PDF vs PDF/a

Dokumentide digiteerimine on loonud hulgaliselt erinevaid failivorminguid, igal neist oma otstarve. Selles artiklis uurime põhjalikult PDF-i ja PDF/a erinevusi, tuues välja nende olulisuse, kasutusalad ja eelised.

Milliseid erinevaid PDF-tüüpe on olemas?

PDF tähendab Portable Document Format. Nagu nimigi ütleb, on see universaalne failivorming elektrooniliste dokumentide ühtlaseks kuvamiseks sõltumata arvutist, tarkvarast või operatsioonisüsteemist. PDF dokumendid võivad sisaldada linke, nuppe, vorme, heli, videot ja äriloogikat.

PDF-il on erinevaid versioone ja tüüpe, nagu PDF/a, PDF/X ja nn tavaline PDF. Igal PDF-tüübil on oma kindel eesmärk, kuid levinum on just standardne PDF.

Mis on PDF?

PDF ehk Portable Document Format on failitüüp, mis salvestab kõik trükitud dokumendi osad elektroonilise pildina. Neid dokumente saab hõlpsalt sirvida, printida ja teistega jagada ilma lähteprogrammi vajaduseta.

PDF-faile iseloomustab faililaiend .pdf

Millal ja miks kasutada PDF-i?

• Jagamine: Lihtne dokumente jagada muretsemata tarkvara ühilduvuse pärast.
• Turvalisus: Saab lisada digi- ja elektroonilisi allkirju, et dokumente kaitsta.
• Universaalne: Kuva igal seadmel ilma vormingu kadumiseta.

PDF-i omadused

1. Interaktiivsus:
2. • Hüperlingid: Viitavad välistele allikatele või dokumendi teistele lehtedele.
   • Nupud: Võimaldavad teatud toiminguid, nt vormi saatmine.
   • Vormid: Täidetavad väljad kasutajalt andmete kogumiseks.
2. Multimeedia lisamine:
3. • Heli ja video: Saab manustada ja esitada meediasisu dokumendis.
   • Pildid: Lisada saab kvaliteetseid pilte erinevate tihendustehnikatega.
3. Märkused: Lisa kommentaare, märkmeid, esiletõstmisi jpm.
4. Turvalisus:
5. • Krüpteerimine: Kaitseb sisu volitamata juurdepääsu eest.
   • Digiallkirjad: Kontrollivad dokumendi päritolu ja terviklust.
   • Vesimärgid: Lisab nähtava või varjatud info dokumendi külge.
5. Tihendus: Väiksem failisuurus piltide, teksti ja muude elementide tihendamise teel.
6. Ligipääsetavus: Sildid, asendustekstid ja järjehoidjad parandavad puuetega inimeste kasutuskogemust.
7. JavaScripti tugi: Lisab interaktiivsust ja võimaldab toiminguid dokumendis automatiseerida.
8. Kihiline graafika: Võimaldab näiteks CAD-iga loodud kihilise graafika salvestamist dokumendis.
9. 3D-sisu: Manustab ja võimaldab vaadata 3D-mudeleid dokumendis.
10. Dokumendi struktuur: Säilitab ühtse paigutuse, fondid ja kujunduse kõigil platvormidel

PDF-i eelised:

1. Säilitab algse dokumendi visuaalse välimuse.
2. Pakub arenenud turvaelemente.
3. Tagab vormingu ühtsuse eri platvormidel.

3 parimat rakendust PDF-i loomiseks:

1. Adobe Acrobat
2. Microsoft Word (salvesta PDF-ina)
3. PDFCreator Windowsile

3 parimat rakendust PDF-i lugemiseks:

1. Adobe Acrobat Reader
2. Foxit Reader
3. Microsoft Edge

PDF-i kasutusalad

1. E-raamatud: PDF-i kasutatakse laialdaselt e-raamatute loomiseks ja jagamiseks, kuna vorming ühildub peaaegu kõigi platvormidega.
2. Ärilepingud: PDF-faile kasutatakse lepingute jagamiseks ja allkirjastamiseks, kuna neid saab märkida ja allkirjastada elektrooniliselt.
3. Aruanded ja valged raamatud: PDF-id säilitavad fondid, pildid ja paigutuse, seega sobivad need hästi aruannete ja analüüside jaoks.
4. Juhendid: Toote- ja tarkvarajuhendid PDF-ina tagavad ühtse välimuse erinevates seadmetes.
5. Vormid: Paljud asutused kasutavad PDF-põhiseid elektroonilisi vorme, mida saab digitaalselt täita.
6. Esitlused: Slaidide jagamiseks ja kujunduse ühtluse tagamiseks.
7. Ajakirjad ja uudiskirjad: Digitaalsed trükimeedia väljaanded on tihti PDF-ina, et säilitada trükisega sama välimus.
8. Piletid ja pardakaardid: Lennu-, teatri- ja ürituste korraldajad kasutavad sageli PDF-e-pileteid.
9. Arved ja kviitungid: Ettevõtted saadavad klientidele arveid ja kviitungeid PDF-vormingus.
10. CV-d ja portfooliod: Professionaalid jagavad oma dokumente PDF-ina, et hoida vorming ühtne.

Mis on PDF/a?

PDF/a on PDF-i alamvorm, mis on mõeldud elektrooniliste dokumentide pikaajaliseks säilitamiseks ja arhiveerimiseks. Erinevalt tavalisest PDF-ist nõuab PDF/a, et kõik elemendid (fondid, pildid, tekst jne) oleksid dokumendis sees, et välimus püsiks muutumatuna ka aastate pärast.

Ka PDF/a-l on faililaiend .pdf

Millal ja miks kasutada PDF/a-d?

• Dokumentide arhiveerimine: Eriti kasulik pikaajaliseks arhiveerimiseks, nt juristidele, meditsiinis ja avalikus sektoris.
• Säilitamine: Garantii, et kogu sisu ja kujundus on failis sees ega sõltu välistest ressurssidest.

PDF/A omadused

1. Pikaajaline arhiveerimine: Mõeldud digidokumentide pikaajaliseks säilitamiseks.
2. Iseseisev dokument:
3. • Fontide manustamine: Kindlustab, et kõik kasutatud fondid jäävad samaks.
   • Pole välist sõltuvust: Kõik dokumendi korrektseks kuvamiseks vajalik on failis sees.
3. Ei luba käivitatavat sisu: JavaScript ja muu käivitatav pole lubatud, et dokument toimiks usaldusväärselt ka aastate pärast.
4. Värvihaldus: Tagab ühtlased värvid eri seadmetes ja ajas.
5. ISO standardite järgimine: Vastab ISO 19005 standardile, mis garanteerib hilisema loetavuse.
6. Metaandmete salvestus: PDF/a toetab metaandmete lisamist XML-kujul, andes dokumendi kohta detailse info.
7. Heli ja video puudub: Arhiivimiseks pole mittekestvat meediasisu lubatud.
8. Tihenduste piirangud: Lubatud vaid stabiilsed ja laialt levinud tihendusmeetodid, nt JPEG 2000.
9. Ligipääsetavus: Toetab sildistatud PDF-e – ligipääsetav ka puuetega isikutele.
10. Läbipaistvus: Läbipaistvuse kasutus on rangelt määratletud, et tagada ühtlane kuvamine ka tulevikus.

PDF/a eelised:

1. Tagab digifailide pikaajalise säilimise.
2. Dokumendid on iseseisvad – kõik vajalik on manustatud.
3. ISO 19005 järgimine tagab dokumendi loetavuse ka tulevikus.

3 parimat rakendust PDF/a loomiseks:

1. Adobe Acrobat (PDF/a failide loomine)
2. PDF/A-2 Creator
3. Microsoft Word (salvesta PDF/a-na)

3 parimat rakendust PDF/a lugemiseks:

1. Adobe Acrobat Reader
2. PDF/a Viewer Windowsile
3. Foxit PhantomPDF

PDF/a kasutusvaldkonnad

1. Õigusdokumendid: PDF/a sobib hästi juriidiliste dokumentide pikaajaliseks säilitamiseks, mida võidakse vaja minna isegi aastakümnete pärast.
2. Meditsiinilised andmed: PDF/a säilitab patsiendiandmed usaldusväärsel kujul aastateks.
3. Riiklike dokumentide arhiivid: Linnad, riigid ja riigiasutused arhiveerivad õigusalaseid ja ajaloolisi dokumente PDF/a-vormingus.
4. Lõputööd ja dissertatsioonid: Ülikoolid nõuavad tihti lõputöö esitlust PDF/a formaadis, et tagada säilivus.
5. Raamatukogu arhiivid: Raamatukogud digiteerivad vanu raamatuid, ajakirju ja käsikirju PDF/a-na säilitamiseks.
6. Äriarhiivid: Ettevõtted hoiavad olulisi aruandeid ja protokolle PDF/a-na pikaajaliseks säilitamiseks.
7. Muuseumikogud: Muuseumid digiteerivad kogusid PDF/a abil arhiveerimise eesmärgil.
8. Uudiste arhiivid: Meediamajad säilitavad artikleid ja fotosid PDF/a-na tulevikuks.
9. Teadusandmed: Teadlased arhiveerivad andmeid PDF/a-vormingus tulevikuks.
10. Kinnisvara dokumendid: Pikaajalist säilitamist vajavad kinnisvaraga seotud dokumendid sobivad hästi PDF/a jaoks.

PDF ja PDF/a põhilised erinevused:

Kuigi mõlemad formaadid põhinevad PDF-standardil, on PDF/a loodud spetsiaalselt arhiveerimiseks, pakkudes pikaealisust toetavaid omadusi ja piiranguid. Tavaline PDF on paindlikum ning sobib igapäevaseks kasutamiseks ja jagamiseks.

1. Eesmärk: PDF on loodud elektrooniliste dokumentide tootmiseks ja jagamiseks, PDF/a pikaajaliseks säilituseks.
2. Manustamine: PDF/a puhul on fontide manustamine kohustuslik, PDF-is valikuline.
3. JavaScript ja käivitatavad failid: PDF/a-s pole need lubatud, PDF toetab neid.
4. Arhiivinduse standardid: PDF/a vastab ISO 19005-le, PDF järgib ISO 32000-1 standardit.

<table border="1">

<thead>

<tr>

<th>Omadus</th>

<th>PDF</th>

<th>PDF/a</th>

</tr>

</thead>

<tbody>

<tr>

<td>Eesmärk</td>

<td>Üldkasutus</td>

<td>Püsiv arhiveerimine</td>

</tr>

<tr>

<td>Fontide manustamine</td>

<td>Valikuline</td>

<td>Kohustuslik</td>

</tr>

<tr>

<td>JavaScript</td>

<td>Toetatud</td>

<td>Pole lubatud</td>

</tr>

<tr>

<td>ISO Standard</td>

<td>ISO 32000-1</td>

<td>ISO 19005</td>

</tr>

</tbody>

</table>

Kokkuvõtteks: kuigi PDF ja PDF/a on mõlemad Portable Document Format vormingud, on neil erinevad eesmärgid. Nende erinevuste tundmine aitab valida õige formaadi vastavalt vajadusele.