ในยุคที่ธุรกิจเข้าสู่โลกดิจิทัลมากขึ้น การเลือกระบบโทรศัพท์ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ระบบโทรศัพท์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กควรมีการส่งข้อความที่ราบรื่น, วอยซ์เมล, การประชุมผ่านวิดีโอ, การบันทึกการโทร, การจัดเส้นทางการโทร, การโอนสาย และอื่นๆ ไม่ว่าคุณจะชอบบริการโทรศัพท์บนคลาวด์หรือโทรศัพท์ตั้งโต๊ะแบบดั้งเดิม ควรสามารถผสานรวมกับระบบโทรศัพท์สำนักงานของคุณได้ดีและมีฟังก์ชันการทำงานที่แข็งแกร่งบนอุปกรณ์มือถือ
สิ่งที่ควรมองหาในระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
เมื่อเลือกระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณา ควรมองหาระบบที่สามารถรองรับปริมาณการโทรของธุรกิจคุณ มีระบบตอบรับอัตโนมัติสำหรับการจัดการการโทรที่มีประสิทธิภาพ และมีการสนับสนุนลูกค้าที่ดีเยี่ยม ระบบโทรศัพท์ควรสามารถผสานรวมกับเครื่องมือธุรกิจยอดนิยม เช่น Salesforce, Microsoft และ Google Workspace และควรสามารถรองรับการโทรผ่านวิดีโอ, SMS และมีแอปมือถือสำหรับอุปกรณ์ iOS และ Android เพื่อให้การสื่อสารเป็นหนึ่งเดียวไม่ว่าจะมีผู้ใช้กี่คนก็ตาม
จำนวนสายโทรศัพท์ที่ธุรกิจขนาดเล็กต้องการอาจแตกต่างกันไป ควรมีสายเพียงพอที่จะรองรับการโทรพร้อมกันที่สมาชิกทีมของคุณทำ ซึ่งรวมถึงการโทรภายนอกและการโทรภายในสำหรับการส่งข้อความและการประสานงานภายในทีม
ทำความเข้าใจกับระบบ PBX และ VoIP
ระบบ PBX (Private Branch Exchange) เป็นเครือข่ายโทรศัพท์ภายในบริษัทของคุณที่ช่วยให้สามารถจัดเส้นทางการโทร, โอนสาย และสร้างกลุ่มการโทรได้ สามารถโฮสต์ได้ทั้งในสถานที่หรือเป็นระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ ประโยชน์ของระบบโทรศัพท์ PBX สำหรับธุรกิจขนาดเล็กคือความสามารถในการขยายตัว, ฟีเจอร์ขั้นสูง และความสามารถในการใช้โทรศัพท์ IP, โทรศัพท์แอนะล็อกหรือโทรศัพท์แบบดั้งเดิม และซอฟต์โฟน
ในทางกลับกัน ระบบโทรศัพท์ VoIP (Voice Over Internet Protocol) ใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณในการโทร รองรับการโทรเสียงแบบเรียลไทม์, การโทรไม่จำกัด, การประชุมผ่านวิดีโอ และการส่งข้อความ โดยทั่วไปจะมีฟีเจอร์เช่น วอยซ์เมลไปยังอีเมลและการถอดเสียงวอยซ์เมล
PBX vs VoIP: อันไหนดีกว่า?
การเลือกใช้ระบบโทรศัพท์ PBX หรือ VoIP ขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจคุณ ระบบ PBX ให้การควบคุมการสื่อสารธุรกิจและคุณภาพการโทรที่ดีกว่า มักจะเหมาะกับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีสำนักงานที่ตั้งอยู่แล้ว
ระบบ VoIP นั้นมีความยืดหยุ่นมากกว่าและมักจะมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นที่น้อยกว่า ระบบเหล่านี้เหมาะกับธุรกิจที่มีทีมงานระยะไกล เนื่องจากอนุญาตให้พนักงานโทรจากแอปเดสก์ท็อปหรือโทรศัพท์มือถือ บริการ VoIP ยังมาพร้อมกับการอัปเกรด, ส่วนเสริม และง่ายต่อการขยาย
8 ระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ดีที่สุด
1. RingCentral: ระบบโทรศัพท์, วิดีโอ และการส่งข้อความทีมในหนึ่งเดียว พร้อมการผสานรวม CRM ที่แข็งแกร่งและความสามารถในการโทรระหว่างประเทศ
2. Nextiva: ระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ที่มีการบริการลูกค้าที่ดีเยี่ยม, ฟีเจอร์การจัดการการโทรขั้นสูง และบริการที่เชื่อถือได้ทั่วสหรัฐอเมริกาและแคนาดา
3. Ooma: มีชื่อเสียงในด้านคุณภาพการโทรที่ยอดเยี่ยม ให้บริการโทรศัพท์ธุรกิจหลากหลายรวมถึงระบบโทรศัพท์เสมือน, หมายเลขโทรฟรี และบริการหมายเลขท้องถิ่น
4. Dialpad: เสนอการบริการเสียงและการส่งข้อความที่ขับเคลื่อนด้วย AI พร้อมการผสานรวมกับ Google Workspace และ Salesforce
5. Vonage: มีชื่อเสียงในด้านแอปมือถือและเดสก์ท็อปที่แข็งแกร่ง Vonage เสนอการบริการ VoIP ที่แข็งแกร่งพร้อมคุณภาพการโทรที่ดีและฟีเจอร์การโทรมากมาย
6. Grasshopper: เหมาะสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและผู้ประกอบการ ให้หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจผ่านโทรศัพท์มือถือ
7. GoTo Connect: เสนอการบริการโทรศัพท์ VoIP สำหรับธุรกิจและโซลูชันการประชุมผ่านวิดีโอรวมกัน
8. Microsoft Teams: แม้จะเป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันของทีมเป็นหลัก แต่ Teams ได้เพิ่มความสามารถในการโทรที่ผสานรวมกับระบบการสื่อสารโดยรวม
การเลือกระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่เหมาะสมคือการเข้าใจความต้องการของธุรกิจคุณและวิธีที่บริการโทรศัพท์ที่เป็นไปได้สามารถตอบสนองได้ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กควรพิจารณาอย่างรอบคอบเกี่ยวกับจำนวนสายโทรศัพท์ที่ต้องการ ความสามารถของระบบในการผสานรวมกับซอฟต์แวร์และกระบวนการทำงานที่มีอยู่ และระดับการสนับสนุนลูกค้าที่ผู้ให้บริการเสนอ ไม่ว่าจะเป็นระบบ PBX หรือ VoIP ที่เหมาะสมที่สุดจะขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจและการใช้งานที่ตั้งใจไว้ของระบบ
จำไว้ว่ามันไม่ใช่แค่การโทรศัพท์เท่านั้น ระบบโทรศัพท์สามารถยกระดับการสื่อสารทางธุรกิจได้ โดยมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การส่งข้อความในทีม การประชุมผ่านวิดีโอ การส่งข้อความเสียงไปยังอีเมล และการเชื่อมต่อกับ CRM ระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ดีที่สุดคือระบบที่มีฟีเจอร์และบริการหลากหลายที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจของคุณ ดังนั้นใช้เวลาในการค้นคว้า แล้วคุณจะพบสิ่งที่เหมาะสมที่สุด
