Dropbox là một công cụ tuyệt vời để bạn chuyển tệp và giữ mọi thứ mình cần ở cùng một nơi. Vì là dịch vụ lưu trữ đám mây, đây là trợ thủ đắc lực giúp bạn lưu, chia sẻ và truy cập tệp từ bất kỳ thiết bị nào.
Nếu muốn Dropbox của mình luôn gọn gàng, có một vài bước đơn giản bạn có thể thực hiện. Chúng tôi đã tổng hợp một số mẹo hữu ích để bạn khai thác tối đa các tính năng của Dropbox.
Mẹo giúp bạn giữ Dropbox luôn ngăn nắp
Có rất nhiều cách để bạn giữ mọi thứ trong Dropbox luôn gọn gàng, ngăn nắp. Dưới đây là bốn mẹo hàng đầu của chúng tôi.
Tạo một thư mục Dropbox riêng cho từng dự án bạn đang làm
Mẹo đầu tiên là hãy tạo một thư mục Dropbox riêng cho từng chủ đề hoặc dự án bạn đang theo đuổi. Nhờ khả năng sắp xếp nhiều tệp, bạn có thể phân loại tất cả tài liệu để dễ dàng truy cập trên iOS, Mac, Android hoặc Windows.
Sử dụng chức năng tìm kiếm để nhanh chóng tìm các tệp bạn cần
Một mẹo hữu ích khác là tận dụng chức năng tìm kiếm để nhanh chóng tìm đúng tệp mình cần. Sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu bạn đặt tên tệp sát với mục đích sử dụng ngay từ đầu. Ví dụ, nếu bạn đang thu thập tài liệu về các loài chim, hãy đặt tên file theo tiêu đề tài liệu để sau này dễ tìm kiếm. Cách đặt tên nhất quán sẽ giúp việc tìm tệp trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Chia sẻ thư mục với người khác để cùng hợp tác trong dự án
Bạn cũng nên cân nhắc sử dụng tính năng chia sẻ thư mục để trao đổi tệp khi hợp tác với người khác trên Dropbox.com. Trên ứng dụng di động Dropbox hoặc phần mềm Dropbox mới trên máy tính, bạn chỉ cần đăng nhập rồi di chuột qua file hoặc thư mục muốn chia sẻ với người khác.
Nhấp vào biểu tượng chia sẻ và nhập tên, email hoặc nhóm mà bạn muốn chia sẻ file. Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh quyền cho phép họ chỉnh sửa hoặc chỉ được xem tệp (tương tự như Google Docs trên Google Drive của bạn).
Dùng tính năng bình luận của Dropbox để ghi chú và phản hồi trên tệp
Bình luận cũng là một lợi ích lớn khác khi dùng Dropbox cho công việc hoặc mục đích cá nhân trên thiết bị di động hoặc các định dạng khác. Dù bạn lưu tệp vào thư mục chia sẻ hay làm việc cá nhân, bạn đều có thể để lại bình luận, tương tự như khi dùng Google Docs.
Với các bảng tính, bạn có thể thêm nhận xét trực tiếp lên tệp và nhận xét đó sẽ hiển thị ở thanh bên phải màn hình. Trên tài liệu Dropbox Paper đang chia sẻ, bạn có thể nhấp vào “Tất cả tệp” và “Bình luận” để để lại ghi chú ở phía bên phải màn hình.
Ghi chú thường sẽ được lưu cùng mỗi phiên bản trong lịch sử, nhưng bạn vẫn nên rà lại các phiên bản trước để xem có bình luận nào bị mất hay không. Hãy tận dụng tối đa các tính năng của Dropbox
Để khai thác tối đa sức mạnh của Dropbox, bạn nên khám phá các tích hợp khác nhau dành cho phần mềm lưu trữ đám mây này. Ví dụ, bạn có thể cài đặt trình đọc TTS để hỗ trợ chuyển văn bản thành giọng nói theo thời gian thực.
Các tệp Dropbox
Sẵn sàng xem lại các tệp Dropbox của bạn chưa? Có lẽ bạn đang cần rà lại những tệp vừa được chia sẻ?
Đây chính là lúc một trình đọc TTS phát huy tác dụng. Trình đọc TTS giúp tối ưu quy trình làm việc bằng cách giảm thời gian phải ngồi đọc tài liệu. Đây cũng là một trong những “phím tắt” bạn nên biết nếu đang tìm mẹo tăng năng suất khi dùng Dropbox.
Trình đọc chuyển văn bản thành giọng nói (TTS)
Công nghệ chuyển văn bản thành giọng nói là dạng công nghệ hỗ trợ có thể đọc to cho bạn nghe bất kỳ văn bản kỹ thuật số nào. Chỉ cần nhấn nút trong phần mềm phù hợp, bạn có thể chuyển chữ trên màn hình thành âm thanh, giúp bạn nghe nội dung Dropbox thay vì phải đọc thủ công.
Bạn hoàn toàn có thể dùng trình đọc văn bản thành giọng nói với Dropbox để mọi việc nhẹ nhàng hơn. Hãy nghe toàn bộ tài liệu với Speechify để nắm rõ nội dung Dropbox mà không cần phải đọc lần lượt từng tài liệu. Thực tế, Speechify là một tiện ích mở rộng Chrome cực kỳ đơn giản. Chỉ cần thêm vào Chrome, bạn có thể nghe toàn bộ file Dropbox chỉ với một nút bấm. Đây có lẽ là tiện ích trình duyệt tăng năng suất đỉnh nhất cho Dropbox mà bạn từng biết.
Speechify hoạt động như thế nào?
Nếu bạn có Speechify trên iPad chẳng hạn, bạn có thể dùng Speechify để đọc toàn bộ tài liệu trực tiếp trong Dropbox. Nếu bạn dùng trên Chrome, hãy cài tiện ích mở rộng để đọc bất kỳ văn bản nào trên màn hình.
Có thể bạn còn khá mới với phần mềm chuyển văn bản thành giọng nói, nhưng hiện nay đã có rất nhiều người sử dụng. Nó không chỉ dành riêng cho những ai gặp khó khăn trong việc đọc hay những người mắc ADHD, chứng khó đọc hoặc một số tình trạng khác.
Vậy ai hay sử dụng TTS cho Dropbox?
Các luật sư phải rà hàng trăm hồ sơ trước khi ra tòa. Các nhóm nội dung nghe lại sản phẩm trước khi đăng lên website. Nói chung, bất kỳ ai cũng có thể tăng năng suất nhờ công nghệ này.
Tại sao nên dùng Speechify để chuyển nội dung Dropbox của bạn sang âm thanh?
Bạn có thể giảm mỏi mắt, vừa nghe vừa làm việc khác, tải file âm thanh về để nghe nội dung Dropbox khi di chuyển và còn nhiều lợi ích khác nữa.
Dù bạn cần TTS để hỗ trợ đọc nhanh hơn hay đơn giản chỉ muốn tăng tốc độ phát âm thanh để hoàn thành công việc nhanh hơn so với đọc thông thường, đây là công cụ tiện lợi tuyệt vời nên luôn sẵn sàng dùng cùng Dropbox.
Câu hỏi thường gặp
Dropbox có phải là công cụ tăng năng suất không?
Có. Dropbox là một công cụ giúp tăng năng suất làm việc, cho phép bạn truy cập trên thiết bị di động, Chrome và nhiều nền tảng khác. Nó hoạt động tương tự như Gmail, Google Docs và Google Drive vì cũng là một nền tảng điện toán đám mây.
Dropbox giúp bạn dễ dàng quản lý công việc vì có thể truy cập tài khoản Dropbox ở bất cứ đâu. Ứng dụng có sẵn trên Microsoft Windows, Mac và nhiều hệ điều hành khác.
Làm thế nào để tận dụng tối đa Dropbox?
Để tận dụng Dropbox tối đa, bạn nên tối ưu dung lượng miễn phí, bật xác thực hai bước để tăng bảo mật và đồng bộ hóa các thư mục trên nhiều thiết bị để có thể truy cập ở mọi nơi.
Điều hay khi dùng đồng bộ chọn lọc là bạn có thể chọn tệp nào sẽ được cập nhật trên từng thiết bị. Nếu muốn giữ một số file an toàn trên máy chính nhưng lại chia sẻ file khác với cả nhóm, bạn chỉ cần di chuyển sang không gian chia sẻ để có thể truy cập nhanh chóng cả khi online lẫn offline.
Có những mẹo tăng năng suất nào dành cho Dropbox?
Có một số mẹo tăng năng suất cho Dropbox mà bạn nên thử. Đầu tiên là sử dụng MeisterTask Attachment Picker để đính kèm các file quan trọng vào nhiệm vụ MeisterTask của bạn (đây là một tích hợp rất đáng cân nhắc). Bạn có thể chọn file mong muốn và thêm làm tệp đính kèm để người khác tải về, chỉnh sửa, xem và còn nhiều thao tác khác.
Một lưu ý hay khác khi làm việc với Dropbox là liên kết trực tiếp các tài liệu liên quan vào phần mô tả nhiệm vụ. Cách này giúp bạn sắp xếp khoa học hơn và nhanh chóng tìm thấy thứ mình cần.
Một mẹo tăng năng suất tuyệt vời nữa là sử dụng Speechify cùng Dropbox. Mỗi khi ai đó tải tệp mới lên để bạn kiểm tra, hoặc bạn chuẩn bị ngồi lại lọc qua đống tài liệu đã thu thập, Speechify có thể chuyển chúng thành giọng đọc tự nhiên như người thật, để bạn có thể nghe thay vì phải đọc. Hoặc, vừa nghe vừa đọc tài liệu cùng lúc.
Dù bạn chọn áp dụng mẹo nào ở trên, những bí kíp tăng năng suất này đều sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn khi sử dụng Dropbox.
{"@context":"https://schema.org","@type":"FAQPage","mainEntity":[{"@type":"Question","name":"Công cụ chuyển văn bản thành giọng nói nào thực tế nhất?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Cả Amazon Polly và Speechify đều mang lại giọng đọc rất chính xác, tự nhiên, giống con người. Tuy nhiên, mô hình giá phức tạp khiến Speechify là lựa chọn hợp lý hơn về chi phí và độ chân thực."}},{"@type":"Question","name":"Ứng dụng chuyển văn bản thành giọng nói nào tốt nhất?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Ứng dụng tốt nhất là ứng dụng phù hợp với nhu cầu của bạn. Có rất nhiều lựa chọn trên thị trường, mỗi ứng dụng đều có ưu và nhược điểm riêng. Cách tốt nhất là thử vài ứng dụng khác nhau và chọn cái khiến bạn hài lòng nhất."}},{"@type":"Question","name":"Có website nào đọc văn bản cho bạn nghe không?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Hầu hết các ứng dụng chuyển văn bản thành giọng nói hay tiện ích trình duyệt đều có thể đọc văn bản cơ bản cho bạn nghe dưới dạng file .WAV, MP3 hoặc các định dạng âm thanh khác."}},{"@type":"Question","name":"Công cụ chuyển văn bản thành giọng nói trực tuyến miễn phí tốt nhất là gì?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Công cụ chuyển văn bản thành giọng nói trực tuyến miễn phí tốt nhất là bản dùng thử của Speechify. Dù Balabolka hoàn toàn miễn phí, chương trình này lại thiếu một số tính năng quan trọng mà Speechify cung cấp ngay cả ở bản miễn phí."}},{"@type":"Question","name":"Ứng dụng chuyển văn bản thành giọng nói nào có giọng nói giống người nhất?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"NaturalReader, Speechify và Amazon Polly là những ứng dụng có giọng đọc giống con người nhất trong số các công cụ chuyển văn bản thành giọng nói. Công nghệ Neural Text-to-Speech (NTTS) của Polly giúp ứng dụng này dẫn đầu, ngay sau đó là Speechify."}},{"@type":"Question","name":"Phần mềm chuyển văn bản thành giọng nói nào phù hợp thu âm podcast nhất?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Hầu hết các phần mềm chuyển văn bản thành giọng nói phổ biến đều có thể ghi âm file podcast để bạn chỉnh sửa và tải lên các nền tảng nghe podcast như iTunes và Spotify. Đây là giải pháp tuyệt vời nếu bạn ngại nói trực tiếp hoặc không có thiết bị ghi âm chất lượng cao."}},{"@type":"Question","name":"Trình đọc văn bản thành giọng nói nào tốt nhất cho Android và iOS?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Có nhiều lựa chọn trình đọc chuyển văn bản thành giọng nói cho iOS và Android. Bạn chọn loại nào tùy thuộc vào những tính năng mình cần và bạn thích dùng trình duyệt hay ứng dụng trên điện thoại hơn. Hãy thử vài lựa chọn và chọn ứng dụng khiến bạn hài lòng nhất."}},{"@type":"Question","name":"Công cụ tổng hợp giọng nói tự nhiên nào dùng deep learning hoặc e-learning để tạo ra giọng tuỳ chỉnh?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Hai ứng dụng chuyển văn bản thành giọng nói tiên tiến nhất hiện nay là Amazon Polly và Speechify. Cả hai đều dùng trí tuệ nhân tạo và deep learning hiện đại để tạo ra giọng đọc tự nhiên, giống người, có thể đọc bất kỳ tài liệu nào."}},{"@type":"Question","name":"Công cụ chuyển văn bản thành giọng nói giống người nào tốt nhất cho mục đích cá nhân?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Nếu cần sử dụng phần mềm chuyển văn bản thành giọng nói giống người cho mục đích cá nhân, NaturalReader và Speechify đều là hai lựa chọn rất đáng cân nhắc."}},{"@type":"Question","name":"Ứng dụng chuyển văn bản thành giọng nói nào có giọng nói người nổi tiếng hay nhất?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Speechify có danh sách giọng đọc người nổi tiếng phong phú nhất trong số tất cả các ứng dụng chuyển văn bản thành giọng nói. Bạn có thể chọn các giọng nổi bật như Arnold Schwarzenegger, Gwyneth Paltrow và nhiều tên tuổi khác."}},{"@type":"Question","name":"Tìm tutorial chuyển văn bản thành giọng nói hay nhất ở đâu?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Có rất nhiều hướng dẫn trực tuyến về các công cụ chuyển văn bản thành giọng nói. Một số tutorial chất lượng nhất có thể tìm trên YouTube và các nền tảng video tương tự."}}]}
