Thời điểm làm việc hiệu quả nhất để tối đa hóa năng suất

Chúng ta coi tám tiếng làm việc mỗi ngày là điều hiển nhiên. Tuy nhiên, khái niệm này chỉ xuất hiện từ thời đại công nghiệp, mà xét trên lịch sử loài người thì chưa phải khoảng thời gian dài. Khung giờ hành chính từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều thậm chí còn xuất hiện muộn hơn nữa.

Những quy định về giờ làm này từng rất hợp lý ở thời điểm được đưa ra, nhưng trong thế kỷ 21 lại trở nên khá lỗi thời. Một số người thuộc kiểu "chim dậy sớm", tự nhiên tỉnh táo và bắt tay vào danh sách việc cần làm ngay từ sớm.

Những người khác lại là "cú đêm" và cảm thấy mình làm việc hiệu quả hơn về cuối ngày. Cũng có thể bạn vẫn chưa biết cách tối đa hóa năng suất làm việc và cần một vài mẹo nhỏ hỗ trợ.

https://youtu.be/w-XXcfT7_zM

Tóm lược lịch sử ngày làm việc tám tiếng

Như đã đề cập, việc thiết lập ngày làm việc tám tiếng, năm ngày một tuần từng hoàn toàn hợp lý cách đây khoảng 200 năm. Đầu thế kỷ 19, người lao động thường làm 12–15 tiếng mỗi ngày và hiếm khi được nghỉ.

Mãi đến khi nhà công nghiệp người Anh Robert Owen đưa ra khẩu hiệu "tám tiếng lao động, tám tiếng giải trí, tám tiếng nghỉ ngơi" thì mọi thứ mới bắt đầu thay đổi. Henry Ford, ông trùm ô tô người Mỹ, cũng nhanh chóng áp dụng chính sách này.

Ông nhận ra rằng nếu công nhân không có thời gian rảnh, họ sẽ khó có cơ hội mua xe của mình. Cuối cùng, Tổng thống Mỹ Franklin Roosevelt đã ký Đạo luật Lao động Công bằng năm 1938, chính thức thiết lập giờ làm việc từ 9h đến 6h hoặc tuần làm việc 40 tiếng. Ngày nay, những quy định này không còn thực sự ăn khớp với quan niệm về năng suất tối đa. 

Tìm ra khung giờ làm việc tối ưu của riêng bạn

Sau đại dịch và sự bùng nổ của làm việc từ xa, các cuộc thảo luận về quản lý thời gian, năng suất, tuần làm việc bốn ngày hay ngày làm việc sáu tiếng trở nên phổ biến hơn. Ít người phải đi lại hơn và giảm được đáng kể thời gian kẹt xe.

Tuy vậy, vẫn có những người chật vật vì lãng phí thời gian vào mạng xã hội hay các việc linh tinh không liên quan. Một vấn đề khác là không biết đâu là khung giờ làm việc hiệu quả nhất của chính mình.

Rất may là có một cách đơn giản để xác định thời gian lý tưởng để làm việc. Bạn có thể cân nhắc các yếu tố sau đây.

Bạn tràn đầy năng lượng nhất vào lúc nào trong ngày?

Bạn có thể phần nào biết câu trả lời nếu thuộc kiểu người dậy sớm hoặc thường lờ đờ vào buổi sáng, nhưng hãy để ý kỹ hơn đến tín hiệu cơ thể. Có thể bạn sung sức nhất sau bữa sáng hoặc sau ly cà phê giữa buổi. Về cơ bản, bạn đang theo dõi nhịp điệu ultradian, thể hiện mức năng lượng lên xuống của bạn trong cả ngày.

Bạn tập trung cao độ nhất vào thời điểm nào?

Nhiều năng lượng chưa chắc đã đồng nghĩa với khả năng tập trung tốt, nên việc ưu tiên yếu tố này là vô cùng quan trọng. Các nghiên cứu cho thấy phần lớn chúng ta ít bị phân tâm nhất vào buổi sáng, dù tất nhiên vẫn có ngoại lệ.

Không ít khi chúng ta bị làm phiền liên tục bởi thông báo Slack, khiến chuyện tập trung trở nên rất khó khăn. Đôi lúc, buổi sáng của bạn còn bận đưa đón con cái, nên cũng khó lòng toàn tâm toàn ý cho công việc.

Bạn chủ động được lịch làm việc của mình đến đâu?

Ngay cả khi làm việc ở nhà, bạn vẫn cần có mặt trong các cuộc họp Zoom hoặc đảm bảo kịp deadline. Nếu có quyền tự chủ với lịch làm việc, hãy sắp xếp để những việc quan trọng trùng với khung giờ bạn làm việc hiệu quả nhất.

Bạn dành bao nhiêu thời gian cho các việc giá trị thấp?

Nếu mỗi ngày bạn phải gửi email hoặc nhập liệu hàng giờ liền, hãy khoanh rõ khoảng thời gian đó. Như vậy, bạn có thể dồn toàn lực cho những việc quan trọng nhất vào lúc mình năng suất nhất và không phải để dở dang sang ngày hôm sau.

Mẹo nâng cao năng suất làm việc

Dù bạn làm toàn thời gian tại nhà hay ở văn phòng, áp dụng các chiến lược tăng năng suất vẫn là yếu tố then chốt cho sức khỏe thể chất lẫn tinh thần. Vậy có những cách nào giúp bạn làm việc hiệu quả hơn?

Dưới đây là một vài gợi ý:

• Kỹ thuật Pomodoro – Rất nhiều người thành công nhờ kỹ thuật Pomodoro. Về cơ bản, bạn tập trung làm việc trong 25 phút rồi nghỉ 5 phút.
• Lên lịch ngủ ngắn – Một giấc ngủ ngắn 15 phút mỗi ngày khi năng lượng xuống thấp có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
• Dọn dẹp không gian làm việc – Việc sắp xếp, dọn gọn bàn làm việc giúp bạn có môi trường làm việc thoải mái và dễ tập trung hơn.
• Ủy thác công việc – Nếu có thể, hãy chia sẻ bớt nhiệm vụ với đồng nghiệp để tránh kiệt sức và giảm sai sót.
• Giới hạn các yếu tố gây xao nhãng – Cài đặt ứng dụng chặn website trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Bạn cũng có thể dùng tiện ích trình duyệt để giới hạn thời gian lướt mạng xã hội.
• Đặt mục tiêu nhỏ – Chúng ta thường có xu hướng trì hoãn khi bị choáng ngợp bởi một nhiệm vụ lớn. Thay vào đó, hãy chia nhỏ thành các mục tiêu dễ thực hiện để tạo đà dần dần.

Tối ưu hóa năng suất với Speechify

Về lâu dài, làm nhiều việc cùng lúc không tốt cho năng suất, nhưng đôi khi bạn khó tránh khỏi. Chẳng hạn, bạn vừa cần đọc tài liệu cho công việc, vừa phải làm việc nhà.

Speechify, một ứng dụng chuyển văn bản thành giọng nói đáng tin cậy, có thể đọc to bất kỳ văn bản số nào. Việc nghe nội dung trên trang web được đọc to giúp nhiều người dễ tập trung và tiếp thu tốt hơn. Speechify có mặt trực tuyến, dưới dạng tiện ích Chrome, và ứng dụng cho thiết bị di động dùng Android và iOS. Bạn có thể dùng thử Speechify miễn phí ngay hôm nay để bứt phá năng suất làm việc.

Câu hỏi thường gặp

Khoảng thời gian nào trong ngày người lao động làm việc hiệu quả nhất?

Không phải ai cũng làm việc hiệu quả vào cùng một khung giờ. Tuy nhiên, theo nghiên cứu, buổi sáng là thời điểm lý tưởng cho các hoạt động tư duy, buổi chiều phù hợp với công việc chân tay và buổi tối lại thuận lợi cho sự sáng tạo.

Làm việc hiệu quả mang lại những lợi ích gì?

Làm chủ được năng suất mang lại nhiều lợi ích quan trọng. Mức năng lượng tăng lên, tình trạng trì hoãn và xao nhãng giảm bớt, khả năng tập trung được cải thiện. Nhìn chung, làm việc hiệu quả giúp bạn cân bằng công việc – cuộc sống và tránh rơi vào kiệt sức.

Những bất lợi khi làm việc ban đêm là gì?

Các nghiên cứu cho thấy làm việc ca đêm liên tục dễ dẫn đến rối loạn hormone. Nếu đi kèm chế độ ăn uống không lành mạnh, điều này còn làm tăng nhiều nguy cơ về sức khỏe.

Làm sao để làm việc hiệu quả hơn trong ngày?

Có rất nhiều cách để tăng năng suất. Nghỉ giải lao ngắn, lên kế hoạch công việc hợp lý và hạn chế làm nhiều việc cùng lúc đều là những khởi đầu tuyệt vời.