: บนหน้าจอหลัก คุณจะเห็นตัวเลือกในการเริ่มการประชุมใหม่หรือเข้าร่วมการประชุมที่กำลังดำเนินอยู่ หากคุณเป็นผู้จัดการประชุม คุณสามารถเริ่มการประชุมใหม่ได้ มิฉะนั้น ให้เลือกการประชุมที่ต้องการจากรายการกิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น
- กำหนดเวลาการประชุมสำหรับภายหลัง: หากคุณต้องการกำหนดเวลาการประชุมสำหรับภายหลัง ให้คลิกที่แท็บ "ปฏิทิน" ทางด้านซ้ายของหน้าจอ เลือกวันที่และเวลาที่เหมาะสม และเชิญสมาชิกทีมเข้าร่วม
ขั้นตอนที่ 2: เริ่มการประชุมและเตรียมตัวสำหรับการบันทึก
ตอนนี้คุณอยู่ในที่ประชุมแล้ว ใช้เวลาสักครู่เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกตั้งค่าอย่างสมบูรณ์แบบ:
- เข้าร่วมการประชุม: คลิกที่ปุ่ม "เข้าร่วม" เพื่อเข้าสู่ห้องประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าเสียงและวิดีโอของคุณทำงานได้อย่างถูกต้อง
- ปรับการตั้งค่ากล้องและไมโครโฟน: หากคุณใช้เว็บแคมหรือไมโครโฟนภายนอก ตอนนี้เป็นเวลาที่จะเชื่อมต่อ คลิกที่รูปโปรไฟล์ของคุณที่มุมขวาบนและเลือก "การตั้งค่า" ไปที่แท็บ "อุปกรณ์" เพื่อกำหนดค่าอุปกรณ์เสียงและวิดีโอที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 3: เริ่มการบันทึก
เมื่อการประชุมของคุณเริ่มขึ้นแล้ว ก็ถึงเวลาปลดปล่อยฟีเจอร์การบันทึก:
- ค้นหาปุ่มบันทึก: มองหาไอคอน "..." (จุดสามจุด) ที่การควบคุมการประชุม คลิกที่มันเพื่อแสดงเมนูแบบเลื่อนลง
- เริ่มการบันทึก: จากเมนูแบบเลื่อนลง คลิกที่ "เริ่มการบันทึก" การแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมทุกคน แสดงว่าการประชุมกำลังถูกบันทึก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับความยินยอมจากทุกคนก่อนที่จะกดปุ่มบันทึก!
- การบันทึกเริ่มต้น: เมื่อคุณคลิกปุ่มบันทึกแล้ว แบนเนอร์ขนาดเล็กจะปรากฏที่ด้านบนของหน้าจอ แสดงว่าการบันทึกได้เริ่มขึ้นแล้ว คุณกำลังจับทุกช่วงเวลาของการสนทนาที่มีค่า
ขั้นตอนที่ 4: จัดการการตั้งค่าการบันทึกระหว่างการประชุม
ระหว่างการประชุม คุณมีอำนาจในการจัดการการบันทึกและปรับแต่งประสบการณ์ของคุณ:
- หยุดชั่วคราวและดำเนินการต่อ: หากคุณต้องการพักหรือมีการสนทนานอกบันทึก ให้คลิกที่ไอคอน "..." อีกครั้งและเลือก "หยุดการบันทึกชั่วคราว" เพื่อดำเนินการต่อ ให้เลือก "ดำเนินการบันทึกต่อ"
- เน้นผู้เข้าร่วมหรือเนื้อหา: เพื่อเน้นผู้เข้าร่วมเฉพาะหรือเนื้อหาที่แชร์ ให้เลื่อนเมาส์ไปที่ฟีดวิดีโอของพวกเขาและคลิกที่จุดสามจุดที่ปรากฏ เลือก "เน้น" เพื่อทำให้พวกเขาเป็นจุดสนใจหลักสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคน
- นำทางอินเทอร์เฟซการประชุม: คุณสามารถนำทางผ่านอินเทอร์เฟซการประชุมได้อย่างราบรื่น สลับระหว่างกิจกรรมวิดีโอและการแชร์หน้าจอ และโต้ตอบกับสมาชิกทีม ทั้งหมดนี้ในขณะที่การบันทึกดำเนินต่อไปในพื้นหลัง
ขั้นตอนที่ 5: สรุปการประชุมและหยุดการบันทึก
เมื่อการประชุมของคุณใกล้จะสิ้นสุด ก็ถึงเวลาสรุปและหยุดการบันทึก:
- สรุปการสนทนา: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวข้อสำคัญทั้งหมดได้รับการครอบคลุมและสรุปการตัดสินใจใด ๆ
- สิ้นสุดการประชุม: คลิกที่ปุ่ม "สิ้นสุดการประชุม" เพื่อสรุปเซสชัน เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง การบันทึกจะหยุดโดยอัตโนมัติ
- บันทึกหรือทิ้งการบันทึก: หลังจากการประชุม คุณจะได้รับตัวเลือกในการบันทึกหรือทิ้งการบันทึก เลือกการกระทำที่เหมาะสมตามความต้องการของคุณ
เคล็ดลับสำหรับการบันทึกการประชุมใน Teams อย่างมีประสิทธิภาพ
การบันทึกการประชุม Microsoft Teams ของคุณเป็นเพียงจุดเริ่มต้น นี่คือเคล็ดลับที่มีค่าเพื่อใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์นี้ให้มากที่สุด:
- เตรียมตัวล่วงหน้า
ก่อนที่คุณจะเริ่มบันทึกวิดีโอ ให้ใช้เวลาสักครู่ในการวางแผนวาระการประชุมให้ชัดเจน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเอกสารและวัสดุที่จำเป็นทั้งหมดพร้อมบนอุปกรณ์คุณภาพสูงของคุณเพื่อให้กระบวนการบันทึกเป็นไปอย่างราบรื่น
- แจ้งเกี่ยวกับการบันทึก
ก่อนเริ่มบันทึกวิดีโอของคุณ ส่งข้อความสั้นๆ ในแชทการประชุมเพื่อแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบว่าการประชุมจะถูกบันทึก ตอบข้อกังวลหรือคำถามที่พวกเขาอาจมีเกี่ยวกับกระบวนการบันทึกบนแพลตฟอร์มการประชุมประเภทนี้
- ใช้คุณสมบัติการประชุม
ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือและคุณสมบัติการทำงานร่วมกันต่างๆ ที่ Microsoft Teams มีให้ในระหว่างการประชุมวิดีโอของคุณ กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้น เช่นเดียวกับที่คุณทำใน Zoom ที่มีชีวิตชีวา ใช้โหมดเต็มหน้าจอเพื่อให้แน่ใจว่าทุกองค์ประกอบถูกจับภาพได้อย่างชัดเจน แม้จะดูบนอุปกรณ์ขนาดเล็กเช่น iPhone
- จัดระเบียบการบันทึก
เมื่อคุณเสร็จสิ้นการบันทึกวิดีโอคุณภาพสูงของคุณ ให้ตั้งชื่อไฟล์ที่ชัดเจนและอธิบายได้ จัดระเบียบการบันทึกของคุณในโฟลเดอร์เฉพาะ ไม่ว่าจะเป็นบนแพลตฟอร์มคลาวด์ที่คุณชื่นชอบ เช่น OneDrive หรือ SharePoint หรือโดยตรงบนอุปกรณ์ของคุณ
- ตรวจสอบและแชร์การบันทึก
หลังจากการประชุม ใช้เวลาสักครู่ในการตรวจสอบการบันทึก ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณจับรายละเอียดสำคัญที่คุณอาจพลาดในระหว่างการประชุมสด แชร์การบันทึกกับผู้เข้าร่วมที่เข้าร่วมการประชุม รวมถึงผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ การแชร์นี้จะสะดวกเป็นพิเศษสำหรับบุคคลที่อาจต้องการดูการบันทึกบน iPhone ของพวกเขาในเวลาที่สะดวก
การแก้ไขปัญหาการบันทึก
แม้ว่าอินเทอร์เฟซของ Teams จะใช้งานง่าย แต่คุณอาจพบปัญหาการบันทึกทั่วไป นี่คือวิธีการแก้ไข:
- การบันทึกไม่เริ่มต้นหรือหยุดชั่วคราวโดยไม่คาดคิด
หากการบันทึกไม่เริ่มต้นตามที่คาดไว้หรือหยุดชั่วคราวโดยไม่คาดคิด ให้ตรวจสอบการเชื่อมต่อเครือข่ายของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีการเชื่อมต่อที่เสถียรและทรัพยากรระบบเพียงพอที่จะสนับสนุนกระบวนการบันทึก นอกจากนี้ยังสำคัญที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าการอนุญาตการบันทึกเปิดใช้งานในการตั้งค่า Teams ของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาใดๆ
- ปัญหาคุณภาพเสียงหรือวิดีโอ
สำหรับคุณภาพการประชุมวิดีโอและการบันทึกที่ดีที่สุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปรับการตั้งค่ากล้องและไมโครโฟนของคุณ ปรับแต่งเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพคุณภาพเสียงและวิดีโอเพื่อประสบการณ์การเล่นที่ราบรื่น หากคุณพบปัญหาใดๆ ให้พิจารณาอัปเกรดการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการบันทึกเป็นไปอย่างราบรื่น
- ปัญหาการบันทึกไฟล์หรือการเล่น
เมื่อคุณบันทึกการบันทึกของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกฟอร์แมตไฟล์ที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเข้ากันได้กับอุปกรณ์และแพลตฟอร์มต่างๆ ทดสอบการเล่นบนอุปกรณ์ต่างๆ รวมถึง iPhone เพื่อให้แน่ใจว่าการบันทึกสามารถเข้าถึงและดูได้ง่ายโดยไม่มีปัญหาการเล่น
- การบันทึกไม่พร้อมใช้งานหลังการประชุม
หากคุณไม่สามารถค้นหาการบันทึกของคุณหลังการประชุมได้ ให้ตรวจสอบอีกครั้งว่ามันถูกซิงโครไนซ์กับตำแหน่งจัดเก็บที่คุณเลือกเรียบร้อยแล้วหรือไม่ ไม่ว่าคุณจะใช้ Microsoft Stream หรือ SharePoint ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการบันทึกถูกอัปโหลดและบันทึกอย่างถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงความประหลาดใจที่ไม่คาดคิด
ด้วยการปฏิบัติตามเคล็ดลับและขั้นตอนการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ คุณจะพร้อมอย่างดีในการบันทึกและจัดการการประชุม Microsoft Teams ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้แน่ใจว่าการสนทนาที่มีค่าของคุณถูกบันทึกในรูปแบบที่มีคุณภาพสูงและสามารถเข้าถึงและแชร์กับสมาชิกทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย
ปลดล็อกการเข้าถึงและการเข้าถึงด้วย Speechify Transcription: จาก Microsoft Teams สู่โซเชียลมีเดีย
ในโลกของการประชุมเสมือนและเนื้อหาวิดีโอที่ไม่มีที่สิ้นสุด Speechify Transcription กลายเป็นพันธมิตรที่ดีที่สุดของคุณ ลองนึกภาพนี้: คุณกำลังบันทึกการประชุม Microsoft Teams พูดคุยเกี่ยวกับหัวข้อสำคัญ ด้วย Speechify Transcription การสนทนาเหล่านั้นสามารถถอดเสียงได้อย่างง่ายดาย เพิ่มการเข้าถึงและความเข้าใจ แต่เวทมนตร์ไม่ได้หยุดเพียงแค่นั้น ลองนึกภาพการแชร์ข้อมูลเชิงลึกของคุณบนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียเช่น YouTube และ TikTok โดยการถอดเสียงเนื้อหาวิดีโอของคุณ คุณกำลังทำให้มันครอบคลุมมากขึ้น ช่วยให้ผู้ชมที่กว้างขึ้นมีส่วนร่วม
ไม่ว่าคุณจะเป็นแฟนพันธุ์แท้ของ iOS หรือชื่นชอบ Android หรือใช้ Mac หรือ PC Speechify Transcription พร้อมช่วยคุณ ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือนี้สำหรับการถอดเสียงทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นการประชุมหรือเนื้อหาสำคัญในโซเชียลมีเดีย พร้อมที่จะทำให้เนื้อหาของคุณเข้าถึงได้และมีผลกระทบกว้างไกลหรือยัง? ลองใช้ Speechify Transcription วันนี้และเริ่มต้นการเดินทางสู่การรวมกลุ่มและสร้างผลกระทบ
คำถามที่พบบ่อย
1. ฉันสามารถบันทึกการประชุม Microsoft Teams ขณะใช้โปรแกรมบันทึกหน้าจอได้หรือไม่?
ได้ คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์บันทึกหน้าจอเช่น OBS Studio เพื่อบันทึกการประชุม Microsoft Teams ของคุณ เพียงเริ่มโปรแกรมบันทึกหน้าจอก่อนเข้าสู่หน้าต่างการประชุมและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการบันทึกวิดีโอและเสียงของการประชุม การใช้โปรแกรมบันทึกหน้าจออาจให้ความยืดหยุ่นเพิ่มเติมในการบันทึกทั้งอินเทอร์เฟซการประชุมและกิจกรรมหน้าจออื่น ๆ พร้อมกัน
2. ฉันสามารถถอดเสียงการประชุม Teams ที่บันทึกไว้เป็นข้อความเพื่อการอ้างอิงง่ายได้หรือไม่?
ปัจจุบัน Microsoft Teams ไม่มีฟีเจอร์ถอดเสียงในตัวสำหรับการประชุมที่บันทึกไว้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสำรวจบริการถอดเสียงจากบุคคลที่สาม เช่น Speechify Transcriptions ที่สามารถแปลงการบันทึกการประชุมของคุณเป็นข้อความได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการสร้างบันทึกการประชุมที่ค้นหาได้ง่ายและเข้าถึงได้ ช่วยในการทบทวนการสนทนาที่สำคัญ
3. ฉันจะบันทึกการประชุมในช่องทางใน Microsoft Teams ได้อย่างไร?
การบันทึกการประชุมในช่องทางใน Microsoft Teams มีขั้นตอนคล้ายกับการบันทึกการประชุมปกติ เมื่อคุณอยู่ในการสนทนาช่องทาง ให้คลิกที่ปุ่ม "Meet Now" เพื่อเริ่มการประชุม จากนั้นทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้ในบทแนะนำสำหรับการบันทึกการประชุม อย่าลืมว่าตัวเลือกการบันทึกมีให้ในช่องทางการประชุมด้วย เพื่อให้คุณสามารถบันทึกการสนทนาที่สำคัญสำหรับประโยชน์ของทีมของคุณ
4. ฉันสามารถเลือกวันหมดอายุสำหรับการประชุม Microsoft Teams ที่บันทึกไว้ได้หรือไม่?
ปัจจุบัน Microsoft Teams ไม่มีตัวเลือกให้เลือกวันหมดอายุสำหรับการประชุมที่บันทึกไว้ การประชุมที่บันทึกไว้จะถูกเก็บไว้ใน Microsoft Stream หรือ SharePoint และนโยบายการเก็บรักษาจะถูกกำหนดตามการตั้งค่าขององค์กรของคุณหรือ Office 365 Enterprise E1 หากคุณมีข้อกำหนดเฉพาะสำหรับการเก็บรักษาหรือการลบการบันทึก ขอแนะนำให้ปรึกษาผู้ดูแลระบบ IT ขององค์กรของคุณหรือดูนโยบายการประชุมเพื่อขอคำแนะนำเพิ่มเติม
