مع تزايد رقمنة عالم الأعمال، يغدو اختيار نظام الهاتف المناسب أمرًا حيويًا للمشاريع الصغيرة. ينبغي أن يقدّم أفضل نظام هاتف للمشاريع الصغيرة الرسائل النصية والمراسلة الصوتية والبريد الصوتي ومؤتمرات الفيديو وتسجيل المكالمات وتوجيه المكالمات وتحويلها والمزيد. سواء فضّلت خدمة هاتف سحابية أو هاتفًا مكتبيًا تقليديًا، فعليه أن يتكامل بسلاسة مع هاتف مكتبك ويقدّم خصائص قوية على الهواتف الذكية.
ما الذي تبحث عنه في نظام هاتف للمشاريع الصغيرة
عند اختيار نظام هاتف لمشروع صغير، هناك جوانب عدة ينبغي وضعها في الحسبان. ابحث عن نظام قادر على استيعاب حجم مكالمات عملك، يتضمن مُجيبًا آليًا لإدارة المكالمات بكفاءة، ويوفّر دعمًا للعملاء على مستوى عالٍ. ينبغي أيضًا أن يقدّم تكاملات سلسة مع أدوات الأعمال الشائعة مثل Salesforce وMicrosoft وGoogle Workspace، وأن يدعم مكالمات الفيديو والرسائل النصية، وأن يتوافر كتطبيقات للهواتف لأنظمة iOS وAndroid، بما يوفّر اتصالات موحّدة مهما بلغ عدد المستخدمين.
قد يختلف عدد خطوط الهاتف التي يحتاجها المشروع الصغير. من المثالي أن يتوفر لديك من الخطوط ما يكفي لدعم المكالمات المتزامنة التي يجريها أعضاء فريقك. ويشمل ذلك ليس فقط المكالمات الخارجية بل أيضًا المكالمات الداخلية لمراسلة الفريق والتنسيق.
فهم أنظمة PBX وVoIP
نظام PBX (مبادل الفروع الخاص) هو شبكة هاتف خاصة داخل شركتك تتيح توجيه المكالمات ونقلها وإنشاء مجموعات رنين. يمكن استضافة هذا النظام محليًا أو كخدمة هاتف سحابي. من فوائد نظام PBX للمشاريع الصغيرة قابليته للتوسّع وميزاته المتقدّمة وإمكانية استخدام مزيج من هواتف IP أو الهواتف التقليدية التناظرية أو تطبيقات الهاتف البرمجية (softphones).
من ناحية أخرى، يستخدم نظام هاتف VoIP (Voice Over Internet Protocol) اتصال الإنترنت لإجراء المكالمات الهاتفية. يدعم المكالمات الصوتية في الوقت الفعلي، والمكالمات غير المحدودة، واجتماعات الفيديو، والرسائل النصية، وعادةً ما يتضمن ميزات مثل تحويل البريد الصوتي إلى رسائل بريد إلكتروني ونسخ محتواه نصًا.
PBX أم VoIP: أيهما أفضل؟
يتوقف الاختيار بين نظام PBX وVoIP على احتياجات عملك. توفر أنظمة PBX تحكمًا أكبر في اتصالات الأعمال وجودة المكالمات، وغالبًا ما تكون أكثر ملاءمة للشركات الكبيرة ذات المقرات المكتبية الثابتة.
أما أنظمة VoIP فتوفر مرونة أعلى وغالبًا ما تكون أقل تكلفة مبدئيًا. وهي أنسب للشركات التي تعمل بفرق عن بُعد، إذ تتيح للموظفين إجراء المكالمات من تطبيق سطح المكتب أو الهاتف المحمول. كما تأتي خدمات VoIP بتحديثات وإضافات مستمرة، ويسهل توسيع نطاقها.
أفضل 8 أنظمة هواتف للمشاريع الصغيرة
1. RingCentral: نظام متكامل للهاتف والفيديو ورسائل الفريق، مع تكاملات CRM قوية وإمكانيات اتصال دولية.
2. Nextiva: نظام هاتف سحابي مع خدمة عملاء ممتازة وميزات متقدمة لإدارة المكالمات وخدمة موثوقة عبر الولايات المتحدة وكندا.
3. Ooma: مشهور بجودة مكالماته الاستثنائية، ويقدّم باقة من خدمات الهاتف للأعمال، منها نظام هاتف افتراضي، ورقم مجاني، وخدمات أرقام محلية.
4. Dialpad: يقدّم خدمات صوتية ورسائل مدعومة بالذكاء الاصطناعي مع تكاملات Google Workspace وSalesforce.
5. Vonage: معروف بتطبيقاته القوية على الهاتف المحمول وسطح المكتب، ويقدّم خدمة VoIP قوية مع جودة مكالمات ممتازة والعديد من ميزات الاتصال.
6. Grasshopper: مثالي لأصحاب الأعمال الصغيرة وروّاد الأعمال، إذ يوفّر رقم هاتف تجاري يعمل على الهاتف المحمول.
7. GoTo Connect: يوفّر خدمة VoIP للأعمال متكاملة وحل مؤتمرات فيديو.
8. Microsoft Teams: رغم أنه بالأساس أداة للتعاون بين الفرق، فقد أضافت Teams قدرات اتصال هاتفي تتكامل مع منظومتها الاتصالية الموحّدة.
اختيار نظام الهاتف المناسب للأعمال الصغيرة يبدأ بفهم احتياجات عملك وكيف يمكن لخدمة الهاتف المرشحة أن تلبّيها. على أصحاب الأعمال الصغيرة أن يضعوا في الحسبان عدد خطوط الهاتف المطلوبة، وقدرة النظام على التكامل مع البرامج وسير العمل القائم، ومستوى دعم العملاء لدى مزوّد الخدمة. وما إذا كان PBX أو VoIP هو الأنسب يتوقّف بدرجة كبيرة على طبيعة نشاطك والاستخدام المقصود للنظام.
تذكّر، المسألة ليست مجرد مكالمات. يمكن لنظام الهاتف أن يحسّن تواصلك التجاري، مع مزايا مثل المراسلة الجماعية، ومؤتمرات الفيديو، وتحويل البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني، والتكامل مع أنظمة CRM. أفضل أنظمة الهاتف للشركات الصغيرة هي التي تجمع مزايا وخدمات مُصمَّمة على مقاس احتياجاتك. لذا خذ وقتك في البحث، وستعثر بلا شك على الخيار الملائم.
