Bạn mệt mỏi vì mọi người trong tổ chức dùng đủ loại phần mềm chia sẻ tài liệu khác nhau? Đã sẵn sàng tìm một giải pháp gọn nhẹ hơn để sắp xếp các cuộc họp và danh sách việc cần làm, dứt điểm một lần cho xong? Nếu đang muốn nâng cao hiệu quả công việc, rất có thể bạn đã từng nghe đến Notion như một công cụ hỗ trợ năng suất cực kỳ hữu ích.
Notion là gì?
Notion là một ứng dụng nâng cao hiệu suất và giải pháp quản lý công việc cho phép bạn và đội nhóm xây dựng quy trình làm việc theo đúng cách mình muốn - không còn phải vất vả ghép nối đủ kiểu nền tảng khác nhau. Ở đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết để tối ưu hóa hiệu suất khi làm việc trên Notion.
Mẹo sử dụng Notion giúp tăng hiệu suất
Xem lại các phiên bản đã thay đổi
Lỡ tay xóa mất nội dung quan trọng? Chuyện ai cũng từng gặp, và nếu bạn đang dùng Notion thì coi như gặp may. Cũng giống như khi làm việc trên Google Docs, Notion cho phép bạn xem lại toàn bộ các cập nhật đã thực hiện trên trang. Nếu bạn nhấn vào biểu tượng ba chấm ở góc trên cùng bên phải của thanh bên trong Notion rồi chọn lịch sử trang (page history), bạn sẽ xem được mọi thay đổi từ khi tài liệu được tạo.
Chia sẻ trang
Nếu bạn đang sử dụng Notion để làm việc nhóm, bạn không còn phải gửi tài liệu hay bảng tính qua email, Google Drive hoặc các dịch vụ khác nữa. Khi muốn đồng nghiệp xem một trang Notion của mình, chỉ cần bấm chia sẻ. Người nhận sẽ xem được tài liệu giống như một trang web. Nếu muốn cùng chỉnh sửa, hãy chọn "show link" sau khi bấm chia sẻ. Tại đây, bạn có thể quyết định người được chia sẻ liên kết có quyền xem, chỉnh sửa, bình luận hoặc sao chép trang Notion của bạn.
Tạo công thức
Bạn ngán phải tự ngồi bấm máy tính toán khi làm việc trên Notion? Tương tự như Microsoft Excel và Google Sheets, Notion cho phép bạn tạo các công thức để các sheet tự động tính toán. Dù bạn đang xử lý bảng lương hay lập ngân sách cá nhân, Notion cung cấp đầy đủ công cụ cần thiết để bạn dễ dàng quản lý dữ liệu, kể cả khi mới bắt đầu nhờ các phím tắt đơn giản.
Khóa trang
Nếu bạn đã chia sẻ một trang với nhóm và muốn dừng việc chỉnh sửa lại, bạn có thể dễ dàng khóa trang trên Notion. Chuyển lên góc trên cùng bên phải của trang, nhấp vào danh sách các tùy chọn và chọn khoá trang (lock page). Bạn cũng có thể mở khóa trang nếu sau này muốn cho phép chỉnh sửa trở lại.
Tạo mục lục
Khi tạo các tài liệu dài cho nhóm, thêm mục lục là cách đơn giản để sắp xếp thông tin. Việc tạo mục lục trong Notion rất dễ. Đầu tiên, bạn gõ dấu gạch chéo (/), sau đó chọn mục lục (table of contents). Hệ thống sẽ tự động tạo các liên kết, giúp bạn và nhóm dễ dàng di chuyển trong tài liệu.
Đặt nhắc nhở
Cuộc sống bận rộn khiến bạn khó theo sát mọi việc mỗi ngày. May là tính năng nhắc nhở của Notion giúp bạn nhớ những việc cần hoàn thành để không trễ tiến độ. Để tạo nhắc nhở trong Notion, trước tiên hãy xác định thông tin bạn muốn được nhắc. Sau đó, gõ biểu tượng @ kèm ngày và giờ bạn muốn được nhắc. Nếu muốn nhắc thêm thành viên khác, gõ thêm một biểu tượng @ và tên của người đó cạnh lời nhắc ban đầu. Nhờ vậy, bạn không cần phải dùng Google Calendar hay các hệ thống lịch khác để đặt nhắc nhở nữa.
Sử dụng mã màu
Nếu bạn thích tổ chức công việc một cách trực quan và luôn muốn nhìn vào là hiểu ngay, hãy tận dụng các khối mã màu trong Notion để tạo một không gian làm việc số hợp với mình. Một số người thích dùng màu cho từng dự án, số khác dùng màu để phân loại mức độ ưu tiên (như xanh cho việc đã hoàn thành, vàng cho phần cần rà soát thêm, đỏ cho phần cần loại bỏ hay làm lại hoàn toàn). Bạn có thể dùng màu để phân loại các trang phụ, giúp mọi thành viên chỉ cần liếc qua là biết ngay việc nào cần làm.
Xuất trang ra ngoài
Làm việc với khách hàng chưa dùng Notion? Không vấn đề gì, bạn có thể dễ dàng xuất tài liệu ra nhiều định dạng file khác nhau để tất cả vẫn cùng làm việc trên cùng một nội dung. Cũng như khi chia sẻ tài liệu trong Notion, bạn bắt đầu bằng cách nhấn vào ba chấm ở góc trên cùng bên phải. Tiếp đó, chọn xuất (export). Sau đó, chọn định dạng file mong muốn (bạn có thể chọn từ PDF, tệp HTML, Google Sheets hoặc CSV cho ai sử dụng Excel).
Tạo trang chủ
Bạn có thể dễ dàng tổ chức mọi thứ trên Notion bằng cách tạo một trang chủ hoạt động như website. Bạn có thể thêm các liên kết để bạn và đội nhóm truy cập nhanh thông tin cần, không phải lọ mọ tìm kiếm trong vô vàn tài liệu và bảng tính Notion. Các trang này có thể được tạo mới hoàn toàn hoặc sử dụng các mẫu template có sẵn của Notion.
Tạo danh sách sách cần đọc
Việc tạo một danh sách những cuốn sách cần đọc trong Notion giúp bạn theo dõi các tựa sách mà bạn muốn đọc để phát triển bản thân cả trong công việc lẫn cuộc sống cá nhân.
Đặt mục tiêu và theo dõi tiến trình
Việc xây dựng bảng mục tiêu trong Notion giúp bạn đảm bảo mình đang tiến bộ không chỉ về mặt cá nhân mà còn trong sự nghiệp. Khi thường xuyên làm việc trong Notion, bạn sẽ luôn thấy được tiến trình tiến tới các mục tiêu và ít khi để chúng bị quên lãng.
Tạo trang bằng mẫu template Notion
Với cơ sở dữ liệu Notion, bạn dễ dàng tạo những trang vừa trực quan vừa bắt mắt. Khi nhấn vào nút Templates trong Notion, bạn sẽ thấy rất nhiều mẫu được phân theo từng nhu cầu trong phần mềm. Dù bạn cần template cho cuộc họp hay lộ trình phát triển sản phẩm mới, các mẫu này sẽ hỗ trợ bạn thiết lập trang Notion một cách nhanh gọn, phù hợp với bạn và đội nhóm.
Chế độ tối trong Notion
Để bật chế độ tối (Dark Mode) trong Notion:
- Vào 'Cài đặt và Thành viên' (Settings and Members)
- Chọn Giao diện (Appearance)
- Đổi menu thả xuống thành 'Tối' (Dark)
Bạn cũng có thể nhấn ctrl+shift+L trên PC hoặc cmnd+shift+L trên Mac để bật chế độ tối trong Notion. Giao diện sẽ trở nên dịu mắt hơn và đôi mắt bạn sẽ cảm ơn bạn.
Tìm kiếm nhanh trong Notion
Một mẹo hữu ích nữa để tối ưu hiệu suất trên Notion là học cách tìm kiếm nhanh. Để tìm nhanh một trang mới trong Notion:
- Nhấn cmnd+P trên Mac hoặc ctrl+P trên PC.
- Thao tác này sẽ mở menu nhanh để quét qua tất cả các trang của bạn.
Tham chiếu tới trang hoặc người khác bằng ký tự @ trong Notion
Bạn có thể liên kết trực tiếp đến một trang khác bằng cách gõ ký tự '@' và chọn trang mà bạn muốn tham chiếu. Bạn cũng có thể nhắc đến người dùng và người đăng ký cụ thể bằng cách gõ '@' và chọn tên của họ.
Lưu ý: Mỗi khi bạn đề cập tới ai đó, họ sẽ được thông báo trong tab 'Tất cả cập nhật' (All Updates) ở góc trên bên trái màn hình.
Tạo cột block trong Notion
Notion cho phép bạn sắp xếp các khối nội dung cạnh nhau. Để tạo cột block trong Notion:
- Chọn sáu chấm xám ở bên trái khối bạn muốn di chuyển.
- Kéo khối được chọn sang vị trí bên cạnh khối mong muốn để tạo cột song song.
- Khi thấy vạch xanh dọc hiện lên, bạn có thể thả chuột.
Phím tắt gạch chéo trong Notion
Thay vì bấm biểu tượng dấu cộng hay chuột phải để tạo block mới, chỉ cần nhấn '/' rồi gõ tên loại block bạn muốn tạo. Phím tắt này giúp bạn tạo block mới cực nhanh trong template mà không cần dùng chuột.
Cải thiện quy trình Notion bằng Speechify
Speechify cho phép bạn chuyển đổi văn bản thành âm thanh một cách dễ dàng, giúp bạn luôn theo dõi các tài liệu mà bạn và nhóm đang làm trên Notion. Với Speechify, bạn không cần phải ngồi cố định trước máy tính. Thư viện audio của bạn tự động đồng bộ trên tất cả thiết bị, từ Android tới iPhone và hơn thế nữa, nên bạn có thể cập nhật mọi lúc mọi nơi.
Câu hỏi thường gặp
Notion có giúp tăng năng suất không?
Không giống các ứng dụng phổ biến khác như Evernote, Slack và Trello, Notion không chỉ là một ứng dụng ghi chú hay giao tiếp đơn giản. Bạn hoàn toàn có thể xây dựng một hệ thống quản lý năng suất toàn diện cho cuộc sống của mình ngay trong Notion. Tôi từng viết về cách xây dựng bảng theo dõi thói quen trên Notion, và đến giờ tôi vẫn dùng nó để theo dõi việc tập luyện, viết nhật ký và gom các bài viết của mình. Thực tế, tôi đang viết bài blog này ngay trên Notion.
Notion có hoạt động trên điện thoại Apple hoặc Samsung của tôi không?
Notion có cả ứng dụng trên máy tính lẫn di động, cho phép bạn cập nhật công việc ở bất cứ đâu. Ứng dụng di động có sẵn trên cả Android và iOS.
