Tipy na zvýšení produktivity s Notion

Notion je výkonná aplikace pro řízení projektů. Zjistěte více o jejích funkcích a výhodách a objevte, zda je vhodná pro váš tým.

Unavuje vás, že každý ve vaší organizaci používá jiný program pro sdílení dokumentů? Jste připraveni vytvořit lepší řešení pro organizaci schůzek a seznamů úkolů jednou provždy? Pokud se zajímáte o zvýšení produktivity, možná jste slyšeli o Notion jako o jednom z možných nástrojů pro zvýšení efektivity.

Co je Notion?

Notion je aplikace pro zvýšení produktivity a řešení pro správu úkolů, které vám a vašemu týmu umožňuje vytvořit si pracovní postup podle vašich představ – bez nutnosti synchronizace různých platforem. Zde se podíváme na vše, co potřebujete vědět, abyste maximalizovali svou produktivitu v rámci platformy Notion.

Tipy pro zvýšení produktivity s Notion

Kontrola změn verzí

Omylem jste smazali něco důležitého? To se stává každému, a pokud používáte Notion, máte štěstí. Stejně jako při práci v Google Docs, Notion vám umožňuje vidět všechny aktualizace, které byly na stránce provedeny. Pokud kliknete na tři tečky v pravém horním rohu postranního panelu ve vašem pracovním prostoru Notion a vyberete historii stránky, budete moci vidět všechny změny od vytvoření dokumentu.

Sdílení stránek

Pokud používáte Notion pro práci s týmem, nemusíte se již obávat odesílání dokumentů a tabulek e-mailem, přes Google Drive nebo jiné služby pro sdílení. Když chcete, aby se váš kolega podíval na jednu z vašich stránek v Notion, jednoduše klikněte na sdílet. Druhá strana bude moci dokument zobrazit stejně jako webovou stránku. Chcete-li s druhou stranou na dokumentu spolupracovat, klikněte na možnost „zobrazit odkaz“ po kliknutí na sdílet. Odtud budete moci vybrat, zda osoba, se kterou sdílíte odkaz, může stránku v Notion zobrazit, upravit, komentovat nebo duplikovat.

Vytváření vzorců

Unavuje vás počítat sami, když pracujete v Notion? Stejně jako Microsoft Excel a Google Sheets, Notion vám dává možnost vytvářet vzorce, které umožňují vašim tabulkám provádět výpočty za vás. Ať už vytváříte tabulku pro výplaty nebo pracujete na osobním rozpočtu, Notion vám poskytuje nástroje, které potřebujete k snadné správě dat. Pomocí jednoduchých klávesových zkratek je Notion snadný i pro začátečníky.

Zamykání stránek

Pokud jste sdíleli stránku se skupinou a potřebujete zastavit úpravy, můžete snadno zamknout stránku v systému Notion. Přejděte do pravého horního rohu stránky, klikněte na seznam přepínačů a vyberte možnost zamknout stránku. Také budete mít možnost stránku odemknout, pokud se rozhodnete, že jsou potřeba další úpravy skupiny.

Vytvoření obsahu

Když vytváříte rozsáhlé dokumenty pro skupinu lidí, přidání obsahu může být jednoduchým způsobem, jak zorganizovat potřebné informace. Vytvoření obsahu v Notion je jednoduché. Nejprve napíšete lomítko, poté vyberete obsah. Automaticky se vygeneruje sada odkazů, která vám a vašemu týmu umožní snadno se orientovat v dokumentu.

Nastavení připomínek

Váš život je rušný a může být těžké udržet si přehled o všem, co musíte každý den udělat, abyste udrželi věci v pohybu. Naštěstí vám připomínky v Notion mohou usnadnit řízení projektů a pomoci vám zapamatovat si, jaké úkoly je třeba dokončit, než budete moci pokračovat v práci. Chcete-li vytvořit připomínku v Notion, nejprve najděte informace, pro které chcete nastavit připomínku. Poté napište symbol @ následovaný dnem a časem, kdy chcete být upozorněni. Pokud chcete připomenout jinému členovi týmu, napište další symbol @ a poté jeho jméno vedle původní připomínky. To může eliminovat potřebu používat Google Kalendář nebo jiný kalendářní systém pro připomínky.

Použití barevného kódování

Pokud máte rádi, když je vaše práce vizuálně organizovaná, abyste vždy věděli, kde co je, použití barevných bloků v Notion je chytrý způsob, jak vytvořit digitální pracovní prostor, který vám dává smysl. Někteří lidé dávají přednost barevnému kódování jednotlivých projektů, zatímco jiní používají barvy k označení oblastí práce, které potřebují akci (například zelená pro oblast, která je připravena, žlutá pro oblast, která potřebuje více práce nebo zlepšení, a červená pro oblast, která musí být odstraněna nebo zcela přepracována). Můžete použít barvy k označení podstránek a poskytnout členům týmu rychlý přehled o tom, co je třeba udělat.

Export stránek

Pracujete s klientem nebo zákazníky, kteří ještě nepřešli na Notion? Žádný problém – můžete snadno exportovat materiály v různých formátech souborů, abyste všichni mohli pracovat ze stejné stránky. Stejně jako při sdílení dokumentu v Notion začnete kliknutím na tři tečky v pravém horním rohu stránky. Odtud vyberete export. Poté si zvolíte formát souboru (můžete si vybrat z PDF, HTML souborů, Google Sheets nebo CSV pro ty, kteří používají Excel).

Vytvořte domovskou stránku

V Notion můžete snadno uspořádat vše, co nabízíte, vytvořením domovské stránky, která funguje podobně jako webová stránka. Budete moci přidávat odkazy, které vám a vašemu týmu usnadní získání potřebných informací, aniž byste se museli prohrabávat všemi dokumenty a tabulkami v Notion. Tyto stránky lze vytvořit od nuly nebo z předpřipravených šablon Notion.

Vytvořte seznam četby

Vytvoření seznamu četby v Notion vám umožní sledovat knihy, které chcete číst a které vás posunou na další úroveň jak v pracovním, tak osobním životě.

Nastavte sledované cíle

Vytvoření grafu cílů v Notion vám může pomoci zajistit, že postupujete vpřed ve svém osobním i pracovním rozvoji. Když pravidelně pracujete v Notion, vidíte, jak se přibližujete ke svým cílům, a je méně pravděpodobné, že je odložíte na vedlejší kolej.

Vytvářejte stránky pomocí šablon Notion

S databází Notion je snadné vytvářet stránky, které jsou přehledné a esteticky příjemné. Když kliknete na tlačítko Šablony v Notion, uvidíte, že máte mnoho možností přizpůsobených specifickým potřebám v rámci softwaru. Ať už hledáte šablonu pro schůzku nebo plán pro vývoj nového produktu, šablony vám usnadní nastavení stránek v Notion tak, aby dávaly smysl pro vás a váš tým.

Tmavý režim v Notion

Pro aktivaci tmavého režimu v Notion:

• Přejděte do 'Nastavení a členové'
• Vyberte Vzhled
• Změňte rozbalovací nabídku na 'Tmavý'

Můžete také stisknout ctrl+shift+L na PC nebo cmnd+shift+L na Macu pro aktivaci tmavého režimu v Notion. Vaše rozhraní se změní na aplikaci, která je příjemnější pro oči, a vaše oči vám poděkují.

Rychlé hledání v Notion

Další užitečný návod pro maximalizaci produktivity s Notion je naučit se, jak provést rychlé hledání. Pro rychlé vyhledání nové stránky v Notion:

• Stiskněte cmnd+P na Macu nebo ctrl+P na PC.
• Tím se zobrazí rychlé menu, které prohledá všechny vaše stránky.

Odkaz na jinou stránku nebo osobu pomocí symbolu @ v Notion

Můžete přímo odkazovat na jinou stránku jednoduše zadáním symbolu '@' a výběrem stránky, kterou chcete odkázat. Můžete také zmínit konkrétní uživatele a odběratele zadáním symbolu '@' a výběrem jejich jména.

Poznámka: Kdykoli zmíníte osobu, bude upozorněna v záložce 'Všechny aktualizace' v levém horním rohu obrazovky.

Vytvoření sloupců bloků v Notion

Notion vám umožňuje uspořádat bloky vedle sebe. Pro vytvoření sloupce bloků v Notion:

• Vyberte šest šedých teček na levé straně bloku nebo bloků, které chcete uspořádat.
• Přesuňte vybraný blok na stranu bloku, kde chcete vytvořit sloupce vedle sebe
• Jakmile uvidíte modrou svislou čáru, můžete kliknout pryč.

Zkratka lomítka v Notion

Místo výběru ikony plus nebo kliknutí pravým tlačítkem pro vytvoření nového bloku stačí stisknout '/' a zadat název bloku, který chcete vytvořit. To vám umožní rychle vytvářet nové bloky ve vaší šabloně, aniž byste se dotkli myši.

Zlepšete svůj pracovní postup v Notion se Speechify

Speechify snadno převádí text na zvuk, což usnadňuje sledování dokumentů, na kterých vy a váš tým pracujete v Notion. Není třeba sedět u počítače se Speechify. Vaše knihovna zvukových souborů se automaticky synchronizuje se všemi vašimi zařízeními, od Androidu po iPhone a dále, takže můžete být v obraze i na cestách.

Často kladené dotazy

Pomáhá Notion se zvyšováním produktivity?

Na rozdíl od jiných populárních aplikací jako Evernote, Slack a Trello, Notion nabízí mnohem více než jen aplikaci pro psaní poznámek a jednoduchou komunikaci. Můžete si v něm vytvořit komplexní řešení pro zvýšení produktivity ve svém životě. Už jsem dříve psal o tom, jak jsem si v Notion vytvořil sledovač návyků, a stále ho používám k zaznamenávání svých tréninků, katalogizaci deníku a shromažďování svých textů. Ve skutečnosti tento blogový příspěvek píšu právě teď v Notion. 

Funguje Notion na mém telefonu Apple nebo Samsung?

Notion má jak desktopové, tak mobilní aplikace, které vám umožňují být v obraze, ať jste kdekoli. Mobilní aplikace je dostupná na platformách Android i iOS.