Hệ thống điện thoại Thoại qua Giao thức Internet (VoIP) cho phép thực hiện cả cuộc gọi thoại và nhắn tin qua kết nối internet, thay vì dùng dịch vụ điện thoại cố định truyền thống dựa trên tín hiệu analog qua Mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN). Hướng dẫn này sẽ đồng hành cùng bạn từng bước thiết lập hệ thống điện thoại VoIP riêng.
Cần những thiết bị nào để thiết lập VoIP?
Để thiết lập một hệ thống VoIP, bạn cần kết nối internet, router, nhà cung cấp dịch vụ VoIP và một điện thoại IP hoặc điện thoại thông thường đi kèm bộ chuyển đổi VoIP. Nếu sử dụng máy tính, phần mềm softphone có thể thay thế điện thoại IP. Một số thiết bị bổ trợ khác giúp nâng cao trải nghiệm VoIP như tai nghe để cải thiện chất lượng đàm thoại và dây ethernet để đảm bảo kết nối băng thông rộng ổn định hơn.
Thiết lập hệ thống điện thoại VoIP cho doanh nghiệp nhỏ
Với doanh nghiệp nhỏ, triển khai hệ thống VoIP có thể mang lại rất nhiều lợi ích, vì cho phép dùng các tính năng nâng cao như trả lời tự động, chuyển tiếp cuộc gọi, hội nghị video, hộp thư thoại, hiển thị số gọi đến và thậm chí cả số điện thoại miễn cước. Một hệ thống tổng đài nội bộ (PBX) – kiểu hệ thống điện thoại thường dùng trong công ty – sẽ rất hữu ích cho việc điều phối các cuộc gọi đến.
- Chọn nhà cung cấp dịch vụ VoIP: Có nhiều nhà cung cấp để lựa chọn. Hãy cân nhắc nhu cầu của doanh nghiệp và ưu tiên những đơn vị có hỗ trợ khách hàng tốt. Một số nhà cung cấp nổi bật là RingCentral và Nextiva.
- Chuẩn bị điện thoại tương thích VoIP: Đầu tư điện thoại IP, softphone, hoặc dùng điện thoại hiện tại với bộ chuyển đổi. Điện thoại bàn phù hợp cho văn phòng, trong khi ứng dụng di động giúp bạn mang hệ thống điện thoại doanh nghiệp đi khắp nơi.
- Cấu hình router: Một router được thiết lập tốt rất quan trọng để đảm bảo chất lượng cuộc gọi tối ưu. Đảm bảo router có thể ưu tiên lưu lượng VoIP để giảm độ trễ và giữ cho kết nối ổn định.
- Thiết lập PBX: Bao gồm cấu hình hệ thống để xử lý cuộc gọi vào và ra, thiết lập trả lời tự động và hộp thư thoại.
- Kiểm tra hệ thống: Thực hiện các cuộc gọi thử để chắc chắn hệ thống hoạt động đúng. Kiểm tra chất lượng cuộc gọi, chức năng hiển thị số, định tuyến cuộc gọi và các tính năng khác.
Top 8 phần mềm và ứng dụng VoIP nổi bật
- RingCentral: Cung cấp giải pháp truyền thông doanh nghiệp dựa trên đám mây với nhắn tin hợp nhất, hội nghị video và dịch vụ chăm sóc khách hàng mạnh mẽ.
- Nextiva: Nổi bật với các tính năng nâng cao như chuyển đổi hộp thư thoại thành email và ghi âm cuộc gọi.
- Vonage: Cung cấp dịch vụ ổn định và chất lượng cuộc gọi cao.
- 8x8: Đưa ra giải pháp đám mây tất cả trong một cho thoại, video, trò chuyện và trung tâm liên hệ.
- Ooma: Đáp ứng tốt nhu cầu VoIP của doanh nghiệp nhỏ với giao diện dễ sử dụng.
- Mitel: Cung cấp nhiều loại điện thoại IP và các tính năng như định tuyến cuộc gọi và hỗ trợ làm việc di động.
- Google Voice: Nổi tiếng với ứng dụng di động cho Android và iOS, cùng các gói cuộc gọi quốc tế giá rẻ.
- Skype for Business: Cung cấp cuộc gọi thoại và video miễn phí giữa người dùng, cùng cuộc gọi giá rẻ tới điện thoại di động và cố định.
Những lợi ích của VoIP
Khác với hệ thống điện thoại truyền thống, VoIP mang đến nhiều hơn là chỉ gọi thoại. Các chức năng như truyền thông hợp nhất, hội nghị video và chuyển tiếp cuộc gọi giúp giao tiếp doanh nghiệp linh hoạt hơn rất nhiều. Chi phí thiết lập và vận hành thường thấp hơn so với hệ thống điện thoại cố định truyền thống, và khả năng mở rộng của công nghệ VoIP khiến nó trở thành giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp đang có kế hoạch phát triển.
Không cần đường dây điện thoại vật lý cũng là một ưu thế lớn của VoIP, cho phép bạn gọi đi và nhận cuộc gọi ngay trên điện thoại di động, mang lại sự linh động tối đa cho nhân viên làm việc từ xa hoặc thường xuyên đi công tác.
Thiết lập VoIP tốn bao nhiêu chi phí?
Chi phí thiết lập hệ thống điện thoại VoIP có thể thay đổi tùy theo nhà cung cấp dịch vụ, số lượng người dùng và gói dịch vụ VoIP doanh nghiệp bạn lựa chọn. Thông thường, bạn sẽ cần một khoản chi phí ban đầu nhỏ cho điện thoại IP và có thể là bộ chuyển đổi VoIP nếu muốn tận dụng điện thoại sẵn có.
Sau đó là phí dịch vụ VoIP hàng tháng, thường dao động từ 10 đến 50 USD mỗi đường dây, tùy vào nhà cung cấp và các tính năng đi kèm. Lưu ý một số nhà cung cấp sẽ có ưu đãi giảm giá khi đăng ký gói năm thay vì trả theo tháng.
VoIP đã làm thay đổi cách thức liên lạc trong doanh nghiệp bằng cách giúp duy trì hệ thống điện thoại chất lượng cao theo cách đơn giản và tiết kiệm hơn. Việc chuyển đổi từ điện thoại cố định truyền thống sang VoIP có thể diễn ra suôn sẻ nếu bạn nắm rõ các yêu cầu hệ thống, quy trình lắp đặt và chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ.
Với thông tin trong hướng dẫn này, bạn đã sẵn sàng thiết lập một hệ thống điện thoại VoIP thật sự phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của mình. Hãy nhớ kiểm tra kỹ lưỡng và tận dụng tối đa các tính năng nâng cao mà nhà cung cấp VoIP bạn lựa chọn mang lại để khai thác trọn vẹn lợi ích của công nghệ ưu việt này.
