Voice Over Internet Protocol (VoIP) telefon sistemi, geleneksel sabit hat telefon hizmetlerinin analog sinyalleri yerine, kamuya açık anahtarlamalı telefon ağı (PSTN) üzerinden değil, internet bağlantısı üzerinden hem sesli arama hem de mesajlaşma olanağı sağlar. Bu rehber, kendi VoIP telefon sisteminizi kurmanız için size adım adım yol gösterecektir.
Bir VoIP Kurulumu İçin Hangi Ekipmanlar Gerekir?
Bir VoIP sistemi kurmak için internet bağlantısı, bir modem-yönlendirici, bir VoIP hizmet sağlayıcısı ve bir IP telefon ya da VoIP adaptörü ile kullanılabilen geleneksel bir telefon gerekir. Bilgisayar kullanıyorsanız, bir softphone (yazılım tabanlı telefon) IP telefonun yerini alabilir. VoIP deneyiminizi iyileştirmek için kulaklıklar (headset) çağrı kalitesini artırabilir, ethernet kablosu ise daha güvenilir bir geniş bant bağlantısı sağlar.
Küçük İşletmeler İçin VoIP Telefon Sistemi Kurulumu
Küçük işletmeler için VoIP sistemi kurmak avantajlıdır çünkü otomatik operatör, arama yönlendirme, video konferans, sesli mesaj, arayan kimliği (caller ID) ve ücretsiz numara gibi gelişmiş özellikler sunar. Özel santral (PBX) sistemi, şirket içinde kullanılan bir telefon sistemi türü olarak gelen aramaların yönlendirilmesinde oldukça işe yarar.
- VoIP Hizmet Sağlayıcısı Seçin: Piyasada pek çok seçenek var. İşletmenizin ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak, güçlü müşteri desteği sunan bir sağlayıcı arayın. Öne çıkan firmalardan bazıları RingCentral ve Nextiva'dır.
- VoIP Uyumlu Telefonlar Edinin: IP telefon, softphone veya mevcut telefonlarınızı bir adaptörle kullanabilirsiniz. Masaüstü telefonlar ofisler için idealken, mobil uygulamalar iş hattınızı cebinizde taşımanıza olanak tanır.
- Yönlendiricinizi (Router) Yapılandırın: Doğru yapılandırılmış bir yönlendirici, en iyi ses kalitesi için kritik öneme sahiptir. Yönlendiricinizin VoIP aramalarına öncelik verebilmesini ve bağlantının stabil kalmasını sağlayın.
- PBX Sisteminizi Kurun: Gelen ve giden çağrıları yönetebilmek, otomatik operatörü ayarlamak ve sesli mesaj sistemini devreye almak için sistemi yapılandırmanız gerekecek.
- Sisteminizi Test Edin: Her şeyin düzgün çalıştığından emin olmak için test aramaları yapın. Ses kalitesini, arayan kimliği özelliğini, arama yönlendirme ve diğer fonksiyonları kontrol edin.
En İyi 8 VoIP Yazılımı ve Uygulaması
- RingCentral: Bulut tabanlı kurumsal iletişim, birleşik mesajlaşma, video konferans ve güçlü müşteri desteği sunar.
- Nextiva: Sesli mesajların e-posta transkripsiyonu ve çağrı kaydı gibi gelişmiş özellikleriyle bilinir.
- Vonage: Güvenilir hizmet ve yüksek kalitede sesli arama imkanı sunar.
- 8x8: Ses, video, sohbet ve çağrı merkezi için hepsi bir arada bulut çözümü sunar.
- Ooma: Kullanımı kolay arayüze sahip, küçük işletmelere yönelik bir VoIP çözümü sunar.
- Mitel: Çağrı yönlendirme ve mobil çalışma imkanı gibi özelliklerle çeşitli IP telefon seçenekleri sunar.
- Google Voice: Android ve iOS için mobil uygulaması ve uygun fiyatlı uluslararası aramaları ile bilinir.
- Skype for Business: Kullanıcılar arasında ücretsiz sesli ve görüntülü aramaların yanı sıra, cep telefonu ve sabit hatlara uygun fiyatlı aramalar sunar.
VoIP'in Avantajları
Geleneksel telefon sistemlerinden farklı olarak VoIP, yalnızca sesli aramalarla sınırlı değildir. Birleşik iletişim, video konferans ve arama yönlendirme gibi özellikler iş iletişimine esneklik katar. Kurulum ve işletme maliyetleri genellikle geleneksel sabit hat sistemlerinden daha düşüktür; VoIP teknolojisinin ölçeklenebilirliği ise büyümek isteyen işletmeler için ideal bir çözüm sunar.
VoIP için fiziksel bir sabit hat gerekmemesi de bir diğer önemli avantajdır. Ayrıca mobil telefonunuzdan çağrı yapma ve alma imkanı tanıyarak, uzaktan çalışan veya seyahatte olan ekip üyelerine büyük esneklik sağlar.
VoIP Kurulum Maliyeti Nedir?
Bir VoIP telefon sistemi kurmanın maliyeti, seçilen VoIP hizmet sağlayıcısına, kullanıcı sayısına ve tercih edilen işletme VoIP planına göre değişiklik gösterebilir. Genellikle, kurulum için IP telefonlar ve mevcut telefonlarınızı kullanmak isterseniz bir VoIP adaptörü için görece küçük bir başlangıç yatırımı gerekir.
Ardından, hizmetin kendisi için aylık ücretler ödenir. Bu tutarlar, sağlayıcıya ve seçilen özelliklere bağlı olarak hat başına genellikle aylık 10 ila 50 dolar arasında değişir. Ayrıca, bazı sağlayıcıların aylık yerine yıllık plan satın alımlarında indirim sunduğunu da unutmayın.
VoIP, yüksek kaliteli bir telefon sistemini sürdürmeyi hem daha kolay hem de daha uygun maliyetli hale getirerek iş iletişimini kökten değiştirdi. Geleneksel sabit hatlardan VoIP'e geçiş, sistem gereksinimleri, kurulum süreci ve hizmet sağlayıcıları hakkında doğru bilgiyle oldukça sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilebilir.
Bu rehberdeki bilgilerle, işletmenizin ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayan bir VoIP telefon sistemi kurmak için gerekli donanıma sahip olmalısınız. Seçtiğiniz VoIP hizmet sağlayıcısının sunduğu gelişmiş özelliklerden yararlanmaya ve sistemi kapsamlı bir şekilde test etmeye özen gösterin; böylece bu etkileyici teknolojinin tüm avantajlarından tam anlamıyla faydalanabilirsiniz.
