Etkileşimli Sesli Yanıt (IVR) sistemleri, çağrı merkezleri, PBX sistemleri ve iletişim merkezlerinde devrim yaratan önemli bileşenlerdir. Bu sistemler, müşteri deneyimini ciddi ölçüde iyileştirerek verimli hizmet sunar ve telefonla yapılan işlemleri daha kullanıcı dostu hale getirir. Her IVR sisteminin en kritik parçalarından biri de anonslardır. Bu IVR anonsları, arayanları telefon sistemi içinde yönlendirir ve profesyonel, kaliteli bir çağrı yönetimi sürecine katkı sağlar.
IVR İçin Anonslar Nelerdir?
IVR anonsları, arayanların otomatik bir telefon sistemiyle etkileşime geçtiğinde duyduğu sesli mesajlardır. Bu anonslar; hatta bekletme mesajları, karşılama ifadeleri, menüler ve talimatlar da dahil olmak üzere arayanı sistemde yönlendirmek için tasarlanır. Genellikle profesyonel seslendirme sanatçıları tarafından kaydedilir ya da metin-konuşma yazılımlarıyla üretilir.
IVR Mesajı Nasıl Kaydedilir?
Bir IVR mesajı kaydetmek için önce IVR metinlerinizi hazırlayın. Metinlerinizin sade, anlaşılır olmasına ve arayanların ihtiyaç duyduğu tüm temel bilgileri içermesine dikkat edin.
Ardından profesyonel bir seslendirme sanatçısı ile çalışabilir ya da bir seslendirme sanatçısına kaydı yaptırabilirsiniz. Daha geniş bir kitleye hitap etmek için İspanyolca gibi iki dilli seslendirme sanatçılarını da düşünebilirsiniz. Alternatif olarak, sesli anons üretmek için metin-konuşma yazılımlarından da yararlanabilirsiniz.
Ses kaydı tamamlandıktan sonra, netlik ve tutarlılık sağlamak için ses dosyaları düzenlenir ve yüksek kaliteli bir son ürün ortaya çıkar.
IVR ve Anons Arasındaki Fark
IVR; tasarımı, işlevselliği ve yönetimi de dahil olmak üzere tüm etkileşimli sesli yanıt sistemini ifade ederken, anons bu sistemin yalnızca bir bileşenidir. Anons ya da IVR sesi, sistem içinde gezinirken arayana dinletilen ve ondan yanıt almaya yarayan mesajlardır.
IVR Hangi Ses Formatını Kullanır?
IVR sistemlerinde en yaygın ses formatları WAV ve MP3'tür. Bu formatlar, birçok platform tarafından desteklenir ve yüksek kaliteli ses çıkışı sunar. Kullandığınız telefon altyapısına göre tercih edilen format değişiklik gösterebilir.
Anons ve IVR Mesajı Arasındaki Temel Fark
Anons, arayana belirli bir eylem yaptırmak için özel olarak hazırlanmış IVR mesajıdır. IVR mesajı ise karşılama, hatta bekletme, çalışma saatleri gibi bilgiler dahil olmak üzere çağrı sırasında çalınan herhangi bir kayıtlı ses olabilir.
IVR Ses Kaydı Nasıl Yüklenir?
IVR ses kaydını yükleme şekli, kullandığınız IVR sistemine veya hizmet sağlayıcınıza göre değişebilir. Genelde sistemin yönetim paneline giriş yapar, anonslar ya da ses kayıtları bölümüne gidip ilgili ses dosyasını yüklersiniz. En doğru ve güncel bilgi için her zaman hizmet sağlayıcınızın yönergelerini veya destek hattını kontrol edin.
Mesajda Ne Söylenmeli?
IVR mesajında ne söyleyeceğiniz, mesajın amacına göre değişir. Genel bir kural olarak, mesajları açık, kısa ve nazik tutmak faydalıdır. Her zaman arayanı selamlayın, gerekli bilgileri verin ve sonraki adımları net şekilde belirtin.
En İyi 8 IVR Kayıt Yazılımı ve Uygulaması
- Twilio: Esnekliği ve güçlü API'leriyle bilinir; Twilio, özel IVR sistemlerini, sesli anonsları ve kayıtları destekler.
- Genesys: Müşteri deneyimi alanında öne çıkan Genesys, dinamik yönlendirme ve anons kaydı gibi gelişmiş IVR özellikleri sunar.
- Avaya: Avaya'nın iletişim merkezi çözümleri, gelişmiş IVR özellikleri ve profesyonel ses kaydı hizmetleri içerir.
- Nuance: Nuance, gelişmiş metin-konuşma ve ses tanıma özelliklerine sahip IVR ve otomatik operatör çözümleri sunar. Yazılımları çok sayıda dili destekler.
- 8x8: 8x8, kolay anons yönetimi de dahil olmak üzere kapsamlı IVR çözümleri sunar ve yüksek kaliteli ses kayıtlarıyla öne çıkar.
- Five9: Bulut tabanlı iletişim merkezi yazılımıyla bilinen Five9, güçlü self-servis özellikleri sunan IVR desteği sağlar.
- Aspect: Aspect, hem self-servis IVR hem de temsilci destekli hizmetler sunarak uçtan uca kesintisiz bir müşteri deneyimi sağlar.
- NICE inContact: Bu çözüm, yönlendirme ve self-servis seçenekleri sunan IVR ve ACD özellikleriyle her ölçekteki iletişim merkezi için uygundur.
Unutmayın, yazılım seçiminiz ihtiyaçlarınıza, müşteri deneyimi hedeflerinize ve bütçe kriterlerinize göre şekillenecektir.
IVR sesli yanıt anonsları, modern çağrı merkezi ve PBX sistemlerinin vazgeçilmez parçalarındandır. Müşteri deneyimini şekillendirmede ve etkileşimlerin sorunsuz ilerlemesinde büyük rol oynar. Kaliteli IVR anonslarına ve profesyonel seslendirme hizmetlerine yatırım yapmak, kuruluşunuzun daha kurumsal bir imaj sunmasına ve müşterilerinize daha etkili hizmet vermesine katkı sağlar.
IVR sistemlerini daha iyi anlamak için e-öğrenme materyalleri, demolar, referanslar ve podcast içerikleri gibi kaynaklardan yararlanabilirsiniz. Doğal ve ilgi çekici IVR ses kayıtları için her zaman profesyonel seslendirme sanatçıları ve seslendirme uzmanlarının desteğini değerlendirin.
Kayıtlarınızı ister kurum içinde yapın, ister dışarıdan hizmet alın, odak noktanız her zaman netlik, profesyonellik ve sesli mesaj kalitesi olmalıdır. Doğru planlama ve uygulamayla IVR sisteminiz, müşteri etkileşimlerini güçlendiren ve genel hizmet kalitenizi yükselten vazgeçilmez bir araç haline gelebilir.
