O Dropbox é uma excelente ferramenta que você pode usar para transferir arquivos e manter tudo o que precisa em um só lugar. Como está na nuvem, é uma solução prática que permite salvar, compartilhar e acessar seus arquivos de qualquer um dos seus dispositivos.
Se você quer manter o seu Dropbox organizado, existem algumas etapas que pode seguir para isso. Reunimos algumas dicas úteis para que você possa tirar o máximo proveito dos melhores recursos do Dropbox.
Dicas para manter seu Dropbox organizado
Existem várias maneiras de se manter organizado no Dropbox. Aqui estão as nossas quatro principais dicas.
Crie uma pasta do Dropbox para cada projeto em que você estiver trabalhando
Nossa primeira dica é criar uma pasta do Dropbox para cada tema ou projeto diferente no qual você está trabalhando. Usando o organizador de múltiplos arquivos, você pode separar todos os seus documentos para encontrá-los facilmente no iOS, Mac, Android ou Windows.
Use a função de pesquisa para encontrar rapidamente os arquivos de que precisa
Outra dica útil do Dropbox é usar a função de pesquisa para encontrar de forma rápida e fácil o que procura. Ajuda muito nomear os arquivos de acordo com o que você pretende fazer com eles. Por exemplo, se está reunindo artigos sobre pássaros, nomear cada arquivo com o título do documento facilita encontrá-los no futuro. Estratégias consistentes de nomeação tornam a busca bem mais simples.
Compartilhe pastas com outras pessoas para colaborar em projetos
Outra possibilidade é usar pastas compartilhadas nas quais você pode colocar arquivos ao colaborar com outras pessoas no Dropbox.com. No aplicativo móvel do Dropbox ou no novo software Dropbox do seu computador, faça login e passe o mouse sobre o arquivo ou pasta que deseja compartilhar com outra pessoa.
Clique no ícone de compartilhar e digite o nome, o e-mail ou o grupo com quem deseja compartilhar o arquivo. Você pode até definir se eles poderão editar ou apenas visualizar o arquivo (isso funciona de maneira semelhante ao Google Docs no seu Google Drive).
Use o recurso de comentários do Dropbox para deixar anotações e feedback em arquivos
Deixar comentários é outro benefício de usar o Dropbox para negócios ou uso pessoal, seja em seu dispositivo móvel ou em outros formatos. Colocando seus arquivos em uma pasta compartilhada ou trabalhando individualmente, você pode comentar neles da mesma forma que faria com Google Docs.
Em planilhas, você pode adicionar um comentário diretamente no arquivo e ele aparecerá na barra lateral à direita da tela. No seu Dropbox Paper compartilhado, clique em “Todos os arquivos” e “Comentários” para deixar um comentário também na lateral direita da tela.
As anotações geralmente são atualizadas com cada histórico de versões, mas certifique-se de verificar versões anteriores para ver se há comentários que possam ter sido removidos. Maximize a funcionalidade do Dropbox
Para potencializar a funcionalidade do Dropbox, você deve explorar as diferentes integrações compatíveis com esse software de armazenamento em nuvem. Por exemplo, é possível instalar um leitor TTS para suporte em tempo real de texto para voz.
Arquivos do Dropbox
Pronto para revisar seus arquivos do Dropbox? Talvez você precise dar uma olhada nos novos arquivos compartilhados que acabou de receber?
É nesses momentos que um leitor TTS vai ser muito útil para você. Leitores TTS ajudam a melhorar fluxos de trabalho ao reduzir o tempo necessário para ler documentos. Este é um dos atalhos que você deveria conhecer se está buscando dicas de produtividade enquanto usa o Dropbox.
Leitor de texto para fala (TTS)
Texto para fala é uma tecnologia assistiva que lê qualquer texto digital em voz alta para você. Com apenas o clique de um botão no software certo, é possível converter as palavras na tela em áudio, para que você possa ouvir o conteúdo do seu Dropbox em vez de ler manualmente.
É possível usar um leitor texto-para-fala com o Dropbox para facilitar o seu dia. Com o Speechify, você pode ouvir todos os seus documentos, permitindo escutar o que está no seu Dropbox sem precisar ler documento por documento. O Speechify, aliás, é uma extensão simples para o Chrome. Adicione ao Chrome e você pode ouvir todos os seus arquivos do Dropbox ao toque de um botão. Esta é, possivelmente, a extensão de navegador mais produtiva que você vai encontrar para o Dropbox.
Como funciona o Speechify?
Se você tem o Speechify no seu iPad, por exemplo, pode usar o Speechify para ler todos os seus documentos de texto diretamente no Dropbox. Se estiver usando o Chrome, utilize a extensão para ler qualquer texto na tela.
Você pode não estar familiarizado com softwares de texto-para-fala, mas muitas pessoas já usam hoje em dia. Eles não são apenas para quem tem dificuldades de leitura ou convive com TDAH, dislexia ou outras condições.
Então, quem usa TTS no Dropbox?
Advogados que precisam revisar centenas de arquivos antes de ir ao tribunal. Equipes de conteúdo ouvindo materiais que precisam revisar antes de publicar na web. Qualquer pessoa pode ser mais produtiva com essa tecnologia.
Por que usar o Speechify para converter seu conteúdo do Dropbox em áudio?
Você pode reduzir a fadiga ocular, ouvir o áudio enquanto faz outras tarefas longe do computador, baixar o arquivo de áudio para escutar seus conteúdos do Dropbox fora de casa e muito mais.
Se você precisa de um leitor TTS como auxílio para te ajudar a ler mais rápido ou apenas quer acelerar o áudio para realizar tarefas mais rapidamente do que faria lendo, este é um ótimo complemento para usar junto com o Dropbox.
Perguntas frequentes
O Dropbox é uma ferramenta de produtividade?
Sim. O Dropbox é uma ferramenta de produtividade que permite que você o acesse de seu dispositivo móvel, no Chrome e por outros meios. Ele funciona de forma semelhante ao Gmail, Google Docs e Google Drive, pois é uma plataforma baseada em nuvem.
O Dropbox te permite gerenciar tarefas com facilidade, pois você pode acessar sua conta de qualquer lugar. Está disponível para Microsoft Windows, Mac e outros sistemas.
Como aproveito ao máximo meu Dropbox?
Para tirar o máximo proveito do Dropbox, você deve considerar aproveitar ao máximo o espaço gratuito disponível, habilitar a verificação em duas etapas para maior segurança e sincronizar suas pastas entre dispositivos para acessá-las de qualquer lugar.
O interessante de usar a sincronização seletiva é que você escolhe quais arquivos serão atualizados entre seus dispositivos. Assim, se quiser manter alguns arquivos seguros no computador principal mas compartilhar outros com sua equipe, basta mover esses arquivos para o espaço compartilhado para facilitar o acesso online ou offline.
Quais são alguns hacks de produtividade para o Dropbox?
Existem algumas dicas de produtividade diferentes para o Dropbox que você pode querer experimentar. A primeira é usar o MeisterTask Attachment Picker para anexar arquivos importantes às suas tarefas do MeisterTask (essa é uma integração bastante útil). Você pode escolher o arquivo desejado e adicioná-lo como anexo, permitindo que outros baixem, interajam, visualizem e muito mais.
Outra ideia a se considerar com o Dropbox é colocar links de documentos relacionados a uma tarefa na descrição da tarefa. Isso ajuda a se manter organizado, facilitando a localização rápida do que precisa.
Uma terceira dica incrível de produtividade é usar Speechify com seu Dropbox. Sempre que alguém enviar um novo arquivo para revisão ou quando você estiver pronto para conferir os documentos que vem juntando, o Speechify pode convertê-los em fala natural para que você possa ouvir em vez de ler. Ou, acompanhe a leitura ouvindo o áudio em segundo plano.
Em qualquer um desses casos, as dicas de produtividade certamente vão te ajudar a realizar suas tarefas mais rapidamente enquanto usa o Dropbox.
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