נמאס מהבלאגן שבו כל אחד בארגון משתמש בתוכנת שיתוף מסמכים אחרת? מחפשים פתרון נוח לארגון פגישות ורשימות משימות? אם המטרה שלכם היא להגביר את הפרודוקטיביות, כנראה שכבר שמעתם על Notion ככלי עבודה מרכזי.
מה זה Notion?
Notion היא אפליקציית פרודוקטיביות וניהול משימות שמאפשרת לכם ולצוות ליצור סביבת עבודה מותאמת אישית – בלי הצורך לסנכרן בין פלטפורמות שונות. כאן תגלו איך למקסם את הפרודוקטיביות שלכם בעזרת Notion.
טיפים לפרודוקטיביות ב-Notion
בדיקה ושחזור שינויים
מחקתם בטעות משהו חשוב? קורה לכולם, וב-Notion זה פשוט לתיקון. כמו ב-Google Docs, אפשר לצפות בכל עדכון שנעשה לעמוד. לחצו על שלוש הנקודות בפינה העליונה ובחרו 'היסטוריית העמוד' – כל שינוי מאז יצירת המסמך יוצג בפניכם.
שיתוף עמודים
בעבודה צוותית ב-Notion אין צורך לשלוח מסמכים או גיליונות במייל או בדרייב. כדי לשתף עמוד, פשוט לחצו על 'שיתוף'. הצד השני יוכל לצפות בדף כמו באתר. לשיתוף לעריכה משותפת, סמנו את 'הצג קישור' ובחרו הרשאות - צפייה, עריכה, תגובה או שיכפול.
יצירת נוסחאות
נמאס לחשב בעצמכם? כמו ב-Excel ו-Google Sheets, Notion מאפשרת ליצור נוסחאות שמבצעות חישובים אוטומטיים בטבלה. בין אם מדובר בשכר או בתקציב אישי – יש כאן כלים פשוטים וברורים, גם למתחילים.
נעילת עמודים
שיתפתם עמוד ואתם רוצים למנוע עריכות? אפשר לנעול עמוד בלחיצה: עברו לפינה העליונה, לחצו על רשימת התפריטים ובחרו 'נעל עמוד'. תוכלו גם לבטל את הנעילה בכל רגע.
יצירת תוכן עניינים
יוצרים מסמכים ארוכים? תוכן עניינים עושה סדר. הקלידו סלאש קדמי, בחרו 'תוכן עניינים' – יופיעו קישורים אוטומטיים שיקלו על הניווט במסמך שלכם.
הגדרת תזכורות
בלוח זמנים עמוס, תזכורות ב-Notion עוזרות לא לפספס משימות חשובות. כדי להגדיר תזכורת – הקלידו @ ואז תאריך ושעה. רוצים להזכיר לעמית? סמנו שוב @ והקלידו את שמו. כך חוסכים קפיצה ליומנים כמו Google Calendar.
קידוד צבעים
אוהבים סדר חזותי? קידוד צבעים ב-Notion יוצר סביבת עבודה ברורה. אפשר להפריד פרויקטים לפי צבע, לסמן סטטוסים (ירוק – מוכן, צהוב – בעבודה, אדום – למחיקה/עריכה) וכך לתת לכל צוות תמונת מצב מהירה על המשימות.
יצוא עמודים
לקוחות או שותפים לא משתמשים ב-Notion? אפשר לייצא קבצים בפורמטים שונים כך שכולם עובדים מאותו דף. לחצו על שלוש הנקודות ובחרו 'יצוא', ואז בחרו פורמט: PDF, HTML, Google Sheets או CSV.
יצירת דף בית
ארגנו בקלות את כל התוכן ב-Notion ע"י יצירת דף בית – כמו אתר פנימי. הוסיפו קישורים לגישה מהירה לכל מידע חשוב, או השתמשו בתבניות המוכנות במערכת.
רשימת קריאה
רשימת קריאה ב-Notion עוזרת לעקוב אחרי ספרים שתרצו לקרוא כדי להתפתח בעסקים ובחיים האישיים.
קביעת מטרות נמדדות
טבלת מטרות ב-Notion יכולה לעזור לכם לשמור על התקדמות עקבית במטרות אישיות ועסקיות. עבודה שוטפת מסייעת לא לדחות תוכניות ולראות התקדמות אמיתית.
יצירת עמודים מתבניות מוכנות
בעזרת מאגר התבניות ניתן ליצור עמודים ברורים ונוחים. לחצו על כפתור Templates ובחרו תבנית מתאימה – לפגישה, למוצר חדש או לפרויקט. התבניות הופכות כל עמוד למותאם לצוות.
מצב כהה ב-Notion
כך מפעילים מצב כהה ב-Notion:
- גשו ל'הגדרות וחברים'
- בחרו 'תצוגה'
- שנו את ההגדרה ל'כהה'
אפשר גם ללחוץ ctrl+shift+L במחשב רגיל או cmnd+shift+L ב-Mac להפעלה מהירה של מצב כהה. הממשק נעים יותר לעיניים.
חיפוש מהיר ב-Notion
כדי לעבוד בצורה יעילה יותר, שווה להכיר את החיפוש המהיר. לחיפוש עמוד חדש ב-Notion:
- לחצו cmnd+P ב-Mac או ctrl+P ב-PC.
- תיפתח תיבת חיפוש לסריקה בכל העמודים.
התייחסות לעמוד או לאדם בעזרת @ ב-Notion
אפשר לקשר לעמוד אחר בקלות ע"י הקלדת סימן '@' ובחירת העמוד. ניתן גם לתייג משתמש בעזרת סימן '@' ובחירת שמו.
הערה: בכל פעם שאדם מתויג, הוא יקבל התראה בכרטיסיית 'כל העדכונים' בפינה השמאלית העליונה.
יצירת עמודות בלוק ב-Notion
ב-Notion אפשר לסדר בלוקים זה לצד זה. ליצירת עמודות:
- לחצו על שש הנקודות האפורות שמשמאל לבלוק/ים.
- גררו לצד הבלוק הרצוי.
- כשרואים קו אנכי כחול – שחררו.
קיצור הסלאש ב-Notion
אפשר ליצור בלוק חדש בקלות – לחצו '/' והקלידו את סוג הבלוק הרצוי, בלי עכבר ובלי לחפש אייקונים.
שפרו את העבודה ב-Notion עם Speechify
Speechify ממירה טקסט לאודיו בקלות – כך שתוכלו להאזין למסמכים ב-Notion מכל מכשיר ובכל זמן. אין צורך להישאר צמודים למחשב. הספרייה מסתנכרנת אוטומטית בין אנדרואיד, אייפון ועוד – תמיד בעניינים.
שאלות נפוצות
האם Notion עוזרת לפרודוקטיביות?
Notion רחוקה מלהיות רק אפליקציית רישום הערות או תקשורת כמו Evernote, Slack או Trello. אפשר לבנות בעזרתה פתרון פרודוקטיביות מלא לחיים. אני משתמש בה למעקב אחרי אימונים, יומן, כתיבה – וגם הפוסט הזה נכתב בה.
האם Notion מתאימה לאייפון או לסמסונג שלי?
ל-Notion יש אפליקציות למחשב ולנייד, גם לאנדרואיד וגם ל-iOS – כך שתמיד אפשר להתעדכן מכל מקום.
