Làm sao để ngừng lãng phí thời gian?

Lãng phí thời gian là chuyện hầu như ai cũng gặp và chắc chắn mỗi người đều từng phung phí thời gian vào một giai đoạn nào đó. Gọi điện thoại, nhắn tin, lướt mạng xã hội vô thưởng vô phạt chỉ là vài ví dụ dễ khiến chúng ta mất tập trung và trở thành những “chuyên gia” lãng phí thời gian. Bên cạnh đó, thói quen trì hoãn và thiếu kỹ năng quản lý thời gian cũng bào mòn năng suất.

Nếu bạn đang tự hỏi, "làm sao để ngừng lãng phí thời gian?" hãy đọc tiếp để khám phá những mẹo giúp bạn xử lý trọn vẹn các công việc quan trọng và quản lý thời gian khôn ngoan hơn.

Những mẹo thiết yếu để ngừng lãng phí thời gian

Các yếu tố gây xao nhãng là một trong những lý do chính khiến bạn khó tập trung. Dưới đây là 10 mẹo tiết kiệm thời gian giúp bạn hạn chế lãng phí thời gian một cách rõ rệt. Những mẹo này xoay quanh một ngày hoặc một tuần làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều gợi ý cũng có thể áp dụng khi bạn cần hoàn thành các dự án lớn nhỏ.

Chuẩn bị tâm thế để thành công:

Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn

Khi bạn xác định rõ mục tiêu cuối cùng, bạn sẽ dễ dàng quyết định từng bước nhỏ cần làm để đạt được mục tiêu đó và xây dựng kế hoạch phù hợp với cuộc sống của mình.

Tạo thói quen hàng ngày và duy trì nó

Ai cũng cần một lịch trình tương đối cố định để giữ sức khỏe tinh thần và cảm giác cân bằng. Hãy đặt giờ thức dậy cố định và lên lịch cụ thể để hoàn thành các nhiệm vụ trong ngày, nhất là khi bạn làm việc tại nhà.

Lập danh sách việc cần làm và ưu tiên

Bạn có thể ghi chép ra giấy hoặc sử dụng các ứng dụng ghi chú trên điện thoại. Hãy chia nhiệm vụ của bạn thành ba nhóm:

• Khẩn cấp và quan trọng
• Không khẩn cấp nhưng quan trọng
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng

Để giảm căng thẳng, hãy cố gắng giữ số việc ở mục khẩn cấp và quan trọng càng ít càng tốt. Gạch bỏ từng việc sau khi hoàn thành để nhìn rõ mình đã làm được gì. Cuối ngày, hãy nhìn lại tiến độ và lên ý cho ngày hôm sau.

Lên lịch cho từng nhiệm vụ

Hãy lập kế hoạch với thời gian ước lượng cho từng đầu việc và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Tìm ra khung giờ bạn làm việc hiệu quả nhất và cân nhắc thói quen làm việc của mình. Chẳng hạn, bạn có tập trung tốt nhất vào đầu ngày không?

Đồng thời, hãy linh hoạt và biết điều chỉnh. Cố gắng xử lý xong các nhiệm vụ khó trước.

Làm việc theo từng khung thời gian:

Đặt khung thời gian để hoàn thành nhiệm vụ

Ví dụ, bạn có thể dành giờ đầu tiên trong ngày để học tập, phát triển sự nghiệp của mình và giờ thứ hai để trả lời email rồi tiếp tục như vậy. Hãy đảm bảo bạn bám sát khoảng thời gian đã đặt ra cho mỗi nhiệm vụ trước khi chuyển sang việc tiếp theo.

Làm việc theo từng khung thời gian cố định hoặc "time boxing”

Kỹ thuật này chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ dễ xử lý hơn. Đây là cách giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả và tiến bộ đều đặn. Bạn còn có thể nhận ra mình thực ra có nhiều thời gian rảnh hơn tưởng tượng.

Việc chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác một cách tùy hứng, không có định hướng rõ ràng có thể khiến năng suất của bạn tụt dốc.

Loại bỏ yếu tố gây xao nhãng:

Giảm việc sử dụng điện thoại thông minh

Điện thoại thông minh là một trong những thứ gây xao nhãng số một. Một khi đã mở điện thoại, rất khó cưỡng lại việc kiểm tra thông báo, tin nhắn, mạng xã hội, v.v. Hãy cân nhắc bật chế độ Không làm phiền hoặc để máy ở chế độ im lặng trong suốt ngày làm việc.

Giảm tiếp xúc với người khác

Hãy làm việc ở môi trường mà bạn không bị làm phiền bởi tiếng ồn hoặc các yếu tố gây xao nhãng khác. Nếu có thể, hãy sử dụng một phòng trống hoặc đeo tai nghe để tránh bị quấy rầy. Bạn không nhất thiết phải nghe gì cả.

Chỉ làm việc trên một thiết bị nếu có thể

Việc chuyển đổi qua lại giữa nhiều thiết bị rất dễ dẫn tới trì hoãn. Mỗi lần đổi thiết bị là một lần bạn phải gồng mình tập trung lại từ đầu. Hãy gom hết các công cụ cần thiết lên một thiết bị trước khi bắt tay vào ngày làm việc.

Tránh đa nhiệm

Mặc dù nhìn qua thì làm nhiều việc cùng lúc có vẻ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn, nhưng thực tế lại ngược lại. Não bộ khi phải liên tục “nhảy việc” sẽ hoạt động kém hiệu quả hơn và dễ mắc sai lầm hơn.

Đặt giới hạn thời gian cho các khoảng nghỉ

Hãy đặt thời lượng nghỉ và nghiêm túc tuân theo. Một phút nghỉ giải lao rất dễ kéo dài thành cả tiếng. Ví dụ, xem YouTube hoặc lướt các mạng xã hội khác có thể cuốn bạn đi hàng giờ. Hãy chọn làm gì đó nhẹ nhàng trong lúc nghỉ để tránh vượt quá khoảng thời gian đã đặt.

Hãy đảm bảo luôn dành thời gian ăn trưa, tốt nhất là rời xa màn hình. Thay đổi hoàn toàn hoạt động trong 30 phút, như ăn uống hoặc đi dạo, sẽ giúp phần còn lại của ngày làm việc hiệu quả hơn hẳn.

Đừng chờ rồi mới bắt đầu:

Tận dụng thời gian một cách thông minh

Nếu bạn có thể bắt đầu ngày làm việc sớm hơn 30 phút so với dự định, hãy tận dụng và làm luôn. Càng chần chừ, bạn càng dễ tiếp tục trì hoãn và lãng phí thời gian. Trừ khi công việc khác mà bạn đang làm thực sự hỗ trợ cho mục tiêu chính, còn không hãy bắt đầu sớm hơn dự kiến và dùng quỹ thời gian đó cho đúng việc.

Tin vào bản thân

Đôi khi mọi người trì hoãn bắt đầu một nhiệm vụ vì sợ thất bại, thậm chí sợ cả thành công. Tự ti và quá khắt khe với bản thân có thể khiến bạn liên tục trì hoãn nhiều loại nhiệm vụ, đặc biệt là những việc bạn chưa từng làm trước đó.

Trì hoãn vì sợ hãi là phản ứng rất con người. Để vượt qua, hãy thử đối diện trực tiếp với nỗi sợ và tập trung vào những kết quả tích cực khi bạn vượt qua nó. Chuẩn bị cho thành công bằng cách áp dụng các mẹo trên và luôn tin tưởng vào chính mình.

Speechify - Ứng dụng tăng năng suất hiệu quả

Thêm một mẹo nữa để tăng hiệu quả làm việc: hãy thử dùng Speechify.

Speechify là ứng dụng số 1 trên App Store về chuyển văn bản thành giọng nói. Ứng dụng có thể lấy văn bản từ tài liệu, trình duyệt Chrome hoặc từ hình ảnh chứa chữ rồi chuyển thành âm thanh. Speechify là một mẹo tiết kiệm thời gian cực kỳ hữu ích vì bạn có thể tranh thủ làm thêm những việc không cần tập trung nhiều, như rửa bát hay dọn dẹp, trong khi vẫn nghe nội dung.

Speechify có thể dùng như tiện ích mở rộng trên Chrome hoặc cài trực tiếp trên máy tính, điện thoại. Hãy dùng thử Speechify miễn phí để khám phá lý do vì sao hàng triệu người tin dùng ứng dụng này để làm việc hiệu quả hơn.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao tôi lại lãng phí quá nhiều thời gian?

Nguyên nhân chính khiến nhiều người lãng phí thời gian là do các yếu tố gây xao nhãng. Điện thoại di động và mạng xã hội là hai “thủ phạm” lớn nhất khiến bạn tốn thời gian vô ích.

Làm sao để học sinh ngừng lãng phí thời gian?

Học sinh có thể hạn chế lãng phí thời gian bằng cách:

• tránh các thói quen xấu dễ gây xao nhãng
• hạn chế sử dụng mạng xã hội
• đặt điện thoại ở chế độ không làm phiền hoặc im lặng
• học ở nơi yên tĩnh

Làm sao để dành ít thời gian hơn cho mạng xã hội?

Hãy dành ít thời gian cho mạng xã hội hơn bằng cách đặt giới hạn thời gian và chỉ cho phép bản thân kiểm tra tài khoản một vài lần mỗi ngày. Bạn cũng có thể cân nhắc cắt bớt số lượng tài khoản mạng xã hội mình sử dụng.

Làm sao để tăng năng suất làm việc?

Bạn có thể tăng năng suất làm việc bằng cách giảm tối đa các yếu tố gây xao nhãng, xác định rõ cần làm gì và sẽ làm như thế nào. Hãy lập kế hoạch cụ thể và chuẩn bị sẵn mọi thứ cần thiết để hỗ trợ quá trình làm việc.