Notionの生産性向上ハック

Notionは強力なプロジェクト管理アプリです。機能や利点を学び、あなたのチームに適しているかどうかを確認しましょう。

組織内で異なるドキュメント共有プログラムを使うことに疲れましたか？会議やToDoリストを一度に整理するためのより良い解決策を作りたいですか？生産性を向上させたいなら、Notionという生産性ツールを聞いたことがあるかもしれません。

Notionとは？

Notionは、生産性アプリであり、タスク管理ソリューションです。チーム全員が異なるプラットフォームを同期しようとすることなく、望むワークフローを構築できます。ここでは、Notionプラットフォーム内で生産性を最大化するために知っておくべきことをすべて見ていきます。

生産性向上のためのNotionのヒント

バージョン変更を確認する

重要なものを誤って削除してしまいましたか？誰もが経験したことがあるでしょう。Notionを使っているなら、幸運です。Googleドキュメントで作業しているときと同様に、Notionではページに加えられたすべての更新を確認できます。Notionワークスペースのサイドバーの右上隅にある省略記号をクリックし、ページ履歴を選択すると、ドキュメントが作成されて以来のすべての変更を遡って確認できます。

ページを共有する

チームと一緒にNotionを使っている場合、メールやGoogleドライブ、その他の共有サービスでドキュメントやスプレッドシートを送る心配はもうありません。Notionページを同僚に見てもらいたいときは、単に共有をクリックするだけです。相手はウェブサイトのようにドキュメントを閲覧できます。ドキュメントで一緒に作業したい場合は、共有をクリックした後に「リンクを表示」オプションを選択します。そこから、リンクを共有する相手が閲覧、編集、コメント、または複製できるかどうかを選択できます。

数式を作成する

Notionで作業中に自分で計算するのに疲れましたか？Microsoft ExcelやGoogle Sheetsと同様に、Notionでは数式を作成するオプションがあり、シートが自動的に計算を行います。給与計算用のシートを作成する場合でも、個人の予算を管理する場合でも、Notionはデータを簡単に管理するためのツールを提供します。簡単なキーボードショートカットを使用して、初心者でも簡単に操作できます。

ページをロックする

グループとページを共有していて、編集を停止する必要がある場合、Notionシステム内で簡単にページをロックできます。ページの右上隅に移動し、トグルリストをクリックして、ページロックオプションを選択します。さらにグループ編集が必要な場合は、ページのロックを解除するオプションもあります。

目次を作成する

大人数向けの大きなドキュメントを作成する際、目次を追加することで必要な情報を整理する簡単な方法になります。Notionで目次を作成するのは簡単です。まずスラッシュを入力し、次に目次を選択します。リンクのセットが自動的に生成され、ドキュメント内を簡単にナビゲートできます。

リマインダーを設定する

忙しい日々の中で、すべてのタスクを把握するのは難しいかもしれません。幸いなことに、Notionのリマインダーはプロジェクト管理を簡単にし、作業を進める前に完了すべきタスクを思い出させてくれます。Notionでリマインダーを作成するには、まずリマインダーを設定したい情報を見つけます。次に、@記号を入力し、リマインダーを設定したい日付と時間を入力します。チームの他のメンバーに情報をリマインドしたい場合は、もう一度@記号を入力し、元のリマインダーの横にその人の名前を入力します。これにより、Googleカレンダーや他のカレンダーシステムを使用する必要がなくなります。

色分けを活用する

作業を視覚的に整理して、常にどこに何があるかを把握したい場合、Notionの色分けブロックを使用するのは賢い方法です。個々のプロジェクトごとに色分けする人もいれば、作業が必要な領域を示すために色を使用する人もいます（例えば、緑は準備完了、黄色はさらなる作業が必要、赤は削除または完全に再作業が必要な領域を示す）。色を使ってサブページをラベル付けし、チームメンバーに何が必要かを一目で示すことができます。

ページをエクスポートする

クライアントや顧客がまだNotionを使っていない場合でも心配ありません。さまざまなファイル形式で資料を簡単にエクスポートできるので、全員が同じページから作業できます。Notion内でドキュメントを共有する場合と同様に、ページの右上隅にある3つのドットをクリックすることから始めます。そこからエクスポートを選択し、ファイル形式を選びます（PDF、HTMLファイル、Google Sheets、またはExcelを使用する人向けのCSVから選択できます）。

ホームページを作成する

Notionで提供するすべてのものを簡単に整理するために、ウェブサイトのように機能するホームページを作成できます。リンクを追加することで、チームと一緒に必要な情報に簡単にアクセスでき、Notionのドキュメントやシートをすべて探し回る必要がなくなります。これらのページは、ゼロから作成することも、既製のNotionテンプレートから作成することもできます。

読書リストを作成する

Notionで読書リストを作成することで、読みたい本を追跡し、ビジネスや個人の生活で次のレベルに進むための助けになります。

目標を追跡する

Notion内で目標チャートを作成することで、個人やビジネスの進捗を確実に前進させることができます。Notionで定期的に作業することで、目標に向かってどのように進んでいるかを確認でき、後回しにする可能性が低くなります。

Notionテンプレートを使用してページを作成する

Notionデータベースを使用すると、見やすく、視覚的に魅力的なページを簡単に作成できます。Notion内のテンプレートボタンをクリックすると、ソフトウェア内の特定のニーズに合わせた多くのオプションが表示されます。会議用テンプレートを探している場合でも、新製品を設計するためのロードマップを探している場合でも、テンプレートを使用することで、あなたとチームにとって理にかなった方法でNotionページを簡単に設定できます。

Notionのダークテーマ

Notionでダークモードを有効にするには:

• 「設定とメンバー」に移動
• 外観を選択
• ドロップダウンメニューを「ダーク」に変更

PCではctrl+shift+L、Macではcmnd+shift+Lを押すことでも、Notionでダークモードを有効にできます。インターフェースが見やすくなり、目に優しくなります。

Notionでのクイック検索

Notionで生産性を最大化するためのもう一つの便利なチュートリアルは、クイック検索の方法を学ぶことです。Notionで新しいページを素早く検索するには:

• Macではcmnd+P、PCではctrl+Pを押します。
• これにより、すべてのページをスキャンするクイックメニューが表示されます。

Notionで@記号を使って他のページや人を参照する

'@'記号を入力して、参照したいページを選択することで、他のページに直接リンクできます。また、特定のユーザーや購読者を'@'記号を入力して名前を選択することで言及できます。

注: 人を言及するたびに、画面の左上隅にある「すべての更新」タブで通知されます。

Notionでブロックカラムを作成する

Notionでは、ブロックを並べて整理することができます。Notionでブロックカラムを作成するには:

• 整理したいブロックの左側にある6つの灰色のドットを選択します。
• 選択したブロックを、並べてカラムを作成したいブロックの横に移動します。
• 青い縦線が表示されたら、クリックを離します。

Notionでのスラッシュショートカット

新しいブロックを作成するためにプラスアイコンを選択したり右クリックしたりする代わりに、'/'を押して作成したいブロックの名前を入力します。これにより、マウスに触れることなくテンプレートに新しいブロックを素早く作成できます。

SpeechifyでNotionのワークフローを改善する

Speechifyはテキストを簡単に音声に変換し、Notionであなたやチームが作業しているドキュメントを簡単に把握できます。Speechifyを使えば、コンピュータの前に座る必要はありません。音声ファイルのライブラリは、AndroidからiPhoneまで、すべてのデバイスと自動的に同期されるので、外出先でも最新情報を把握できます。

よくある質問

Notionは生産性向上に役立ちますか？

Evernote、Slack、Trelloなどの他の人気アプリとは異なり、Notionは単なるメモ取りや簡単なコミュニケーションアプリ以上のものです。Notionを使って、生活全体をカバーする生産性向上のためのソリューションを構築できます。以前、Notionで習慣トラッカーを作成したことについて書きましたが、今でもワークアウトの記録、日記のカタログ化、執筆の集約に使用しています。実際、このブログ記事もNotionで書いています。

Notionは私のAppleまたはSamsungの携帯電話で動作しますか？

Notionにはデスクトップ版とモバイル版のアプリがあり、どこにいても最新情報を確認できます。モバイルアプリはAndroidとiOSの両方のプラットフォームで利用可能です。