Penat semua orang dalam organisasi anda guna program perkongsian dokumen yang berbeza? Sedia nak cipta cara lebih baik untuk urus mesyuarat dan senarai tugasan dengan tersusun? Jika anda mahu tingkatkan produktiviti, anda mungkin pernah dengar tentang Notion sebagai salah satu alat berguna.
Apa itu Notion?
Notion ialah aplikasi produktiviti dan penyelesaian pengurusan tugasan yang membolehkan anda dan pasukan bina aliran kerja mengikut gaya sendiri – tanpa perlu selaraskan pelbagai platform. Di sini, kami akan lihat perkara utama untuk bantu anda maksimumkan produktiviti dalam Notion.
Tip Notion untuk produktiviti
Semak sejarah versi
Tersilap padam sesuatu yang penting? Tak perlu panik, jika anda guna Notion, anda memang bernasib baik. Sama seperti di Google Docs, Notion membolehkan anda lihat semua kemas kini bagi sesuatu halaman. Klik tiga titik di penjuru kanan atas sidebar Notion, pilih sejarah halaman, dan anda boleh rujuk semula semua perubahan sejak dokumen itu dicipta.
Kongsi halaman
Jika anda guna Notion dengan pasukan, anda tak perlu lagi hantar dokumen dan spreadsheet melalui emel, Google Drive, atau servis lain. Bila mahu rakan sekerja semak halaman Notion anda, hanya klik share. Mereka boleh lihat dokumen seperti laman web. Ingin bekerjasama dalam dokumen? Klik “show link” selepas klik share dan pilih sama ada penerima boleh lihat, edit, komen, atau gandakan halaman anda.
Cipta formula
Penat kira sendiri dalam Notion? Sama seperti Microsoft Excel dan Google Sheets, Notion membolehkan anda cipta formula supaya helaian kerja anda boleh mengira secara automatik. Sama ada untuk penggajian atau bajet peribadi, Notion sediakan alatan pengurusan data yang mudah. Dengan pintasan papan kekunci ringkas, Notion sangat mesra untuk pemula.
Kunci halaman
Jika anda sudah kongsi halaman dengan kumpulan dan mahu hentikan semua suntingan, anda boleh kunci halaman dengan mudah dalam Notion. Pergi ke penjuru kanan atas halaman dan pilih opsyen kunci halaman. Anda juga boleh buka kunci semula jika mahu sambung semula suntingan berkumpulan.
Cipta jadual kandungan
Jika anda hasilkan dokumen panjang untuk ramai orang, menambah jadual kandungan ialah cara mudah mengatur maklumat penting. Dalam Notion, ia mudah: taip garis serong ke hadapan, kemudian pilih jadual kandungan. Pautan automatik akan dijana agar anda dan pasukan boleh melayari dokumen dengan mudah.
Tetapkan peringatan
Hidup anda sibuk, dan sukar untuk sentiasa ingat apa perlu dibuat setiap hari. Nasib baik, peringatan dalam Notion memudahkan anda ingat setiap tugasan yang mesti disiapkan sebelum boleh teruskan kerja lain. Untuk letak peringatan, cari maklumat berkaitan, taip tanda @ dan masukkan hari serta masa. Jika mahu ingatkan ahli pasukan lain, taip @ dan nama mereka di sebelah peringatan itu. Ini boleh menggantikan Google Calendar atau sistem lain untuk peringatan.
Guna kod warna
Jika anda suka kerja yang tersusun secara visual, menggunakan blok berkod warna dalam Notion ialah cara bijak membina ruang kerja digital yang serasi. Ada orang suka kod warna setiap projek, yang lain pula guna warna sebagai penanda tindakan (hijau sedia, kuning perlu baiki, merah perlu buang atau olah semula). Anda boleh label subhalaman dengan warna untuk beri gambaran pantas kepada ahli pasukan tentang tugasan.
Eksport halaman
Bekerja dengan klien yang belum guna Notion? Jangan risau – anda boleh eksport bahan dalam pelbagai format fail supaya semua orang boleh rujuk halaman sama. Caranya serupa seperti berkongsi dokumen di Notion: klik tiga titik di atas kanan halaman, pilih eksport, kemudian pilih format (termasuk PDF, fail HTML, Google Sheets, atau CSV untuk pengguna Excel).
Cipta halaman utama
Anda boleh urus semua kandungan di Notion dengan mencipta halaman utama seperti laman web. Tambah pautan supaya anda dan pasukan senang capai maklumat tanpa perlu selak semua dokumen dan helaian Notion anda. Halaman ini boleh dibuat dari kosong atau menggunakan templat sedia Notion.
Cipta senarai bacaan
Membina senarai bacaan dalam Notion membolehkan anda pantau buku yang ingin dibaca untuk kemajuan perniagaan dan kehidupan peribadi anda.
Tetapkan matlamat yang mudah dijejak
Membuat carta matlamat dalam Notion membantu anda kekal konsisten dengan perkembangan peribadi dan bisnes. Dengan menggunakan Notion secara kerap, anda dapat lihat kemajuan dalam mencapai matlamat, dan kurang cenderung untuk menangguhkannya.
Cipta halaman dengan templat Notion
Dengan pangkalan data Notion, mudah untuk cipta halaman yang senang diikuti dan sedap dipandang. Bila klik butang Templates dalam Notion, banyak pilihan yang boleh disesuaikan ikut keperluan anda. Sama ada anda perlukan templat mesyuarat atau peta jalan projek, templat memudahkan anda susun halaman Notion dengan cara yang paling sesuai untuk pasukan.
Tema gelap dalam Notion
Untuk aktifkan Mod Gelap di Notion:
- Pergi ke 'Settings and Members'
- Pilih Appearance
- Tukar menu dropdown ke 'Dark'
Anda juga boleh tekan ctrl+shift+L di PC atau cmnd+shift+L di Mac untuk aktifkan mod gelap. Antaramuka anda akan jadi lebih selesa dilihat dan mata anda pun lebih terjaga.
Cari pantas dalam Notion
Satu lagi tutorial berguna untuk maksimumkan produktiviti di Notion ialah belajar cara buat carian pantas. Untuk cari halaman dengan cepat di Notion:
- Tekan cmnd+P di Mac atau ctrl+P di PC.
- Menu pop up akan muncul dan imbas semua halaman anda.
Rujuk halaman/individu lain menggunakan simbol @ di Notion
Anda boleh pautkan terus ke halaman lain dengan hanya menaip simbol '@' dan pilih halaman yang ingin dirujuk. Anda juga boleh sebut pengguna tertentu dengan menaip '@' dan pilih nama mereka.
Nota: Setiap kali anda sebut nama, mereka akan dapat notifikasi di tab 'All Updates' di atas kiri skrin.
Cipta kolum blok dalam Notion
Notion membolehkan anda susun blok secara sebelah-menyebelah. Untuk cipta kolum blok di Notion:
- Pilih enam titik kelabu di kiri blok yang mahu diatur.
- Alih blok ke sisi blok lain untuk jadikan kolum sebelah-menyebelah
- Bila garis menegak biru muncul, anda boleh lepaskan.
Pintasan garis serong dalam Notion
Daripada klik ikon tambah atau klik kanan, hanya tekan '/' dan taip nama blok yang mahu dicipta. Ini memudahkan anda bina blok baharu dalam templat tanpa perlu sentuh tetikus.
Baiki aliran kerja Notion anda dengan Speechify
Speechify memudahkan penukaran teks kepada audio, jadi anda boleh kekal mengikuti dokumen Notion. Tak perlu sentiasa duduk di komputer dengan Speechify. Perpustakaan audio anda diselaraskan secara automatik ke semua peranti, dari Android ke iPhone dan seterusnya, jadi anda sentiasa up to date walau di mana anda berada.
Soalan lazim
Adakah Notion bantu produktiviti?
Tak seperti aplikasi popular lain macam Evernote, Slack dan Trello, Notion jauh lebih daripada sekadar aplikasi catatan dan komunikasi. Anda boleh bina penyelesaian produktiviti menyeluruh dengannya. Saya pernah tulis tentang cara saya bina penjejak tabiat Notion, dan saya masih guna untuk pantau senaman, jurnal, dan penulisan saya. Malah, saya sedang menulis post blog ini dalam Notion sekarang.
Adakah Notion berfungsi di telefon Apple atau Samsung saya?
Notion ada aplikasi desktop dan mudah alih, membolehkan anda kekal terkini di mana-mana. Aplikasi mudah alih tersedia di Android dan iOS.
