Äänipohjaisen IVR-järjestelmän ohjelmiston edut

Jos yrityksesi käsittelee suurta määrää saapuvia tai lähteviä puheluita, äänipohjaisen interaktiivisen puhevastejärjestelmän (IVR) käyttöönotto voi...

Jos yrityksesi käsittelee suurta määrää saapuvia tai lähteviä puheluita, äänipohjaisen interaktiivisen puhevastejärjestelmän (IVR) käyttöönotto voi olla tehokas tapa tehostaa puheluiden hallintaa ja tarjota asiakkaille tehokkaampi ja henkilökohtaisempi kokemus. Tässä artikkelissa tarkastelemme äänipohjaisen IVR-teknologian etuja ja sen monia sovelluksia. Keskustelemme myös siitä, kuinka valita oikea äänipohjainen IVR-ohjelmisto vastaamaan yrityksesi erityistarpeita.

Äänipohjaisten IVR-järjestelmien ymmärtäminen

Interaktiiviset puhevastejärjestelmät (IVR) ovat automatisoituja yrityspuhelinjärjestelmiä, jotka on suunniteltu vuorovaikutukseen soittajien kanssa, tietojen keräämiseen ja puheluiden ohjaamiseen oikeille agenteille tai osastoille. Näitä järjestelmiä käyttävät laajalti yritykset ja organisaatiot asiakaspalvelun parantamiseksi ja toimintojen tehostamiseksi.

Mikä on IVR-järjestelmä?

Perinteisesti IVR-järjestelmät ovat käyttäneet näppäimistön syötteitä ohjatakseen soittajia läpi erilaisten kehotteiden ja valikoiden. Teknologian kehittyessä äänipohjaiset IVR-järjestelmät ovat yleistyneet. Äänipohjaiset IVR-järjestelmät käyttävät luonnollisen kielen käsittelyä (NLP), jotta soittajat voivat puhua vastauksensa, mikä tekee vuorovaikutuksesta intuitiivisempaa ja tehokkaampaa.

IVR-järjestelmiä voidaan mukauttaa vastaamaan yrityksen tai organisaation erityistarpeita. Niitä voidaan käyttää moniin tarkoituksiin, kuten asiakastuen tarjoamiseen, tilausten käsittelyyn ja palautteen keräämiseen.

Miten äänipohjaiset IVR-järjestelmät toimivat

Äänipohjaiset IVR-sovellukset toimivat tunnistamalla puhuttuja sanoja ja lauseita ja yhdistämällä ne ennalta määriteltyihin avainsanoihin ja toimintoihin. Järjestelmä kehottaa soittajia kertomaan soittamisen syynsä, ja heidän syötteensä perusteella se voi ohjata puhelut tietyille agenteille tai osastoille, tarjota tietoa tai suorittaa toimintoja, kuten ajanvarausten tekemistä tai varausten tekemistä.

Järjestelmä voidaan myös ohjelmoida tarjoamaan mukautettuja vastauksia soittajan aiemman historian perusteella yrityksen tai organisaation kanssa. Esimerkiksi, jos soittaja on aiemmin tehnyt ostoksen, järjestelmä voi tunnistaa heidän puhelinnumeronsa ja tarjota henkilökohtaista palvelua. Muista kuitenkin, että tarvitset VoIP-puhelinpalveluntarjoajan, joka tarjoaa IVR-järjestelmän, jotta voit aloittaa IVR:n käytön.

Äänipohjaisten IVR-järjestelmien keskeiset osat

Äänipohjaisen IVR-järjestelmän keskeisiä osia ovat puheentunnistusmoottori, luonnollisen kielen käsittelymoottori, tekstistä puheeksi -moottori, tietokanta ja sovelluspalvelin. Yhdessä nämä osat mahdollistavat järjestelmän vastaanottaa ja tulkita puhelinsyötteitä, käsitellä pyyntöjä ja tarjota vastauksia reaaliajassa.

Puheentunnistusmoottori vastaa puhuttujen sanojen ja lauseiden tunnistamisesta ja tulkitsemisesta. Luonnollisen kielen käsittelymoottori analysoi soittajan syötteen määrittääkseen heidän pyyntönsä tarkoituksen. Pilvipohjainen tekstistä puheeksi -moottori muuntaa järjestelmän vastaukset puhutuiksi sanoiksi, jotka soittaja voi ymmärtää. Tietokanta tallentaa tietoa soittajasta ja heidän historiastaan yrityksen tai organisaation kanssa. Sovelluspalvelin hallinnoi IVR-järjestelmän kokonaisvaltaista toimintaa.

Kaiken kaikkiaan äänipohjaiset IVR-järjestelmät ovat tehokas työkalu yrityksille ja organisaatioille, jotka haluavat parantaa asiakaspalveluaan ja tehostaa toimintaansa. Tarjoamalla intuitiivisemman ja tehokkaamman tavan soittajille olla vuorovaikutuksessa järjestelmän kanssa, nämä järjestelmät voivat auttaa parantamaan asiakaskokemusta kokonaisuudessaan.

Äänipohjaisten IVR-järjestelmien edut

Keskustelevan tekoälyn kehittyessä äänipohjaiset interaktiiviset puhevastejärjestelmät ovat yhä suositumpia yritysten keskuudessa, sillä ne tarjoavat useita etuja ja parannettua toiminnallisuutta perinteisiin näppäinpohjaisiin järjestelmiin verrattuna. Kaikilla niillä on etuja, vaikka niillä on erilaisia hintaluokkia ja ominaisuuksia, kuten vastaajapalvelu, puheluiden tallennus, takaisinsoitto ja paljon muuta. Tässä osiossa käsittelemme joitakin äänipohjaisen IVR-ohjelmiston käytön etuja.

Parannettu asiakaskokemus

Yksi äänipohjaisen IVR-järjestelmän ensisijaisista eduista puhelinkeskusohjelmistossasi on, että se voi parantaa asiakaskokemusta kokonaisuudessaan. Tarjoamalla käyttäjäystävällisen käyttöliittymän, joka tunnistaa puhutun kielen ja tarjoaa henkilökohtaisia vaihtoehtoja, asiakkaat voivat saada tarvitsemansa tiedot tai avun nopeasti ja helposti. Tämä voi auttaa vähentämään turhautumista ja parantamaan asiakastyytyväisyyttä. IVR voi myös käyttää enemmän tietoja ja parantaa asiakasluokittelua asiakkuudenhallintajärjestelmän tai CRM-integraation avulla.

Esimerkiksi, kun asiakas soittaa pankin asiakaspalveluun, hän voi käyttää äänipohjaista IVR-järjestelmää tarkistaakseen tilinsä saldon, siirtääkseen varoja tai ilmoittaakseen kadonneesta tai varastetusta kortista. Järjestelmä voi tunnistaa asiakkaan äänen ja tarjota henkilökohtaisia vaihtoehtoja tilitietojen perusteella. Tämä voi säästää asiakkaan aikaa ja vaivaa ja tehdä hänen kokemuksestaan miellyttävämmän.

Kun soittajan pyyntöjä ei voida käsitellä, IVR-järjestelmä toimii yhdessä automaattisen puhelunjakelu (ACD) -järjestelmän kanssa monikanavaista reititystä varten, jotta soittaja ohjataan oikealle tukihenkilölle.

Tehokkuuden ja tuottavuuden kasvu

Sinun ei enää tarvitse tuhlata tiimisi arvokasta puhelinaikaa tehtäviin, jotka IVR-valikko voi hoitaa paremmin, jopa aukioloaikojen ulkopuolella. Puheeseen perustuvat IVR-järjestelmät voivat merkittävästi parantaa puheluiden käsittelyn tehokkuutta optimoimalla puhelun kulkua ja automatisoimalla rutiinitehtäviä, kuten puheluiden reititystä, jonoja ja tietojen keräämistä. Tämä voi auttaa yrityksiä lyhentämään odotusaikoja ja käsittelemään suurempia puhelumääriä nykyisellä henkilöstöllä.

Vapauttamalla agentit toistuvista tehtävistä, puheeseen perustuvat IVR-järjestelmät voivat myös lisätä agenttien tuottavuutta ja antaa heidän keskittyä monimutkaisempiin asiakastarpeisiin. IVR-järjestelmä helpottaa myös automaattista puhelunjakelua, varmistaen, että saapuvat puhelut ohjataan oikealle agentille mahdollisimman nopeasti.

Esimerkiksi matkatoimisto voi käyttää puheeseen perustuvaa IVR-järjestelmää käsittelemään asiakaskyselyitä lentoaikatauluista, hotellivarauksista ja matkailupaketeista. Järjestelmä voi ohjata puhelut oikeaan osastoon asiakkaan antamien tietojen perusteella ja kerätä olennaisia tietoja, kuten matkustuspäivät ja kohteet. Tämä voi säästää toimistolta aikaa ja resursseja ja mahdollistaa useampien asiakkaiden palvelemisen lyhyemmässä ajassa.

Kustannussäästöt yrityksille

Puheeseen perustuvan IVR-järjestelmän käyttöönotto voi johtaa merkittäviin kustannussäästöihin yrityksille vähentämällä työvoimakustannuksia ja vähentämällä lisähenkilöstön tarvetta, erityisesti jos puhelumäärät ovat suuria. Automatisoimalla rutiinitehtäviä yritykset voivat myös vähentää virheriskiä ja parantaa asiakastietojen tarkkuutta. Lisäksi puheeseen perustuvat IVR-järjestelmät voivat auttaa yrityksiä laajentamaan asiakaspalvelutoimintojaan ilman lisäkustannuksia uusien agenttien palkkaamisesta ja kouluttamisesta.

Esimerkiksi vähittäiskauppayritys voi käyttää puheeseen perustuvaa IVR-järjestelmää käsittelemään asiakaskyselyitä tuotteen saatavuudesta, toimitustilasta ja palautuksista. Järjestelmä voi antaa automatisoituja vastauksia asiakkaan antamien tietojen perusteella ja ohjata heidät tarvittaessa elävälle agentille. Tämä voi säästää yritykseltä henkilöstö- ja koulutuskustannuksia ja mahdollistaa suuremman asiakasmäärän käsittelyn.

Parannettu turvallisuus ja yksityisyys

Puheeseen perustuvat IVR-järjestelmät voivat auttaa yrityksiä parantamaan tietoturvaa ja yksityisyyttä vähentämällä tietomurtojen ja petosten riskiä. Käsittelemällä arkaluonteisia tietoja, kuten luottokorttinumeroita ja sosiaaliturvatunnuksia, automatisoidun järjestelmän kautta, yritykset voivat minimoida inhimillisten virheiden ja tietojen väärinkäsittelyn riskin.

Esimerkiksi terveydenhuollon tarjoaja voi käyttää puheeseen perustuvaa IVR-järjestelmää käsittelemään potilaskyselyitä sairauskertomuksista, reseptien uusimisista ja ajanvarauksista. Järjestelmä voi tunnistaa potilaan henkilöllisyyden äänentunnistuksen avulla ja tarjota turvallisen pääsyn heidän tietoihinsa. Tämä voi varmistaa, että potilastiedot ovat suojattuja ja noudattavat säädöksiä, kuten HIPAA.

Yhteenvetona voidaan todeta, että puheeseen perustuvat IVR-järjestelmät tarjoavat useita etuja verrattuna näppäinvalintajärjestelmiin ja voivat auttaa yrityksiä parantamaan asiakaskokemusta, tehokkuutta, kustannussäästöjä ja turvallisuutta. Ottamalla käyttöön puheeseen perustuvan IVR-järjestelmän yritykset voivat pysyä kilpailukykyisinä ja vastata asiakkaidensa muuttuviin tarpeisiin.

Puheeseen perustuvien IVR-järjestelmien sovellukset

Puheeseen perustuvat interaktiiviset äänivastausjärjestelmät (IVR) ovat yhä suositumpia eri toimialoilla niiden kyvyn vuoksi tarjota henkilökohtaista ja tehokasta tukea asiakkaille ilman agenttia. Tässä artikkelissa tarkastelemme joitakin yleisiä puheeseen perustuvien IVR-järjestelmien sovelluksia.

Asiakastuki ja yhteyskeskukset

Asiakastuki, puhelinkeskukset ja tukipalvelut saavat usein suuren määrän puheluita asiakkailta, jotka etsivät apua. Puheeseen perustuvat IVR-järjestelmät voivat auttaa hallitsemaan tätä määrää tarjoamalla automatisoitua tukea asiakkaille. Hyödyntämällä puheentunnistusta ja luonnollisen kielen käsittelyä, puheeseen perustuvat IVR-järjestelmät voivat ymmärtää ja vastata asiakaskyselyihin, tarjoten nopeaa ja tehokasta palvelua. Tämä ei ainoastaan vähennä asiakaspalveluhenkilöstön työtaakkaa, vaan parantaa myös asiakaskokemusta.

Esimerkiksi asiakas, joka soittaa teleoperaattorin asiakastukikeskukseen, voi käyttää puheeseen perustuvaa IVR-järjestelmää tarkistaakseen tilinsä saldon, aktivoidakseen tai deaktivoidakseen palvelun tai ilmoittaakseen verkko-ongelmasta. IVR-järjestelmä voi ymmärtää asiakkaan kyselyn ja antaa sopivan vastauksen ilman agenttia.

Pankki- ja rahoituspalvelut

Puheeseen perustuvia IVR-järjestelmiä käytetään yleisesti pankki- ja rahoituspalvelualalla tarjoamaan asiakkaille laaja valikoima palveluita, kuten tilin saldot, tapahtumahistoria ja laskujen maksut. Automatisoimalla rutiinitehtäviä puheeseen perustuvat IVR-järjestelmät voivat auttaa rahoituslaitoksia vähentämään työvoimakustannuksia ja parantamaan asiakaskokemusta.

Esimerkiksi asiakas, joka soittaa pankkinsa asiakastukikeskukseen, voi käyttää puheeseen perustuvaa IVR-järjestelmää tarkistaakseen tilinsä saldon, siirtääkseen varoja tai ilmoittaakseen kadonneesta tai varastetusta kortista. IVR-järjestelmä voi tunnistaa asiakkaan henkilöllisyyden ja tarjota pyydetyt tiedot tai palvelun ilman agenttia.

Terveydenhuoltoala

Äänipohjaisia IVR-järjestelmiä käytetään yhä enemmän terveydenhuollossa auttamaan potilaita ajanvarauksissa, reseptien uusimisessa ja peruslääketiedon saamisessa. Rutiinitehtävien automatisoinnilla ja odotusaikojen lyhentämisellä äänipohjaiset IVR-järjestelmät voivat parantaa potilastyytyväisyyttä ja -tuloksia sekä vähentää hallinnollisia kustannuksia.

Esimerkiksi potilas voi soittaa terveydenhuollon tarjoajan IVR-järjestelmään varatakseen ajan lääkärilleen, tarkistaakseen testituloksensa tai saadakseen tietoa lääkityksestään. IVR-järjestelmä voi ymmärtää potilaan kyselyn ja antaa sopivan vastauksen ilman vastaanottajan tai hoitajan apua.

Vähittäiskauppa ja verkkokauppa

Äänipohjaisia IVR-järjestelmiä voidaan käyttää vähittäiskaupassa ja verkkokaupassa tarjoamaan asiakkaille tuotetietoja, tilausten seurantaa ja tilapäivityksiä. Tarjoamalla itsepalveluvaihtoehdon asiakkaille äänipohjaiset IVR-järjestelmät voivat auttaa yrityksiä vähentämään asiakaspalveluhenkilöstön työtaakkaa samalla kun ne tarjoavat korkeatasoista palvelua asiakkaille.

Esimerkiksi asiakas voi soittaa verkkokauppayrityksen IVR-järjestelmään seuratakseen tilauksensa tilaa, palauttaakseen tuotteen tai saadakseen tietoa tuotteen ominaisuuksista. IVR-järjestelmä voi ymmärtää asiakkaan kyselyn ja antaa sopivan vastauksen ilman asiakaspalvelijan apua.

Yhteenvetona voidaan todeta, että äänipohjaiset IVR-järjestelmät ovat yhä suositumpia eri toimialoilla niiden kyvyn vuoksi tarjota henkilökohtaista ja tehokasta tukea asiakkaille. Rutiinitehtävien automatisoinnilla ja odotusaikojen lyhentämisellä äänipohjaiset IVR-järjestelmät voivat parantaa asiakastyytyväisyyttä ja samalla vähentää yritysten työvoimakustannuksia.

Oikean äänipohjaisen IVR-järjestelmän ohjelmiston valinta

IVR-järjestelmiä, kuten Aircall, Zendesk ja Twilio, on niin paljon, että oikean valitseminen voi olla vaikeaa. Lisäksi hämmentävät kehotteet, liiallinen määrä valikkovaihtoehtoja tai huono puheentunnistus IVR-järjestelmässäsi voivat ärsyttää asiakkaita suuresti. Tässä on joitakin IVR-ominaisuuksia, joihin kannattaa kiinnittää huomiota ostaessasi yhteyskeskusohjelmistoa:

Tärkeimmät ominaisuudet

Kun valitset äänipohjaista IVR-järjestelmän ohjelmistoa, on tärkeää etsiä ominaisuuksia, kuten luonnollisen kielen käsittely, tekstistä puheeksi -muunnos ja integrointi olemassa oleviin järjestelmiin. Lisäksi sinun tulisi etsiä järjestelmää, joka on skaalautuva ja muokattavissa vastaamaan erityisiä liiketoimintatarpeitasi.

Integrointi olemassa oleviin järjestelmiin

Kyky integroitua olemassa oleviin järjestelmiin on ratkaisevan tärkeää yrityksille, jotka haluavat ottaa käyttöön äänipohjaisia IVR-järjestelmiä. Järjestelmän tulisi olla yhteensopiva nykyisen puhelinjärjestelmäsi, tietokantasi ja asiakkuudenhallintajärjestelmäsi (CRM) kanssa, jotta siirtyminen olisi saumaton ja tehokkuus parantuisi.

Skaalautuvuus ja muokkausmahdollisuudet

Valitsemasi järjestelmän tulisi olla skaalautuva ja mahdollistaa muokkaus vastaamaan erityisiä liiketoimintatarpeitasi. Sen tulisi pystyä käsittelemään kasvavaa puhelumäärää ja tarjota erilaisia vaihtoehtoja soittajille heidän pyyntönsä luonteen perusteella. Lisäksi sen tulisi olla helppo konfiguroida ja muokata liiketoimintatarpeidesi muuttuessa.

Hanki skaalautuva TTS IVR-ratkaisu Speechifyn huippuluokan luonnollisesti kuulostavalla TTS-teknologialla

Menestyvän liiketoiminnan kannalta viestintä on avainasemassa. Ja mikä olisikaan parempi tapa tehostaa viestintää kuin Speechifyn huippuluokan luonnollisesti kuulostava TTS API? Tämä innovatiivinen ratkaisu tarjoaa skaalautuvan IVR-järjestelmän, joka voidaan räätälöidä erityisiin liiketoimintatarpeisiisi.

Kyky tuottaa elävän kuuloista puhetta saa asiakkaasi tuntemaan, että he puhuvat oikean henkilön kanssa linjan toisessa päässä. Lisäksi EN-US-kielikoodin avulla viestisi toimitetaan tavalla, joka on helposti ymmärrettävissä laajalle asiakaskunnalle. Sano hyvästit kömpelöille, robottimaisille äänille ja tervetuloa luonnollisempaan ja mukaansatempaavampaan asiakaskokemukseen. Kokeile Speechifyn TTS IVR-ratkaisua jo tänään ja katso, kuinka liiketoimintasi kukoistaa.

Yhteenvetona voidaan todeta, että äänipohjainen IVR-järjestelmä voi tarjota yrityksille, erityisesti pilvipohjaisille yhteyskeskuksille, lukuisia etuja, kuten parannetun asiakaskokemuksen, lisääntyneen tehokkuuden ja tuottavuuden, kustannussäästöt sekä parannetun turvallisuuden ja yksityisyyden. Sitä voidaan käyttää eri toimialoilla, kuten asiakastuki ja puhelinkeskukset, pankki- ja rahoituspalvelut, terveydenhuolto, vähittäiskauppa ja verkkokauppa. Kun valitset äänipohjaista IVR-järjestelmän ohjelmistoa yhteyskeskusratkaisuksi, on tärkeää ottaa huomioon keskeiset ominaisuudet, jotka mahdollistavat integroinnin olemassa oleviin järjestelmiin sekä skaalautuvuus- ja muokkausmahdollisuudet. Valitse puhelinjärjestelmä, joka tarjoaa SMS- ja ryhmäviestinnän, videoneuvottelut, kuiskauksen, puhelutallennuksen ja erinomaisen yhteydenpidon muiden ominaisuuksien joukossa.

Usein kysytyt kysymykset

K1: Mitä on äänipohjainen IVR-järjestelmäohjelmisto?

Äänipohjainen IVR-järjestelmäohjelmisto on teknologia, joka mahdollistaa soittajien vuorovaikutuksen järjestelmän kanssa äänikomentojen avulla sen sijaan, että käytettäisiin näppäinpainalluksia. Tämä voi sisältää sekä puheentunnistuksen (soittajan äänikomentojen ymmärtämiseksi) että tekstin puheeksi muuntamisen (järjestelmän vastausten ääneen lukemiseksi).

K2: Mitkä ovat äänipohjaisen IVR-järjestelmäohjelmiston edut?

Äänipohjaiset IVR-järjestelmät voivat tarjota käyttäjäystävällisemmän ja saavutettavamman kokemuksen soittajille, sillä he voivat yksinkertaisesti puhua pyyntönsä sen sijaan, että navigoisivat monimutkaisten näppäinvalikoiden läpi. Järjestelmä voi myös käsitellä monimutkaisempia vuorovaikutuksia ja tarjota henkilökohtaisempaa palvelua.

K3: Voiko äänipohjainen IVR-järjestelmäohjelmisto käsitellä useita kieliä?

Kyllä, monet äänipohjaiset IVR-järjestelmät voivat ymmärtää ja vastata useilla kielillä, mikä tekee niistä sopivia yrityksille, joilla on monimuotoinen asiakaskunta.