আপনার প্রতিষ্ঠানে সবাই আলাদা আলাদা ডকুমেন্ট শেয়ারিং প্রোগ্রাম ব্যবহার করে হাঁপিয়ে উঠেছেন? মিটিং আর টুডু লিস্ট গুছিয়ে রাখার একটা স্থায়ী সমাধান চান? প্রোডাক্টিভিটি বাড়াতে চাইলে Notion-এর নাম নিশ্চয়ই কানে এসেছে।
Notion কী?
Notion হলো একটি প্রোডাক্টিভিটি অ্যাপ আর টাস্ক ম্যানেজমেন্ট টুল, যা আপনাকে আর টিমকে নিজের মতো করে ওয়ার্কফ্লো বানাতে দেয়—বিভিন্ন প্ল্যাটফর্ম ঘাটাঘাটি করার ঝামেলা নেই। এখানে জানুন Notion দিয়ে কীভাবে আপনার প্রোডাক্টিভিটি সর্বোচ্চ করা যায়।
প্রোডাক্টিভিটির জন্য Notion টিপস
ভার্সনের পরিবর্তনগুলো দেখুন
হঠাৎ করে গুরুত্বপূর্ণ কিছু ডিলিট হয়ে গেছে? দুশ্চিন্তা নেই—Notion-এও Google Docs-এর মতো সব আপডেট দেখা যায়। ওয়ার্কস্পেসের ডান দিকে তিনটি ডটে ক্লিক করে Page History সিলেক্ট করুন, সব পরিবর্তন চোখের সামনে পেয়ে যাবেন।
পেজ শেয়ার করুন
টিমের সাথে কাজ করলে মেইল বা Google Drive দিয়ে ডকুমেন্ট এদিক-সেদিক পাঠানোর দরকার নেই। শুধু শেয়ার বাটনে ক্লিক করুন। অন্যজন ওয়েবসাইটের মতো ভিউ করতে পারবে। একসাথে কাজ করতে চাইলে 'show link' সিলেক্ট করুন—কারা ভিউ, এডিট, কমেন্ট বা ডুপ্লিকেট করতে পারবে তা ঠিক করে দিতে পারবেন।
ফর্মুলা তৈরি করুন
Notion-এ কাজ করতে গিয়ে বারবার ক্যালকুলেটর ধরতে বিরক্ত? Microsoft Excel আর Google Sheets-এর মতো এখানেও ফর্মুলা বানানো যায়। ছোট শর্টকাটেই বেসিক হিসাব-নিকাশ ঝটপট হয়ে যাবে। নতুনরাও অনায়াসে শুরু করতে পারবেন।
পেজ লক করুন
শেয়ার করা কোনো পেজে আর কেউ এডিট করুক চান না? ওপরের ডান পাশে টগল লিস্টে ক্লিক করে Lock Page বাছুন। পরে দরকার হলে আবার Unlock করে এডিট করতে পারবেন।
টেবিল অব কনটেন্টস তৈরি করুন
বড় ডকুমেন্ট গুছিয়ে রাখতে টেবিল অব কনটেন্টস যোগ করে নিতে পারেন। আগে ফরোয়ার্ড স্ল্যাশ টাইপ করুন, তারপর Table of Contents বাছুন। একঝটকায় একাধিক লিঙ্ক তৈরি হবে, পেজে ঘোরাঘুরি অনেক সহজ হবে।
রিমাইন্ডার সেট করুন
ব্যস্ত জীবনে কাজের তালিকা ভুলে যাওয়া স্বাভাবিক। Notion-এর রিমাইন্ডার আপনাকে ঠিক সময়ে টাস্ক শেষ করার কথা মনে করিয়ে দেবে। রিমাইন্ডার দিতে @ টেন দিয়ে তারিখ-সময় লিখুন। টিমের কাউকে নোটিফাই করতে চাইলে আবার @ দিয়ে তার নাম লিখুন। এতে আলাদা Google Calendar ছাড়াই চলে যাবে।
রঙ কোডিং ব্যবহার করুন
দৃষ্টিনন্দনভাবে কাজ সাজাতে চাইলে Notion-এর কালার কোডিং ব্লক কাজে লাগান। কেউ প্রকল্প ধরে রঙ ঠিক করেন, কেউবা কাজের অবস্থা দেখাতে (সবুজ=তৈরি, হলুদ=ফলোআপ, লাল=জরুরি)। সাবপেজ, টিম মেম্বারদের জন্যও এক নজরে বুঝে নেওয়া সহজ হয়।
পেজ এক্সপোর্ট করুন
ক্লায়েন্ট Notion ব্যবহার না করলে সমস্যা নেই—পেজ সহজেই নানা ফাইল ফরম্যাটে এক্সপোর্ট করতে পারেন। পেজের ডান ওপরে তিন ডটে ক্লিক করে Export বাছুন। চাইলে PDF, HTML, Google Sheets বা CSV নিন।
হোম পেজ তৈরি করুন
Notion-এ চাইলে আপনার সব ডকুমেন্ট আর তথ্য এক জায়গায় রাখতে ওয়েবসাইটে হোম পেজের মতো একটি পেজ বানিয়ে ফেলতে পারেন। তাতে সহজেই গুরুত্বপূর্ণ লিঙ্ক জুড়ে দিন। ইচ্ছে করলে রেডিমেড টেমপ্লেটও ব্যবহার করতে পারবেন।
রিডিং লিস্ট তৈরি করুন
Notion-এ রিডিং লিস্ট রাখলে আপনার পড়ার বইগুলো ঠিকঠাক ট্র্যাক করতে পারবেন, যা ব্যবসা আর ব্যক্তিগত দুই জীবনেই এগোতে সাহায্য করবে।
লক্ষ্য নির্ধারণ ও ট্র্যাক করুন
Notion-এ গোল চার্ট বানালে ব্যক্তিগত আর পেশাগত উন্নতি একসাথে ট্র্যাক করতে পারবেন। নিয়মিত আপডেট রাখলে লক্ষ্য পূরণ করা অনেক সহজ হয়ে যায়।
Notion টেমপ্লেট দিয়ে পেজ তৈরি করুন
Notion ডাটাবেজে খুব সহজেই চোখে পড়ার মতো আর সহজবোধ্য পেজ বানাতে পারবেন। Templates বাটনে ক্লিক করলেই নানা ধরনের টেমপ্লেট পাবেন—মিটিং, রোডম্যাপ ইত্যাদির জন্য আলাদা আলাদা। এতে টিমের জন্য ঝামেলাহীন সমাধান মেলে।
Notion-এ ডার্ক থিম
Notion-এ ডার্ক মোড চালু করতে:
- 'Settings and Members' এ যান
- Appearance সিলেক্ট করুন
- ড্রপডাউনে 'Dark' বাছুন
PC তে ctrl+shift+L বা Mac এ cmnd+shift+L চাপলেও Dark Mode চালু হবে। চোখের আরাম অনেকটা বাড়বে।
Notion-এ দ্রুত সার্চ করুন
প্রোডাক্টিভিটি বাড়াতে দ্রুত সার্চ করা বেশ জরুরি। Notion-এ নতুন পেজ খুঁজতে:
- Mac-এ cmnd+P বা PC-তে ctrl+P চাপুন।
- সাথেসাথে সব পেজ স্ক্যান করার জন্য একটি মেনু চলে আসবে।
@ চিহ্ন ব্যবহার করে পেজ বা ব্যক্তি রেফারেন্স দিন
@ টাইপ করে পেজ সিলেক্ট করে সরাসরি আরেকটি পেজ লিঙ্ক করুন। নির্দিষ্ট ইউজার/সাবস্ক্রাইবারকে উল্লেখ করতেও @ লিখে তাদের নাম বাছুন।
নোটঃ কাউকে উল্লেখ করলে, সে স্ক্রিনের ওপরের বাম পাশে 'All Updates' ট্যাবে নোটিফিকেশন পাবে।
Notion-এ ব্লক কলাম তৈরি করুন
ব্লকগুলো পাশাপাশি গুছিয়ে রাখতে পারেন। ব্লক কলাম করতে:
- যে ব্লক সরাতে চান, তার বাম পাশে থাকা ছয়টি গ্রে ডট ক্লিক করুন।
- নির্বাচিত ব্লকটি টেনে এনে পাশে রাখুন—যার সাথে এক সারিতে চান।
- নীল লম্বা দাগ দেখলেই ক্লিক ছেড়ে দিন।
Notion-এ ফরওয়ার্ড স্ল্যাশ শর্টকাট
নতুন ব্লক করতে প্লাস আইকন বা রাইট-ক্লিকের ঝামেলা না করে শুধু '/' চাপুন আর ব্লকের নাম লিখুন—পছন্দমতো ব্লক এক নিমিষে পেয়ে যাবেন। মাউস ছোঁয়ারও দরকার হবে না।
Speechify দিয়ে আপনার Notion ওয়ার্কফ্লো আরও স্মার্ট করুন
Speechify টেক্সটকে অডিওতে রূপান্তর করে, ফলে আপনার টিম Notion ডকুমেন্ট অনায়াসে কান লাগিয়েই শুনতে পারবে। সব সময় কম্পিউটারের সামনে বসে থাকতে হবে না। অডিও ফাইলগুলো অটো-সিঙ্ক হয় Android, iPhone সহ সব ডিভাইসে, চলতে ফিরতেই আপডেট থাকুন।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
Notion কি প্রোডাক্টিভিটিতে সহায়ক?
Evernote, Slack, Trello-এর তুলনায় Notion শুধু নোট নেয়া আর কমিউনিকেশনের অ্যাপ নয়; এখানে পুরো প্রোডাক্টিভিটি সল্যুশন দাঁড় করানো যায়। আমি নিজে হ্যাবিট ট্র্যাকার, ওয়ার্কআউট, লেখা—সব কিছুর জন্যই ব্যবহার করি। এই ব্লগটাও লিখছি Notion-এই।
Apple বা Samsung ফোনে Notion চলে?
Notion-এর ডেস্কটপ আর মোবাইল—দুই ধরনের অ্যাপই আছে। যেখানেই থাকুন, সবকিছু সিঙ্ক থাকবে। অ্যাপটি Android ও iOS—দুই প্ল্যাটফর্মেই পাওয়া যায়।
