Aprimorando a experiência do cliente com mensagens de IVR

Neste artigo, vamos explorar o que é um IVR, os tipos de mensagens de IVR, as melhores práticas para roteiros de IVR, como gravar mensagens de IVR usando talentos de locução, e mais.

Mensagens de IVR: Aprimorando a Experiência do Cliente com Gravações Profissionais

No mundo da telefonia e dos call centers, os sistemas de Resposta de Voz Interativa (IVR) desempenham um papel crucial na gestão das interações com os clientes. As mensagens de IVR, também conhecidas como prompts de voz, são mensagens pré-gravadas que guiam os chamadores através das opções de menu e auxiliam no direcionamento das chamadas. Neste artigo, vamos explorar o que é um IVR, os tipos de mensagens de IVR, as melhores práticas para roteiros de IVR, como gravar mensagens de IVR usando talentos de locução, e os benefícios de utilizar o Speechify para otimizar a criação de mensagens de IVR.

O que é um IVR?

IVR, ou Resposta de Voz Interativa, é um sistema telefônico automatizado que interage com chamadas de clientes através de mensagens de voz gravadas e entradas de teclado. Um menu de IVR permite que os chamadores naveguem pelas opções de menu, acessem informações e realizem várias ações sem a necessidade de assistência de um agente ao vivo. Os sistemas de IVR são comumente usados em call centers, centrais de atendimento e departamentos de serviço ao cliente para lidar eficientemente com grandes volumes de chamadas e otimizar as interações com os clientes.

Tipos de Mensagens de IVR

As mensagens de IVR podem ser categorizadas em diferentes tipos com base em seu propósito e funcionalidade:

1. Mensagem de Boas-Vindas: O prompt inicial que cumprimenta os chamadores e oferece uma recepção calorosa. Define o tom da experiência do chamador e pode incluir uma breve introdução e instruções sobre as opções de menu.
2. Prompts de Voz Interativos: Esses prompts guiam os chamadores através das configurações do menu, oferecendo opções para várias ações, como consultas de conta, pagamentos de contas ou rastreamento de pedidos. Eles ajudam a direcionar os chamadores para o departamento ou serviço apropriado.
3. Opções Multilíngues: Os sistemas de IVR frequentemente oferecem opções de idioma para atender a uma base de clientes diversificada. Prompts multilíngues permitem que os chamadores selecionem seu idioma preferido para uma experiência personalizada.

Melhores Práticas em Roteiros de IVR

Criar um roteiro de IVR eficaz é crucial para proporcionar uma experiência de chamador fluida e eficiente. Considere as seguintes melhores práticas ao criar mensagens de voz para IVR:

1. Clareza e Concisão: Mantenha os prompts concisos e fáceis de entender. Use uma linguagem simples e evite jargões técnicos para garantir que os chamadores possam navegar pelo sistema de IVR sem dificuldades.
2. Opções de Menu Lógicas: Organize as opções de menu em uma ordem lógica que esteja alinhada com a intenção do chamador. Antecipe consultas ou ações comuns e estruture o menu de acordo.
3. Tom e Voz Adequados: Escolha um talento de voz profissional que represente a imagem da sua marca e corresponda ao tom pretendido do sistema de IVR. Uma voz amigável e profissional pode aumentar a satisfação do cliente e criar uma impressão positiva.

Como Gravar Mensagens de IVR Usando Talentos de Locução

Para gravar mensagens de IVR usando talentos profissionais de locução, siga estas etapas:

1. Defina Seu Roteiro de IVR: Prepare seu roteiro de IVR com prompts claros e concisos e opções de menu.
2. Escolha um Talento de Voz: Selecione um talento de voz profissional que esteja alinhado com sua marca e o tom que deseja transmitir. Considere fatores como gênero, sotaque e preferências de idioma.
3. Utilize Serviços de Locução: Contrate talentos de locução ou use marketplaces de locução para contratar um profissional para gravar suas mensagens de IVR. Serviços como Google TTS, Woord, IMTranslator, Yakitome ou Speechify oferecem gravações de voz de alta qualidade para seu sistema de IVR.
4. Forneça Orientações: Compartilhe seu roteiro de IVR e requisitos específicos com o talento de voz. Comunique claramente o tom desejado, pronúncia e quaisquer instruções específicas.
5. Edite e Formate: Assim que receber as gravações de locução, edite e formate-as conforme os requisitos de arquivo de áudio do seu sistema de IVR.

Os prompts de IVR, também conhecidos como prompts de resposta de voz interativa, desempenham um papel vital na funcionalidade de um sistema IVR e contribuem para a experiência geral do cliente. Esses prompts de voz guiam os chamadores através das opções de menu e os ajudam a navegar pelo sistema telefônico de forma eficiente. Ao usar talentos de voz profissionais e gravações de alta qualidade, os prompts de IVR criam uma impressão polida e profissional para os chamadores. Seja fornecendo opções de menu, oferecendo uma saudação de boas-vindas ou mensagens de espera, esses prompts melhoram a experiência do cliente e garantem um fluxo de chamadas suave. Os prompts de IVR, combinados com automação e tecnologia de conversão de texto em fala, permitem que as empresas lidem com altos volumes de chamadas de forma eficaz e otimizem as interações com os clientes. Com scripts de IVR bem elaborados e gravações de prompts, a satisfação do cliente aumenta, pois os chamadores são guiados pelas opções de menu com facilidade, levando a resoluções mais rápidas e maior engajamento do cliente. Seja para um call center, centro de contato ou sistema de correio de voz, os prompts de IVR e sua funcionalidade garantem uma experiência do cliente sem interrupções e um gerenciamento de chamadas eficiente.

Como o Speechify Pode Otimizar a Criação de Prompts de IVR

O Speechify, uma plataforma avançada, pode otimizar o processo de criação de prompts de IVR. Com suas capacidades de conversão de texto em fala, o Speechify transforma scripts escritos em gravações de voz com som natural. Isso elimina a necessidade de contratar talentos de voz profissionais e oferece flexibilidade para fazer alterações nos prompts. Com o Speechify, você pode facilmente gerar prompts de voz de alta qualidade que correspondem ao seu script de IVR, garantindo uma experiência consistente e profissional para o chamador. Em conclusão, os prompts de IVR são elementos essenciais de um sistema de resposta de voz interativa, permitindo um roteamento de chamadas eficiente e melhorando a satisfação do cliente. Seguindo as melhores práticas em scripts de IVR e utilizando gravações de voz profissionais, as empresas podem proporcionar uma experiência de chamada contínua e personalizada. Serviços como o Speechify oferecem uma abordagem otimizada para a criação de prompts de IVR, garantindo prompts de voz de alta qualidade que aprimoram a funcionalidade e o profissionalismo do seu sistema IVR. Incorporar prompts de IVR bem elaborados com gravações de voz profissionais estabelece o cenário para uma experiência de chamada positiva e fortalece o engajamento do cliente.