文件的数字化带来了各种文件格式，每种格式都有其独特的用途。在本文中，我们将深入探讨PDF和PDF/a之间的差异，突出它们各自的重要性、应用和优势。
PDF的不同类型是什么？
PDF代表可移植文档格式。顾名思义，它是一种被广泛接受的文件格式，可以在不同的硬件、软件或操作系统上始终如一地显示电子文档。PDF 文档可以包含链接、按钮、表单、音频、视频和业务逻辑。
PDF有不同的版本和类型，如PDF/a、PDF/X和原始PDF。每种类型或版本的PDF都有其独特的用途，其中原始PDF是最常见的。
什么是PDF？
PDF，即可移植文档格式，是一种将打印文档的所有元素捕获为电子图像的文件格式。这些文档可以在不需要创建它的原始应用程序的情况下进行导航、打印或与他人共享。
PDF文件的扩展名为.pdf
为什么以及何时使用PDF？
- 共享：轻松共享文档，无需担心软件兼容性。
- 安全性：通过数字签名和电子签名增强文档安全性。
- 通用性：在几乎所有设备上查看而不丢失格式。
PDF功能
- 互动性：
- 超链接：链接到外部资源或文档内的其他页面。
- 按钮：可以执行各种操作，如提交表单。
- 表单：可填写的字段，用于收集用户输入。
- 多媒体嵌入：
- 音频和视频：在文档中嵌入和播放多媒体内容。
- 图像：嵌入高分辨率图像，使用各种压缩技术。
- 注释：在文档中添加评论、笔记、突出显示等。
- 安全性：
- 加密：保护内容免受未经授权的访问。
- 数字签名：验证文档的来源和完整性。
- 水印：在文档上嵌入可见或不可见的信息。
- 压缩：通过压缩图像、文本和其他元素来减小文档大小。
- 无障碍功能：标签、替代文本和书签等元素增强了对残障人士的可访问性。
- JavaScript支持：在文档中添加互动性和自动化任务。
- 分层图形：允许嵌入如CAD软件创建的分层图形。
- 3D内容：在文档中嵌入和交互3D模型。
- 文档结构：在各个平台上保持一致的布局、字体和设计。
PDF的优势：
- 保持原始文档的视觉外观。
- 提供高级安全功能。
- 确保在各种平台上的一致性。
创建PDF的三大应用：
- Adobe Acrobat
- Microsoft Word（保存为PDF功能）
- Windows的PDFCreator
阅读PDF的三大应用：
- Adobe Acrobat Reader
- 福昕阅读器
- 微软Edge
PDF的使用场景
- 电子书：由于PDF在各种平台上的兼容性，广泛用于创建和分发电子书。
- 商业合同：企业常用PDF来分享和签署合同，因为它们可以轻松注释和电子签名。
- 报告和白皮书：PDF提供了一种标准化格式，保持字体、图像和布局的完整性，非常适合报告和白皮书。
- 说明手册：产品和软件手册以PDF格式确保用户在任何设备或平台上看到一致的格式。
- 表格：许多机构使用PDF表格，因为它们可以电子填写。
- 演示文稿：用于分享和确保幻灯片的视觉一致性。
- 杂志和通讯：印刷媒体的数字版本通常以PDF形式出现，以确保其与印刷版相同。
- 票据和登机牌：航空公司、剧院和活动组织者可能使用PDF作为电子票。
- 发票和收据：企业通常以PDF格式向客户发送发票和收据。
- 简历和作品集：专业人士使用PDF分享他们的简历和作品集，确保外观一致。
什么是PDF/a？
PDF/a是PDF的一种子集，专为电子文档的长期保存和归档而设计。与普通PDF不同，PDF/a要求嵌入文档中使用的所有元素（字体、图像、文本等），确保文档在未来多年内保持一致的外观。
PDF/a文件也使用.pdf文件扩展名
为什么以及何时使用PDF/a？
- 文档归档：特别适用于需要长期归档文档的行业，如法律、医疗和政府部门。
- 保存：确保文档自包含且无需外部依赖即可查看。
PDF/A的特性
- 长期保存：专为长期保存电子文档而设计。
- 自包含文档：
- 字体嵌入：确保文档中使用的字体保持一致。
- 无外部依赖：查看文档所需的一切都包含在文件中。
- 无可执行内容：禁止JavaScript和其他可执行内容，以确保长期可用性。
- 色彩管理：允许在不同设备和时间内保持一致和可预测的颜色。
- 符合ISO标准：遵循ISO 19005标准，确保文档的未来可读性。
- 元数据存储：PDF/a支持以XML格式嵌入元数据，提供有关文档的详细信息。
- 无音频或视频内容：为了确保长期归档，不允许可能过时的多媒体内容。
- 限制压缩：仅允许使用稳定且广泛采用的压缩方法，如JPEG 2000。
- 可访问性：支持标记PDF等功能，确保文档可访问。
- 透明度：明确定义透明度的使用，以确保长期一致的渲染。
PDF/a的优势：
- 确保数字文件的长期保存。
- 文档是自包含的；显示文档所需的一切都嵌入其中。
- 符合ISO 19005标准，确保未来的可读性。
创建PDF/a的三大应用：
- Adobe Acrobat（创建符合PDF/a标准的文件）
- PDF/A-2 创建器
- Microsoft Word（保存为PDF/a功能）
阅读PDF/a的三大应用：
- Adobe Acrobat Reader
- Windows版PDF/a查看器
- 福昕PhantomPDF
PDF/a的使用场景
- 法律文件：鉴于PDF/a的长期存档特性，它非常适合存储可能需要在多年甚至几十年后访问的法律文件。
- 医疗记录：PDF/a确保患者记录中的嵌入字体和图像在时间上保持一致和可访问。
- 政府记录：市政、州和联邦政府使用PDF/a来存档具有历史或法律意义的文件。
- 论文和学位论文：大学可能要求学生以PDF/a格式提交论文，以确保学术作品的长期保存。
- 图书馆档案：图书馆在将其档案转为数字格式时，可能使用PDF/a来保存旧书、期刊和手稿。
- 公司档案：公司使用PDF/a来保存年度报告、会议记录和其他重要文件。
- 博物馆记录：博物馆在数字化其收藏和记录时，可能选择PDF/a以利用其存档特性。
- 新闻档案：媒体机构在转向数字档案时使用PDF/a，以确保新闻文章、照片和版本得到保存。
- 研究数据：科学家和研究人员使用PDF/a来存档数据以供将来参考。
- 房地产和物业文件：鉴于物业相关文件的持久性，PDF/a成为最佳选择。
PDF和PDF/a的关键区别：
虽然两种格式都基于PDF标准，但PDF/a专为存档优化，具有确保其持久性的功能和限制。而普通PDF则更灵活，提供更广泛的互动功能，适合即时使用和共享。
- 用途：PDF用于创建电子文档以供即时使用和共享。PDF/a用于长期保存。
- 嵌入：PDF/a要求嵌入字体，而PDF则是可选的。
- JavaScript和可执行文件：在PDF/a中不允许，而PDF支持它们。
- 存档标准：PDF/a符合ISO 19005标准；PDF遵循ISO 32000-1。
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<thead>
<tr>
<th>特性</th>
<th>PDF</th>
<th>PDF/a</th>
</tr>
</thead>
<tbody>
<tr>
<td>用途</td>
<td>一般用途</td>
<td>长期存档</td>
</tr>
<tr>
<td>嵌入字体</td>
<td>可选</td>
<td>强制</td>
</tr>
<tr>
<td>JavaScript</td>
<td>支持</td>
<td>不支持</td>
</tr>
<tr>
<td>ISO 标准</td>
<td>ISO 32000-1</td>
<td>ISO 19005</td>
</tr>
</tbody>
</table>
总之，虽然 PDF 和 PDF/a 都属于可移植文档格式，但它们的用途不同。了解这些差异将帮助用户根据自己的具体需求做出明智的选择。
