Los beneficios de usar software de sistema IVR basado en voz

Si tu empresa maneja un alto volumen de llamadas entrantes o salientes, implementar un sistema de respuesta de voz interactiva (IVR) basado en voz puede...

Si tu empresa maneja un alto volumen de llamadas entrantes o salientes, implementar un sistema de respuesta de voz interactiva (IVR) basado en voz puede ser una forma efectiva de optimizar la gestión de llamadas y ofrecer a los clientes una experiencia más eficiente y personalizada. En este artículo, exploraremos los beneficios de usar tecnología IVR basada en voz y profundizaremos en sus múltiples aplicaciones. También discutiremos cómo elegir el software de sistema IVR basado en voz adecuado para satisfacer las necesidades específicas de tu negocio.

Entendiendo los sistemas IVR basados en voz

Los sistemas de Respuesta de Voz Interactiva (IVR) son sistemas telefónicos automatizados diseñados para interactuar con los llamantes, recopilar información y dirigir las llamadas a los agentes o departamentos apropiados. Estos sistemas son ampliamente utilizados por empresas y organizaciones para mejorar el servicio al cliente y optimizar sus operaciones.

¿Qué es un sistema IVR?

Tradicionalmente, los sistemas IVR han utilizado entradas de teclado de tonos para guiar a los llamantes a través de una serie de indicaciones y menús. Sin embargo, con los avances tecnológicos, los sistemas IVR basados en voz se han vuelto más comunes. Estos sistemas utilizan procesamiento de lenguaje natural (NLP) para permitir que los llamantes hablen sus respuestas, haciendo la interacción más intuitiva y eficiente.

Los sistemas IVR pueden personalizarse para satisfacer las necesidades específicas de una empresa u organización. Pueden usarse para una variedad de propósitos, como brindar soporte al cliente, procesar pedidos y recopilar comentarios.

Cómo funcionan los sistemas IVR basados en voz

Las aplicaciones IVR basadas en voz funcionan reconociendo palabras y frases habladas y emparejándolas con palabras clave y acciones predefinidas. El sistema solicita a los llamantes que indiquen su propósito al llamar y, según su entrada, puede dirigir las llamadas a agentes o departamentos específicos, proporcionar información o realizar acciones como programar citas o hacer reservas.

El sistema también puede programarse para proporcionar respuestas personalizadas basadas en el historial del llamante con la empresa u organización. Por ejemplo, si un llamante ha realizado una compra previamente, el sistema puede reconocer su número de teléfono y ofrecer un servicio personalizado. Sin embargo, ten en cuenta que necesitarás un proveedor de servicios de telefonía VoIP que ofrezca un sistema IVR para comenzar con IVR.

Componentes clave de los sistemas IVR basados en voz

Los componentes clave de un sistema IVR basado en voz incluyen un motor de reconocimiento de voz, un motor de procesamiento de lenguaje natural, un motor de texto a voz, una base de datos y un servidor de aplicaciones. Juntos, estos componentes permiten que el sistema reciba e interprete las entradas de llamadas telefónicas, procese solicitudes y proporcione respuestas en tiempo real.

El motor de reconocimiento de voz es responsable de reconocer e interpretar palabras y frases habladas. El motor de procesamiento de lenguaje natural analiza la entrada del llamante para determinar la intención detrás de su solicitud. El motor de texto a voz basado en la nube convierte las respuestas del sistema en palabras habladas que el llamante puede entender. La base de datos almacena información sobre el llamante y su historial con la empresa u organización. El servidor de aplicaciones gestiona la operación general del sistema IVR.

En general, los sistemas IVR basados en voz son una herramienta poderosa para empresas y organizaciones que buscan mejorar su servicio al cliente y optimizar sus operaciones. Al proporcionar una forma más intuitiva y eficiente para que los llamantes interactúen con el sistema, estos sistemas pueden ayudar a mejorar la experiencia general del cliente.

Ventajas de los sistemas IVR basados en voz

Con la evolución de la IA conversacional, los sistemas de Respuesta de Voz Interactiva basados en voz están ganando popularidad entre las empresas, ya que ofrecen varios beneficios y una funcionalidad mejorada en comparación con los sistemas tradicionales de tonos. Todos ellos tienen ventajas a pesar de tener diferentes rangos de precios y características, como buzón de voz, grabación de llamadas, devolución de llamadas y más. En esta sección, discutiremos algunas de las ventajas de usar software IVR basado en voz.

Mejora de la experiencia del cliente

Una de las principales ventajas de un sistema IVR basado en voz para tu software de centro de llamadas es que puede mejorar la experiencia general del cliente. Al proporcionar una interfaz fácil de usar que reconoce el lenguaje hablado y ofrece opciones personalizadas, los clientes pueden obtener la información o asistencia que necesitan de manera rápida y sencilla. Esto puede ayudar a reducir la frustración y mejorar la satisfacción del cliente. El IVR también puede acceder a más datos y mejorar la clasificación de clientes mediante un sistema de gestión de relaciones con clientes, o integración CRM.

Por ejemplo, cuando un cliente llama a la línea de servicio al cliente de un banco, puede usar el sistema IVR basado en voz para verificar su saldo, transferir fondos o reportar una tarjeta perdida o robada. El sistema puede reconocer la voz del cliente y ofrecer opciones personalizadas basadas en la información de su cuenta. Esto puede ahorrar tiempo y esfuerzo al cliente y hacer que su experiencia sea más agradable.

Cuando las solicitudes de un llamante no pueden ser atendidas, un sistema IVR trabaja junto con un sistema de distribución automática de llamadas (ACD) para el enrutamiento omnicanal, ayudando a dirigirlas al representante de soporte adecuado.

Mayor eficiencia y productividad

Ya no tienes que desperdiciar el valioso tiempo de llamadas de tu equipo haciendo algo que un menú IVR puede manejar mejor, incluso fuera del horario laboral. Los sistemas IVR basados en voz pueden mejorar significativamente la eficiencia en el manejo de llamadas al optimizar los flujos de llamadas y automatizar tareas rutinarias como el enrutamiento de llamadas, colas y recopilación de datos. Esto puede ayudar a las empresas a reducir los tiempos de espera y manejar un mayor volumen de llamadas con el personal existente.

Al liberar a los agentes de tareas repetitivas, los sistemas IVR basados en voz también pueden aumentar la productividad de los agentes y permitirles enfocarse en necesidades más complejas de los clientes. Un sistema IVR también facilita la distribución automática de llamadas, asegurando que las llamadas entrantes lleguen al agente correcto lo más rápido posible.

Por ejemplo, una agencia de viajes puede usar un sistema IVR basado en voz para manejar consultas de clientes sobre horarios de vuelos, reservas de hotel y paquetes turísticos. El sistema puede dirigir las llamadas al departamento adecuado según la entrada del cliente y recopilar información relevante como fechas de viaje y destinos. Esto puede ahorrar tiempo y recursos a la agencia y permitirles atender a más clientes en menos tiempo.

Ahorro de costos para las empresas

Implementar un sistema IVR basado en voz puede generar ahorros significativos para las empresas al reducir los costos laborales y la necesidad de personal adicional, especialmente si tienes un alto volumen de llamadas. Al automatizar tareas rutinarias, las empresas también pueden reducir el riesgo de errores y mejorar la precisión general de los datos de los clientes. Además, los sistemas IVR basados en voz pueden ayudar a las empresas a escalar sus operaciones de servicio al cliente sin incurrir en costos adicionales por contratar y capacitar nuevos agentes.

Por ejemplo, una empresa minorista puede usar un sistema IVR basado en voz para manejar consultas de clientes sobre disponibilidad de productos, estado de envío y devoluciones. El sistema puede proporcionar respuestas automatizadas según la entrada del cliente y dirigirlos a un agente en vivo si es necesario. Esto puede ahorrar dinero a la empresa en costos de personal y capacitación y permitirles manejar un mayor volumen de solicitudes de clientes.

Mejor seguridad y privacidad

Los sistemas IVR basados en voz pueden ayudar a las empresas a mejorar la seguridad y privacidad de sus datos al reducir el riesgo de violaciones de datos y fraudes. Al manejar información sensible como números de tarjetas de crédito y números de seguridad social a través de un sistema automatizado, las empresas pueden minimizar el riesgo de errores humanos y manejo incorrecto de datos.

Por ejemplo, un proveedor de atención médica puede usar un sistema IVR basado en voz para manejar consultas de pacientes sobre registros médicos, renovaciones de recetas y programación de citas. El sistema puede verificar la identidad del paciente mediante reconocimiento de voz y proporcionar acceso seguro a su información. Esto puede garantizar que los datos del paciente estén protegidos y cumplan con regulaciones como HIPAA.

En conclusión, los sistemas IVR basados en voz ofrecen varias ventajas sobre los sistemas de tonos y pueden ayudar a las empresas a mejorar su experiencia del cliente, eficiencia, ahorro de costos y seguridad. Al adoptar un sistema IVR basado en voz, las empresas pueden mantenerse competitivas y satisfacer las necesidades cambiantes de sus clientes.

Aplicaciones de los sistemas IVR basados en voz

Los sistemas de Respuesta de Voz Interactiva (IVR) basados en voz están ganando popularidad en diversas industrias debido a su capacidad para proporcionar soporte personalizado y eficiente a los clientes sin necesidad de un agente. En este artículo, exploraremos algunas de las aplicaciones comunes de los sistemas IVR basados en voz.

Soporte al cliente y centros de contacto

El soporte al cliente, los centros de llamadas y las mesas de ayuda a menudo reciben un alto volumen de llamadas de clientes que buscan asistencia. Los sistemas IVR basados en voz pueden ayudar a gestionar este volumen proporcionando soporte automatizado a los clientes. Al aprovechar el reconocimiento de voz y el procesamiento del lenguaje natural, los sistemas IVR basados en voz pueden entender y responder a las consultas de los clientes, brindando un servicio rápido y eficiente. Esto no solo reduce la carga de trabajo del personal de servicio al cliente, sino que también mejora la experiencia general del cliente.

Por ejemplo, un cliente que llama al centro de soporte de una empresa de telecomunicaciones puede usar un sistema IVR basado en voz para verificar su saldo de cuenta, activar o desactivar un servicio, o reportar un problema de red. El sistema IVR puede entender la consulta del cliente y proporcionar la respuesta adecuada, sin necesidad de un agente.

Servicios bancarios y financieros

Los sistemas IVR basados en voz se utilizan comúnmente en la industria bancaria y de servicios financieros para proporcionar a los clientes una amplia gama de servicios como saldos de cuentas, historial de transacciones y pagos de facturas. Al automatizar tareas rutinarias, los sistemas IVR basados en voz pueden ayudar a las instituciones financieras a reducir los costos laborales y mejorar la experiencia general del cliente.

Por ejemplo, un cliente que llama al centro de soporte de su banco puede usar un sistema IVR basado en voz para verificar su saldo de cuenta, transferir fondos o reportar una tarjeta perdida o robada. El sistema IVR puede autenticar la identidad del cliente y proporcionar la información o servicio solicitado, sin necesidad de un agente.

Industria de la salud

Los sistemas IVR basados en voz se utilizan cada vez más en la industria de la salud para ayudar a los pacientes a programar citas, renovar recetas y obtener información médica básica. Al automatizar tareas rutinarias y reducir los tiempos de espera, los sistemas IVR basados en voz pueden mejorar la satisfacción y los resultados de los pacientes, al tiempo que reducen los costos administrativos.

Por ejemplo, un paciente puede llamar al sistema IVR de su proveedor de salud para programar una cita con su médico, verificar sus resultados de pruebas o obtener información sobre su medicación. El sistema IVR puede entender la consulta del paciente y proporcionar la respuesta adecuada, sin necesidad de un recepcionista o enfermera.

Retail y comercio electrónico

Los sistemas IVR basados en voz pueden utilizarse en el retail y el comercio electrónico para proporcionar a los clientes información sobre productos, seguimiento de pedidos y actualizaciones de estado. Al ofrecer una opción de autoservicio para los clientes, los sistemas IVR basados en voz pueden ayudar a las empresas a reducir la carga de trabajo del personal de servicio al cliente, al tiempo que mantienen un alto nivel de servicio.

Por ejemplo, un cliente puede llamar al sistema IVR de una empresa de comercio electrónico para rastrear el estado de su pedido, devolver un producto u obtener información sobre las características de un producto. El sistema IVR puede entender la consulta del cliente y proporcionar la respuesta adecuada, sin necesidad de un representante de servicio al cliente.

En conclusión, los sistemas IVR basados en voz están ganando popularidad en diversas industrias debido a su capacidad para proporcionar soporte personalizado y eficiente a los clientes. Al automatizar tareas rutinarias y reducir los tiempos de espera, los sistemas IVR basados en voz pueden mejorar la satisfacción del cliente y reducir los costos laborales para las empresas.

Eligiendo el software adecuado de sistema IVR basado en voz

Con tantos sistemas IVR como Aircall, Zendesk y Twilio, elegir el adecuado para ti puede ser difícil. Además, indicaciones confusas, un número excesivo de opciones de menú o un pobre reconocimiento de voz interactivo en tu sistema IVR pueden irritar enormemente a los clientes. Así que aquí hay algunas características de IVR que deberías buscar al comprar software para centros de contacto:

Características clave a considerar

Al elegir un software de sistema IVR basado en voz, es importante buscar características como procesamiento de lenguaje natural, conversión de texto a voz e integración con sistemas existentes. Además, deberías buscar un sistema que sea escalable y personalizable para satisfacer las necesidades específicas de tu negocio.

Integración con sistemas existentes

La capacidad de integrarse con sistemas existentes es crucial para las empresas que buscan implementar sistemas IVR basados en voz. El sistema debe ser compatible con tu sistema telefónico existente, base de datos y sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) para asegurar una transición sin problemas y mejorar la eficiencia general.

Opciones de escalabilidad y personalización

El sistema que elijas debe ser escalable y permitir la personalización para satisfacer las necesidades específicas de tu negocio. Debe ser capaz de manejar un volumen creciente de llamadas y ofrecer diferentes opciones para los llamantes según la naturaleza de su solicitud. Además, debe ser fácil de configurar y modificar a medida que cambien las necesidades de tu negocio.

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Cuando se trata de dirigir un negocio exitoso, la comunicación es clave. ¿Y qué mejor manera de optimizar la comunicación que con la tecnología TTS de sonido natural mejor valorada de Speechify? Esta innovadora solución proporciona un sistema IVR escalable que puede personalizarse para satisfacer las necesidades específicas de tu negocio.

Con la capacidad de producir un habla realista, tus clientes sentirán que están hablando con una persona real al otro lado de la línea. Además, con el código de idioma de salida EN-US, tus mensajes se entregarán de una manera que es fácilmente entendida por una amplia gama de clientes. Di adiós a las voces robóticas y poco naturales y da la bienvenida a una experiencia de cliente más natural y atractiva. Prueba la solución TTS IVR de Speechify hoy y observa cómo tu negocio prospera.

En conclusión, un sistema IVR basado en voz puede ofrecer a las empresas, especialmente a los centros de contacto en la nube, numerosas ventajas como una mejor experiencia del cliente, mayor eficiencia y productividad, ahorro de costos para las empresas y mejora de la seguridad y privacidad. Puede utilizarse en diversas industrias como soporte al cliente y centros de llamadas, servicios bancarios y financieros, industria de la salud, retail y comercio electrónico. Al seleccionar un software de sistema IVR basado en voz como tu solución de centro de contacto, es importante considerar características clave que permitan la integración con sistemas existentes y opciones de escalabilidad y personalización. Elige un sistema telefónico que ofrezca SMS y mensajería grupal, videoconferencias, susurro de llamadas, grabación de llamadas y gran conectividad, entre otras características.

Preguntas Frecuentes

P1: ¿Qué es el software de sistema IVR basado en voz?

El software de sistema IVR basado en voz es una tecnología que permite a los llamantes interactuar con un sistema utilizando comandos de voz en lugar de entradas de tono de marcación. Esto puede incluir tanto el reconocimiento de voz (para entender los comandos de voz del llamante) como la conversión de texto a voz (para verbalizar las respuestas del sistema).

P2: ¿Cuáles son las ventajas de usar un software de sistema IVR basado en voz?

Los sistemas IVR basados en voz pueden ofrecer una experiencia más amigable y accesible para los llamantes, ya que pueden simplemente expresar sus solicitudes en lugar de navegar por una serie de indicaciones de tono de marcación. También puede manejar interacciones más complejas y proporcionar un servicio más personalizado.

P3: ¿Puede el software de sistema IVR basado en voz manejar múltiples idiomas?

Sí, muchos sistemas IVR basados en voz pueden entender y responder en múltiples idiomas, lo que los hace adecuados para empresas con bases de clientes diversas.