Sistem Interactive Voice Response (IVR) telah berperan penting dalam merevolusi call center, sistem PBX, dan contact center. IVR meningkatkan pengalaman pelanggan dengan menghadirkan layanan efisien dan membuat aplikasi telepon jadi lebih mudah digunakan. Bagian penting dalam IVR adalah prompt suara. Prompt IVR ini membimbing penelepon melalui sistem telepon sehingga proses penanganan panggilan jadi lebih efisien dan berkualitas.
Apa Itu Prompt pada IVR?
Prompt IVR adalah pesan suara yang didengar penelepon saat berinteraksi dengan sistem telepon otomatis. Prompt ini mencakup pesan saat menunggu, sapaan, menu, dan instruksi yang semuanya dirancang untuk membimbing penelepon di dalam sistem. Pesan ini dibuat oleh pengisi suara profesional atau memakai perangkat lunak text-to-speech.
Bagaimana Cara Merekam Pesan IVR?
Pertama, siapkan naskah IVR Anda untuk merekam pesan IVR. Naskah harus sederhana, jelas, dan memuat semua informasi penting bagi penelepon.
Anda dapat menyewa talenta suara profesional atau menggunakan pengisi suara untuk rekaman. Pertimbangkan talenta suara dwibahasa untuk jangkauan lebih luas. Atau, gunakan perangkat lunak text-to-speech untuk membuat prompt suara.
Setelah rekaman suara selesai, file audio diedit untuk kejelasan dan konsistensi, sehingga hasil akhirnya berkualitas tinggi.
Perbedaan Prompt dan IVR
IVR adalah keseluruhan sistem respons suara interaktif, mencakup desain, fungsi, dan pengelolaannya. Prompt adalah bagian dari IVR. Prompt, yaitu suara IVR, adalah pesan yang didengar dan diikuti penelepon saat menavigasi sistem IVR.
Format Suara Apa yang Digunakan IVR?
Format suara standar untuk IVR adalah WAV atau MP3. Format ini banyak didukung di berbagai platform dan menjamin kualitas audio yang baik. Format spesifik bisa disesuaikan dengan kebutuhan sistem telepon Anda.
Perbedaan Kunci antara Prompt dan Pesan IVR
Prompt adalah jenis pesan IVR yang secara khusus memberikan instruksi agar penelepon melakukan tindakan tertentu. Pesan IVR bisa berupa sapaan, pesan tunggu, atau info jam operasional yang diputar selama panggilan.
Bagaimana Cara Upload Rekaman Suara IVR?
Cara upload rekaman suara IVR tergantung sistem IVR atau penyedia layanan Anda. Umumnya, masuk ke portal admin, buka bagian prompt atau rekaman suara, lalu upload file audio yang sesuai. Selalu cek panduan penyedia atau helpdesk untuk instruksi spesifik.
Apa yang Harus Dikatakan Saat Pesan?
Isi pesan IVR tergantung tujuannya. Usahakan pesan tetap jelas, singkat, dan santun. Selalu sapa penelepon, berikan info penting, dan arahkan ke langkah selanjutnya.
8 Software & Aplikasi Rekaman IVR Terbaik
- Twilio: Terkenal fleksibel dan API tangguh, Twilio mendukung sistem IVR kustom termasuk prompt & rekaman suara.
- Genesys: Pemimpin CX, Genesys menyediakan fitur IVR canggih, dynamic routing & rekaman prompt.
- Avaya: Solusi contact center Avaya mencakup fitur IVR lanjutan & layanan rekaman suara profesional.
- Nuance: Nuance punya IVR & auto attendant dengan text-to-speech & pengenalan suara advanced. Software-nya mendukung banyak bahasa.
- 8x8: 8x8 menawarkan solusi IVR lengkap, kelola prompt suara dengan mudah, & rekaman berkualitas tinggi.
- Five9: Five9 dikenal dengan cloud contact center, juga menyediakan fitur IVR dan layanan mandiri andal.
- Aspect: Aspect punya solusi IVR mandiri & dibantu agen untuk CX yang mulus.
- NICE inContact: Solusi ini menyediakan IVR & ACD untuk routing dan layanan mandiri, cocok untuk contact center berbagai ukuran.
Pilihan software IVR tergantung kebutuhan Anda, target pengalaman pelanggan, serta pertimbangan harga.
Prompt rekaman suara IVR penting untuk call center atau PBX modern. Prompt ini sangat memengaruhi pengalaman pelanggan & memastikan interaksi berjalan lancar. Investasi pada prompt IVR berkualitas dan layanan voice over profesional akan membuat citra perusahaan lebih profesional dan pelayanan lebih maksimal.
Untuk memahami sistem IVR, manfaatkan materi e-learning, demo, testimoni, & podcast. Pertimbangkan jasa pengisi suara profesional demi rekaman IVR yang alami dan menarik.
Baik Anda merekam sendiri maupun menggunakan pihak ketiga, selalu utamakan kejelasan, profesionalisme, & kualitas pesan suara. Dengan perencanaan dan eksekusi yang tepat, IVR Anda bisa menjadi alat penting untuk meningkatkan interaksi & layanan pelanggan.
