ड्रॉपबॉक्स के लिए उत्पादकता हैक्स

ड्रॉपबॉक्स फाइलों को स्टोर और ट्रांसफर करने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण हो सकता है। इन हैक्स के साथ संगठित रहने और उत्पादकता बढ़ाने के तरीके जानें।

ड्रॉपबॉक्स एक उत्कृष्ट उपकरण है जिसका उपयोग आप फाइलों को ट्रांसफर करने और आवश्यक चीजों को एक ही स्थान पर रखने के लिए कर सकते हैं। चूंकि यह क्लाउड पर है, यह एक सहायक उपकरण है जो आपको अपनी फाइलों को किसी भी डिवाइस से सेव, शेयर और एक्सेस करने की अनुमति देता है।

यदि आप अपने ड्रॉपबॉक्स को संगठित रखना चाहते हैं, तो कुछ कदम हैं जो आप उठा सकते हैं। हमने आपके लिए कुछ सहायक सुझाव तैयार किए हैं ताकि आप ड्रॉपबॉक्स की बेहतरीन विशेषताओं का लाभ उठा सकें।

अपने ड्रॉपबॉक्स में संगठित रहने के लिए सुझाव

ड्रॉपबॉक्स में संगठित रहने के कई तरीके हैं। यहां हमारे शीर्ष चार सुझाव हैं।

प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए एक ड्रॉपबॉक्स फोल्डर बनाएं

हमारा पहला सुझाव है कि आप जिस भी विषय या प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं उसके लिए एक अलग ड्रॉपबॉक्स फोल्डर बनाएं। मल्टी-फाइल ऑर्गनाइज़र का उपयोग करके, आप अपने सभी दस्तावेज़ों को इस तरह से सॉर्ट कर सकते हैं कि आप उन्हें iOS, Mac, Android, या Windows पर आसानी से पा सकें।

आवश्यक फाइलों को जल्दी से खोजने के लिए सर्च फंक्शन का उपयोग करें

हमारे ड्रॉपबॉक्स सुझावों में से एक और सहायक है सर्च फंक्शन का उपयोग करना ताकि आप जो खोज रहे हैं उसे जल्दी और आसानी से पा सकें। यह सहायक होता है यदि आप फाइलों का नाम पहले से ही उस काम के लिए रखते हैं जो आप उनके साथ करने की योजना बना रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप पक्षियों के बारे में पेपर एकत्र कर रहे हैं, तो प्रत्येक फाइल का नाम दस्तावेज़ के शीर्षक के रूप में रखने से आपको भविष्य में दस्तावेज़ों को आसानी से खोजने में मदद मिलती है। लगातार नामकरण रणनीतियाँ खोज को सरल बनाती हैं।

प्रोजेक्ट्स पर सहयोग करने के लिए अन्य लोगों के साथ फोल्डर साझा करें

एक और बात पर विचार करें कि आप शेयर फोल्डर्स का उपयोग कर सकते हैं जिनमें आप फाइलें डाल सकते हैं जब आप दूसरों के साथ सहयोग कर रहे हों Dropbox.com पर। अपने ड्रॉपबॉक्स मोबाइल ऐप या अपने कंप्यूटर पर नए ड्रॉपबॉक्स सॉफ़्टवेयर में साइन इन करें और उस फाइल या फोल्डर पर होवर करें जिसे आप किसी अन्य व्यक्ति के साथ साझा करना चाहते हैं।

शेयर आइकन पर क्लिक करें, और आप उस नाम, ईमेल, या समूह को टाइप कर सकते हैं जिसके साथ आप फाइल साझा करना चाहते हैं। आप इसे एडिट करने या केवल देखने की अनुमति देने के लिए भी समायोजित कर सकते हैं (यह Google ड्राइव पर आपके Google डॉक्स के समान काम करता है)।

फाइलों पर नोट्स और फीडबैक छोड़ने के लिए ड्रॉपबॉक्स की कमेंटिंग सुविधा का उपयोग करें  

कमेंटिंग ड्रॉपबॉक्स का उपयोग करने का एक और लाभ है, चाहे वह व्यवसाय के लिए हो या व्यक्तिगत उपयोग के लिए, आपके मोबाइल डिवाइस पर या अन्य प्रारूपों में। चाहे आप अपनी फाइलों को एक साझा फोल्डर में डालें या व्यक्तिगत रूप से फाइलों पर काम करें, आप उन पर उसी तरह से कमेंट छोड़ सकते हैं जैसे आप Google डॉक्स पर करते हैं।

स्प्रेडशीट्स पर, आप सीधे फाइल पर एक कमेंट जोड़ सकते हैं, और यह स्क्रीन के दाईं ओर साइडबार में दिखाई देगा। अपने वर्तमान साझा ड्रॉपबॉक्स पेपर पर, आप "सभी फाइलें" और "कमेंट्स" पर क्लिक कर सकते हैं ताकि स्क्रीन के दाईं ओर एक कमेंट छोड़ सकें।

नोट्स आमतौर पर प्रत्येक संस्करण इतिहास के साथ अपडेट होते हैं, लेकिन सुनिश्चित करें कि आप पिछले संस्करणों की जांच करें ताकि कोई कमेंट छूट न जाए। ड्रॉपबॉक्स की कार्यक्षमता को अधिकतम करें 

ड्रॉपबॉक्स की कार्यक्षमता को अधिकतम करने के लिए, आपको इस क्लाउड स्टोरेज सॉफ़्टवेयर के साथ जाने वाले विभिन्न इंटीग्रेशन की जांच करनी चाहिए। उदाहरण के लिए, आप रियल-टाइम टेक्स्ट-टू-स्पीच समर्थन के लिए एक टीटीएस रीडर इंस्टॉल कर सकते हैं।

ड्रॉपबॉक्स फाइलें 

क्या आप अपनी ड्रॉपबॉक्स फाइलों की समीक्षा करने के लिए तैयार हैं? शायद आपको नई साझा फाइलों को देखना है जो आपने अभी प्राप्त की हैं?

यह तब होता है जब एक टीटीएस रीडर आपके लिए उपयोगी होगा। टीटीएस रीडर्स दस्तावेज़ों को पढ़ने में लगने वाले समय को कम करके वर्कफ्लो में सुधार करने में मदद करते हैं। यह कुछ शॉर्टकट्स में से एक है जिसे आपको जानना चाहिए यदि आप ड्रॉपबॉक्स का उपयोग करते समय उत्पादकता सुझाव खोज रहे हैं।

टेक्स्ट-टू-स्पीच (टीटीएस) रीडर 

टेक्स्ट-टू-स्पीच तकनीक एक प्रकार की सहायक तकनीक है जो किसी भी डिजिटल टेक्स्ट को आपके लिए जोर से पढ़ेगी। सही सॉफ़्टवेयर पर बस एक बटन दबाकर, आप अपनी स्क्रीन पर शब्दों को ऑडियो में बदल सकते हैं, ताकि आप अपने ड्रॉपबॉक्स की सामग्री को सुन सकें बजाय इसके कि उन्हें मैन्युअल रूप से पढ़ें।

ड्रॉपबॉक्स के साथ टेक्स्ट-टू-स्पीच रीडर का उपयोग करना संभव है ताकि आपका दिन थोड़ा आसान हो सके। आप स्पीचिफाई के साथ अपने सभी दस्तावेज़ों को सुन सकते हैं, जिससे आप अपने ड्रॉपबॉक्स में क्या है उसे सुन सकते हैं बजाय इसके कि प्रत्येक दस्तावेज़ को स्वयं पढ़ें। वास्तव में, स्पीचिफाई एक सरल क्रोम एक्सटेंशन है। इसे क्रोम में जोड़ें, और आप एक बटन के धक्का पर अपने सभी ड्रॉपबॉक्स फाइलों को सुन सकते हैं। यह शायद सबसे उत्पादक ब्राउज़र एक्सटेंशन है जो आपको ड्रॉपबॉक्स के लिए मिलेगा।

स्पीचिफाई कैसे काम करता है?

यदि आपके पास iPad पर Speechify है, तो आप इसे सीधे Dropbox में अपने सभी दस्तावेज़ों को पढ़ने के लिए उपयोग कर सकते हैं। यदि यह Chrome पर है, तो स्क्रीन पर किसी भी पाठ को पढ़ने के लिए एक्सटेंशन का उपयोग करें।

आप टेक्स्ट-टू-स्पीच सॉफ़्टवेयर से परिचित नहीं हो सकते हैं, लेकिन आज कई लोग इसका उपयोग करते हैं। यह केवल उन लोगों के लिए नहीं है जिन्हें पढ़ने में कठिनाई होती है या जो ADHD, डिस्लेक्सिया, या अन्य स्थितियों के साथ रहते हैं।

तो, Dropbox के लिए TTS का उपयोग कौन करता है?

वकील जिनके पास अदालत से पहले सैकड़ों फाइलों की समीक्षा करनी होती है। कंटेंट टीमें जो वेब पर लाइव होने से पहले कंटेंट की समीक्षा कर रही हैं। कोई भी इस तकनीक के साथ अधिक उत्पादक हो सकता है।

अपने Dropbox सामग्री को ऑडियो में बदलने के लिए Speechify का उपयोग क्यों करें?
आप आंखों की थकान को कम कर सकते हैं, कंप्यूटर से दूर अन्य कार्य करते समय ऑडियो सुन सकते हैं, चलते-फिरते अपने Dropbox सामग्री को सुनने के लिए ऑडियो फ़ाइल डाउनलोड कर सकते हैं, और भी बहुत कुछ।

चाहे आपको तेजी से पढ़ने में मदद के लिए TTS रीडर की आवश्यकता हो या आप केवल कार्यों को तेजी से पूरा करने के लिए ऑडियो को तेज करना चाहते हों, यह Dropbox के साथ उपयोग के लिए एक उत्कृष्ट ऐड-ऑन है।

सामान्य प्रश्न

क्या Dropbox एक उत्पादकता उपकरण है?

हाँ। Dropbox एक उत्पादकता उपकरण है जो आपको इसे अपने मोबाइल डिवाइस, Chrome और अन्य माध्यमों से एक्सेस करने की अनुमति देता है। यह Gmail, Google Docs, और Google Drive की तरह काम करता है क्योंकि यह एक क्लाउड-आधारित प्लेटफ़ॉर्म है।

Dropbox आपको कार्य प्रबंधन को आसानी से संभालने की अनुमति देता है, क्योंकि आप कहीं से भी अपने Dropbox खाते तक पहुंच सकते हैं। यह Microsoft Windows, Mac, और अन्य सिस्टम पर उपलब्ध है।

अपने Dropbox का अधिकतम लाभ कैसे उठाएं?

Dropbox का अधिकतम लाभ उठाने के लिए, आपको मुफ्त में दिए गए स्थान को अधिकतम करने, बेहतर सुरक्षा के लिए दो-चरणीय सत्यापन सक्षम करने, और अपने फ़ोल्डरों को उपकरणों के बीच सिंक करने पर विचार करना चाहिए ताकि आप उन्हें कहीं से भी एक्सेस कर सकें।

चयनात्मक सिंक का उपयोग करने की अच्छी बात यह है कि आप चुन सकते हैं कि कौन सी फाइलें आपके उपकरणों में अपडेट हों। इसलिए, यदि आप कुछ फाइलों को अपने मुख्य कंप्यूटर पर सुरक्षित रखना चाहते हैं लेकिन अन्य को अपनी टीम के साथ साझा करने की योजना बना रहे हैं, तो आप उन्हें साझा कार्यक्षेत्र में ऑनलाइन या ऑफलाइन आसान पहुंच के लिए स्थानांतरित कर सकते हैं।

Dropbox के लिए कुछ उत्पादकता हैक्स क्या हैं?

Dropbox के लिए कुछ अलग उत्पादकता हैक्स हैं जिन्हें आप आज़माना चाह सकते हैं। पहला है MeisterTask अटैचमेंट पिकर का उपयोग करके अपने MeisterTask कार्य में महत्वपूर्ण फाइलें संलग्न करना (यह एक सहायक एकीकरण है जिस पर विचार किया जा सकता है)। आप जिस फाइल का उपयोग करना चाहते हैं उसे चुन सकते हैं और इसे एक अटैचमेंट के रूप में जोड़ सकते हैं जिसे अन्य लोग डाउनलोड कर सकते हैं, इंटरैक्ट कर सकते हैं, देख सकते हैं, और भी बहुत कुछ।

Dropbox के साथ करने के लिए एक और बात यह है कि कार्य विवरण में कार्य से संबंधित दस्तावेज़ों को लिंक करना। यह आपको संगठित रहने में मदद करता है, ताकि आप जल्दी से उन वस्तुओं को पा सकें जिन्हें आप ढूंढ रहे हैं।

तीसरा शानदार उत्पादकता हैक है अपने Dropbox के साथ Speechify का उपयोग करना। हर बार जब कोई आपके लिए समीक्षा के लिए एक नई फाइल अपलोड करता है या आप उन दस्तावेज़ों को देखने के लिए तैयार होते हैं जिन्हें आप एकत्र कर रहे हैं, Speechify उन्हें आपके लिए मानव जैसी आवाज़ में बदल सकता है, ताकि आप पढ़ने के बजाय सुन सकें। या, बैकग्राउंड में ऑडियो चलाते हुए पढ़ सकते हैं।

इनमें से किसी भी मामले में, उत्पादकता हैक्स निश्चित रूप से आपको Dropbox का उपयोग करते हुए अपने कार्यों को तेजी से संभालने में मदद करेंगे।

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