Fördelarna med att använda röstbaserad IVR-systemprogramvara

Om ditt företag hanterar en stor mängd inkommande eller utgående samtal kan implementeringen av ett röstbaserat interaktivt röstrespons (IVR) system...

Om ditt företag hanterar en stor mängd inkommande eller utgående samtal kan implementeringen av ett röstbaserat interaktivt röstrespons (IVR) system vara ett effektivt sätt att effektivisera samtalshantering och ge kunderna en mer effektiv och personlig upplevelse. I denna artikel kommer vi att utforska fördelarna med att använda röstbaserad IVR-teknik och fördjupa oss i dess många tillämpningar. Vi kommer också att diskutera hur man väljer rätt röstbaserad IVR-systemprogramvara för att möta dina specifika affärsbehov.

Förstå röstbaserade IVR-system

Interaktivt röstrespons (IVR) system är automatiserade affärstelefonsystem utformade för att interagera med uppringare, samla information och dirigera samtal till lämpliga agenter eller avdelningar. Dessa system används i stor utsträckning av företag och organisationer för att förbättra kundservice och effektivisera deras verksamhet.

Vad är ett IVR-system?

Traditionellt har IVR-system använt knapptryckningar för att guida uppringare genom en serie uppmaningar och menyer. Men med teknologiska framsteg har röstbaserade IVR-system blivit mer vanliga. Röstbaserade IVR-system använder naturlig språkbehandling (NLP) för att låta uppringare tala sina svar, vilket gör interaktionen mer intuitiv och effektiv.

IVR-system kan anpassas för att möta specifika behov hos ett företag eller en organisation. De kan användas för en rad olika ändamål, såsom att ge kundsupport, behandla beställningar och samla in feedback.

Hur röstbaserade IVR-system fungerar

Röstbaserade IVR-appar fungerar genom att känna igen talade ord och fraser och matcha dem med fördefinierade nyckelord och åtgärder. Systemet uppmanar uppringare att ange syftet med sitt samtal, och baserat på deras inmatning kan det dirigera samtal till specifika agenter eller avdelningar, ge information eller vidta åtgärder som att boka tider eller göra reservationer.

Systemet kan också programmeras för att ge anpassade svar baserat på uppringarens historik med företaget eller organisationen. Till exempel, om en uppringare tidigare har gjort ett köp, kan systemet känna igen deras telefonnummer och ge personlig service. Tänk dock på att du behöver en VoIP-telefontjänstleverantör som erbjuder ett IVR-system för att komma igång med IVR.

Nyckelkomponenter i röstbaserade IVR-system

Nyckelkomponenterna i ett röstbaserat IVR-system inkluderar en taligenkänningsmotor, en naturlig språkbehandlingsmotor, en text-till-tal-motor, en databas och en applikationsserver. Tillsammans möjliggör dessa komponenter för systemet att ta emot och tolka telefoninmatningar, behandla förfrågningar och ge svar i realtid.

Taligenkänningsmotorn ansvarar för att känna igen och tolka talade ord och fraser. Den naturliga språkbehandlingsmotorn analyserar uppringarens inmatning för att fastställa avsikten bakom deras förfrågan. Den molnbaserade text-till-tal-motorn omvandlar systemets svar till talade ord som uppringaren kan förstå. Databasen lagrar information om uppringaren och deras historik med företaget eller organisationen. Applikationsservern hanterar den övergripande driften av IVR-systemet.

Sammanfattningsvis är röstbaserade IVR-system ett kraftfullt verktyg för företag och organisationer som vill förbättra sin kundservice och effektivisera sin verksamhet. Genom att erbjuda ett mer intuitivt och effektivt sätt för uppringare att interagera med systemet kan dessa system bidra till att förbättra den övergripande kundupplevelsen.

Fördelar med röstbaserade IVR-system

Med utvecklingen av konversations-AI blir röstbaserade interaktiva röstresponssystem alltmer populära bland företag eftersom de erbjuder flera fördelar och förbättrad funktionalitet jämfört med traditionella knapptryckningssystem. Alla har fördelar trots att de har olika prisklasser och funktioner, såsom röstbrevlåda, samtalsinspelning, återuppringning och mer. I detta avsnitt kommer vi att diskutera några av fördelarna med att använda röstbaserad IVR-programvara.

Förbättrad kundupplevelse

En av de främsta fördelarna med ett röstbaserat IVR-system för din callcenterprogramvara är att det kan förbättra den övergripande kundupplevelsen. Genom att erbjuda ett användarvänligt gränssnitt som känner igen talat språk och erbjuder personliga alternativ kan kunderna få den information eller hjälp de behöver snabbt och enkelt. Detta kan bidra till att minska frustration och förbättra kundnöjdheten. IVR kan också få tillgång till mer data och förbättra kundklassificeringen med hjälp av ett kundrelationshanteringssystem, eller CRM-integration.

Till exempel, när en kund ringer till en banks kundtjänstlinje kan de använda det röstbaserade IVR-systemet för att kontrollera sitt kontosaldo, överföra pengar eller rapportera ett förlorat eller stulet kort. Systemet kan känna igen kundens röst och erbjuda personliga alternativ baserat på deras kontoinformation. Detta kan spara kunden tid och ansträngning och göra deras upplevelse mer njutbar.

När en uppringares förfrågningar inte kan hanteras, arbetar ett IVR-system tillsammans med ett automatiserat samtalsdistributionssystem (ACD) för att dirigera dem till rätt supportrepresentant.

Ökad effektivitet och produktivitet

Du behöver inte längre slösa bort ditt teams värdefulla samtalstid på något som en IVR-meny kan hantera bättre, även utanför arbetstid. Röstbaserade IVR-system kan avsevärt förbättra samtalshanteringens effektivitet genom att optimera samtalsflöden och automatisera rutinuppgifter som samtalsdirigering, köer och datainsamling. Detta kan hjälpa företag att minska väntetider och hantera en större mängd samtal med befintlig personal.

Genom att frigöra agenter från repetitiva uppgifter kan röstbaserade IVR-system också öka agenternas produktivitet och låta dem fokusera på mer komplexa kundbehov. Ett IVR-system underlättar också automatisk samtalsdistribution, vilket säkerställer att inkommande samtal når rätt agent så snabbt som möjligt.

Till exempel kan en resebyrå använda ett röstbaserat IVR-system för att hantera kundförfrågningar om flygtider, hotellbokningar och resepaket. Systemet kan dirigera samtal till rätt avdelning baserat på kundens inmatning och samla in relevant information som resedatum och destinationer. Detta kan spara byrån tid och resurser och göra det möjligt för dem att betjäna fler kunder på kortare tid.

Kostnadsbesparingar för företag

Implementering av ett röstbaserat IVR-system kan leda till betydande kostnadsbesparingar för företag genom att sänka arbetskostnader och minska behovet av ytterligare personal, särskilt om du har höga samtalsvolymer. Genom att automatisera rutinuppgifter kan företag också minska risken för fel och förbättra den övergripande noggrannheten i kunddata. Dessutom kan röstbaserade IVR-system hjälpa företag att skala sina kundtjänstoperationer utan att ådra sig ytterligare kostnader för att anställa och utbilda nya agenter.

Till exempel kan ett detaljhandelsföretag använda ett röstbaserat IVR-system för att hantera kundförfrågningar om produktens tillgänglighet, leveransstatus och returer. Systemet kan ge automatiserade svar baserat på kundens inmatning och vid behov dirigera dem till en liveagent. Detta kan spara företaget pengar på personal- och utbildningskostnader och göra det möjligt för dem att hantera en större mängd kundförfrågningar.

Förbättrad säkerhet och integritet

Röstbaserade IVR-system kan hjälpa företag att förbättra sin datasäkerhet och integritet genom att minska risken för dataintrång och bedrägerier. Genom att hantera känslig information som kreditkortsnummer och personnummer genom ett automatiserat system kan företag minimera risken för mänskliga fel och felhantering av data.

Till exempel kan en vårdgivare använda ett röstbaserat IVR-system för att hantera patientförfrågningar om journaler, receptförnyelser och tidsbokningar. Systemet kan verifiera patientens identitet genom röstigenkänning och ge säker tillgång till deras information. Detta kan säkerställa att patientdata skyddas och följer regler som HIPAA.

Sammanfattningsvis erbjuder röstbaserade IVR-system flera fördelar jämfört med tonvalssystem och kan hjälpa företag att förbättra kundupplevelsen, effektiviteten, kostnadsbesparingarna och säkerheten. Genom att anta ett röstbaserat IVR-system kan företag förbli konkurrenskraftiga och möta kundernas föränderliga behov.

Användningsområden för röstbaserade IVR-system

Röstbaserade interaktiva röstresponssystem (IVR) blir alltmer populära i olika branscher på grund av deras förmåga att erbjuda personlig och effektiv support till kunder utan behov av en agent. I denna artikel kommer vi att utforska några vanliga användningsområden för röstbaserade IVR-system.

Kundsupport och kontaktcenter

Kundsupport, callcenter och helpdeskar får ofta en hög volym av samtal från kunder som söker hjälp. Röstbaserade IVR-system kan hjälpa till att hantera denna volym genom att erbjuda automatiserat stöd till kunder. Genom att utnyttja taligenkänning och naturlig språkbehandling kan röstbaserade IVR-system förstå och svara på kundfrågor, vilket ger snabb och effektiv service. Detta minskar inte bara arbetsbelastningen på kundtjänstpersonalen utan förbättrar också den övergripande kundupplevelsen.

Till exempel kan en kund som ringer ett telekomföretags kundsupportcenter använda ett röstbaserat IVR-system för att kontrollera sitt kontosaldo, aktivera eller avaktivera en tjänst eller rapportera ett nätverksproblem. IVR-systemet kan förstå kundens fråga och ge lämpligt svar utan behov av en agent.

Bank och finansiella tjänster

Röstbaserade IVR-system används ofta inom bank- och finanssektorn för att erbjuda kunder ett brett utbud av tjänster som kontosaldon, transaktionshistorik och betalningar. Genom att automatisera rutinuppgifter kan röstbaserade IVR-system hjälpa finansiella institutioner att minska arbetskostnader och förbättra den övergripande kundupplevelsen.

Till exempel kan en kund som ringer sin banks kundsupportcenter använda ett röstbaserat IVR-system för att kontrollera sitt kontosaldo, överföra pengar eller rapportera ett förlorat eller stulet kort. IVR-systemet kan autentisera kundens identitet och tillhandahålla den begärda informationen eller tjänsten utan behov av en agent.

Hälso- och sjukvårdssektorn

Röstbaserade IVR-system används alltmer inom hälso- och sjukvården för att hjälpa patienter att boka tider, förnya recept och få grundläggande medicinsk information. Genom att automatisera rutinuppgifter och minska väntetider kan röstbaserade IVR-system förbättra patientnöjdheten och resultaten samtidigt som de minskar administrativa kostnader.

Till exempel kan en patient ringa sin vårdgivares IVR-system för att boka en tid med sin läkare, kontrollera sina provresultat eller få information om sin medicinering. IVR-systemet kan förstå patientens fråga och ge ett lämpligt svar, utan behov av en receptionist eller sjuksköterska.

Detaljhandel och e-handel

Röstbaserade IVR-system kan användas inom detaljhandel och e-handel för att ge kunder produktinformation, orderstatus och uppdateringar. Genom att erbjuda en självbetjäningslösning för kunder kan röstbaserade IVR-system hjälpa företag att minska arbetsbelastningen på kundtjänstpersonal samtidigt som de fortfarande erbjuder hög servicenivå.

Till exempel kan en kund ringa ett e-handelsföretags IVR-system för att spåra sin orderstatus, returnera en produkt eller få information om en produkts egenskaper. IVR-systemet kan förstå kundens fråga och ge ett lämpligt svar, utan behov av en kundtjänstrepresentant.

Sammanfattningsvis blir röstbaserade IVR-system alltmer populära inom olika branscher på grund av deras förmåga att erbjuda personlig och effektiv support till kunder. Genom att automatisera rutinuppgifter och minska väntetider kan röstbaserade IVR-system förbättra kundnöjdheten samtidigt som de minskar arbetskostnader för företag.

Välja rätt programvara för röstbaserade IVR-system

Med så många IVR-system som Aircall, Zendesk och Twilio kan det vara svårt att välja rätt för dig. Dessutom kan förvirrande instruktioner, ett överflöd av menyval eller dålig interaktiv taligenkänning i ditt IVR-system kraftigt irritera kunder. Här är några IVR-funktioner du bör hålla utkik efter när du köper kontaktcenterprogramvara:

Viktiga funktioner att leta efter

När du väljer programvara för röstbaserade IVR-system är det viktigt att leta efter funktioner som naturlig språkbehandling, text-till-tal-konvertering och integration med befintliga system. Dessutom bör du leta efter ett system som är skalbart och anpassningsbart för att möta dina specifika affärsbehov.

Integration med befintliga system

Förmågan att integrera med befintliga system är avgörande för företag som vill implementera röstbaserade IVR-system. Systemet bör vara kompatibelt med ditt befintliga telefonsystem, databas och kundrelationshanteringssystem (CRM) för att säkerställa en smidig övergång och förbättra den övergripande effektiviteten.

Skalbarhet och anpassningsmöjligheter

Det system du väljer bör vara skalbart och tillåta anpassning för att möta dina specifika affärsbehov. Det bör kunna hantera en växande volym av samtal och erbjuda olika alternativ för uppringare baserat på deras förfrågningar. Dessutom bör det vara enkelt att konfigurera och ändra när dina affärsbehov förändras.

Få en skalbar TTS IVR-lösning med Speechifys topprankade naturliga TTS-teknologi

När det gäller att driva ett framgångsrikt företag är kommunikation nyckeln. Och vilket bättre sätt att effektivisera kommunikationen än med Speechifys topprankade naturligt ljudande TTS API? Denna innovativa lösning erbjuder ett skalbart IVR-system som kan anpassas efter dina specifika affärsbehov.

Med förmågan att producera livlikt tal kommer dina kunder att känna att de pratar med en riktig person i andra änden av linjen. Dessutom, med EN-US som utgångsspråkkod, kommer dina meddelanden att levereras på ett sätt som är lätt att förstå för en bred kundkrets. Säg adjö till klumpiga, robotliknande röstmeddelanden och hej till en mer naturlig och engagerande kundupplevelse. Prova Speechifys TTS IVR-lösning idag och se ditt företag blomstra.

Sammanfattningsvis kan ett röstbaserat IVR-system erbjuda företag, särskilt molnbaserade kontaktcenter, många fördelar som förbättrad kundupplevelse, ökad effektivitet och produktivitet, kostnadsbesparingar för företag samt förbättrad säkerhet och integritet. Det kan användas inom olika branscher som kundsupport och callcenter, bank- och finanstjänster, hälso- och sjukvård, detaljhandel och e-handel. När du väljer programvara för röstbaserade IVR-system som din kontaktcenterlösning är det viktigt att överväga nyckelfunktioner som möjliggör integration med befintliga system samt skalbarhet och anpassningsmöjligheter. Välj ett telefonsystem som erbjuder SMS och gruppmeddelanden, videokonferenser, viskande samtal, samtalsinspelning och utmärkt anslutning bland fler funktioner.

Vanliga frågor

Fråga 1: Vad är programvara för röstbaserade IVR-system?

Röstbaserad IVR-systemprogramvara är en teknik som låter uppringare interagera med ett system genom röstkommandon istället för tonval. Detta kan inkludera både taligenkänning (för att förstå uppringarens röstkommandon) och text-till-tal (för att läsa upp systemets svar).

F2: Vilka är fördelarna med att använda röstbaserad IVR-systemprogramvara?

Röstbaserade IVR-system kan erbjuda en mer användarvänlig och tillgänglig upplevelse för uppringare, eftersom de enkelt kan tala sina önskemål istället för att navigera genom en serie tonval. Det kan också hantera mer komplexa interaktioner och erbjuda mer personlig service.

F3: Kan röstbaserad IVR-systemprogramvara hantera flera språk?

Ja, många röstbaserade IVR-system kan förstå och svara på flera språk, vilket gör dem lämpliga för företag med en mångsidig kundbas.