Tuottavuusvinkkejä Notionille

Notion on tehokas projektinhallintasovellus. Tutustu ominaisuuksiin ja hyötyihin ja selvitä, sopiiko se tiimillesi.

Kyllästyttääkö sekaannus, kun jokainen organisaatiossasi käyttää eri dokumenttien jakamisohjelmia? Oletko valmis luomaan paremman ratkaisun kokousten ja tehtävälistojen järjestämiseen, kerralla kuntoon? Jos olet kiinnostunut parantamaan tuottavuuttasi, olet saattanut kuulla Notionista yhtenä mahdollisena tuottavuustyökaluna.

Mikä on Notion?

Notion on tuottavuussovellus ja tehtävienhallintaratkaisu, joka mahdollistaa sinulle ja tiimillesi haluamasi työnkulun rakentamisen – ilman, että kaikkien tarvitsee synkronoida eri alustoja. Tässä käymme läpi kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää maksimoidaksesi tuottavuutesi Notion-alustalla.

Notion-vinkkejä tuottavuuteen

Tarkista versiomuutokset

Poistitko vahingossa jotain tärkeää? Meille kaikille on käynyt niin, ja jos käytät Notionia, olet onnekas. Aivan kuten työskennellessäsi Google Docsissa, Notion antaa sinun nähdä kaikki sivulle tehdyt päivitykset. Klikkaamalla kolmea pistettä Notion-työtilasi sivupalkin oikeassa yläkulmassa ja valitsemalla sivuhistorian, voit palata takaisin ja nähdä kaikki muutokset dokumentin luomisesta lähtien.

Jaa sivuja

Jos käytät Notionia työskennelläksesi tiimisi kanssa, sinun ei enää tarvitse huolehtia dokumenttien ja taulukoiden lähettämisestä sähköpostitse, Google Driven tai muiden jakopalveluiden kautta. Kun haluat kollegasi katsovan yhtä Notion-sivuistasi, klikkaa vain jaa. Toinen osapuoli voi tarkastella dokumenttia aivan kuin verkkosivua. Haluatko työskennellä toisen osapuolen kanssa dokumentissa? Klikkaa "näytä linkki" -vaihtoehtoa jaon jälkeen. Sieltä voit valita, voiko linkin saaja tarkastella, muokata, kommentoida tai kopioida Notion-sivusi.

Luo kaavoja

Kyllästyttääkö laskeminen itse Notionissa työskennellessäsi? Aivan kuten Microsoft Excel ja Google Sheets, Notion antaa sinulle mahdollisuuden luoda kaavoja, jolloin taulukkosi tekevät laskelmat puolestasi. Olitpa sitten tekemässä palkkalaskelmaa tai henkilökohtaista budjettia, Notion tarjoaa sinulle työkalut tietojen hallintaan helposti. Helppojen pikanäppäinten avulla Notion tekee siitä helppoa, jopa aloittelijoille.

Lukitse sivut

Jos olet jakanut sivun ryhmän kanssa ja haluat lopettaa muokkaukset, voit helposti lukita sivun Notion-järjestelmässä. Siirry sivun oikeaan yläkulmaan, klikkaa valikkolistaa ja valitse lukitse sivu -vaihtoehto. Voit myös avata sivun lukituksen, jos päätät, että ryhmämuokkauksia tarvitaan lisää.

Luo sisällysluettelo

Kun luot suuria dokumentteja ryhmälle, sisällysluettelon lisääminen voi olla yksinkertainen tapa järjestää tarvitsemasi tiedot. Sisällysluettelon luominen Notionissa on helppoa. Ensin kirjoitat kauttaviivan, sitten valitset sisällysluettelon. Linkkisarja luodaan automaattisesti, jolloin sinä ja tiimisi voitte helposti navigoida dokumentissanne.

Aseta muistutuksia

Elämäsi on kiireistä, ja voi olla vaikeaa pysyä perillä kaikesta, mitä sinun täytyy tehdä joka päivä, jotta asiat sujuvat. Onneksi Notionin muistutukset voivat tehdä projektinhallinnasta helppoa, jotta muistat, mitkä tehtävät on suoritettava ennen kuin voit edetä työssäsi. Luodaksesi muistutuksen Notionissa, etsi ensin tieto, josta haluat asettaa muistutuksen. Kirjoita sitten @-symboli, jota seuraa päivä ja aika, jolloin haluat saada muistutuksen. Jos haluat muistuttaa toista tiimin jäsentä tiedosta, kirjoita toinen @-symboli ja sitten heidän nimensä alkuperäisen muistutuksen viereen. Tämä voi poistaa tarpeen käyttää Google-kalenteria tai muuta kalenterijärjestelmää muistutuksiin.

Käytä värikoodausta

Jos pidät työsi visuaalisesta järjestämisestä, jotta tiedät aina, missä kaikki on, Notionin värikoodauslohkot ovat fiksu tapa luoda digitaalinen työtila, joka on sinulle järkevä. Jotkut ihmiset haluavat värikoodata yksittäiset projektit, kun taas toiset käyttävät värejä osoittamaan työalueita, jotka vaativat toimintaa (kuten vihreä alueelle, joka on valmis, keltainen alueelle, joka tarvitsee lisää työtä tai parannusta, ja punainen alueelle, joka on poistettava tai täysin uudistettava). Voit käyttää värejä alisivujen merkitsemiseen ja antaa tiimin jäsenille nopean katsauksen siitä, mitä on tehtävä.

Vie sivuja

Työskenteletkö asiakkaan tai asiakkaiden kanssa, jotka eivät vielä käytä Notionia? Ei hätää – voit helposti viedä materiaaleja useissa eri tiedostomuodoissa, jotta voitte kaikki työskennellä (kirjaimellisesti) samalta sivulta. Aivan kuten jaat dokumentin Notionissa, aloitat napsauttamalla kolmea pistettä sivun oikeassa yläkulmassa. Sieltä valitset vie. Sitten valitset tiedostomuodon (voit valita PDF-tiedostot, HTML-tiedostot, Google Sheets tai CSV:t Excelin käyttäjille).

Luo kotisivu

Voit helposti järjestää kaiken, mitä tarjoat Notionissa, luomalla kotisivun, joka toimii kuin verkkosivusto. Voit lisätä linkkejä, jotka helpottavat sinua ja tiimiäsi löytämään tarvitsemanne tiedot ilman, että joudutte kahlaamaan läpi kaikki Notion-dokumenttisi ja -taulukot. Nämä sivut voidaan luoda alusta alkaen tai valmiista Notion-malleista.

Luo lukulista

Lukulistan luominen Notionissa antaa sinulle mahdollisuuden seurata kirjoja, jotka haluat lukea, ja jotka vievät sinut seuraavalle tasolle sekä liiketoiminnassa että henkilökohtaisessa elämässäsi.

Aseta seurattavat tavoitteet

Tavoitekartan luominen Notionissa voi auttaa varmistamaan, että etenet henkilökohtaisessa ja liiketoiminnallisessa kehityksessäsi. Kun työskentelet säännöllisesti Notionissa, näet, miten edistyt kohti tavoitteitasi, ja olet vähemmän todennäköisesti laittamassa niitä taka-alalle.

Luo sivuja Notion-malleilla

Notion-tietokannan avulla on helppo luoda sivuja, jotka ovat sekä helppolukuisia että visuaalisesti miellyttäviä. Kun napsautat Notionin sisällä olevaa Mallit-painiketta, näet, että sinulla on monia vaihtoehtoja, jotka on räätälöity ohjelmiston erityistarpeisiin. Etsitpä sitten kokousmallia tai tiekarttaa uuden tuotteen suunnitteluun, mallit tekevät Notion-sivujesi asettamisesta yksinkertaista tavalla, joka on järkevä sinulle ja tiimillesi.

Tumma teema Notionissa

Ota Tumma tila käyttöön Notionissa:

• Siirry kohtaan 'Asetukset ja jäsenet'
• Valitse Ulkoasu
• Vaihda avattavasta valikosta 'Tumma'

Voit myös painaa ctrl+shift+L PC:llä tai cmnd+shift+L Macilla ottaaksesi tumman tilan käyttöön Notionissa. Käyttöliittymäsi muuttuu helpommin katsottavaksi sovellukseksi ja silmäsi kiittävät sinua.

Pikahaku Notionissa

Toinen hyödyllinen opetusohjelma tuottavuuden maksimoimiseksi Notionissa on oppia suorittamaan pikahaku. Etsiäksesi nopeasti uutta sivua Notionissa:

• Paina cmnd+P Macilla tai ctrl+P PC:llä.
• Tämä avaa pienen valikon, joka skannaa kaikki sivusi.

Viittaa toiseen sivuun tai henkilöön @-symbolilla Notionissa

Voit linkittää suoraan toiseen sivuun kirjoittamalla '@'-symbolin ja valitsemalla sivun, johon haluat viitata. Voit myös mainita tiettyjä käyttäjiä ja tilaajia kirjoittamalla '@'-symbolin ja valitsemalla heidän nimensä.

Huom: Aina kun mainitset henkilön, hän saa ilmoituksen 'Kaikki päivitykset' -välilehdellä näytön vasemmassa yläkulmassa.

Luo lohkokolumneja Notionissa

Notionin avulla voit järjestää lohkoja vierekkäin. Luo lohkokolumni Notionissa:

• Valitse kuusi harmaata pistettä lohkon tai lohkojen vasemmalta puolelta, jotka haluat järjestää.
• Siirrä valittu lohko sen lohkon viereen, johon haluat luoda vierekkäiset kolumnit
• Kun näet sinisen pystysuoran viivan, voit klikata pois.

Vinoviiva-pikakuvake Notionissa

Sen sijaan, että valitsisit plus-kuvakkeen tai napsauttaisit hiiren oikealla painikkeella luodaksesi uuden lohkon, paina vain '/' ja kirjoita lohkon nimi, jonka haluat luoda. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden luoda nopeasti uusia lohkoja mallissasi ilman, että kosket hiirtäsi.

Paranna Notion-työskentelyäsi Speechifyn avulla

Speechify muuntaa tekstin helposti ääneksi, mikä tekee yksinkertaiseksi pysyä ajan tasalla dokumenteista, joita sinä ja tiimisi työstätte Notionissa. Sinun ei tarvitse istua tietokoneesi ääressä Speechifyn kanssa. Äänitiedostokirjastosi synkronoituu automaattisesti kaikkien laitteidesi kanssa, Androidista iPhoneen ja muualle, joten voit pysyä ajan tasalla liikkeellä ollessasi.

Usein kysytyt kysymykset

Auttaako Notion tuottavuudessa?

Toisin kuin muut suositut sovellukset kuten Evernote, Slack ja Trello, Notion on paljon enemmän kuin pelkkä muistiinpano- ja viestintäsovellus. Sen avulla voit luoda kattavan tuottavuusratkaisun elämääsi varten. Olen aiemmin kirjoittanut siitä, kuinka rakensin Notionilla tapanseurannan, ja käytän sitä yhä treenieni seuraamiseen, päiväkirjani järjestämiseen ja kirjoitusteni kokoamiseen. Itse asiassa kirjoitan tätä blogikirjoitusta Notionissa juuri nyt. 

Toimiiko Notion Apple- tai Samsung-puhelimessani?

Notionilla on sekä työpöytä- että mobiilisovellukset, joten pysyt ajan tasalla missä tahansa liikutkin. Mobiilisovellus on saatavilla sekä Android- että iOS-alustoilla.