ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการบันทึกเสียง IVR

ระบบตอบรับเสียงอัตโนมัติ (IVR) มีบทบาทสำคัญในการปฏิวัติศูนย์บริการลูกค้า ระบบ PBX และศูนย์ติดต่อ พวกเขาช่วยเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้าอย่างมากโดยการให้บริการที่มีประสิทธิภาพและทำให้แอปพลิเคชันโทรศัพท์ใช้งานง่ายขึ้น ส่วนสำคัญของระบบ IVR ใด ๆ คือข้อความเสียงแนะนำ ข้อความเหล่านี้ช่วยนำทางผู้โทรผ่านระบบโทรศัพท์ มีส่วนช่วยในกระบวนการจัดการการโทรที่มีคุณภาพสูงและมีประสิทธิภาพ

ข้อความแนะนำสำหรับ IVR คืออะไร?

ข้อความแนะนำ IVR คือข้อความเสียงที่ผู้โทรได้ยินเมื่อโต้ตอบกับระบบโทรศัพท์อัตโนมัติ ข้อความเหล่านี้อาจรวมถึงข้อความขณะรอ สวัสดี เมนู และคำแนะนำ ทั้งหมดนี้ออกแบบมาเพื่อแนะนำผู้โทรผ่านระบบ สร้างขึ้นโดยใช้การบันทึกเสียงโดยนักพากย์มืออาชีพหรือสร้างขึ้นโดยใช้ซอฟต์แวร์แปลงข้อความเป็นเสียง

ฉันจะบันทึกข้อความ IVR ได้อย่างไร?

เริ่มต้นด้วยการเตรียมสคริปต์ IVR ของคุณเพื่อบันทึกข้อความ สคริปต์ควรเรียบง่าย ชัดเจน และรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่ผู้โทรอาจต้องการ

จากนั้นคุณสามารถจ้าง นักพากย์มืออาชีพ หรือใช้ศิลปินพากย์เสียงสำหรับการบันทึก ควรพิจารณานักพากย์สองภาษา เช่น ศิลปินที่พูดภาษาสเปน เพื่อเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายที่กว้างขึ้น หรือใช้ซอฟต์แวร์แปลงข้อความเป็นเสียงเพื่อสร้างข้อความเสียง

เมื่อการบันทึกเสียงเสร็จสิ้น ไฟล์เสียงจะถูกแก้ไขเพื่อความชัดเจนและความสม่ำเสมอ เพื่อให้ได้ผลิตภัณฑ์สุดท้ายที่มีคุณภาพสูง

ความแตกต่างระหว่าง IVR และข้อความแนะนำ

ในขณะที่ IVR หมายถึงระบบตอบรับเสียงอัตโนมัติทั้งหมด รวมถึงการออกแบบ ฟังก์ชันการทำงาน และการจัดการ ข้อความแนะนำเป็นส่วนประกอบของ IVR ข้อความแนะนำ หรือเสียง IVR คือข้อความที่ผู้โทรได้ยินและตอบสนองขณะนำทางผ่านระบบ IVR

รูปแบบเสียงที่ IVR ใช้คืออะไร?

รูปแบบเสียงมาตรฐานสำหรับระบบ IVR คือ WAV หรือ MP3 รูปแบบเหล่านี้ได้รับการสนับสนุนอย่างกว้างขวางในหลายแพลตฟอร์มและให้คุณภาพเสียงที่สูง รูปแบบเฉพาะอาจขึ้นอยู่กับความต้องการของระบบโทรศัพท์ของคุณ

ความแตกต่างหลักระหว่างข้อความแนะนำและข้อความ IVR

ข้อความแนะนำเป็นข้อความ IVR ประเภทหนึ่งที่ออกแบบมาเพื่อสั่งให้ผู้โทรดำเนินการ ข้อความ IVR อย่างไรก็ตาม อาจเป็นข้อความที่บันทึกไว้ใด ๆ ที่เล่นระหว่างการโทร เช่น การทักทาย ข้อความขณะรอ หรือข้อมูลเกี่ยวกับเวลาทำการ

ฉันจะอัปโหลดการบันทึกเสียง IVR ได้อย่างไร?

การอัปโหลดการบันทึกเสียง IVR จะขึ้นอยู่กับระบบ IVR หรือผู้ให้บริการของคุณโดยเฉพาะ อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับการเข้าถึงพอร์ทัลผู้ดูแลระบบของระบบ ไปที่ส่วนข้อความแนะนำหรือการบันทึกเสียง และอัปโหลดไฟล์เสียงที่เหมาะสม ควรปรึกษาแนวทางหรือฝ่ายช่วยเหลือของผู้ให้บริการของคุณสำหรับคำแนะนำเฉพาะ

ฉันควรพูดอะไรในข้อความ?

สิ่งที่คุณพูดในข้อความ IVR ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของมัน กฎทั่วไปที่ดีคือการทำให้ข้อความชัดเจน กระชับ และสุภาพ ควรยอมรับผู้โทร ให้ข้อมูลที่จำเป็น และแนะนำพวกเขาไปยังขั้นตอนถัดไป

ซอฟต์แวร์และแอปบันทึก IVR ยอดนิยม 8 อันดับแรก

1. Twilio: เป็นที่รู้จักในด้านความยืดหยุ่นและ API ที่แข็งแกร่ง Twilio รองรับระบบ IVR ที่กำหนดเอง รวมถึงข้อความแนะนำและการบันทึกเสียง
2. Genesys: ผู้นำด้านประสบการณ์ลูกค้า Genesys ให้ฟังก์ชัน IVR ขั้นสูง รวมถึงการกำหนดเส้นทางแบบไดนามิกและการบันทึกข้อความแนะนำ
3. Avaya: โซลูชันศูนย์ติดต่อของ Avaya รวมถึงความสามารถ IVR ขั้นสูงและบริการบันทึกเสียงมืออาชีพ
4. Nuance: Nuance นำเสนอ IVR และโซลูชันผู้ช่วยอัตโนมัติพร้อมคุณสมบัติการแปลงข้อความเป็นเสียงและการรู้จำเสียงขั้นสูง ซอฟต์แวร์ของพวกเขารองรับภาษาที่หลากหลาย
5. 8x8: 8x8 ให้โซลูชัน IVR ที่ครอบคลุม รวมถึงการจัดการข้อความแนะนำเสียงที่ง่ายดาย และมีการบันทึกเสียงที่มีคุณภาพสูง
6. Five9: เป็นที่รู้จักในด้านซอฟต์แวร์ศูนย์ติดต่อบนคลาวด์ Five9 ยังมีความสามารถ IVR พร้อมคุณสมบัติการบริการตนเองที่ทรงพลัง
7. Aspect: Aspect ให้บริการทั้ง IVR แบบบริการตนเองและบริการช่วยเหลือจากตัวแทน เพื่อให้มั่นใจถึงประสบการณ์ลูกค้าที่ราบรื่น
8. NICE inContact: โซลูชันนี้มีความสามารถ IVR และ ACD สำหรับการกำหนดเส้นทางและตัวเลือกการบริการตนเอง ทำให้เหมาะสำหรับศูนย์ติดต่อทุกขนาด

อย่าลืมว่าการเลือกซอฟต์แวร์จะขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะของคุณ เป้าหมายด้านประสบการณ์ลูกค้า และการพิจารณาด้านราคา

ข้อความเสียง IVR เป็นส่วนสำคัญของศูนย์บริการลูกค้าหรือระบบ PBX สมัยใหม่ มีบทบาทสำคัญในการสร้างประสบการณ์ลูกค้าและการติดต่อที่ราบรื่น การลงทุนในข้อความเสียง IVR คุณภาพสูงและบริการเสียงพากย์มืออาชีพสามารถช่วยให้องค์กรของคุณมีภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพมากขึ้นและให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เพื่อเพิ่มความเข้าใจในระบบ IVR ใช้เครื่องมือเช่น สื่อการเรียนรู้ออนไลน์ การสาธิต คำรับรอง และแหล่งข้อมูลพอดแคสต์ ควรพิจารณาบริการของนักพากย์มืออาชีพเพื่อให้ได้การบันทึกเสียง IVR ที่ฟังดูเป็นธรรมชาติและน่าสนใจ

ไม่ว่าคุณจะบันทึกเสียงภายในองค์กรหรือจ้างภายนอก ความสำคัญควรอยู่ที่ความชัดเจน ความเป็นมืออาชีพ และคุณภาพของข้อความเสียง ด้วยการวางแผนและการดำเนินการที่ถูกต้อง ระบบ IVR ของคุณสามารถกลายเป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพการติดต่อกับลูกค้าและปรับปรุงการให้บริการโดยรวมของคุณ