Pe măsură ce lumea afacerilor devine tot mai digitalizată, alegerea sistemului de telefonie potrivit este esențială pentru o afacere mică. Cel mai bun sistem de telefonie pentru afaceri mici ar trebui să ofere mesagerie fluentă, mesagerie vocală, videoconferințe, înregistrare de apeluri, redirecționare și transfer de apeluri, precum și multe alte funcții. Indiferent dacă preferi un serviciu de telefonie bazat pe cloud sau un telefon fix clasic de birou, acesta trebuie să se integreze bine cu restul infrastructurii de comunicații și să ofere funcționalități solide și pe dispozitivele mobile.
Ce să cauți la un sistem de telefonie pentru afaceri mici
Când alegi un sistem de telefonie pentru o afacere mică, trebuie să iei în calcul mai multe aspecte. Caută un sistem care poate gestiona volumul de apeluri al afacerii tale, include o recepționistă digitală (auto attendant) pentru o preluare eficientă a apelurilor și oferă un suport pentru clienți de primă clasă. Sistemul de telefonie ar trebui să se integreze ușor cu instrumente de business populare precum Salesforce, Microsoft sau Google Workspace și să poată susține apeluri video, SMS-uri și o aplicație mobilă pentru dispozitive iOS și Android, oferind comunicații unificate indiferent de numărul de utilizatori.
Numărul de linii telefonice de care are nevoie o afacere mică poate varia. Ideal ar fi să ai suficiente linii pentru a susține apelurile simultane efectuate de membrii echipei tale. Acestea includ nu doar apelurile externe, ci și pe cele interne, folosite pentru mesagerie și coordonarea echipei.
Înțelegerea sistemelor PBX și VoIP
Un sistem PBX (Private Branch Exchange) este o rețea telefonică privată în cadrul companiei tale, care permite redirecționarea apelurilor, transferul acestora și crearea de grupuri de apel. Poate fi găzduit local sau ca sistem de telefonie bazat pe cloud. Beneficiile unui sistem de telefonie PBX pentru afaceri mici includ scalabilitatea, funcțiile avansate și posibilitatea de a folosi o combinație de telefoane IP, telefoane analogice/tradiționale și softphone-uri.
Pe de altă parte, un sistem telefonic VoIP (Voice Over Internet Protocol) utilizează conexiunea ta la internet pentru a efectua apeluri telefonice. Suportă apeluri vocale în timp real, apeluri nelimitate, întâlniri video și mesagerie text și, de obicei, include funcții precum trimiterea mesajelor vocale pe e-mail și transcrierea mesajelor vocale.
PBX vs VoIP: Care este mai bun?
Alegerea între un sistem telefonic PBX și unul VoIP depinde de nevoile afacerii tale. Sistemele PBX oferă un control mai mare asupra comunicațiilor de business și a calității apelurilor. De obicei, acestea se potrivesc mai bine firmelor mari, cu sedii fixe și spații de birouri bine stabilite.
Sistemele VoIP, în schimb, oferă mai multă flexibilitate și costuri inițiale mai mici. Acestea sunt mai potrivite pentru afacerile cu echipe remote, deoarece permit angajaților să efectueze apeluri de pe o aplicație desktop sau direct de pe telefonul mobil. Serviciile VoIP vin, de asemenea, cu upgrade-uri, module suplimentare și sunt ușor de scalat.
Top 8 sisteme de telefonie pentru afaceri mici
1. RingCentral: Un sistem all-in-one pentru telefonie, video și mesagerie de echipă, cu integrări CRM puternice și posibilități de apeluri internaționale.
2. Nextiva: Un sistem de telefonie bazat pe cloud, cu servicii de suport pentru clienți excelente, funcții avansate de gestionare a apelurilor și servicii fiabile atât în Statele Unite, cât și în Canada.
3. Ooma: Cunoscut pentru calitatea excepțională a apelurilor, oferă o gamă largă de servicii business, inclusiv sistem de telefonie virtual, număr gratuit și servicii de numerotare locală.
4. Dialpad: Oferă servicii vocale și de mesagerie bazate pe inteligență artificială, cu integrare pentru Google Workspace și Salesforce.
5. Vonage: Cunoscut pentru aplicațiile mobile și desktop solide, Vonage oferă un serviciu VoIP robust, cu calitate excelentă a apelurilor și numeroase funcții suplimentare.
6. Grasshopper: Ideal pentru proprietarii de afaceri mici și antreprenori, oferă un număr de telefon profesional pe telefonul mobil.
7. GoTo Connect: Oferă un serviciu VoIP pentru afaceri, combinat cu o soluție de videoconferință.
8. Microsoft Teams: Deși este, în primul rând, un instrument de colaborare în echipă, Teams a adăugat funcționalitate de apelare care se integrează în sistemul său complet de comunicații.
Alegerea sistemului de telefonie potrivit pentru o afacere mică presupune să înțelegi nevoile organizației tale și modul în care un serviciu de telefonie le poate acoperi. Proprietarii de afaceri mici trebuie să analizeze cu atenție numărul de linii telefonice necesare, capacitatea sistemului de a se integra cu software-ul și fluxurile de lucru existente, precum și nivelul de suport oferit de furnizor. Dacă un sistem PBX sau VoIP este alegerea potrivită depinde, în mare parte, de natura afacerii și de modul în care va fi folosit sistemul.
Nu uita: nu este vorba doar despre efectuarea de apeluri telefonice. Un sistem de telefonie poate îmbunătăți comunicarea internă, oferind funcții precum mesagerie de echipă, videoconferințe, mesaje vocale pe e-mail și integrări cu CRM. Cele mai bune sisteme de telefonie pentru afaceri mici sunt cele care oferă o gamă largă de funcții și servicii, adaptate nevoilor companiei tale. Așadar, acordă-ți timp să cercetezi și cu siguranță vei găsi soluția potrivită.
