Trucchi di produttività per Notion

Notion è un'app potente per la gestione dei progetti. Scopri di più sulle sue funzionalità e vantaggi e scopri se è adatta al tuo team.

Stanco del fastidio di avere tutti nella tua organizzazione che usano diversi programmi di condivisione documenti? Pronto a creare una soluzione migliore per organizzare riunioni e liste di cose da fare, una volta per tutte? Se sei interessato a migliorare la tua produttività, potresti aver sentito parlare di Notion come uno degli strumenti di produttività da utilizzare.

Cos'è Notion?

Notion è un'app di produttività e una soluzione per la gestione delle attività che ti permette di costruire il tipo di flusso di lavoro che desideri, senza che tutti debbano sincronizzare piattaforme diverse. Qui, daremo un'occhiata a tutto ciò che devi sapere per massimizzare la tua produttività all'interno della piattaforma Notion.

Consigli per la produttività con Notion

Rivedi le modifiche alle versioni

Hai cancellato accidentalmente qualcosa di importante? È successo a tutti noi, e se stai usando Notion, sei fortunato. Proprio come quando lavori in Google Docs, Notion ti permette di vedere tutti gli aggiornamenti che sono stati fatti a una pagina. Se clicchi sui tre puntini nell'angolo in alto a destra della barra laterale nel tuo spazio di lavoro Notion, poi selezioni la cronologia della pagina, potrai tornare indietro e vedere tutte le modifiche da quando il documento è stato creato.

Condividi pagine

Se stai usando Notion per lavorare con il tuo team, non devi più preoccuparti di inviare documenti e fogli di calcolo via email, Google Drive o altri servizi di condivisione. Quando vuoi che un collega dia un'occhiata a una delle tue pagine Notion, basta cliccare su condividi. L'altra persona potrà visualizzare il documento proprio come un sito web. Vuoi lavorare con l'altra persona sul documento? Clicca sull'opzione “mostra link” dopo aver cliccato su condividi. Da lì, potrai selezionare se la persona con cui stai condividendo il link può visualizzare, modificare, commentare o duplicare la tua pagina Notion.

Crea formule

Stanco di fare i conti da solo quando lavori in Notion? Proprio come Microsoft Excel e Google Sheets, Notion ti offre l'opzione di creare formule, permettendo ai tuoi fogli di fare i calcoli per te. Che tu stia facendo un foglio per le buste paga o lavorando su un budget personale, Notion ti fornisce gli strumenti necessari per gestire i dati facilmente. Usando semplici scorciatoie da tastiera, Notion lo rende facile, anche per i principianti.

Blocca pagine

Se hai condiviso una pagina con un gruppo e hai bisogno che le modifiche si fermino, puoi facilmente bloccare una pagina all'interno del sistema Notion. Vai all'angolo in alto a destra della pagina, clicca sulla lista a discesa e seleziona l'opzione blocca pagina. Avrai anche l'opzione di sbloccare la pagina se decidi che sono necessarie ulteriori modifiche di gruppo.

Crea un indice

Quando crei documenti di grandi dimensioni per un gruppo di persone, aggiungere un indice può essere un modo semplice per organizzare le informazioni di cui hai bisogno. Creare un indice all'interno di Notion è semplice. Prima, digita una barra obliqua, poi seleziona indice. Un insieme di link verrà generato automaticamente, permettendo a te e al tuo team di navigare facilmente all'interno del tuo documento.

Imposta promemoria

La tua vita è frenetica, e può essere difficile tenere il passo con tutto ciò che devi fare ogni giorno per mantenere le cose in movimento. Fortunatamente, i promemoria su Notion possono rendere la gestione dei progetti facile per te, aiutandoti a ricordare quali compiti devono essere completati prima di poter andare avanti con il tuo lavoro. Per creare un promemoria in Notion, prima trova le informazioni per cui vuoi impostare un promemoria. Poi, digita un simbolo @ seguito dal giorno e dall'ora in cui vuoi essere ricordato. Se preferisci ricordare a un altro membro del tuo team le informazioni, digita un altro simbolo @ e poi digita il loro nome accanto al promemoria originale. Questo può eliminare la necessità di utilizzare Google Calendar o un altro sistema di calendario per i promemoria.

Usa la codifica a colori

Se ti piace avere il tuo lavoro organizzato visivamente in modo da sapere sempre dove si trova tutto, usare i blocchi di codifica a colori in Notion è un modo intelligente per creare lo spazio di lavoro digitale che ha senso per te. Alcune persone preferiscono codificare a colori ogni singolo progetto, mentre altri usano i colori per indicare aree di lavoro che necessitano di azione (come il verde per un'area pronta, il giallo per un'area che necessita di più lavoro o miglioramenti, e il rosso per un'area che deve essere rimossa o completamente rielaborata). Puoi usare i colori per etichettare le sottopagine e dare ai membri del team una rapida occhiata a ciò che deve essere fatto.

Esporta pagine

Lavorare con un cliente o clienti che non hanno ancora adottato Notion? Nessun problema: puoi facilmente esportare materiali in una varietà di formati di file in modo che tutti possano lavorare dalla stessa pagina (letteralmente). Proprio come quando condividi un documento all'interno di Notion, inizierai cliccando sui tre puntini nell'angolo in alto a destra della pagina. Da lì, selezionerai esporta. Poi, sceglierai il tuo formato di file (puoi scegliere tra PDF, file HTML, Google Sheets o CSV per chi usa Excel).

Crea una pagina iniziale

Puoi facilmente organizzare tutto ciò che offri in Notion creando una pagina iniziale che funzioni come un sito web. Potrai aggiungere link che rendono facile per te e il tuo team ottenere le informazioni necessarie senza dover navigare tra tutti i tuoi documenti e fogli di Notion. Queste pagine possono essere create da zero o da modelli predefiniti di Notion.

Crea una lista di lettura

Creare una lista di lettura in Notion ti permette di tenere traccia dei libri che vuoi leggere per spingerti al livello successivo sia nella tua vita lavorativa che personale.

Imposta obiettivi tracciati

Creare un grafico degli obiettivi in Notion può aiutarti a garantire che stai avanzando con il tuo progresso personale e lavorativo. Quando lavori regolarmente in Notion, puoi vedere come stai progredendo verso i tuoi obiettivi e sei meno propenso a metterli da parte.

Crea pagine usando i modelli di Notion

Con il database di Notion, è facile creare pagine che siano sia facili da seguire che piacevoli alla vista. Quando clicchi sul pulsante Modelli all'interno di Notion, vedrai che hai molte opzioni adatte a esigenze specifiche all'interno del software. Che tu stia cercando un modello per riunioni o una roadmap per progettare un nuovo prodotto, i modelli renderanno semplice impostare le tue pagine Notion in un modo che abbia senso per te e il tuo team.

Tema scuro in Notion

Per abilitare la Modalità Scura in Notion:

• Vai su 'Impostazioni e Membri'
• Seleziona Aspetto
• Cambia il menu a tendina su 'Scuro'

Puoi anche premere ctrl+shift+L su un PC o cmnd+shift+L su un Mac per abilitare la modalità scura in Notion. La tua interfaccia si trasformerà in un'app più facile da visualizzare e i tuoi occhi ti ringrazieranno.

Ricerca rapida in Notion

Un altro tutorial utile per massimizzare la produttività con Notion è imparare come eseguire una ricerca rapida. Per cercare rapidamente una nuova pagina in Notion:

• Premi cmnd+P su un Mac o ctrl+P su un PC.
• Questo farà apparire un menu rapido che scansionerà tutte le tue pagine.

Riferisci un'altra pagina o persona usando il simbolo @ in Notion

Puoi collegarti direttamente a un'altra pagina semplicemente digitando il simbolo '@' e selezionando la pagina che desideri riferire. Puoi anche menzionare utenti specifici e iscritti digitando il simbolo '@' e selezionando il loro nome.

Nota: Ogni volta che menzioni una persona, verrà notificata sotto la scheda 'Tutti gli aggiornamenti' nell'angolo in alto a sinistra dello schermo.

Crea colonne di blocchi in Notion

Notion ti permette di organizzare i blocchi fianco a fianco. Per creare una colonna di blocchi in Notion:

• Seleziona i sei punti grigi sul lato sinistro del blocco o dei blocchi che vuoi organizzare.
• Sposta il blocco selezionato sul lato del blocco in cui desideri creare colonne affiancate
• Una volta che vedi una linea verticale blu, puoi cliccare via.

Scorciatoia barra obliqua in Notion

Invece di selezionare l'icona più o fare clic con il tasto destro per creare un nuovo blocco, basta premere '/' e digitare il nome del blocco che desideri creare. Questo ti permetterà di creare rapidamente nuovi blocchi nel tuo modello senza toccare il mouse.

Migliora il tuo flusso di lavoro in Notion con Speechify

Speechify converte facilmente il testo in audio, rendendo semplice tenere il passo con i documenti su cui tu e il tuo team state lavorando in Notion. Non c'è bisogno di sedersi al computer con Speechify. La tua libreria di file audio si sincronizza automaticamente con tutti i tuoi dispositivi, da Android a iPhone e oltre, così puoi rimanere aggiornato in movimento.

Domande Frequenti

Notion aiuta con la produttività?

A differenza di altre app popolari come Evernote, Slack e Trello, Notion è molto più di un'app per prendere appunti e comunicare semplicemente. Puoi creare una soluzione di produttività completa per la tua vita al suo interno. Ho già scritto in passato su come ho creato un tracker di abitudini su Notion, e lo uso ancora per monitorare i miei allenamenti, catalogare il mio diario e aggregare i miei scritti. In effetti, sto scrivendo questo post sul blog proprio in Notion ora. 

Notion funziona sul mio telefono Apple o Samsung?

Notion dispone di app sia per desktop che per dispositivi mobili, permettendoti di rimanere aggiornato ovunque tu vada. L'app mobile è disponibile sia su piattaforme Android che iOS.