Как написать сценарий телефонного сообщения: пошаговое руководство

Четкий и профессиональный сценарий телефонного сообщения необходим для каждого бизнеса. Вот как написать и записать сценарий.

В современном динамичном деловом мире эффективная коммуникация является ключом к успеху. Одним из аспектов этого является то, как компании управляют своими телефонными взаимодействиями. Сценарий телефонного сообщения играет здесь важную роль, направляя диалог по телефону, обеспечивая последовательность и улучшая обслуживание клиентов. Будь то управление потоком звонков в колл-центре, создание первого впечатления у новых клиентов или эффективное перенаправление звонков в малом бизнесе, хорошо продуманный сценарий может изменить правила игры.

Давайте изучим концепцию сценариев телефонных сообщений, их важность, примеры и лучшие советы по созданию убедительного и эффективного сценария телефонного сообщения.

Что такое сценарий телефонного сообщения?

Сценарий телефонного сообщения — это заранее подготовленный текстовый гид для диалогов, которые происходят через бизнес-телефонную систему. Эти сценарии используются для различных целей, от сценариев автоответчика до профессиональных приветствий на голосовой почте. Они являются неотъемлемой частью стратегии поддержки клиентов многих организаций, выступая в роли автоматизированных помощников или виртуальных секретарей, направляя звонящих и обеспечивая эффективное и профессиональное обслуживание звонков.

Почему вам нужен сценарий телефонного сообщения

Сценарии телефонных сообщений играют важную роль в поддержании положительного опыта клиентов. Прежде всего, они обеспечивают последовательность и профессионализм во взаимодействии с абонентами. Они создают первое впечатление у новых клиентов и укрепляют доверие среди существующих. Точность сценария помогает предотвратить недоразумения, способствуя ясной коммуникации с вашими абонентами.

В малых предприятиях или крупных корпорациях с колл-центрами сценарии телефонных сообщений особенно полезны. Они помогают в перенаправлении звонков в соответствующий отдел или к следующему доступному агенту, будь то отдел продаж, отдел биллинга или техническая поддержка. Это осуществляется через главное меню опций, справочник компании или справочник по именам, предоставленный абонентам.

Кроме того, сценарии телефонных сообщений помогают управлять звонками вне обычных рабочих часов. Сценарии для нерабочих часов предоставляют абонентам информацию о часах работы вашего бизнеса, позволяя им оставить краткое сообщение на голосовой почте или запросить обратный звонок в обычные рабочие часы.

Примеры сценариев автоответчика

Сценарии автоответчика, часто являющиеся частью системы IVR (Интерактивный голосовой ответ), являются неотъемлемой частью бизнес-телефонной системы. Они эффективно направляют звонки, улучшают обслуживание клиентов и уменьшают необходимость в постоянном секретаре.

Вот несколько примеров:

Сценарий автоответчика главного меню:

"Спасибо за звонок в [название компании]. Если вы знаете добавочный номер вашего абонента, введите его сейчас. Для отдела продаж нажмите 1. Для технической поддержки нажмите 2. Для отдела биллинга нажмите 3. Для справочника компании нажмите 4."

Сценарий автоответчика для рабочих часов:

"Спасибо за звонок в [название компании]. Наши обычные рабочие часы с 9 утра до 5 вечера по восточному времени. Пожалуйста, оставьте краткое сообщение, и мы перезвоним вам в следующий рабочий день."

Сценарий голосовой почты для нерабочих часов:

"Вы дозвонились до [название компании] после наших обычных рабочих часов. Мы вернемся в офис завтра. Пожалуйста, оставьте голосовое сообщение, и мы перезвоним вам в наши обычные рабочие часы. Если вы являетесь существующим клиентом и вам нужна срочная помощь, пожалуйста, посетите наш сайт для получения ответов на часто задаваемые вопросы или наберите добавочный номер нашей службы поддержки."

Лучшие советы по написанию сценария телефонного сообщения

Хорошо продуманный сценарий телефонного сообщения может быть эффективным инструментом для управления вашими звонками, укрепления вашего бренда и обеспечения положительного опыта для ваших абонентов. Будь то сообщение автоответчика, профессиональное приветствие на голосовой почте или сообщение на голосовой почте для нерабочих часов, ваш телефонный сценарий говорит о многом о вашем бизнесе. Поэтому уделите время, тщательно спланируйте его и сделайте каждый звонок значимым.

Создание эффективного сценария телефонного сообщения требует вдумчивого подхода. Вот несколько лучших советов:

1. Держите его кратким и простым

Делайте ваш сценарий лаконичным, сосредотачиваясь на предоставлении необходимой информации и направляя абонента к следующему шагу.

2. Используйте профессиональный тон

Сохраняйте профессиональный тон на протяжении всего сценария. Он представляет имидж вашей компании и задает настроение для разговора.

3. Включите важную информацию

Всегда указывайте название вашей компании, номер телефона и часы работы. Если вы используете сценарий для нерабочих часов, сообщите абоненту, когда он может ожидать обратного звонка или дайте ему возможность оставить голосовое сообщение.

4. Давайте четкие инструкции

Убедитесь, что ваши меню опций ясны, и дайте инструкции о том, как абоненты могут связаться с различными отделами или как вернуться в главное меню.

5. Настройте под ваш бизнес

Ваш сценарий должен отражать специфику вашего бизнеса. Если вы ориентированы на новых клиентов, включите варианты цен, демонстрации и представителей по продажам. Если вы техническая компания, убедитесь, что опции технической поддержки выделены.

6. Используйте шаблоны и примеры сценариев

Использование шаблонов или примеров сценариев может быть полезным, особенно если вы пишете свой первый сценарий. Вы можете адаптировать их под конкретные нужды вашего бизнеса.

7. Регулярно обновляйте

Ваш сценарий телефонных сообщений должен быть актуальным, отражая изменения в часах работы, персонале или услугах.

8. Обратная связь важна

Поощряйте обратную связь от ваших звонящих о вашей телефонной системе. Это поможет вам выявить области для улучшения и повысить качество обслуживания клиентов.

9. Используйте генератор голоса на основе ИИ

Если вы хотите, чтобы ваш автоответчик звучал профессионально, но не хотите каждый раз нанимать диктора, когда нужно обновить сценарий, рассмотрите возможность использования генератора голоса на основе ИИ. Это гораздо более доступно и проще в настройке или изменении при необходимости.

Записывайте сценарии телефонных сообщений с помощью Speechify Voice Over Studio

Вместо записи вашего голоса, голоса сотрудника или голоса актера, вы можете использовать Speechify Voice Over Studio для создания аудио профессионального качества для вашей системы телефонных сообщений. Speechify Voice Over Studio предлагает более 120 естественно звучащих голосов на более чем 20 различных языках и акцентах, и вы можете полностью настроить ИИ-речь для произношения, пауз, высоты тона и многого другого. Наслаждайтесь неограниченными загрузками и скачиваниями, 100 часами генерации голоса в год, правами на коммерческое использование, круглосуточной поддержкой клиентов и многими другими функциями.

Попробуйте Speechify Voice Over Studio сегодня для ваших сценариев телефонных сообщений.