Системите за интерактивен гласов отговор (IVR) са от основно значение за развитието на кол центровете, PBX системите и контакт центровете. Те значително подобряват клиентското изживяване, като предоставят ефективни услуги и правят телефонните приложения по-лесни и удобни за ползване. Ключова част от всяка IVR система са гласовите съобщения. Тези IVR съобщения насочват обаждащите се през телефонната система и допринасят за оптимизиран и висококачествен процес на обработка на обажданията.
Какво представляват IVR съобщенията?
IVR съобщенията са гласовите записи, които обаждащите се чуват, когато взаимодействат с автоматизирана телефонна система. Те могат да включват съобщения по време на изчакване, поздрави, менюта и инструкции, предназначени да напътстват клиента през системата. IVR съобщенията се създават чрез професионални гласови записи на специализирани актьори или посредством програми за преобразуване на текст в говор.
Как да запиша IVR съобщение?
Първо подгответе IVR скриптовете, които ще записвате. Скриптовете трябва да са прости, ясни и да съдържат цялата необходима информация, от която клиентите може да имат нужда.
След това може да наемете професионален гласов актьор или да използвате артист за гласови записи. Добре е да помислите и за двуезичен гласов актьор, например с испански език, за по-широко покритие. Алтернативно можете да използвате софтуер за преобразуване на текст в говор за създаване на гласови съобщения.
Когато гласовият запис е готов, аудио файловете се редактират за яснота и последователност, за да се осигури висококачествен краен продукт.
Разлика между IVR и съобщение
Докато IVR обхваща цялата система за интерактивен гласов отговор, включително нейната структура, функционалност и управление, съобщението е само един от елементите на IVR. Съобщението, или гласът на IVR, представлява текста, който обаждащите се чуват и на който реагират, докато преминават през системата.
Какъв аудио формат използва IVR?
Стандартните аудио формати за IVR системи са WAV или MP3. Тези формати се поддържат широко от различни платформи и осигуряват високо качество на звука. Конкретният формат може да зависи от изискванията на вашата телефонна система.
Основна разлика между съобщение и IVR съобщение
Съобщението е специфичен тип IVR съобщение, предназначено да инструктира обаждащия се да предприеме действие. IVR съобщението може да бъде всяко записано съобщение, което се възпроизвежда по време на разговор, като например поздрави, съобщения при изчакване или информация за работното време.
Как да кача IVR гласов запис?
Качването на IVR гласов запис зависи от вашата конкретна IVR система или доставчик на услуги. Обикновено процесът включва влизане в административния портал на системата, намиране на секцията за съобщения или гласови записи и качване на съответния аудио файл. Винаги се консултирайте с ръководствата или помощния център на вашия доставчик за конкретни инструкции.
Какво трябва да кажа в съобщението?
Това, което казвате в IVR съобщението, зависи от неговата цел. Основното правило е съобщенията да бъдат ясни, кратки и учтиви. Винаги поздравявайте обаждащия се, предоставяйте нужната информация и го насочвайте към следващите стъпки.
Топ 8 софтуера и приложения за IVR записи
- Twilio: Известен със своята гъвкавост и мощни API, Twilio поддържа персонализирани IVR системи, включително гласови съобщения и записи.
- Genesys: Лидер в клиентското обслужване, Genesys предлага разширена IVR функционалност, включително динамично насочване и съобщения.
- Avaya: Решенията за контакт център на Avaya включват разширени IVR възможности и професионални услуги за гласови записи.
- Nuance: Nuance предлага IVR и автоотговорни решения с усъвършенствано преобразуване на текст в говор и гласово разпознаване. Софтуерът им поддържа широк набор от езици.
- 8x8: 8x8 предлага цялостни IVR решения, включително лесно управление на гласови съобщения и висококачествени гласови записи.
- Five9: Известен със своя софтуер за облачен контакт център, Five9 предлага и IVR възможности със силни функции за самообслужване.
- Aspect: Aspect осигурява както IVR самообслужване, така и обслужване с агент, за да гарантира безпроблемно клиентско преживяване.
- NICE inContact: Това решение предоставя IVR и ACD възможности за маршрутизиране и самообслужване, подходящи за контакт центрове от всякакъв мащаб.
Имайте предвид, че изборът на софтуер ще зависи от вашите конкретни нужди, целите за клиентско преживяване и бюджета ви.
Гласовите съобщения за IVR са неразделна част от всеки модерен кол център или телефонна централа (PBX). Те играят ключова роля във формирането на клиентското изживяване и осигуряването на плавно обслужване. Инвестирането във висококачествени IVR гласови съобщения и професионални гласови услуги може да помогне на вашата организация да изглежда по-професионална и да обслужва клиентите си по-ефективно.
За да задълбочите разбирането си за IVR системите, използвайте инструменти като електронни обучения, демо материали, клиентски отзиви и подкаст ресурси. Винаги обмисляйте услугите на професионални гласови актьори и артисти, за да осигурите естествени и ангажиращи IVR записи.
Независимо дали записвате съобщенията вътрешно или възлагате тази дейност на външен изпълнител, акцентът винаги трябва да е върху яснотата, професионализма и качеството на гласовите съобщения. С правилното планиране и изпълнение вашата IVR система може да се превърне в безценен инструмент за подобряване на клиентските взаимодействия и цялостното обслужване.
