ข้อความเสียงมืออาชีพคืออะไร?
ข้อความเสียงมืออาชีพ หรือที่เรียกว่าการทักทายทางธุรกิจ เป็นข้อความที่บันทึกไว้ล่วงหน้าที่ผู้โทรจะได้ยินเมื่อโทรมาที่หมายเลขของคุณแต่คุณไม่สามารถรับสายได้ มันสร้างความประทับใจแรกของธุรกิจของคุณ สื่อถึงโทนเสียงและความเป็นมืออาชีพของแบรนด์ ข้อความเสียงที่ดีควรกระชับ ให้ข้อมูล และสุภาพ เพื่อให้ลูกค้าหรือพันธมิตรที่มีศักยภาพรู้สึกมีคุณค่าและได้รับการเคารพ
ควรมีอะไรบ้างในข้อความเสียง?
การทักทายทางธุรกิจควรมีชื่อบริษัทของคุณ ข้อความสั้นๆ ที่บอกว่าคุณไม่สามารถรับสายได้ในขณะนี้ และระยะเวลาที่ผู้โทรสามารถคาดหวังการติดต่อกลับได้ รวมถึงเวลาทำการ ข้อมูลติดต่อ และวิธีการติดต่ออื่นๆ เช่น ผ่านโซเชียลมีเดียหรืออีเมล นอกจากนี้ ควรขอข้อมูลจากผู้โทรเพื่ออำนวยความสะดวกในการติดตามผล
สำหรับธุรกิจที่ดำเนินการในเขตเวลาต่างๆ อาจเป็นประโยชน์ที่จะระบุเวลาทำการของเขตเวลาหลักของคุณ นอกจากนี้ ควรพิจารณามีข้อความแยกต่างหากสำหรับวันทำการ หลังเวลาทำการ และวันหยุด เช่น ข้อความเสียงพิเศษสำหรับวันหยุด
ข้อความเสียงคืออะไร?
ข้อความเสียงคือระบบบันทึกดิจิทัลที่อนุญาตให้ผู้โทรฝากข้อความเสียงให้กับผู้รับที่ตั้งใจไว้เมื่อพวกเขาไม่สามารถรับสายได้ มันทำหน้าที่เป็นเครื่องตอบรับ แต่โดยทั่วไปจะรวมเข้ากับระบบโทรศัพท์เอง ข้อความเสียงสามารถปรับแต่งได้ ตั้งแต่ข้อความสั้นๆ ทั่วไปที่ระบุว่าผู้รับไม่สามารถรับสายได้ในขณะนี้ ไปจนถึงข้อความที่มีรายละเอียดพร้อมข้อมูลติดต่อทางเลือก เวลาทำการ หรือคำแนะนำเฉพาะสำหรับผู้โทร
ข้อความเสียงสามารถเข้าถึงและจัดการได้ผ่านวิธีการต่างๆ เช่น การกดหมายเลขเฉพาะจากโทรศัพท์ที่เชื่อมโยงกับข้อความเสียง การเข้าถึงผ่านเว็บอินเตอร์เฟซ หรือการส่งไปยังที่อยู่อีเมล พวกมันมีความสำคัญในการรักษาการสื่อสารเมื่อการสนทนาโดยตรงไม่สามารถทำได้ทันที อนุญาตให้ฝากข้อความได้ตลอดเวลาและเรียกดูได้ตามความสะดวกของผู้รับ
ในบริบทของธุรกิจ ข้อความเสียงมืออาชีพช่วยรักษาภาพลักษณ์มืออาชีพ ให้ข้อมูลสำคัญ และรับรองผู้โทรว่าข้อความของพวกเขาจะได้รับการฟังและตอบกลับอย่างรวดเร็ว
ประโยชน์ของการบันทึกข้อความเสียงออนไลน์คืออะไร?
การบันทึกข้อความเสียงออนไลน์สามารถให้เสียงที่มีคุณภาพสูงและมืออาชีพ รับรองว่าข้อความเสียงของคุณจะสมบูรณ์แบบทุกครั้ง มันอนุญาตให้ใช้ เสียงพากย์มืออาชีพ การแก้ไข และฟีเจอร์ผู้ช่วยอัตโนมัติที่สามารถยกระดับประสบการณ์ของผู้โทร นอกจากนี้ เครื่องมือสร้างข้อความเสียงออนไลน์มักมีแม่แบบและตัวอย่างการทักทายเพื่อเป็นแนวทางให้คุณ
เคล็ดลับในการสร้างข้อความเสียงมืออาชีพ
- ทำให้สั้น: การทักทายทางธุรกิจควรเป็นข้อความสั้นๆ ที่สื่อข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดโดยไม่ใช้เวลาของผู้โทรมากเกินไป
- เป็นมืออาชีพ: ใช้เสียงที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพ หลีกเลี่ยงการทักทายที่ตลกเว้นแต่จะสอดคล้องกับบุคลิกของแบรนด์ของคุณ
- อัปเดตเป็นประจำ: อัปเดตข้อความเสียงของคุณเพื่อสะท้อนการเปลี่ยนแปลงในเวลาทำการหรือความพร้อมใช้งานเนื่องจากวันหยุดหรือการพักผ่อน
- รวมโน้ตเชิงบวก: จบข้อความของคุณด้วยโน้ตเชิงบวก เช่น การอวยพรให้ผู้โทรมีวันที่ดีเพื่อสร้างความประทับใจที่ดี
เมื่อใดที่เหมาะสมในการใช้ข้อความเสียง?
ข้อความเสียงมืออาชีพเหมาะสมเมื่อใดก็ตามที่คุณไม่สามารถรับสายได้ อาจเป็นช่วงนอกเวลาทำการ เมื่อคุณอยู่ในสายอื่น หรือเมื่อคุณไม่สามารถรับสายได้
ข้อความเสียงถูกสร้างขึ้นอย่างไร?
ด้วยการเพิ่มขึ้นของเทคโนโลยี VOIP บริการออนไลน์หลายแห่งอนุญาตให้คุณบันทึก แก้ไข และตั้งค่าการทักทายทางธุรกิจของคุณ นี่คือแปดอันดับแรก:
- Grasshopper: เสนอเสียงพากย์มืออาชีพสำหรับบันทึกข้อความต้อนรับ และยังรวมถึงระบบโทรศัพท์เสมือนที่เหมาะสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ราคาขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ
- RingCentral: มีฟีเจอร์ผู้ช่วยอัตโนมัติและการจัดการสายขั้นสูง รวมถึงแม่แบบข้อความเสียงที่ปรับแต่งได้
- 8x8: เสนอระบบโทรศัพท์ธุรกิจที่ครบครัน รวมถึงข้อความเสียงมืออาชีพ การจัดการสาย และเพลงรอสาย
- Phone.com: มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายสำหรับบันทึกข้อความต้อนรับ พร้อมตัวเลือกบริการพากย์เสียงมืออาชีพ
- Google Voice: เป็นตัวเลือกฟรีที่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก คุณสามารถบันทึกและแก้ไขข้อความเสียงได้อย่างง่ายดาย
- Nextiva: มีระบบโทรศัพท์ธุรกิจที่ครอบคลุมพร้อมข้อความเสียงมืออาชีพ ผู้ช่วยอัตโนมัติ และตัวเลือกการจัดการสายขั้นสูง
- VirtualPBX: เสนอการวิเคราะห์รายละเอียด การจัดการสายขั้นสูง และบริการบันทึกเสียงมืออาชีพ เหมาะสำหรับธุรกิจทุกขนาด
- Vonage: เสนอบริการ VOIP ที่คุ้มค่าพร้อมข้อความเสียงที่ปรับแต่งได้ การจัดการสายขั้นสูง และเพลงรอสาย
ด้วยเครื่องมือและเคล็ดลับเหล่านี้ คุณจะพร้อมสร้างข้อความเสียงมืออาชีพออนไลน์ที่สร้างความประทับใจให้กับผู้โทร จำไว้ว่ากุญแจสำคัญคือการทำให้มันเป็นมืออาชีพ กระชับ และเป็นมิตร
