I vantaggi dell'utilizzo di software IVR basati sulla voce

Se la tua azienda gestisce un alto volume di chiamate in entrata o in uscita, implementare un sistema di risposta vocale interattiva (IVR) basato sulla voce può...

Se la tua azienda gestisce un alto volume di chiamate in entrata o in uscita, implementare un sistema di risposta vocale interattiva (IVR) basato sulla voce può essere un modo efficace per ottimizzare la gestione delle chiamate e offrire ai clienti un'esperienza più efficiente e personalizzata. In questo articolo, esploreremo i vantaggi dell'utilizzo della tecnologia IVR basata sulla voce e approfondiremo le sue numerose applicazioni. Discuteremo anche come scegliere il software IVR basato sulla voce più adatto alle esigenze specifiche della tua azienda.

Comprendere i sistemi IVR basati sulla voce

I sistemi di risposta vocale interattiva (IVR) sono sistemi telefonici aziendali automatizzati progettati per interagire con i chiamanti, raccogliere informazioni e indirizzare le chiamate agli agenti o ai reparti appropriati. Questi sistemi sono ampiamente utilizzati da aziende e organizzazioni per migliorare il servizio clienti e ottimizzare le loro operazioni.

Cos'è un sistema IVR?

Tradizionalmente, i sistemi IVR hanno utilizzato input da tastiera a toni per guidare i chiamanti attraverso una serie di prompt e menu. Tuttavia, con i progressi della tecnologia, i sistemi IVR basati sulla voce sono diventati più diffusi. Questi sistemi utilizzano l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per permettere ai chiamanti di esprimere le loro risposte, rendendo l'interazione più intuitiva ed efficiente.

I sistemi IVR possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze specifiche di un'azienda o organizzazione. Possono essere utilizzati per una varietà di scopi, come fornire supporto clienti, elaborare ordini e raccogliere feedback.

Come funzionano i sistemi IVR basati sulla voce

Le applicazioni IVR basate sulla voce funzionano riconoscendo parole e frasi pronunciate e abbinandole a parole chiave e azioni predefinite. Il sistema invita i chiamanti a dichiarare il motivo della loro chiamata e, in base al loro input, può indirizzare le chiamate a specifici agenti o reparti, fornire informazioni o eseguire azioni come programmare appuntamenti o effettuare prenotazioni.

Il sistema può anche essere programmato per fornire risposte personalizzate in base alla storia del chiamante con l'azienda o l'organizzazione. Ad esempio, se un chiamante ha effettuato un acquisto in precedenza, il sistema può riconoscere il suo numero di telefono e fornire un servizio personalizzato. Tieni presente, tuttavia, che avrai bisogno di un fornitore di servizi di telefonia VoIP che offra un sistema IVR per iniziare a utilizzare l'IVR.

Componenti chiave dei sistemi IVR basati sulla voce

I componenti chiave di un sistema IVR basato sulla voce includono un motore di riconoscimento vocale, un motore di elaborazione del linguaggio naturale, un motore di sintesi vocale, un database e un server applicativo. Insieme, questi componenti consentono al sistema di ricevere e interpretare gli input delle chiamate telefoniche, elaborare le richieste e fornire risposte in tempo reale.

Il motore di riconoscimento vocale è responsabile del riconoscimento e dell'interpretazione delle parole e delle frasi pronunciate. Il motore di elaborazione del linguaggio naturale analizza l'input del chiamante per determinare l'intento dietro la sua richiesta. Il motore di sintesi vocale basato su cloud converte le risposte del sistema in parole pronunciate che il chiamante può comprendere. Il database memorizza informazioni sul chiamante e sulla sua storia con l'azienda o l'organizzazione. Il server applicativo gestisce l'operazione complessiva del sistema IVR.

Nel complesso, i sistemi IVR basati sulla voce sono uno strumento potente per le aziende e le organizzazioni che cercano di migliorare il loro servizio clienti e ottimizzare le loro operazioni. Fornendo un modo più intuitivo ed efficiente per i chiamanti di interagire con il sistema, questi sistemi possono contribuire a migliorare l'esperienza complessiva del cliente.

Vantaggi dei sistemi IVR basati sulla voce

Con l'evoluzione dell'IA conversazionale, i sistemi di risposta vocale interattiva basati sulla voce stanno diventando sempre più popolari tra le aziende poiché offrono diversi vantaggi e funzionalità migliorate rispetto ai tradizionali sistemi a toni. Tutti hanno vantaggi nonostante abbiano diverse fasce di prezzo e caratteristiche, come segreteria telefonica, registrazione delle chiamate, richiamata e altro. In questa sezione, discuteremo alcuni dei vantaggi dell'utilizzo del software IVR basato sulla voce.

Miglioramento dell'esperienza del cliente

Uno dei principali vantaggi di un sistema IVR basato sulla voce per il software del tuo call center è che può migliorare l'esperienza complessiva del cliente. Fornendo un'interfaccia facile da usare che riconosce il linguaggio parlato e offre opzioni personalizzate, i clienti possono ottenere rapidamente e facilmente le informazioni o l'assistenza di cui hanno bisogno. Questo può aiutare a ridurre la frustrazione e migliorare la soddisfazione del cliente. L'IVR può anche accedere a più dati e migliorare la classificazione dei clienti utilizzando un sistema di gestione delle relazioni con i clienti, o integrazione CRM.

Ad esempio, quando un cliente chiama il servizio clienti di una banca, può utilizzare il sistema IVR basato sulla voce per controllare il saldo del conto, trasferire fondi o segnalare una carta persa o rubata. Il sistema può riconoscere la voce del cliente e fornire opzioni personalizzate in base alle informazioni del suo conto. Questo può far risparmiare tempo e fatica al cliente e rendere la sua esperienza più piacevole.

Quando le richieste di un chiamante non possono essere soddisfatte, un sistema IVR lavora in combinazione con un sistema di distribuzione automatica delle chiamate (ACD) per il routing omnicanale, aiutando a indirizzarle al rappresentante di supporto appropriato.

Maggiore efficienza e produttività

Non è più necessario sprecare il prezioso tempo delle chiamate del tuo team per fare qualcosa che un menu IVR può gestire meglio, anche al di fuori dell'orario lavorativo. I sistemi IVR basati sulla voce possono migliorare significativamente l'efficienza nella gestione delle chiamate ottimizzando i flussi di chiamata e automatizzando compiti di routine come l'instradamento delle chiamate, le code e la raccolta dei dati. Questo può aiutare le aziende a ridurre i tempi di attesa e gestire un volume maggiore di chiamate con il personale esistente.

Liberando gli agenti da compiti ripetitivi, i sistemi IVR basati sulla voce possono anche aumentare la produttività degli agenti e permettere loro di concentrarsi su esigenze dei clienti più complesse. Un sistema IVR facilita anche la distribuzione automatica delle chiamate, assicurando che le chiamate in arrivo raggiungano l'agente giusto il più rapidamente possibile.

Ad esempio, un'agenzia di viaggi può utilizzare un sistema IVR basato sulla voce per gestire le richieste dei clienti su orari dei voli, prenotazioni alberghiere e pacchetti turistici. Il sistema può instradare le chiamate al dipartimento appropriato in base all'input del cliente e raccogliere informazioni rilevanti come date di viaggio e destinazioni. Questo può far risparmiare tempo e risorse all'agenzia e permettere di servire più clienti in meno tempo.

Risparmio sui costi per le aziende

Implementare un sistema IVR basato sulla voce può portare a significativi risparmi sui costi per le aziende riducendo i costi del lavoro e la necessità di personale aggiuntivo, specialmente se si hanno alti volumi di chiamate. Automatizzando i compiti di routine, le aziende possono anche ridurre il rischio di errori e migliorare l'accuratezza complessiva dei dati dei clienti. Inoltre, i sistemi IVR basati sulla voce possono aiutare le aziende a scalare le loro operazioni di servizio clienti senza incorrere in costi aggiuntivi per l'assunzione e la formazione di nuovi agenti.

Ad esempio, un'azienda di vendita al dettaglio può utilizzare un sistema IVR basato sulla voce per gestire le richieste dei clienti sulla disponibilità dei prodotti, lo stato delle spedizioni e i resi. Il sistema può fornire risposte automatiche in base all'input del cliente e indirizzarlo a un agente dal vivo se necessario. Questo può far risparmiare denaro all'azienda sui costi di personale e formazione e permettere di gestire un volume maggiore di richieste dei clienti.

Maggiore sicurezza e privacy

I sistemi IVR basati sulla voce possono aiutare le aziende a migliorare la sicurezza e la privacy dei dati riducendo il rischio di violazioni dei dati e frodi. Gestendo informazioni sensibili come numeri di carte di credito e numeri di previdenza sociale attraverso un sistema automatizzato, le aziende possono minimizzare il rischio di errori umani e cattiva gestione dei dati.

Ad esempio, un fornitore di servizi sanitari può utilizzare un sistema IVR basato sulla voce per gestire le richieste dei pazienti su cartelle cliniche, rinnovi di prescrizioni e programmazione di appuntamenti. Il sistema può verificare l'identità del paziente tramite riconoscimento vocale e fornire accesso sicuro alle loro informazioni. Questo può garantire che i dati dei pazienti siano protetti e conformi a regolamenti come l'HIPAA.

In conclusione, i sistemi IVR basati sulla voce offrono diversi vantaggi rispetto ai sistemi a toni e possono aiutare le aziende a migliorare l'esperienza del cliente, l'efficienza, il risparmio sui costi e la sicurezza. Adottando un sistema IVR basato sulla voce, le aziende possono rimanere competitive e soddisfare le esigenze in evoluzione dei loro clienti.

Applicazioni dei sistemi IVR basati sulla voce

I sistemi di risposta vocale interattiva (IVR) basati sulla voce stanno diventando sempre più popolari in vari settori grazie alla loro capacità di fornire supporto personalizzato ed efficiente ai clienti senza la necessità di un agente. In questo articolo, esploreremo alcune delle applicazioni comuni dei sistemi IVR basati sulla voce.

Supporto clienti e centri di contatto

Il supporto clienti, i call center e i help desk ricevono spesso un alto volume di chiamate da clienti in cerca di assistenza. I sistemi IVR basati sulla voce possono aiutare a gestire questo volume fornendo supporto automatico ai clienti. Sfruttando il riconoscimento vocale e l'elaborazione del linguaggio naturale, i sistemi IVR basati sulla voce possono comprendere e rispondere alle domande dei clienti, fornendo un servizio rapido ed efficiente. Questo non solo riduce il carico di lavoro sul personale del servizio clienti, ma migliora anche l'esperienza complessiva del cliente.

Ad esempio, un cliente che chiama il centro di supporto di una compagnia telefonica può utilizzare un sistema IVR basato sulla voce per controllare il saldo del proprio conto, attivare o disattivare un servizio o segnalare un problema di rete. Il sistema IVR può comprendere la richiesta del cliente e fornire la risposta appropriata, senza la necessità di un agente.

Servizi bancari e finanziari

I sistemi IVR basati sulla voce sono comunemente utilizzati nel settore bancario e dei servizi finanziari per fornire ai clienti una vasta gamma di servizi come saldi dei conti, cronologia delle transazioni e pagamenti delle bollette. Automatizzando i compiti di routine, i sistemi IVR basati sulla voce possono aiutare le istituzioni finanziarie a ridurre i costi del lavoro e migliorare l'esperienza complessiva del cliente.

Ad esempio, un cliente che chiama il centro di supporto della propria banca può utilizzare un sistema IVR basato sulla voce per controllare il saldo del conto, trasferire fondi o segnalare una carta persa o rubata. Il sistema IVR può autenticare l'identità del cliente e fornire le informazioni o il servizio richiesto, senza la necessità di un agente.

Settore sanitario

I sistemi IVR basati su voce sono sempre più utilizzati nel settore sanitario per aiutare i pazienti a prenotare appuntamenti, rinnovare prescrizioni e ottenere informazioni mediche di base. Automatizzando le attività di routine e riducendo i tempi di attesa, i sistemi IVR basati su voce possono migliorare la soddisfazione e i risultati dei pazienti, riducendo al contempo i costi amministrativi.

Ad esempio, un paziente può chiamare il sistema IVR del proprio fornitore sanitario per fissare un appuntamento con il medico, controllare i risultati dei test o ottenere informazioni sui propri farmaci. Il sistema IVR può comprendere la richiesta del paziente e fornire la risposta appropriata, senza la necessità di un receptionist o di un'infermiera.

Vendita al dettaglio e e-commerce

I sistemi IVR basati su voce possono essere utilizzati nel commercio al dettaglio e nell'e-commerce per fornire ai clienti informazioni sui prodotti, tracciamento degli ordini e aggiornamenti sullo stato. Offrendo un'opzione di self-service ai clienti, i sistemi IVR basati su voce possono aiutare le aziende a ridurre il carico di lavoro del personale di servizio clienti, garantendo comunque un alto livello di servizio.

Ad esempio, un cliente può chiamare il sistema IVR di un'azienda di e-commerce per tracciare lo stato del proprio ordine, restituire un prodotto o ottenere informazioni sulle caratteristiche di un prodotto. Il sistema IVR può comprendere la richiesta del cliente e fornire la risposta appropriata, senza la necessità di un rappresentante del servizio clienti.

In conclusione, i sistemi IVR basati su voce stanno diventando sempre più popolari in vari settori grazie alla loro capacità di fornire supporto personalizzato ed efficiente ai clienti. Automatizzando le attività di routine e riducendo i tempi di attesa, i sistemi IVR basati su voce possono migliorare la soddisfazione del cliente riducendo al contempo i costi del lavoro per le aziende.

Scegliere il software giusto per sistemi IVR basati su voce

Con così tanti sistemi IVR come Aircall, Zendesk e Twilio, scegliere quello giusto per te può essere difficile. Inoltre, prompt confusi, un numero eccessivo di opzioni di menu o un riconoscimento vocale interattivo scadente nel tuo sistema IVR possono irritare notevolmente i clienti. Ecco alcune caratteristiche IVR da considerare quando si acquista un software per contact center:

Caratteristiche chiave da cercare

Quando si sceglie un software per sistemi IVR basati su voce, è importante cercare funzionalità come l'elaborazione del linguaggio naturale, la conversione testo-voce e l'integrazione con i sistemi esistenti. Inoltre, dovresti cercare un sistema che sia scalabile e personalizzabile per soddisfare le tue specifiche esigenze aziendali.

Integrazione con i sistemi esistenti

La capacità di integrarsi con i sistemi esistenti è cruciale per le aziende che desiderano implementare sistemi IVR basati su voce. Il sistema dovrebbe essere compatibile con il tuo sistema telefonico esistente, il database e il sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per garantire una transizione senza problemi e migliorare l'efficienza complessiva.

Scalabilità e opzioni di personalizzazione

Il sistema che scegli dovrebbe essere scalabile e consentire la personalizzazione per soddisfare le tue specifiche esigenze aziendali. Dovrebbe essere in grado di gestire un volume crescente di chiamate e offrire diverse opzioni per i chiamanti in base alla natura della loro richiesta. Inoltre, dovrebbe essere facile da configurare e modificare man mano che le esigenze aziendali cambiano.

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Con la capacità di produrre un parlato realistico, i tuoi clienti si sentiranno come se stessero parlando con una persona reale dall'altra parte della linea. Inoltre, con il codice di output EN-US, i tuoi messaggi saranno consegnati in modo facilmente comprensibile da un'ampia gamma di clienti. Dì addio a voci robotiche e poco naturali e dai il benvenuto a un'esperienza cliente più naturale e coinvolgente. Prova la soluzione IVR TTS di Speechify oggi e guarda la tua azienda prosperare.

In conclusione, un sistema IVR basato su voce può offrire alle aziende, in particolare ai contact center cloud, numerosi vantaggi come un'esperienza cliente migliorata, maggiore efficienza e produttività, risparmi sui costi per le aziende e migliorata sicurezza e privacy. Può essere utilizzato in vari settori come supporto clienti e call center, servizi bancari e finanziari, settore sanitario, vendita al dettaglio e e-commerce. Quando si seleziona un software per sistemi IVR basati su voce come soluzione per il contact center, è importante considerare le caratteristiche chiave che consentono l'integrazione con i sistemi esistenti e le opzioni di scalabilità e personalizzazione. Scegli un sistema telefonico che offra SMS e messaggistica di gruppo, videoconferenze, whispering delle chiamate, registrazione delle chiamate e ottima connettività tra altre funzionalità.

Domande frequenti

D1: Cos'è un software per sistemi IVR basati su voce?

Il software per sistemi IVR basati su voce è una tecnologia che consente ai chiamanti di interagire con un sistema utilizzando comandi vocali anziché input a toni. Questo può includere sia il riconoscimento vocale (per comprendere i comandi vocali del chiamante) sia la sintesi vocale (per verbalizzare le risposte del sistema).

Q2: Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un software per sistemi IVR basati su voce?

I sistemi IVR basati su voce possono offrire un'esperienza più intuitiva e accessibile per i chiamanti, poiché possono semplicemente esprimere le loro richieste invece di navigare attraverso una serie di prompt a toni. Possono anche gestire interazioni più complesse e fornire un servizio più personalizzato.

Q3: Il software per sistemi IVR basati su voce può gestire più lingue?

Sì, molti sistemi IVR basati su voce possono comprendere e rispondere in più lingue, rendendoli adatti per aziende con una clientela diversificata.