เสียงพากย์สำหรับ IVR ไม่ได้ซับซ้อนขนาดนั้น และด้วยคู่มือสุดยอดสำหรับเสียงพากย์ในระบบตอบรับเสียงอัตโนมัติ เราสามารถทำให้มันง่ายขึ้นอีก

ระบบตอบรับเสียงอัตโนมัติ หรือที่รู้จักกันในชื่อ IVR ได้อยู่กับเรามานานแล้ว และระบบ IVR หลายระดับยังคงถูกใช้หลักๆ ในการจัดการเส้นทางการโทรและการจัดการสายเรียกเข้าต่างๆ โดยบริษัทหลายประเภท ระบบนี้ช่วยจัดการการกระจายสายและรักษาการไหลของการโทร รวมถึงรักษาเวลารอ ซึ่งช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า เสียงพากย์สำหรับระบบ IVR ยังช่วยในการแนะนำผู้โทรครั้งแรกไปยังแผนกที่ถูกต้อง

ระบบโทรศัพท์เหล่านี้ผสมผสาน เทคโนโลยี TTS หรือข้อความที่บันทึกไว้ล่วงหน้ามาตรฐานกับ DTMF (Dual-tone multi-frequency) และทำได้โดยเทคโนโลยี CTI

โดยพื้นฐานแล้ว บทบาทของระบบเหล่านี้คือการทำงานเป็น ACD และต้อนรับผู้โทรเข้าสู่การโทรหรือมีปฏิสัมพันธ์กับพวกเขาแทนตัวแทนจริง รักษาพวกเขาให้อยู่ในสายและให้ข้อมูล ระบบตอบรับเสียงอัตโนมัติช่วยในการดำเนินงานที่ศูนย์กระจายสายอัตโนมัติด้วย

เข้าใจได้ว่าเสียงพากย์สำหรับ IVR (ระบบตอบรับเสียงอัตโนมัติ) มีความสำคัญมาก เพราะมันทำหน้าที่พูดทั้งหมด ดังนั้นจึงสำคัญที่จะต้องทำให้เสียงอัตโนมัตินี้ฟังดูดี แต่จะทำอย่างไร? และจะทำเสียงพากย์ IVR ได้อย่างไร? คู่มือนี้จะนำคุณผ่านทุกขั้นตอนและอื่นๆ อีกมากมาย ดังนั้นอยู่กับเราและเรียนรู้ทั้งหมดเกี่ยวกับมัน

ระบบส่งข้อความเสียงอัตโนมัติ (IVMS) คืออะไร?

เราได้กล่าวถึงระบบ IVR อย่างสั้นๆ แล้ว แต่ลองมาดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ IVR และ IVMS อย่างที่เราได้กล่าวไปแล้ว ระบบตอบรับเสียงอัตโนมัติทำงานเป็นตัวแทนอัตโนมัติ

คุณเพียงแค่ต้องใช้เมนู IVR หรือ IVMS และเลือกตัวเลือกที่คุณสนใจ มันเหมือนกับการพูดคุยกับตัวแทนจริง แน่นอนว่าภายใต้เงื่อนไขว่าทุกอย่างทำงานได้ถูกต้อง ระบบ IVR ควรถูกออกแบบอย่างเหมาะสม

ซึ่งรวมถึงการทำให้ข้อความเข้าใจง่าย ให้ข้อมูล และฟังง่าย หากเงื่อนไขเหล่านี้ถูกเติมเต็ม จะนำไปสู่ระดับความพึงพอใจของลูกค้าที่สูงขึ้นและอำนวยความสะดวกในการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM)

การรู้จำเสียงอัตโนมัติ (IVR) คืออะไร?

อย่างที่เราได้กล่าวไปแล้ว การรู้จำเสียงอัตโนมัติเป็นรูปแบบหนึ่งของการเข้าถึงเมนู IVR โปรแกรมบางตัวถูกสร้างขึ้นในลักษณะที่อนุญาตให้ลูกค้าโต้ตอบด้วยเสียงของพวกเขาเอง มันง่ายมากและช่วยประหยัดความพยายามในการใช้เมนู

ระบบ IVR มักถูกใช้เพื่อให้บริการการโทรที่มีปริมาณสูงในต้นทุนที่ต่ำ พวกมันมีความโต้ตอบสูงและอย่างที่เราได้กล่าวไปแล้ว ช่วยประหยัดความยุ่งยากในการพูดคุยกับตัวแทนจริง

อย่างไรก็ตาม เมื่อการแก้ปัญหาครั้งแรกไม่สำเร็จ ลูกค้าที่โทรเข้ามาอาจต้องการให้ระบบอัตโนมัติโอนสายไปยังตัวแทนศูนย์ติดต่อจริง ดังนั้นจึงสำคัญที่ทุกอย่างจะต้องดำเนินไปอย่างราบรื่น ท้ายที่สุดแล้ว IVR ต้องการระบบ ฐานข้อมูล อุปกรณ์โทรศัพท์ และโครงสร้างพื้นฐานของตัวเองเพื่อทำงาน

ปัจจุบัน เทคโนโลยี IVR สามารถทำอะไรได้มากมายสำหรับคุณ ซึ่งรวมถึงการแจ้งเตือนเกี่ยวกับยอดคงเหลือในบัญชี การเข้าถึงข้อมูลบัญชี การตั้งค่าหรือเปลี่ยนรหัสผ่าน การค้นหาข้อมูล การชำระเงินและการโอนเงิน เป็นต้น

อีกส่วนสำคัญของ IVR คือเมนูที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ มันเป็นระบบตอบสนองที่อนุญาตให้ลูกค้าดำเนินการระบบ IVR และจัดการกับการโทรของลูกค้า คุณสามารถเข้าถึงได้ด้วยวิธีการกดปุ่มแบบง่ายๆ หรือเข้าถึงด้วยเสียงของคุณ ขึ้นอยู่กับการตั้งโปรแกรม

การเตรียมตัวสำหรับโครงการเสียงพากย์ของคุณ

ก่อนที่จะเริ่มงาน IVR ของคุณสำหรับระบบ VoIP คุณต้องทำสองสิ่งหลัก: เข้าใจว่าคุณกำลังพูดกับใครและสร้างสคริปต์ที่น่าสนใจ

ก่อนอื่น พิจารณาว่าใครจะมีปฏิสัมพันธ์กับงาน IVR ของคุณ พวกเขาคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์ศูนย์หรือไม่ หรือเป็นครั้งแรกที่ใช้ระบบเช่นนี้? พวกเขามีความชอบอย่างไร? พวกเขาสื่อสารอย่างไร? ข้อมูลเชิงลึกนี้มีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหาก เสียงพากย์ ของคุณถูกรวมเข้ากับระบบ CRM ในสถานที่

ตัวอย่างเช่น หากกลุ่มเป้าหมายของคุณเป็นคนรุ่นใหม่ เสียงที่สนุกสนานและมีชีวิตชีวาอาจเหมาะสม อย่างไรก็ตาม สำหรับสภาพแวดล้อมที่เป็นทางการ โทนเสียงที่จริงจังกว่าอาจเหมาะสมกว่า การเลือกเสียงที่ถูกต้องจะทำให้ข้อความของคุณสอดคล้องกับผู้ฟัง ทำให้ประสบการณ์ของพวกเขาราบรื่นขึ้น

การสร้างสคริปต์ที่ดี

ถัดไปคือสคริปต์ ซึ่งเป็นส่วนสำคัญหากคุณต้องการทำให้การเดินทางของผู้ใช้ผ่านระบบ VoIP หรือ IVR ของคุณราบรื่น คิดเสียว่าเป็นแผนที่สำหรับการบันทึก VR ของคุณ ควรจะตรงไปตรงมาและกระชับ

พิจารณาคำถามหรือข้อมูลทั่วไปที่ผู้ใช้อาจต้องการและตรวจสอบให้แน่ใจว่าสคริปต์ของคุณตอบสนองต่อสิ่งเหล่านั้น ใช้ภาษาที่เรียบง่าย ราวกับว่าคุณกำลังสนทนากับเพื่อน วิธีนี้จะช่วยให้ ชัดเจนและเข้าใจง่าย โดยเฉพาะเมื่อรวมเข้ากับซอฟต์แวร์ศูนย์กลาง

เมื่อร่างสคริปต์ของคุณ ให้ระบุว่าต้องเน้นที่ใด ควรหยุดที่ใด หรือควรแสดงอารมณ์ใดเป็นพิเศษ เครื่องหมายเหล่านี้ช่วยให้ศิลปินเสียงพากย์ส่งมอบเนื้อหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มประสบการณ์ของผู้ใช้

ด้วยความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับผู้ชมของคุณและสคริปต์ที่เตรียมไว้อย่างดี คุณพร้อมที่จะเริ่มโครงการเสียงพากย์ของคุณแล้ว ไม่ว่าจะเป็นระบบในสถานที่หรือ VoIP บนคลาวด์ การโต้ตอบครั้งแรกที่ผู้ใช้มักจะมีคือการบันทึกเสียงของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ใช่แค่การทักทาย แต่เป็นการต้อนรับที่อบอุ่นและให้ข้อมูล!

ข้อดีและข้อเสียของการใช้ IVMS

มีข้อดีหลายประการเมื่อพูดถึง IVMS ข้อดีที่สำคัญอย่างยิ่งคือความสามารถในการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งาน แม้ในช่วงนอกเวลาทำการปกติ

การอนุญาตให้บริการตนเองยังช่วยประหยัดเงินและเวลาให้กับบริษัท เนื่องจากพวกเขาสามารถมอบหมายพนักงานไปยังโครงการที่ซับซ้อนมากขึ้น แทนที่จะให้พวกเขาใช้เวลาในศูนย์บริการตอบคำถามง่ายๆ IVMS ยังมีประโยชน์ในบางครั้งที่ลูกค้าไม่สามารถพูดคุยทางโทรศัพท์ได้

อย่างไรก็ตาม ยังมีข้อเสียของระบบ IVMS ด้วย พวกเขาสามารถประหยัดเงินได้ แต่ขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะของบริษัท การรวม IVMS อาจมีค่าใช้จ่ายมากกว่าการมีศูนย์บริการ นอกจากนี้ พวกเขาอาจไม่สามารถให้คำตอบที่ลูกค้าต้องการได้เสมอไป ทำให้พวกเขาได้รับข้อมูลผิดหรือสับสน

ไม่เหมือนกับ IVR ที่ทำให้ลูกค้าสามารถฝากข้อความหรือกำหนดเวลาการโทรกลับโดยให้หมายเลขโทรศัพท์ของพวกเขาหรือแม้กระทั่งรับข้อมูลที่ต้องการ IVMS อาจซับซ้อนกว่า นอกจากนี้ IVMS ไม่สามารถโอนคุณไปยังแผนกที่ถูกต้องในกรณีที่คุณทำผิดพลาดเมื่อกำหนดเส้นทางการโทร เนื่องจากโดยพื้นฐานแล้วมันเป็นเพียงการแลกเปลี่ยน SMS

วิธีใช้ Speechify สำหรับความต้องการเสียงพากย์ของคุณ

Speechify เป็น บริการแปลงข้อความเป็นเสียง ที่สามารถเปลี่ยนรูปแบบข้อความใดๆ ให้เป็นการบันทึกเสียงได้ โดยใช้ Speechify คุณสามารถเปลี่ยน PDF, Google Docs, บทความ และแม้แต่หนังสือจริงให้เป็นไฟล์เสียงได้ในเวลาเพียงไม่กี่นาที

Speechify มีคอลเลกชันเสียงที่หลากหลายซึ่งฟังดูสมจริงและฟังง่าย นอกจากนี้ยังมี ภาษาที่หลากหลาย ทำให้สามารถใช้งานได้สำหรับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษเช่นกัน Speechify ยังมีราคาที่คุ้มค่าและสามารถใช้งานได้ในเกือบทุกอุปกรณ์

นั่นคือเหตุผลที่ บริการ TTS เช่น Speechify สามารถเป็นโซลูชัน IVR ที่สมบูรณ์แบบสำหรับการใช้งานระบบฝากข้อความอัตโนมัติ นอกจากนี้ Speechify ยังสามารถใช้ได้หากคุณต้องการการบันทึกเสียงที่สามารถเล่นระหว่างเวลารอ

ที่สำคัญที่สุด ผู้อ่าน TTS เหล่านี้เหมาะสำหรับระบบ IVR เนื่องจากมักมาพร้อมกับเสียงที่สมจริงมากและสามารถทำให้ผู้คนรู้สึกสบายใจและให้ข้อมูลแก่พวกเขา หรืออย่างน้อยที่สุดก็ทำให้พวกเขาอยู่ในสายจนกว่าพวกเขาจะพร้อมที่จะถูกโอนไปยังผู้ดำเนินการศูนย์บริการ

Speechify สามารถช่วยในความต้องการ IVM ของคุณได้อย่างไร?

IVM รวมถึงวิธีการกระจายเสียงที่หลากหลายซึ่งได้รับการสนับสนุนโดยการเอาท์ซอร์สอัตโนมัติและระบบโทรศัพท์ และเสียงของ Speechify มีความหลากหลายมากจนคุณสามารถใช้สำหรับระบบส่งข้อความเสียงแบบโต้ตอบทุกประเภท

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง Speechify และเครื่องมือที่คล้ายกันนั้นยอดเยี่ยมสำหรับการกระจายเสียงที่กำหนดเองและ ความต้องการเสียงพากย์ สำหรับการบันทึกการโทรเนื่องจากความคุ้มค่าและความหลากหลาย ราคาคุ้มค่า ซึ่งเป็นข้อเสนอที่ดีสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่พยายามประหยัดงบประมาณ

อย่างที่เราได้กล่าวไปแล้ว การบริการตนเองนั้นสะดวกและสำคัญ และ Speechify สามารถช่วยในเรื่องนั้นได้เช่นกัน นอกจากนี้ คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานของภาษาเมื่อค้นหาผู้ให้บริการเสียงพากย์ที่สมบูรณ์แบบ เนื่องจาก Speechify มีหลายภาษาที่คุณสามารถเลือกได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ดีเพราะศูนย์ติดต่อหลายแห่งให้บริการลูกค้าจำนวนมาก

Speechify เป็นตัวเลือกที่ดีเพราะคุณสามารถเลือกฟังเสียงต่างๆ ก่อนตัดสินใจได้ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถใช้เวลาเลือกเสียงที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการ IVM ของคุณได้ สุดท้ายนี้ เสียงมีความ สมจริง และตัวเลือกภาษาธรรมชาติก็ยอดเยี่ยม ช่วยปรับปรุงประสบการณ์และการใช้งานของลูกค้า

คำถามที่พบบ่อย

ระบบ IVR ที่ดีที่สุดคืออะไร?

ซอฟต์แวร์ IVR ที่ดีที่สุดในปัจจุบัน ได้แก่ VoiceGuide IVR, LiveAgent, LiveVox, SquareTalk และ CloudTalk

ทำไมต้องใช้ IVMS?

IVMS สามารถช่วยได้มากในช่วงเวลาที่มีการโทรเข้ามามาก ช่วยให้ลูกค้าได้รับข้อมูลที่ต้องการผ่านการบริการตนเอง

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ IVR คืออะไร?

มีหลายวิธีที่สามารถปรับปรุงการใช้งาน IVR และประสบการณ์ของลูกค้าได้ เช่น ทำให้ตัวเลือกเข้าใจง่าย มีเสียงที่ฟังดูเหมือนมนุษย์ เสนอทางเลือกให้ลูกค้าเชื่อมต่อกับเจ้าหน้าที่ศูนย์บริการ มีเวลารอที่มีการโปรโมท ส่งเสริมให้ผู้ใช้เชื่อมต่อกับช่องทางอื่น และเสนอให้ผู้โทรใช้ทั้ง IVR และ IVMS