PDF กับ PDF/a

การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลได้นำมาซึ่งรูปแบบไฟล์ที่หลากหลาย แต่ละรูปแบบมีวัตถุประสงค์เฉพาะตัว ในบทความนี้เราจะเจาะลึกถึงความแตกต่าง...

การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลได้นำมาซึ่งรูปแบบไฟล์ที่หลากหลาย แต่ละรูปแบบมีวัตถุประสงค์เฉพาะตัว ในบทความนี้เราจะเจาะลึกถึงความแตกต่างระหว่าง PDF และ PDF/a โดยเน้นถึงความสำคัญ การใช้งาน และประโยชน์ของแต่ละรูปแบบ

ประเภทต่าง ๆ ของ PDF คืออะไร?

PDF ย่อมาจาก Portable Document Format ตามชื่อที่บอกไว้ มันเป็นรูปแบบไฟล์ที่ได้รับการยอมรับทั่วโลกในการแสดงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างสม่ำเสมอ ไม่ว่าจะเป็นฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ หรือระบบปฏิบัติการใด ๆ PDF สามารถรวมลิงก์ ปุ่ม ฟอร์ม เสียง วิดีโอ และตรรกะทางธุรกิจได้

มีเวอร์ชันและประเภทของ PDF ที่แตกต่างกัน เช่น PDF/a, PDF/X และ PDF ดั้งเดิม แต่ละประเภทหรือเวอร์ชันของ PDF มีวัตถุประสงค์เฉพาะตัว โดย PDF ดั้งเดิมเป็นที่นิยมที่สุด

PDF คืออะไร?

PDF หรือ Portable Document Format เป็นรูปแบบไฟล์ที่จับภาพทุกองค์ประกอบของเอกสารที่พิมพ์เป็นภาพอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารเหล่านี้สามารถนำทาง พิมพ์ หรือแชร์กับผู้อื่นได้โดยไม่ต้องใช้แอปพลิเคชันต้นฉบับที่สร้างมันขึ้นมา

ไฟล์ PDF มีนามสกุลไฟล์เป็น .pdf

ทำไมและเมื่อไหร่ควรใช้ PDF?

• การแชร์: แชร์เอกสารได้ง่ายโดยไม่ต้องกังวลเรื่องความเข้ากันได้ของซอฟต์แวร์
• ความปลอดภัย: รวมลายเซ็นดิจิทัลและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อเพิ่มความปลอดภัยของเอกสาร
• สากล: สามารถดูได้บนอุปกรณ์เกือบทุกชนิดโดยไม่สูญเสียรูปแบบ

คุณสมบัติของ PDF

1. การโต้ตอบ:
• ไฮเปอร์ลิงก์: ลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกหรือหน้าอื่นภายในเอกสาร
• ปุ่ม: สามารถดำเนินการต่าง ๆ เช่น ส่งฟอร์ม
• ฟอร์ม: ช่องที่สามารถกรอกข้อมูลจากผู้ใช้ได้
2. การฝังมัลติมีเดีย:
• เสียงและวิดีโอ: ฝังและเล่นเนื้อหามัลติมีเดียภายในเอกสาร
• ภาพ: ฝังภาพความละเอียดสูงด้วยเทคนิคการบีบอัดต่าง ๆ
3. การใส่คำอธิบายประกอบ: เพิ่มความคิดเห็น หมายเหตุ ไฮไลท์ และอื่น ๆ ลงในเอกสาร
4. ความปลอดภัย:
• การเข้ารหัส: ป้องกันเนื้อหาจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
• ลายเซ็นดิจิทัล: ยืนยันแหล่งที่มาและตรวจสอบความสมบูรณ์ของเอกสาร
• การฝังลายน้ำ: ฝังข้อมูลที่มองเห็นหรือมองไม่เห็นลงในเอกสาร
5. การบีบอัด: ลดขนาดของเอกสารโดยการบีบอัดภาพ ข้อความ และองค์ประกอบอื่น ๆ
6. คุณสมบัติการเข้าถึง: องค์ประกอบเช่นแท็ก ข้อความสำรอง และบุ๊คมาร์คช่วยเพิ่มการเข้าถึงสำหรับบุคคลที่มีความพิการ
7. การสนับสนุน JavaScript: เพิ่มการโต้ตอบและอัตโนมัติภายในเอกสาร
8. กราฟิกแบบเลเยอร์: อนุญาตให้ฝังกราฟิกแบบเลเยอร์เช่นที่สร้างในซอฟต์แวร์ CAD
9. เนื้อหา 3D: ฝังและโต้ตอบกับโมเดล 3D ภายในเอกสาร
10. โครงสร้างเอกสาร: รักษารูปแบบ ฟอนต์ และการออกแบบที่สม่ำเสมอข้ามแพลตฟอร์ม

ประโยชน์ของ PDF:

1. รักษาลักษณะการมองเห็นของเอกสารต้นฉบับ
2. มีคุณสมบัติความปลอดภัยขั้นสูง
3. รับประกันความสม่ำเสมอข้ามแพลตฟอร์มต่าง ๆ

แอป 3 อันดับแรกสำหรับการสร้าง PDF:

1. Adobe Acrobat
2. Microsoft Word (ฟีเจอร์บันทึกเป็น PDF)
3. PDFCreator สำหรับ Windows

แอป 3 อันดับแรกสำหรับการอ่าน PDF:

1. Adobe Acrobat Reader
2. Foxit Reader
3. Microsoft Edge

กรณีการใช้งาน PDF

1. หนังสืออิเล็กทรอนิกส์: PDF ถูกใช้กันอย่างแพร่หลายในการสร้างและแจกจ่ายหนังสืออิเล็กทรอนิกส์เนื่องจากความเข้ากันได้กับแพลตฟอร์มต่างๆ
2. สัญญาธุรกิจ: ธุรกิจมักใช้ PDF ในการแชร์และเซ็นสัญญาเพราะสามารถใส่คำอธิบายประกอบและเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ง่าย
3. รายงานและเอกสารไวท์เปเปอร์: PDF มีรูปแบบมาตรฐานที่รักษาความสมบูรณ์ของฟอนต์ รูปภาพ และการจัดวาง ทำให้เหมาะสำหรับรายงานและเอกสารไวท์เปเปอร์
4. คู่มือการใช้งาน: คู่มือผลิตภัณฑ์และซอฟต์แวร์ในรูปแบบ PDF ช่วยให้ผู้ใช้เห็นการจัดรูปแบบที่สม่ำเสมอไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์หรือแพลตฟอร์มใด
5. แบบฟอร์ม: หลายสถาบันใช้ PDF สำหรับแบบฟอร์มเพราะสามารถกรอกข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ได้
6. การนำเสนอ: สำหรับการแชร์และรับรองความสม่ำเสมอของภาพสไลด์
7. นิตยสารและจดหมายข่าว: เวอร์ชันดิจิทัลของสื่อสิ่งพิมพ์มักอยู่ในรูปแบบ PDF เพื่อให้แน่ใจว่าปรากฏเหมือนกับฉบับพิมพ์
8. ตั๋วและบัตรผ่านขึ้นเครื่อง: สายการบิน โรงละคร และผู้จัดงานอาจใช้ PDF สำหรับตั๋วอิเล็กทรอนิกส์
9. ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ: ธุรกิจมักส่งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จในรูปแบบ PDF ให้กับลูกค้า
10. ประวัติย่อและผลงาน: มืออาชีพใช้ PDF เพื่อแชร์ประวัติย่อและผลงานของตนเพื่อให้แน่ใจว่าปรากฏเหมือนกัน

PDF/a คืออะไร?

PDF/a เป็นชุดย่อยของ PDF ที่ออกแบบมาเป็นพิเศษสำหรับการเก็บรักษาและจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในระยะยาว แตกต่างจาก PDF ปกติ PDF/a กำหนดให้ฝังองค์ประกอบทั้งหมด (ฟอนต์ รูปภาพ ข้อความ ฯลฯ) ที่ใช้ในเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารจะปรากฏเหมือนเดิมในอนาคต

ไฟล์ PDF/a ยังมีนามสกุลไฟล์เป็น .pdf

ทำไมและเมื่อไหร่ควรใช้ PDF/a?

• การจัดเก็บเอกสาร: มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการจัดเก็บเอกสารในระยะยาวในอุตสาหกรรมเช่น กฎหมาย การแพทย์ และภาครัฐ
• การเก็บรักษา: ทำให้เอกสารยังคงเป็นเอกสารที่สมบูรณ์และสามารถดูได้โดยไม่ต้องพึ่งพาภายนอก

คุณสมบัติของ PDF/A

1. การเก็บรักษาระยะยาว: ออกแบบมาเพื่อเก็บรักษาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในระยะยาว
2. เอกสารที่สมบูรณ์ในตัวเอง:
• การฝังฟอนต์: ทำให้ฟอนต์ที่ใช้ในเอกสารยังคงเหมือนเดิม
• ไม่มีการพึ่งพาภายนอก: ทุกสิ่งที่จำเป็นในการดูเอกสารอย่างถูกต้องจะถูกฝังอยู่ในไฟล์
3. ไม่มีเนื้อหาที่สามารถดำเนินการได้: JavaScript และเนื้อหาที่สามารถดำเนินการได้อื่นๆ ถูกห้ามเพื่อให้แน่ใจว่ามีความยั่งยืนในระยะยาว
4. การจัดการสี: ช่วยให้สีมีความสม่ำเสมอและคาดการณ์ได้ในอุปกรณ์ต่างๆ และตลอดเวลา
5. การปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO: ปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO 19005 เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารสามารถอ่านได้ในอนาคต
6. การเก็บข้อมูลเมตา: PDF/a รองรับการฝังข้อมูลเมตาในรูปแบบ XML ซึ่งให้ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสาร
7. ไม่มีเนื้อหาเสียงหรือวิดีโอ: เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดเก็บระยะยาว เนื้อหามัลติมีเดียที่อาจล้าสมัยไม่ได้รับอนุญาต
8. การบีบอัดที่จำกัด: อนุญาตเฉพาะวิธีการบีบอัดที่เสถียรและได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง เช่น JPEG 2000
9. การเข้าถึง: รองรับคุณสมบัติเช่น PDF ที่มีแท็กเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารสามารถเข้าถึงได้
10. ความโปร่งใส: การใช้ความโปร่งใสถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจนเพื่อให้แน่ใจว่าการแสดงผลสม่ำเสมอตลอดเวลา

ประโยชน์ของ PDF/a:

1. รับรองการเก็บรักษาไฟล์ดิจิทัลในระยะยาว
2. เอกสารเป็นเอกสารที่สมบูรณ์ในตัวเอง ทุกสิ่งที่จำเป็นในการแสดงเอกสารจะถูกฝังอยู่ในนั้น
3. การปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO 19005 รับรองการอ่านได้ในอนาคต

3 แอปยอดนิยมสำหรับสร้าง PDF/a:

1. Adobe Acrobat (สร้างไฟล์ที่สอดคล้องกับ PDF/a)
2. PDF/A-2 Creator
3. Microsoft Word (ฟีเจอร์บันทึกเป็น PDF/a)

3 แอปยอดนิยมสำหรับอ่าน PDF/a:

1. Adobe Acrobat Reader
2. PDF/a Viewer สำหรับ Windows
3. Foxit PhantomPDF

กรณีการใช้งาน PDF/a

1. เอกสารทางกฎหมาย: เนื่องจากลักษณะการเก็บรักษาระยะยาวของ PDF/a จึงเหมาะสำหรับการเก็บเอกสารทางกฎหมายที่อาจต้องเข้าถึงในอีกหลายปีหรือหลายทศวรรษข้างหน้า
2. ประวัติการแพทย์: PDF/a ช่วยให้ประวัติผู้ป่วยที่มีฟอนต์และภาพฝังตัวคงที่และเข้าถึงได้ตลอดเวลา
3. บันทึกของรัฐบาล: รัฐบาลท้องถิ่น รัฐ และรัฐบาลกลางใช้ PDF/a สำหรับการเก็บเอกสารที่มีความสำคัญทางประวัติศาสตร์หรือกฎหมาย
4. วิทยานิพนธ์และดุษฎีนิพนธ์: มหาวิทยาลัยอาจกำหนดให้นักศึกษาส่งวิทยานิพนธ์ในรูปแบบ PDF/a เพื่อให้มั่นใจว่าการเก็บรักษาผลงานวิชาการในระยะยาว
5. หอจดหมายเหตุของห้องสมุด: ห้องสมุดที่เปลี่ยนแปลงหอจดหมายเหตุเป็นรูปแบบดิจิทัลอาจใช้ PDF/a เพื่อเก็บรักษาหนังสือเก่า วารสาร และต้นฉบับ
6. หอจดหมายเหตุของบริษัท: บริษัทใช้ PDF/a เพื่อเก็บรักษารายงานประจำปี บันทึกการประชุม และเอกสารสำคัญอื่น ๆ
7. บันทึกของพิพิธภัณฑ์: พิพิธภัณฑ์ที่ดิจิทัลบันทึกและคอลเลกชันอาจเลือกใช้ PDF/a สำหรับคุณสมบัติการเก็บรักษา
8. หอจดหมายเหตุข่าว: สื่อที่เปลี่ยนแปลงหอจดหมายเหตุเป็นดิจิทัลใช้ PDF/a เพื่อให้มั่นใจว่าบทความข่าว ภาพถ่าย และฉบับต่าง ๆ ได้รับการเก็บรักษา
9. ข้อมูลการวิจัย: นักวิทยาศาสตร์และนักวิจัยใช้ PDF/a เพื่อเก็บข้อมูลสำหรับการอ้างอิงในอนาคต
10. เอกสารอสังหาริมทรัพย์และทรัพย์สิน: เนื่องจากลักษณะที่ยาวนานของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สิน PDF/a จึงเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม

ความแตกต่างหลักระหว่าง PDF และ PDF/a:

แม้ว่าทั้งสองรูปแบบจะสร้างขึ้นบนมาตรฐาน PDF พื้นฐาน แต่ PDF/a ได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับการเก็บรักษา โดยมีคุณสมบัติและข้อจำกัดที่รับประกันความยาวนาน ในขณะที่ PDF ปกติมีความยืดหยุ่นมากกว่าและมีคุณสมบัติโต้ตอบที่หลากหลายเหมาะสำหรับการใช้งานและการแชร์ทันที

1. วัตถุประสงค์: PDF ใช้สำหรับสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เพื่อการใช้งานและการแชร์ทันที PDF/a ใช้สำหรับการเก็บรักษาระยะยาว
2. การฝัง: PDF/a กำหนดให้ฝังฟอนต์ ในขณะที่ PDF เป็นทางเลือก
3. JavaScript และไฟล์ที่สามารถดำเนินการได้: ไม่อนุญาตใน PDF/a ในขณะที่ PDF รองรับ
4. มาตรฐานการเก็บรักษา: PDF/a เป็นไปตามมาตรฐาน ISO 19005; PDF เป็นไปตามมาตรฐาน ISO 32000-1

<table border="1">

<thead>

<tr>

<th>Feature</th>

<th>PDF</th>

<th>PDF/a</th>

</tr>

</thead>

<tbody>

<tr>

<td>Purpose</td>

<td>General Use</td>

<td>Long-term Archiving</td>

</tr>

<tr>

<td>Embedding Fonts</td>

<td>Optional</td>

<td>Mandatory</td>

</tr>

<tr>

<td>JavaScript</td>

<td>รองรับ</td>

<td>ไม่รองรับ</td>

</tr>

<tr>

<td>มาตรฐาน ISO</td>

<td>ISO 32000-1</td>

<td>ISO 19005</td>

</tr>

</tbody>

</table>

สรุปได้ว่า แม้ว่า PDF และ PDF/a จะอยู่ในหมวดหมู่ของรูปแบบเอกสารพกพา แต่พวกเขามีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน การเข้าใจถึงความแตกต่างนี้จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบที่ควรเลือกใช้ตามความต้องการเฉพาะของตนเอง