Výhody používání softwaru pro hlasové IVR systémy

Pokud vaše firma zpracovává velké množství příchozích nebo odchozích hovorů, implementace hlasového interaktivního hlasového systému (IVR) může...

Pokud vaše firma zpracovává velké množství příchozích nebo odchozích hovorů, implementace hlasového interaktivního hlasového systému (IVR) může být efektivním způsobem, jak zjednodušit správu hovorů a poskytnout zákazníkům efektivnější a personalizovanější zážitek. V tomto článku prozkoumáme výhody používání hlasové IVR technologie a její mnohé aplikace. Také se budeme zabývat tím, jak vybrat správný software pro hlasové IVR systémy, který splní vaše specifické obchodní potřeby.

Porozumění hlasovým IVR systémům

Interaktivní hlasové systémy (IVR) jsou automatizované telefonní systémy navržené k interakci s volajícími, shromažďování informací a směrování hovorů na příslušné agenty nebo oddělení. Tyto systémy jsou široce používány firmami a organizacemi ke zlepšení zákaznického servisu a zjednodušení jejich provozu.

Co je IVR systém?

Tradičně IVR systémy používaly vstupy z klávesnice pro vedení volajících skrze sérii výzev a menu. Nicméně, s pokroky v technologii se hlasové IVR systémy staly běžnějšími. Hlasové IVR systémy využívají zpracování přirozeného jazyka (NLP), které umožňuje volajícím mluvit své odpovědi, což činí interakci intuitivnější a efektivnější.

IVR systémy mohou být přizpůsobeny tak, aby splňovaly specifické potřeby firmy nebo organizace. Mohou být použity pro různé účely, jako je poskytování zákaznické podpory, zpracování objednávek a shromažďování zpětné vazby.

Jak fungují hlasové IVR systémy

Hlasové IVR aplikace fungují tak, že rozpoznávají mluvená slova a fráze a porovnávají je s předdefinovanými klíčovými slovy a akcemi. Systém vyzývá volající, aby uvedli důvod svého hovoru, a na základě jejich vstupu může směrovat hovory na konkrétní agenty nebo oddělení, poskytovat informace nebo provádět akce, jako je plánování schůzek nebo rezervace.

Systém může být také naprogramován tak, aby poskytoval přizpůsobené odpovědi na základě historie volajícího s firmou nebo organizací. Například, pokud volající již dříve provedl nákup, systém může rozpoznat jejich telefonní číslo a poskytnout personalizovanou službu. Mějte však na paměti, že budete potřebovat poskytovatele VoIP telefonních služeb, který poskytuje IVR systém, abyste mohli začít s IVR.

Klíčové komponenty hlasových IVR systémů

Klíčové komponenty hlasového IVR systému zahrnují motor pro rozpoznávání řeči, motor pro zpracování přirozeného jazyka, motor pro převod textu na řeč, databázi a aplikační server. Tyto komponenty společně umožňují systému přijímat a interpretovat vstupy telefonních hovorů, zpracovávat požadavky a poskytovat odpovědi v reálném čase.

Motor pro rozpoznávání řeči je zodpovědný za rozpoznávání a interpretaci mluvených slov a frází. Motor pro zpracování přirozeného jazyka analyzuje vstup volajícího, aby určil záměr jejich požadavku. Cloudový motor pro převod textu na řeč převádí odpovědi systému na mluvená slova, kterým volající rozumí. Databáze ukládá informace o volajícím a jejich historii s firmou nebo organizací. Aplikační server řídí celkový provoz IVR systému.

Celkově jsou hlasové IVR systémy mocným nástrojem pro firmy a organizace, které chtějí zlepšit svůj zákaznický servis a zjednodušit své operace. Poskytováním intuitivnějšího a efektivnějšího způsobu, jak mohou volající interagovat se systémem, mohou tyto systémy pomoci zlepšit celkový zákaznický zážitek.

Výhody hlasových IVR systémů

S vývojem konverzační umělé inteligence se hlasové interaktivní hlasové systémy stávají stále populárnějšími mezi firmami, protože nabízejí několik výhod a vylepšenou funkčnost oproti tradičním systémům s tónovou volbou. Všechny mají výhody, i když mají různé cenové rozpětí a funkce, jako je hlasová schránka, nahrávání hovorů, zpětné volání a další. V této části se budeme zabývat některými výhodami používání softwaru pro hlasové IVR.

Zlepšený zákaznický zážitek

Jednou z hlavních výhod hlasového IVR systému pro váš software call centra je, že může zlepšit celkový zákaznický zážitek. Poskytováním uživatelsky přívětivého rozhraní, které rozpoznává mluvený jazyk a nabízí personalizované možnosti, mohou zákazníci rychle a snadno získat informace nebo pomoc, kterou potřebují. To může pomoci snížit frustraci a zlepšit spokojenost zákazníků. IVR může také přistupovat k více datům a zlepšit klasifikaci klientů pomocí systému pro řízení vztahů se zákazníky nebo integrace CRM.

Například, když zákazník zavolá na zákaznickou linku banky, může použít hlasový IVR systém ke kontrole zůstatku na účtu, převodu prostředků nebo nahlášení ztracené nebo odcizené karty. Systém může rozpoznat hlas zákazníka a poskytnout personalizované možnosti na základě informací o jejich účtu. To může zákazníkovi ušetřit čas a úsilí a učinit jeho zážitek příjemnějším.

Když nelze vyhovět požadavkům volajícího, systém IVR spolupracuje s automatizovaným systémem distribuce hovorů (ACD) pro směrování napříč kanály, aby pomohl nasměrovat volajícího k příslušnému zástupci podpory.

Zvýšená efektivita a produktivita

Už nemusíte ztrácet drahocenný čas svého týmu na něco, co může IVR menu zvládnout lépe, dokonce i mimo pracovní dobu. Hlasové systémy IVR mohou výrazně zlepšit efektivitu zpracování hovorů optimalizací toků hovorů a automatizací rutinních úkolů, jako je směrování hovorů, fronty a sběr dat. To může pomoci firmám snížit čekací doby a zvládnout větší objem hovorů se stávajícím personálem.

Uvolněním agentů od opakujících se úkolů mohou hlasové systémy IVR také zvýšit produktivitu agentů a umožnit jim soustředit se na složitější potřeby zákazníků. Systém IVR také usnadňuje automatickou distribuci hovorů, což zajišťuje, že příchozí hovory se dostanou k správnému agentovi co nejrychleji.

Například cestovní kancelář může použít hlasový systém IVR k vyřizování dotazů zákazníků ohledně letových řádů, rezervací hotelů a balíčků zájezdů. Systém může směrovat hovory na příslušné oddělení na základě vstupu zákazníka a shromažďovat relevantní informace, jako jsou data a destinace cestování. To může agentuře ušetřit čas a zdroje a umožnit jim obsloužit více zákazníků v kratším čase.

Úspory nákladů pro firmy

Implementace hlasového systému IVR může vést k významným úsporám nákladů pro firmy snížením nákladů na pracovní sílu a snížením potřeby dalšího personálu, zejména pokud máte vysoký objem hovorů. Automatizací rutinních úkolů mohou firmy také snížit riziko chyb a zlepšit celkovou přesnost zákaznických dat. Navíc hlasové systémy IVR mohou pomoci firmám rozšířit jejich zákaznické služby bez dodatečných nákladů na najímání a školení nových agentů.

Například maloobchodní společnost může použít hlasový systém IVR k vyřizování dotazů zákazníků ohledně dostupnosti produktů, stavu zásilky a vrácení zboží. Systém může poskytnout automatizované odpovědi na základě vstupu zákazníka a v případě potřeby je přesměrovat na živého agenta. To může společnosti ušetřit peníze na nákladech na personál a školení a umožnit jim zvládnout větší objem zákaznických požadavků.

Zvýšená bezpečnost a soukromí

Hlasové systémy IVR mohou firmám pomoci zlepšit bezpečnost a soukromí dat snížením rizika úniků dat a podvodů. Zpracováním citlivých informací, jako jsou čísla kreditních karet a čísla sociálního zabezpečení, prostřednictvím automatizovaného systému mohou firmy minimalizovat riziko lidské chyby a nesprávného nakládání s daty.

Například poskytovatel zdravotní péče může použít hlasový systém IVR k vyřizování dotazů pacientů ohledně lékařských záznamů, doplnění receptů a plánování schůzek. Systém může ověřit identitu pacienta prostřednictvím rozpoznávání hlasu a poskytnout bezpečný přístup k jejich informacím. To může zajistit ochranu dat pacientů a splnění předpisů, jako je HIPAA.

Závěrem lze říci, že hlasové systémy IVR nabízejí několik výhod oproti systémům s tónovou volbou a mohou firmám pomoci zlepšit zákaznickou zkušenost, efektivitu, úspory nákladů a bezpečnost. Přijetím hlasového systému IVR mohou firmy zůstat konkurenceschopné a vyhovět měnícím se potřebám svých zákazníků.

Aplikace hlasových systémů IVR

Hlasové interaktivní systémy IVR se stávají stále populárnějšími v různých odvětvích díky své schopnosti poskytovat personalizovanou a efektivní podporu zákazníkům bez potřeby agenta. V tomto článku prozkoumáme některé běžné aplikace hlasových systémů IVR.

Zákaznická podpora a kontaktní centra

Zákaznická podpora, call centra a helpdesky často přijímají velký objem hovorů od zákazníků hledajících pomoc. Hlasové systémy IVR mohou pomoci zvládnout tento objem poskytováním automatizované podpory zákazníkům. Využitím rozpoznávání řeči a zpracování přirozeného jazyka mohou hlasové systémy IVR porozumět a reagovat na dotazy zákazníků, poskytovat rychlou a efektivní službu. To nejen snižuje pracovní zátěž na personál zákaznické podpory, ale také zlepšuje celkovou zákaznickou zkušenost.

Například zákazník volající do zákaznického centra telekomunikační společnosti může použít hlasový systém IVR k ověření zůstatku na účtu, aktivaci nebo deaktivaci služby nebo nahlášení problému sítě. Systém IVR může porozumět dotazu zákazníka a poskytnout příslušnou odpověď, aniž by bylo potřeba agenta.

Bankovnictví a finanční služby

Hlasové systémy IVR se běžně používají v bankovnictví a finančních službách k poskytování široké škály služeb zákazníkům, jako jsou zůstatky na účtech, historie transakcí a platby účtů. Automatizací rutinních úkolů mohou hlasové systémy IVR pomoci finančním institucím snížit náklady na pracovní sílu a zlepšit celkovou zákaznickou zkušenost.

Například zákazník volající do zákaznického centra své banky může použít hlasový systém IVR k ověření zůstatku na účtu, převodu prostředků nebo nahlášení ztracené nebo odcizené karty. Systém IVR může ověřit identitu zákazníka a poskytnout požadované informace nebo službu, aniž by bylo potřeba agenta.

Zdravotnický průmysl

Hlasové IVR systémy se stále častěji používají ve zdravotnictví k pomoci pacientům s plánováním schůzek, doplňováním receptů a získáváním základních lékařských informací. Automatizací rutinních úkolů a zkrácením čekacích dob mohou hlasové IVR systémy zlepšit spokojenost a výsledky pacientů a zároveň snížit administrativní náklady.

Například pacient může zavolat do IVR systému svého poskytovatele zdravotní péče, aby si naplánoval schůzku s lékařem, zkontroloval výsledky testů nebo získal informace o svých lécích. IVR systém dokáže porozumět dotazu pacienta a poskytnout odpovídající odpověď, aniž by bylo potřeba recepčního nebo sestry.

Maloobchod a e-commerce

Hlasové IVR systémy mohou být využity v maloobchodě a e-commerce k poskytování informací o produktech, sledování objednávek a aktualizacím stavu. Poskytnutím možnosti samoobsluhy pro zákazníky mohou hlasové IVR systémy pomoci podnikům snížit zátěž na pracovníky zákaznického servisu a zároveň poskytovat vysokou úroveň služeb zákazníkům.

Například zákazník může zavolat do IVR systému e-commerce společnosti, aby sledoval stav své objednávky, vrátil produkt nebo získal informace o vlastnostech produktu. IVR systém dokáže porozumět dotazu zákazníka a poskytnout odpovídající odpověď, aniž by bylo potřeba zástupce zákaznického servisu.

Závěrem lze říci, že hlasové IVR systémy se stávají stále populárnějšími v různých odvětvích díky své schopnosti poskytovat personalizovanou a efektivní podporu zákazníkům. Automatizací rutinních úkolů a zkrácením čekacích dob mohou hlasové IVR systémy zlepšit spokojenost zákazníků a zároveň snížit náklady na pracovní sílu pro podniky.

Výběr správného softwaru pro hlasové IVR systémy

S tolika IVR systémy jako Aircall, Zendesk a Twilio může být obtížné vybrat ten správný pro vás. Navíc matoucí výzvy, nadměrný počet možností v menu nebo špatné rozpoznávání řeči ve vašem IVR systému mohou zákazníky značně rozčílit. Zde jsou některé funkce IVR, na které byste se měli zaměřit při nákupu softwaru pro kontaktní centra:

Klíčové funkce, na které se zaměřit

Při výběru softwaru pro hlasové IVR systémy je důležité hledat funkce jako zpracování přirozeného jazyka, převod textu na řeč a integraci s existujícími systémy. Dále byste měli hledat systém, který je škálovatelný a přizpůsobitelný, aby vyhovoval vašim specifickým obchodním potřebám.

Integrace s existujícími systémy

Schopnost integrace s existujícími systémy je klíčová pro podniky, které chtějí implementovat hlasové IVR systémy. Systém by měl být kompatibilní s vaším stávajícím telefonním systémem, databází a systémem pro řízení vztahů se zákazníky (CRM), aby byla zajištěna plynulá přechod a zlepšena celková efektivita.

Škálovatelnost a možnosti přizpůsobení

Systém, který si vyberete, by měl být škálovatelný a umožňovat přizpůsobení, aby vyhovoval vašim specifickým obchodním potřebám. Měl by být schopen zvládnout rostoucí objem hovorů a nabízet různé možnosti pro volající na základě povahy jejich požadavku. Navíc by měl být snadno konfigurovatelný a modifikovatelný, jak se mění potřeby vašeho podnikání.

Získejte škálovatelné TTS IVR řešení s nejlépe hodnocenou technologií přirozeně znějícího TTS od Speechify

Pokud jde o úspěšné podnikání, komunikace je klíčová. A jak lépe zefektivnit komunikaci než s nejlépe hodnocenou technologií přirozeně znějícího TTS od Speechify? Toto inovativní řešení poskytuje škálovatelné IVR systémy, které lze přizpůsobit vašim specifickým obchodním potřebám.

S možností produkovat realistickou řeč se vaši zákazníci budou cítit, jako by mluvili s opravdovou osobou na druhém konci linky. Navíc s výstupním jazykovým kódem EN-US budou vaše zprávy doručovány způsobem, který je snadno pochopitelný pro širokou škálu zákazníků. Rozlučte se s těžkopádnými, robotickými hlasovými přenosy a přivítejte přirozenější a poutavější zákaznickou zkušenost. Vyzkoušejte TTS IVR řešení od Speechify ještě dnes a sledujte, jak vaše podnikání vzkvétá.

Závěrem lze říci, že hlasový IVR systém může podnikům, zejména cloudovým kontaktním centrům, nabídnout řadu výhod, jako je zlepšení zákaznické zkušenosti, zvýšení efektivity a produktivity, úspory nákladů pro podniky a zlepšení bezpečnosti a soukromí. Může být použit v různých odvětvích, jako je zákaznická podpora a call centra, bankovnictví a finanční služby, zdravotnictví, maloobchod a e-commerce. Při výběru softwaru pro hlasové IVR systémy jako řešení pro kontaktní centrum je důležité zvážit klíčové funkce, které umožňují integraci s existujícími systémy a možnosti škálovatelnosti a přizpůsobení. Vyberte si telefonní systém, který nabízí SMS a skupinové zprávy, videokonference, šepot hovorů, nahrávání hovorů a skvělou konektivitu mezi dalšími funkcemi.

Často kladené otázky

Otázka 1: Co je software pro hlasové IVR systémy?

Software pro hlasové IVR systémy je technologie, která umožňuje volajícím komunikovat se systémem pomocí hlasových příkazů namísto zadávání pomocí tlačítek. To může zahrnovat jak rozpoznávání řeči (pro pochopení hlasových příkazů volajícího), tak převod textu na řeč (pro verbalizaci odpovědí systému).

Otázka 2: Jaké jsou výhody používání softwaru pro hlasové IVR systémy?

Hlasové IVR systémy mohou poskytnout uživatelsky přívětivější a přístupnější zážitek pro volající, protože mohou jednoduše vyslovit své požadavky místo procházení řadou tlačítkových nabídek. Mohou také zvládnout složitější interakce a poskytovat více personalizované služby.

Otázka 3: Umí software pro hlasové IVR systémy pracovat s více jazyky?

Ano, mnoho hlasových IVR systémů dokáže rozumět a reagovat ve více jazycích, což je činí vhodnými pro firmy s různorodou zákaznickou základnou.