Väsinud segadusest, kui kõik kasutavad erinevaid dokumendijagamise programme? Otsid paremat viisi koosolekute ja ülesannete korraldamiseks? Kui tahad oma tõhusust kasvatada, oled ilmselt kuulnud Notionist kui võimalikust töövahendist.
Mis on Notion?
Notion on tootlikkus- ja ülesannete halduse rakendus, mis võimaldab sul luua just sellise töövoo, nagu soovid – ilma et keegi peaks eri platvorme käsitsi sünkroniseerima. Vaatame, kuidas saab Notionis oma tööviljakust maksimeerida.
Notioni nipid tootlikkuseks
Versioonimuudatuste ülevaade
Kustutasid kogemata midagi tähtsat? Meil kõigil on nii juhtunud, aga Notion tuleb appi. Nagu ka Google Docsis saad vaadata kõiki lehel tehtud muudatusi. Kliki Notioni tööruumis paremas ülanurgas olevatele punktidele ja vali „page history“, et näha muudatuste täielikku ajalugu.
Lehtede jagamine
Kui kasutad Notioni koos tiimiga, ei pea enam dokumente ja tabeleid e-posti, Google Drive’i või muude teenuste kaudu saata. Vali lihtsalt „jaga“ ning teised pääsevad sinu lehele ligi nagu tavalisele veebilehele. Koostööks vali „show link“ ja määra õigused: kas saab vaadata, muuta, kommenteerida või dubleerida.
Loo valemeid
Väsinud käsitsi arvutamisest Notionis? Nagu Excelis ja Google Sheetsis, saab ka siin kasutada valemeid ning tabelid teevad sinu eest arvutused ära. Olgu sul palgaleht või eelarve, Notion teeb andmetöötluse lihtsaks mugavate kiirklahvidega — isegi algajatele.
Lehtede lukustamine
Kui oled lehe grupiga jaganud ja soovid muuta selle sisu puutumatuks, saad selle Notionis lihtsalt lukustada. Mine lehe paremasse ülanurka, kliki kolmele punktile ja vali „lock page“. Vajadusel saad lehe igal ajal taas avada ja redigeerida.
Sisukorra loomine
Mahukate dokumentide puhul aitab sisukord infot paremini korras hoida. Notionis on selle tegemine lihtne: kirjuta kaldkriips, vali „table of contents“ ning lingid tekivad automaatselt, et tiimiliikmed saaksid kiiresti ringi liikuda.
Loo meeldetuletusi
Kiire elutempo juures kipub mõni asi ikka meelest minema. Notioni meeldetuletused aitavad tööülesannete täitmist silma peal hoida. Meeldetuletuse lisamiseks leia kõigepealt vajalik info, sisesta @ ja soovitud aeg või päev. Teisele meeskonnaliikmele meeldetuletuse tegemiseks lisa veel üks @ ning tema nimi. Nii pole vaja eraldi kalendrirakendust.
Kasuta värvikoodide süsteemi
Kui sulle meeldib visuaalne selgus, kasuta Notioni värvikooditud blokke. Mõni värvib iga projekti eraldi, teine märgib tegevusvajadusi: roheline – valmis, kollane – vaja täiendada, punane – eemaldada või uuendada. Nii näeb tiim kiirelt, mis vajab tähelepanu.
Lehtede eksportimine
Klient või partner ei kasuta veel Notioni? Pole probleemi – saad dokumendid lihtsalt eri failivormingutesse eksportida. Nagu jagamiselgi, kliki üleval paremal kolmele punktile, vali „export“ ja sobiv vorming (nt PDF, HTML, Google Sheets või CSV).
Avalehe loomine
Notion võimaldab muuta kogu info kättesaadavaks nagu veebisaidil, luues avalehe. Lisa olulised lingid ja tee tiimi töö kiiremaks, ilma et peaksite materjalidesse uppuma. Avalehe saad ise kokku panna või kasutada Notioni valmismalle.
Loe lugemisnimekirja
Lugemisnimekirja loomine Notionis aitab jälgida raamatuid, mis aitavad sul areneda nii töö- kui eraelus.
Eesmärkide jälgimine
Eesmärkide tabel Notionis aitab näha, kas liigud edasi nii isiklike kui tööalaste sihtidega. Korrapärase kasutamisega näed selgelt edenemist ning on väiksem tõenäosus, et jätad mõne eesmärgi unarusse.
Lehtede loomine Notioni mallidega
Notioni andmebaasidega saab kiiresti luua lihtsasti jälgitavaid ja silmapaistvaid lehti. Klõpsa Templates-nuppu ja vali sobiv mall – olgu see koosoleku, projekti või toote arendamiseks. Mallid aitavad lehed hetkega paika seada.
Tume teema Notionis
Notionis tumeda režiimi sisselülitamiseks:
- Mine seadete alla (Settings and Members)
- Vali välimus (Appearance)
- Muuda rippmenüü valikuks 'Dark'
Võid ka vajutada ctrl+shift+L (PC) või cmnd+shift+L (Mac) – silmadele sõbralikum ja mugavam kasutada.
Kiirotsing Notionis
Tõhususe tõstmiseks tasub Notionis selgeks õppida kiirotsing. Uue lehe leidmiseks Notionis:
- Vajuta cmnd+P (Mac) või ctrl+P (PC).
- Ilmub otsingumenüü, mis otsib läbi kõik sinu lehed.
Viita lehele või kasutajale @ märgi abil Notionis
Teisele lehele viitamiseks kirjuta '@' ning vali sobiv leht. Samamoodi saad märkida konkreetseid kasutajaid või tellijaid, kirjutades '@' ja valides nime.
Märkus: Kui mainid kedagi, saab ta teate „All Updates“ vahekaardilt ekraani vasakus ülanurgas.
Loo plokkidest veerud Notionis
Notion võimaldab paigutada plokid kõrvuti. Veergude loomiseks Notionis:
- Vali ploki vasakul olevad hallid punktid.
- Lohista valitud plokk sinna, kuhu soovid uue veeru tekitada.
- Kui näed sinist joont, lase lahti.
Kaldkriipsu kiirklahv Notionis
Uue ploki loomiseks vajuta '/' ja sisesta ploki nimi – hiirt pole vaja ning saad kiiresti lisada uusi osi oma lehele või mallile.
Paranda töövoogu Notionis Speechify abil
Speechify loeb teksti kiiresti ette, nii saad Notionis olevate dokumentidega kursis olla ka liikvel olles. Speechify abil pole vaja arvuti taga paigal istuda – helifailid sünkroniseeruvad automaatselt sinu seadmetes, olgu Android, iPhone või mõni muu platvorm – info on alati käeulatuses.
KKK
Kas Notion aitab tootlikkusega?
Erinevalt teistest populaarsetest äppidest nagu Evernote, Slack või Trello, on Notion enamat kui lihtsalt märkmete või suhtluse tööriist. Siin saab luua tervikliku tootlikkussüsteemi. Olen Notionis kokku pannud harjumuste jälgija ning kasutan seda treeningute, päeviku ja kirjutiste haldamiseks. Tegelikult kirjutan ka seda blogipostitust Notionis.
Kas Notion töötab Apple’i või Samsungi telefoniga?
Notionil on nii lauaarvuti- kui mobiiliäpp, seega saad tööd teha igal pool. Mobiiliäpp on saadaval nii Androidile kui ka iOS-ile.
