使用語音互動式語音應答系統軟體的好處

如果您的企業處理大量的來電或去電，那麼實施語音互動式語音應答（IVR）系統可以...

如果您的企業處理大量的來電或去電，那麼實施一個語音互動式語音應答（IVR）系統可以有效地簡化通話管理，並為客戶提供更高效和個性化的體驗。在本文中，我們將探討使用語音IVR技術的好處及其多種應用。我們還將討論如何選擇合適的語音IVR系統軟體以滿足您的特定業務需求。

了解語音IVR系統

互動式語音應答（IVR）系統是設計用來與來電者互動、自動收集信息並將通話轉接到合適的代理或部門的自動化商務電話系統。這些系統被廣泛應用於企業和組織中，以提升客戶服務並簡化運營。

什麼是IVR系統？

傳統上，IVR系統使用按鍵輸入來引導來電者通過一系列提示和選單。然而，隨著技術的進步，語音IVR系統變得越來越普遍。語音IVR系統使用自然語言處理（NLP）允許來電者說出他們的回應，使互動更加直觀和高效。

IVR系統可以根據企業或組織的特定需求進行定制。它們可以用於多種用途，例如提供客戶支持、處理訂單和收集反饋。

語音IVR系統如何運作

語音IVR應用通過識別口語單詞和短語並將其與預定義的關鍵字和動作匹配來運作。系統提示來電者說明他們的來電目的，根據他們的輸入，可以將通話轉接到特定的代理或部門，提供信息或執行如安排約會或預訂等操作。

系統還可以根據來電者與公司或組織的歷史記錄提供定制化的回應。例如，如果來電者之前有過購買記錄，系統可以識別他們的電話號碼並提供個性化服務。然而，請注意，您需要一個提供IVR系統的VoIP電話服務供應商才能開始使用IVR。

語音IVR系統的關鍵組成部分

語音IVR系統的關鍵組成部分包括語音識別引擎、自然語言處理引擎、文字轉語音引擎、數據庫和應用伺服器。這些組成部分共同使系統能夠接收和解釋電話輸入、處理請求並實時提供回應。

語音識別引擎負責識別和解釋口語單詞和短語。自然語言處理引擎分析來電者的輸入以確定他們請求的意圖。基於雲的文字轉語音引擎將系統的回應轉換為來電者可以理解的口語。數據庫存儲有關來電者及其與公司或組織的歷史記錄的信息。應用伺服器管理IVR系統的整體運作。

總體而言，語音IVR系統是企業和組織提升客戶服務和簡化運營的強大工具。通過提供一種更直觀和高效的方式讓來電者與系統互動，這些系統可以幫助提升整體客戶體驗。

語音IVR系統的優勢

隨著對話式人工智慧的發展，語音互動式語音應答系統在企業中越來越受歡迎，因為它們比傳統的按鍵系統提供了多項優勢和改進的功能。無論價格範圍和功能如何，例如語音信箱、通話錄音、回撥等，所有這些都有其優勢。在本節中，我們將討論使用語音IVR軟體的一些優勢。

改善客戶體驗

語音IVR系統對於您的呼叫中心軟體的主要優勢之一是它可以提升整體客戶體驗。通過提供一個識別口語並提供個性化選項的用戶友好介面，客戶可以快速輕鬆地獲得所需的信息或協助。這可以幫助減少挫折感並提高客戶滿意度。IVR還可以通過客戶關係管理系統或CRM整合來訪問更多數據並增強客戶分類。

例如，當客戶撥打銀行的客服熱線時，他們可以使用語音IVR系統查詢賬戶餘額、轉賬或報告遺失或被盜的卡。系統可以識別客戶的聲音並根據其賬戶信息提供個性化選項。這可以節省客戶的時間和精力，讓他們的體驗更加愉快。

當來電者的需求無法被滿足時，IVR系統會與自動呼叫分配（ACD）系統協作，進行全渠道路由，幫助將他們引導至合適的客服代表。

提升效率和生產力

您不再需要浪費團隊寶貴的通話時間去做一些IVR菜單可以更好處理的事情，即使在非營業時間也是如此。語音IVR系統可以通過優化通話流程和自動化例行任務（如呼叫路由、排隊和數據收集）顯著提高通話處理效率。這可以幫助企業減少等待時間，並在現有員工的基礎上處理更多的通話量。

通過讓代理擺脫重複性任務，語音IVR系統還可以提高代理的生產力，讓他們專注於更複雜的客戶需求。IVR系統還促進自動呼叫分配，確保來電能夠盡快到達合適的代理。

例如，旅行社可以使用語音IVR系統來處理客戶對航班時間表、酒店預訂和旅遊套餐的查詢。系統可以根據客戶的輸入將電話轉接到相應的部門，並收集相關信息，如旅行日期和目的地。這可以為旅行社節省時間和資源，並使他們能夠在更短的時間內服務更多的客戶。

企業成本節約

實施語音IVR系統可以通過降低勞動成本和減少對額外員工的需求，尤其是在高通話量的情況下，為企業帶來顯著的成本節約。通過自動化例行任務，企業還可以降低錯誤風險，提高客戶數據的整體準確性。此外，語音IVR系統可以幫助企業在不增加招聘和培訓新代理成本的情況下擴大客戶服務運營。

例如，零售公司可以使用語音IVR系統來處理客戶對產品供應、運送狀態和退貨的查詢。系統可以根據客戶的輸入提供自動回應，並在必要時將他們轉接到真人代理。這可以為公司節省人力和培訓成本，並使他們能夠處理更多的客戶需求。

增強的安全性和隱私

語音IVR系統可以幫助企業提高數據安全性和隱私性，降低數據洩露和欺詐的風險。通過自動系統處理信用卡號碼和社會安全號碼等敏感信息，企業可以最大限度地減少人為錯誤和數據處理不當的風險。

例如，醫療服務提供者可以使用語音IVR系統來處理患者對醫療記錄、處方續配和預約安排的查詢。系統可以通過語音識別驗證患者身份，並提供安全的訪問他們的信息。這可以確保患者數據受到保護，並符合如HIPAA等法規。

總之，語音IVR系統相較於按鍵系統提供了多項優勢，可以幫助企業改善客戶體驗、效率、成本節約和安全性。通過採用語音IVR系統，企業可以保持競爭力，並滿足客戶不斷變化的需求。

語音IVR系統的應用

語音互動式語音應答（IVR）系統因其能夠在不需要代理的情況下為客戶提供個性化和高效的支持，正在各行各業中越來越受歡迎。在本文中，我們將探討語音IVR系統的一些常見應用。

客戶支持和聯絡中心

客戶支持、呼叫中心和幫助台經常接到大量尋求幫助的客戶來電。語音IVR系統可以通過為客戶提供自動支持來幫助管理這一流量。通過利用語音識別和自然語言處理，語音IVR系統可以理解並回應客戶查詢，提供快速高效的服務。這不僅減輕了客服人員的工作負擔，還改善了整體客戶體驗。

例如，客戶致電電信公司的客戶支持中心，可以使用語音IVR系統查詢賬戶餘額、啟用或停用服務，或報告網絡問題。IVR系統可以理解客戶的查詢並提供適當的回應，無需代理介入。

銀行和金融服務

語音IVR系統在銀行和金融服務行業中被廣泛使用，為客戶提供賬戶餘額、交易歷史和賬單支付等多種服務。通過自動化例行任務，語音IVR系統可以幫助金融機構降低勞動成本，並改善整體客戶體驗。

例如，客戶致電其銀行的客戶支持中心，可以使用語音IVR系統查詢賬戶餘額、轉賬或報告遺失或被盜的卡。IVR系統可以驗證客戶的身份，並提供所需的信息或服務，無需代理介入。

醫療行業

語音互動語音應答（IVR）系統在醫療行業中越來越多地被使用，幫助患者預約、續藥和獲取基本醫療信息。通過自動化日常任務和縮短等待時間，語音IVR系統可以提高患者滿意度和治療效果，同時降低行政成本。

例如，患者可以撥打醫療提供者的IVR系統來預約醫生、查詢檢查結果或獲取藥物信息。IVR系統能夠理解患者的問題並提供適當的回應，無需接待員或護士的介入。

零售和電子商務

語音IVR系統可以在零售和電子商務中使用，為顧客提供產品信息、訂單追蹤和狀態更新。通過為顧客提供自助服務選項，語音IVR系統可以幫助企業減少客服人員的工作量，同時仍然為顧客提供高水平的服務。

例如，顧客可以撥打電子商務公司的IVR系統來追蹤訂單狀態、退貨或獲取產品特性的信息。IVR系統能夠理解顧客的問題並提供適當的回應，無需客服代表的介入。

總之，語音IVR系統在各行各業中越來越受歡迎，因為它們能夠為顧客提供個性化和高效的支持。通過自動化日常任務和縮短等待時間，語音IVR系統可以提高顧客滿意度，同時降低企業的勞動成本。

選擇合適的語音IVR系統軟件

有這麼多的IVR系統，如Aircall、Zendesk和Twilio，選擇合適的可能會很困難。此外，混亂的提示、過多的菜單選項或不良的互動語音識別都可能大大激怒顧客。因此，以下是購買聯絡中心軟件時應注意的一些IVR功能：

關鍵功能

選擇語音IVR系統軟件時，重要的是尋找自然語言處理、文本轉語音轉換和與現有系統集成等功能。此外，您應該尋找一個可擴展且可定制的系統，以滿足您的特定業務需求。

與現有系統的集成

對於希望實施語音IVR系統的企業來說，能夠與現有系統集成是至關重要的。系統應該與您現有的電話系統、數據庫和客戶關係管理（CRM）系統兼容，以確保無縫過渡並提高整體效率。

可擴展性和定制選項

您選擇的系統應該是可擴展的，並允許定制以滿足您的特定業務需求。它應該能夠處理不斷增長的呼叫量，並根據呼叫者的需求提供不同的選項。此外，隨著業務需求的變化，系統應該易於配置和修改。

使用Speechify的頂級自然語音TTS技術獲得可擴展的TTS IVR解決方案

在經營成功的企業中，溝通是關鍵。還有什麼比使用Speechify的頂級自然語音TTS API更好的方式來簡化溝通呢？這一創新解決方案提供了一個可擴展的IVR系統，可以根據您的特定業務需求進行定制。

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總之，語音IVR系統可以為企業，特別是雲聯絡中心，提供許多優勢，如改善顧客體驗、提高效率和生產力、節省成本以及提高安全性和隱私性。它可以應用於各種行業，如客戶支持和呼叫中心、銀行和金融服務、醫療行業、零售和電子商務。在選擇語音IVR系統軟件作為您的聯絡中心解決方案時，重要的是要考慮能夠與現有系統集成的關鍵功能以及可擴展性和定制選項。選擇一個提供SMS和群組消息、視頻會議、呼叫耳語、呼叫錄音和良好連接性等功能的電話系統。

常見問題

問題1：什麼是語音IVR系統軟件？

語音互動式語音應答（IVR）系統軟體是一種技術，允許來電者使用語音指令與系統互動，而非使用按鍵輸入。這包括語音識別（理解來電者的語音指令）和文字轉語音（將系統回應語音化）。

Q2: 使用語音互動式語音應答系統軟體的優勢是什麼？

語音互動式語音應答系統可以為來電者提供更友好和易於使用的體驗，因為他們可以直接說出需求，而不必在一系列按鍵提示中導航。它還可以處理更複雜的互動並提供更個性化的服務。

Q3: 語音互動式語音應答系統軟體能處理多種語言嗎？

是的，許多語音互動式語音應答系統可以理解和回應多種語言，適合擁有多元客戶群的企業使用。