Lezie vám na nervy, že každý v organizácii používa iné nástroje na zdieľanie dokumentov? Chcete mať schôdzky a úlohy konečne poriadne zorganizované? Ak chcete zvýšiť svoju produktivitu, možno ste už počuli o Notion ako o efektívnom nástroji.
Čo je Notion?
Notion je aplikácia na produktivitu a správu úloh, ktorá vám a vášmu tímu umožňuje nastaviť si vlastný pracovný postup – bez nutnosti synchronizovať viacero platforiem. Pozrieme sa na všetko, čo potrebujete vedieť, aby ste v Notion pracovali produktívnejšie.
Tipy pre produktivitu v Notion
Kontrola histórie zmien
Omylom ste vymazali niečo dôležité? Stáva sa, ale ak ste v Notion, máte šťastie. Rovnako ako v Google Docs, aj Notion umožňuje zobraziť všetky úpravy stránky. Kliknite na tri bodky vpravo hore v paneli Notion, potom zvoľte Históriu stránok a uvidíte všetky zmeny od vytvorenia dokumentu.
Zdieľajte stránky
Pri tímovej spolupráci už nemusíte posielať dokumenty a tabuľky emailom, cez Google Drive či iné služby. Ak chcete kolegovi ukázať stránku v Notion, stačí kliknúť na Zdieľať. Ostatní ju môžu prezerať ako web. Ak chcete spolupracovať, kliknite na „zobraziť odkaz“ a nastavte, či môžu stránku zobraziť, upravovať, komentovať alebo duplikovať.
Vytvárajte vzorce
Máte dosť ručného počítania v Notion? Rovnako ako v Exceli či Google Sheets, aj Notion umožňuje vytvárať vzorce, ktoré spravia výpočty za vás. Či už ide o výplaty, rozpočet alebo iné dáta, Notion poskytuje potrebné nástroje. Vďaka klávesovým skratkám je práca jednoduchá aj pre začiatočníkov.
Zamknite stránky
Ak ste zdieľali stránku v skupine a chcete zastaviť úpravy, v Notion ju môžete jednoducho uzamknúť. Prejdite na stránku, kliknite na možnosť vpravo hore a vyberte Uzamknúť stránku. Ak neskôr znova povolíte skupinové úpravy, stránku stačí odomknúť.
Vytvorte obsah
Pri rozsiahlych dokumentoch je obsah jednoduchý spôsob, ako mať informácie pod kontrolou. V Notion ho vytvoríte rýchlo: napíšte lomku, vyberte Obsah a odkazy sa vygenerujú automaticky, takže vám aj tímu výrazne uľahčia navigáciu.
Nastavujte pripomenutia
Máte rušný život a ťažko si ustrážite všetko naraz? Pripomenutia v Notion vám výrazne zjednodušia riadenie projektov a úloh. Ak chcete pridať pripomenutie, vyhľadajte informáciu, napíšte @ s dňom/časom. Chcete pripomenúť úlohu kolegovi? Použite ďalšie @ plus jeho meno. Často tak odpadne potreba Google Kalendára.
Používajte farebné označenie
Ak máte radi vizuálne usporiadanú prácu, farebné bloky v Notion sú skvelý spôsob, ako si ju zorganizovať. Niektorí farebne odlišujú projekty, iní oblasti, ktoré potrebujú akciu (zelená hotové, žltá treba upraviť, červená vymazať). Takto rýchlo ukážete tímu, čo je dôležité.
Exportujte stránky
Pracujete s klientom alebo zákazníkom mimo Notion? Nevadí – stránky jednoducho vyexportujete v rôznych formátoch. Kliknite na tri bodky vpravo hore, vyberte Exportovať a zvoľte formát súboru (PDF, HTML, Google Sheets alebo CSV pre Excel).
Vytvorte úvodnú stránku
V Notion si ľahko urobíte poriadok tak, že si vytvoríte hlavnú stránku, ktorá funguje ako váš mini web. Pridáte odkazy, vďaka ktorým rýchlo nájdete potrebné informácie bez zdĺhavého hľadania v dokumentoch. Vytvoriť ju môžete od nuly alebo z predlohy.
Vytvorte si zoznam kníh
V Notion si môžete viesť zoznam kníh, ktoré chcete čítať pre osobný či pracovný rast.
Nastavte sledované ciele
Prehľad cieľov v Notion vám pomôže pravidelne sledovať osobný aj pracovný progres a nenechať svoje plány zapadnúť prachom.
Vytvárajte stránky z predlôh Notion
V databáze Notion ľahko vytvoríte stránky, ktoré dobre vyzerajú a jednoducho sa používajú. Po stlačení tlačidla Šablóny získate množstvo možností podľa potreby – napríklad šablóny pre porady alebo plánovanie produktov. Nastavenie stránok vám tak šablóny výrazne uľahčia.
Tmavý režim v Notion
Ako zapnúť tmavý režim v Notion:
- Prejdite do „Nastavenia a členovia“
- Vyberte Vzhľad
- V rozbaľovacom menu zvoľte „Tmavý“
Môžete tiež stlačiť ctrl+shift+L na PC alebo cmnd+shift+L na Macu na rýchle prepnutie tmavého režimu. Rozhranie tak bude šetrnejšie k očiam.
Rýchle vyhľadanie v Notion
Ak chcete v Notion pracovať efektívne, oplatí sa zvládnuť rýchle vyhľadávanie. Ako rýchlo nájsť stránku v Notion:
- Stlačte cmnd+P na Macu alebo ctrl+P na PC.
- Zobrazí sa rýchle menu, ktoré prehľadá všetky vaše stránky.
Odkazy na stránky/osoby cez @ v Notion
Priamy odkaz na inú stránku vytvoríte napísaním znaku „@“ a výberom stránky. Môžete tiež spomenúť konkrétnych používateľov alebo odberateľov zadaním „@“ a výberom ich mena.
Poznámka: Pri každom spomenutí osoby bude informovaná v karte „Všetky aktualizácie“ vľavo hore na obrazovke.
Stĺpce blokov v Notion
Notion dovoľuje organizovať bloky vedľa seba. Ako vytvoriť stĺpce blokov v Notion:
- Vyberte šesť sivých bodiek vľavo od bloku/blokov, ktoré chcete presunúť.
- Presuňte blok vedľa cieľového bloku – tým vytvoríte stĺpce.
- Keď uvidíte modrú vertikálnu čiaru, kliknite mimo.
Skratka lomka v Notion
Namiesto výberu plusa alebo pravej myši stačí stlačiť „/“, napísať názov bloku a rýchlo ho vytvoriť – úplne bez myši.
Vylepšite workflow v Notion vďaka Speechify
Speechify jednoducho konvertuje text na audio, takže máte prehľad o dokumentoch v Notion aj na cestách. Už netreba sedieť pri počítači – vaša knižnica audiosúborov sa automaticky synchronizuje cez Android, iPhone a ďalšie zariadenia, takže ste vždy v obraze.
FAQs
Pomáha Notion zvýšiť produktivitu?
Na rozdiel od aplikácií ako Evernote, Slack či Trello je Notion viac než len poznámky a komunikácia. Vytvoríte si v ňom komplexné riešenie produktivity. Sám napríklad používam Notion na sledovanie cvičení, denníka či zápiskov. Tento článok práve píšem v Notion.
Funguje Notion na mojom Apple alebo Samsung zariadení?
Notion má desktop aj mobilnú aplikáciu, takže ste vždy v obraze. Mobilná verzia je dostupná pre Android aj iOS.
