En l'actual món empresarial accelerat, una comunicació efectiva és clau per a l’èxit. La gestió de les interaccions telefòniques n’és una part fonamental. Un guió per a missatges telefònics guia la conversa, aporta coherència i millora l’atenció al client. Tant si és per gestionar moltes trucades, causar una bona primera impressió o derivar bé les trucades, un bon guió pot marcar la diferència.
Descobrim què són els guions de missatges telefònics, per què són importants, exemples i consells clau per fer-ne un d’eficaç i atractiu.
Què és un guió de missatges telefònics?
Un guió de missatges telefònics és una guia escrita i planificada per a les converses gestionades a través del sistema telefònic d’una empresa. Pot incloure des de guions d’autoatenció fins a missatges de bústia de veu professionals. Són essencials en l’estratègia de suport al client, funcionant com a recepcionistes virtuals, derivant trucades i garantint una atenció professional.
Per què hauríes de tenir un guió de missatges telefònics
Els guions de missatges telefònics són clau per mantenir una bona experiència amb el client. Asseguren coherència i professionalitat amb qui truca, creen una bona primera impressió i generen confiança. La precisió evita malentesos i afavoreix una comunicació clara.
En petites empreses o grans companyies amb ‘call center’, els guions són especialment útils. Ajuden a derivar ràpid les trucades al departament adequat (vendes, facturació, suport tècnic) mitjançant el menú principal o el directori d’empresa o noms.
També ajuden a gestionar les trucades fora de l’horari laboral. Els guions per fora d’horari informen dels horaris i permeten deixar un missatge a la bústia de veu o demanar que els retornin la trucada.
Exemples de guions d’autoatenció
Els guions d’autoatenció, sovint part d’un sistema IVR, són fonamentals en la telefonia empresarial. Optimitzen la derivació de trucades, milloren l’atenció i redueixen la necessitat de recepcionista.
Aquí tens alguns exemples:
Guió d’autoatenció de menú principal:
"Gràcies per trucar a [nom de l’empresa]. Si sap l’extensió, marqui-la ara. Per Vendes, premi 1. Per Suport Tècnic, premi 2. Per Facturació, premi 3. Per Directori d’empresa, premi 4."
Guió d’autoatenció en horari laboral:
"Gràcies per trucar a [nom de l’empresa]. El nostre horari és de 9 h a 17 h, hora local. Deixi un missatge breu i li trucarem el proper dia laborable."
Guió per a bústia de veu fora d’horari:
"Ha trucat a [nom de l’empresa] fora del nostre horari habitual. Demà serem de tornada a l’oficina. Deixi un missatge i li respondrem durant l’horari d’atenció. Si ja és client i necessita ajuda urgent, visiti la web per veure les preguntes freqüents o marqui l’extensió d’atenció."
Consells clau per escriure un guió telefònic
Un bon guió telefònic ajuda a gestionar les trucades, reforça la imatge del teu negoci i garanteix una experiència positiva. Tant si és per autoatenció, una salutació professional o una bústia fora d’horari, el missatge diu molt sobre la teva empresa. Planifica’l bé i aprofita cada trucada.
Crear un bon guió de missatges requereix atenció. Aquí tens alguns consells pràctics:
1. Sigues breu i clar
Fes el guió concís, dona només la informació essencial i guia la persona cap a la següent acció.
2. Usa un to professional
Mantén sempre un to professional. Ha de reflectir la imatge de la teva empresa i predisposar positivament la conversa.
3. Incorpora la informació bàsica
Inclou nom de l’empresa, telèfon i horari. Si és fora d’horari, explica quan podran ser atesos o ofereix deixar un missatge.
4. Dona instruccions clares
Assegura’t que les opcions del menú siguin clares. Explica com arribar als diferents departaments o tornar al menú principal.
5. Personalitza’l pel teu negoci
El guió ha de reflectir el teu negoci. Si vols atraure nous clients, inclou opcions de tarifes, demos i comercials. Si ets una empresa tècnica, destaca el suport tècnic.
6. Inspira’t en plantilles i exemples
Fer servir plantilles o exemples ajuda molt, sobretot si és el teu primer guió. Pots adaptar-los a les teves necessitats.
7. Actualitza’l sovint
El guió de trucades ha d’estar al dia i reflectir canvis d’horaris, equip o serveis.
8. El feedback és clau
Anima qui truca a donar la seva opinió sobre l’atenció telefònica. Això ajuda a millorar el servei i l’experiència.
9. Utilitza un generador de veu amb IA
Si vols un guió d’autoatenció professional sense contractar un locutor cada cop que l’actualitzes, fes servir un generador de veu amb IA. Són més econòmics i fàcils de modificar si cal fer canvis.
Grava els teus guions amb Speechify Voice Over Studio
En comptes de gravar la teva veu, la d’un treballador o d’un actor, pots utilitzar Speechify Voice Over Studio per obtenir àudios professionals per al sistema telefònic. Més de 120 veus naturals, 20 idiomes i accents, personalitzable en pronúncia, pauses, to i més. Gaudeix de pujades i baixades il·limitades, 100 h de veu/any, ús comercial i suport 24/7.
Prova Speechify Voice Over Studio avui per als teus guions telefònics.
