Έχετε κουραστεί με το χάος που δημιουργεί η χρήση διαφορετικών εργαλείων κοινής χρήσης εγγράφων στην ομάδα σας; Θέλετε έναν πιο έξυπνο τρόπο να οργανώνετε συναντήσεις και to-do λίστες; Αν ψάχνετε τρόπους να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας, ίσως να έχετε ακούσει για το Notion ως εργαλείο οργάνωσης και παραγωγικότητας.
Τι είναι το Notion;
Το Notion είναι μια εφαρμογή παραγωγικότητας και εργαλείο διαχείρισης εργασιών που σάς επιτρέπει, εσάς και την ομάδα σας, να φτιάξετε ακριβώς τη ροή εργασίας που θέλετε – χωρίς να χρειάζεται να συγχρονίζετε διαφορετικές πλατφόρμες. Εδώ θα βρείτε όλα όσα χρειάζεστε για να αξιοποιήσετε το Notion στο έπακρο.
Συμβουλές Notion για παραγωγικότητα
Έλεγχος αλλαγών εκδόσεων
Διαγράψατε κατά λάθος κάτι σημαντικό; Συμβαίνει σε όλους, αλλά στο Notion είστε καλυμμένοι. Όπως και στα Google Docs, το Notion σάς επιτρέπει να δείτε όλες τις αλλαγές που έγιναν σε μια σελίδα. Πατήστε τις τρεις τελείες πάνω δεξιά στο sidebar του workspace σας και μετά «Ιστορικό σελίδας» για να δείτε κάθε αλλαγή από τη στιγμή που δημιουργήθηκε το έγγραφο.
Κοινή χρήση σελίδων
Αν χρησιμοποιείτε το Notion με την ομάδα σας, δεν χρειάζεται πια να στέλνετε έγγραφα και φύλλα μέσω email, Google Drive ή άλλων υπηρεσιών. Για να δει ένας συνάδελφος τη σελίδα σας στο Notion, απλώς πατήστε «Κοινή χρήση». Θα μπορεί να τη δει σαν κανονική ιστοσελίδα. Θέλετε να επεξεργάζεστε ταυτόχρονα; Πατήστε «Εμφάνιση συνδέσμου» και ορίστε τα δικαιώματα (μόνο προβολή, επεξεργασία, σχόλιο ή αντιγραφή της σελίδας Notion).
Δημιουργία τύπων
Σάς κουράζουν οι υπολογισμοί στο Notion; Όπως στο Excel και τα Sheets, το Notion σάς επιτρέπει να εισάγετε τύπους για αυτόματους υπολογισμούς. Είτε πρόκειται για μισθοδοσία είτε για τον προσωπικό σας προϋπολογισμό, σάς δίνει τα εργαλεία να διαχειρίζεστε δεδομένα άνετα, ακόμα κι αν είστε αρχάριος, αξιοποιώντας συντομεύσεις πληκτρολογίου.
Κλείδωμα σελίδων
Αν έχετε μοιραστεί μια σελίδα με την ομάδα σας και θέλετε να σταματήσουν οι αλλαγές, μπορείτε πολύ εύκολα να την κλειδώσετε. Πηγαίνετε πάνω δεξιά στη σελίδα, πατήστε το μενού επιλογών και διαλέξτε «Κλείδωμα σελίδας». Μπορείτε να την ξεκλειδώσετε όποτε θέλετε να συνεχιστεί η ομαδική επεξεργασία.
Δημιουργία πίνακα περιεχομένων
Σε μεγάλα ομαδικά έγγραφα, ένας πίνακας περιεχομένων κάνει θαύματα στην οργάνωση. Στο Notion, πληκτρολογήστε πρώτα κάθετο '/', μετά επιλέξτε «Πίνακας περιεχομένων». Οι σύνδεσμοι δημιουργούνται αυτόματα για εύκολη πλοήγηση μέσα στο έγγραφο.
Ορισμός υπενθυμίσεων
Η καθημερινότητα τρέχει και οι υπενθυμίσεις του Notion σάς βοηθούν να μην ξεχνάτε τις σημαντικές δουλειές. Για να δημιουργήσετε υπενθύμιση, βρείτε το σημείο που θέλετε, πληκτρολογήστε @ και ορίστε ημερομηνία/ώρα. Θέλετε να υπενθυμίσετε κάτι σε μέλος της ομάδας; Πληκτρολογήστε ξανά @ με το όνομά του. Έτσι μειώνεται η ανάγκη για ξεχωριστό Google Calendar.
Χρώματα
Αν προτιμάτε να οργανώνετε οπτικά τα projects σας, το color–coded Notion είναι ό,τι πρέπει. Κάποιοι χωρίζουν έργα με βάση το χρώμα, άλλοι δηλώνουν έτσι τις προτεραιότητες (π.χ. πράσινο = ολοκληρωμένο, κίτρινο = θέλει δουλειά, κόκκινο = προς αφαίρεση). Μπορείτε να επισημάνετε υποσελίδες με χρώμα και να δίνετε στους συνεργάτες άμεση εικόνα.
Εξαγωγή σελίδων
Συνεργάζεστε με πελάτη που δεν χρησιμοποιεί Notion; Μπορείτε να εξάγετε το υλικό σε διαφορετικούς τύπους αρχείων ώστε όλοι να δουλεύετε στην ίδια βάση. Όπως και στην κοινή χρήση, πατάτε τις τρεις τελείες, μετά «Εξαγωγή» και διαλέγετε μορφή αρχείου (PDF, HTML, Google Sheets ή CSV).
Δημιουργήστε αρχική σελίδα
Βάλτε τάξη σε όλα στο Notion δημιουργώντας μια κεντρική αρχική σελίδα, σαν προσωπικό hub ή μικρή ιστοσελίδα. Μπορείτε να προσθέσετε συνδέσμους για γρήγορη πρόσβαση σε ό,τι χρειάζεστε, χωρίς ατελείωτο ψάξιμο σε έγγραφα. Οι σελίδες μπορούν να δημιουργηθούν από την αρχή ή να βασιστούν σε έτοιμα templates του Notion.
Λίστα ανάγνωσης
Μια λίστα ανάγνωσης στο Notion σάς βοηθά να καταγράφετε τα βιβλία που θέλετε να διαβάσετε και να εξελίσσεστε επαγγελματικά και προσωπικά.
Καταγραφή στόχων
Ένας πίνακας στόχων στο Notion σάς βοηθά να προχωράτε σταθερά και να βλέπετε βήμα βήμα τα αποτελέσματα σε προσωπικό και επαγγελματικό επίπεδο, μειώνοντας τις πιθανότητες να αφήνετε τους στόχους σας να ξεφεύγουν.
Δημιουργία σελίδων με έτοιμα πρότυπα Notion
Με τη βάση δεδομένων προτύπων του Notion, φτιάχνετε σελίδες ευανάγνωστες και καλαίσθητες. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Templates θα δείτε πολλές επιλογές για συγκεκριμένες ανάγκες, όπως templates συνάντησης ή λανσαρίσματος νέου προϊόντος. Τα πρότυπα κάνουν την οργάνωση παιχνιδάκι.
Σκοτεινό θέμα στο Notion
Για να ενεργοποιήσετε το σκοτεινό θέμα στο Notion:
- Μεταβείτε στις «Ρυθμίσεις και Μέλη»
- Επιλέξτε «Εμφάνιση»
- Αλλάξτε το dropdown μενού σε «Σκούρα»
Μπορείτε επίσης να πατήσετε ctrl+shift+L σε PC ή cmd+shift+L σε Mac για να ενεργοποιήσετε το Dark Mode στο Notion. Η διεπαφή γίνεται πιο ξεκούραστη στα μάτια.
Γρήγορη αναζήτηση στο Notion
Ένα ακόμη χρήσιμο tip για παραγωγικότητα είναι να μάθετε την γρήγορη αναζήτηση σελίδων. Για να βρείτε άμεσα οποιαδήποτε σελίδα στο Notion:
- Πατήστε cmd+P σε Mac ή ctrl+P σε PC.
- Θα εμφανιστεί ένα γρήγορο μενού αναζήτησης για όλες τις σελίδες σας.
Αναφορά σε άλλη σελίδα ή άτομο με το @ στο Notion
Μπορείτε να δημιουργήσετε σύνδεσμο σε άλλη σελίδα πληκτρολογώντας '@' και επιλέγοντας τη σελίδα. Μπορείτε επίσης να αναφέρετε χρήστες και συνδρομητές με @ και το όνομά τους.
Σημείωση: Κάθε φορά που αναφέρετε κάποιο άτομο, αυτό ειδοποιείται στην καρτέλα «Όλες οι ενημερώσεις» πάνω αριστερά στην οθόνη.
Δημιουργία στηλών block στο Notion
Το Notion σάς επιτρέπει να τοποθετήσετε blocks δίπλα δίπλα. Για να δημιουργήσετε στήλες block:
- Επιλέξτε τις έξι γκρι τελείες αριστερά από το block.
- Σύρετε το block στο σημείο δίπλα όπου θέλετε να δημιουργηθεί η στήλη.
- Όταν δείτε την μπλε κάθετη γραμμή, αφήστε το block.
Συντόμευση κάθετης γραμμής στο Notion
Αντί να κάνετε κλικ στο + ή δεξί κλικ για νέο block, πατήστε '/' και πληκτρολογήστε το όνομα του block που θέλετε. Έτσι προσθέτετε αστραπιαία νέα blocks στο template σας, χωρίς να πιάσετε το ποντίκι.
Βελτιώστε τη ροή εργασίας στο Notion με το Speechify
Το Speechify μετατρέπει εύκολα το κείμενο σε ομιλία, ώστε να παρακολουθείτε όσα δουλεύει η ομάδα σας στο Notion χωρίς να είστε καρφωμένοι μπροστά στον υπολογιστή. Η βιβλιοθήκη ήχου συγχρονίζεται αυτόματα σε όλες τις συσκευές σας, από Android έως iPhone και άλλα, ώστε να ενημερώνεστε όπου κι αν βρίσκεστε.
Συχνές ερωτήσεις
Το Notion βοηθά στην παραγωγικότητα;
Σε αντίθεση με εφαρμογές όπως το Evernote, το Slack και το Trello, το Notion είναι κάτι πολύ περισσότερο από απλό σημειωματάριο ή chat. Μπορείτε να οργανώσετε ολόκληρη τη ζωή σας εκεί! Κρατάω εκεί τα καθημερινά journal μου, σημειώσεις και κείμενα — μέχρι και αυτό το άρθρο γράφεται αυτή τη στιγμή στο Notion.
Λειτουργεί το Notion στο Apple ή Samsung κινητό μου;
Το Notion διαθέτει εφαρμογή για υπολογιστές και κινητά, ώστε να μένετε ενημερωμένοι όπου κι αν είστε. Είναι διαθέσιμο σε Android και iOS.
