คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการถอดเสียงการประชุม: ความหมาย ความสำคัญ และเครื่องมือยอดนิยม

การถอดเสียงการประชุมคืออะไร?

การถอดเสียงการประชุมคือการบันทึกเนื้อหาเสียงและบางครั้งวิดีโอของการประชุมในรูปแบบลายลักษณ์อักษร ครอบคลุมทุกคำพูดที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุม ไม่ว่าจะเป็น Zoom หรือ Google Meet บริการถอดเสียงการประชุมจะเปลี่ยนการบันทึกเสียงทั้งหมดของการประชุมให้เป็นรูปแบบที่อ่านได้ กระบวนการนี้เรียกว่า 'การถอดเสียง' ซึ่งจะบันทึกทุกคำและมักจะรวมถึงองค์ประกอบเพิ่มเติมเช่น การระบุเวลาและผู้พูด

ฉันจะได้รับการถอดเสียงการประชุมได้อย่างไร?

การได้รับการถอดเสียงการประชุมเป็นเรื่องง่าย ด้วยบริการถอดเสียงที่มีอยู่มากมาย แพลตฟอร์มการประชุมวิดีโอส่วนใหญ่ เช่น Zoom และ Microsoft Teams มีฟีเจอร์ถอดเสียงในตัวที่สามารถถอดเสียงการประชุมได้แบบเรียลไทม์หรือจากไฟล์ที่บันทึกไว้ นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือจากบุคคลที่สามที่ให้บริการถอดเสียงที่แม่นยำ รองรับการใช้งานต่างๆ เช่น การสัมมนาออนไลน์ พอดแคสต์ และการประชุมเสมือน เครื่องมือเหล่านี้มักจะรวมเข้ากับแพลตฟอร์มการประชุมวิดีโอและเครื่องมือในที่ทำงานอื่นๆ เช่น Google Calendar, Slack และ Dropbox

การถอดเสียงการประชุม vs. บันทึกการประชุม

แม้ว่าทั้งการถอดเสียงการประชุมและบันทึกการประชุมจะให้บันทึกการประชุมในรูปแบบลายลักษณ์อักษร แต่พวกเขามีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน การถอดเสียงการประชุมให้รายละเอียดทุกคำพูดที่เกิดขึ้น รวมถึงคำที่ไม่สำคัญ ในขณะที่บันทึกการประชุมเน้นที่ประเด็นสำคัญ รายการปฏิบัติการ และการตัดสินใจที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุม โดยปกติจะตามลำดับวาระการประชุมและมักจะจัดทำในรูปแบบที่มีความสม่ำเสมอ

การถอดเสียงการประชุมใน Microsoft Teams และ Zoom

ในการประชุมวิดีโอบน Microsoft Teams ฟีเจอร์การถอดเสียงการประชุมสามารถพบได้ในเมนู '...' ในการควบคุมการประชุม การถอดเสียงจะถูกสร้างขึ้นแบบเรียลไทม์และสามารถดาวน์โหลดเป็นไฟล์ .txt หรือ .docx ได้ เช่นเดียวกับ Zoom ที่มีบริการถอดเสียง แต่ ณ วันที่เผยแพร่บล็อกนี้ ฟีเจอร์การถอดเสียงของ Zoom ยังไม่สามารถใช้งานได้แบบเรียลไทม์และต้องผ่านกระบวนการแยกต่างหากในการอัปโหลดการบันทึกการประชุมไปยังบริการถอดเสียง

ประโยชน์ของการถอดเสียงการประชุม

การถอดเสียงการประชุมมีประโยชน์หลายประการ:

1. ครอบคลุม: ช่วยให้ผู้ที่อาจมีปัญหาในการติดตามภาษาพูดในเวลาจริงสามารถเข้าถึงเนื้อหาได้
2. ทบทวน: ช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถทบทวนเนื้อหาการประชุมในเวลาของตนเอง เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีประเด็นสำคัญที่พลาดไป
3. บันทึก: ให้บันทึกการประชุมที่ละเอียดสำหรับการอ้างอิงในอนาคต
4. ประสิทธิภาพ: ประหยัดเวลาในการจดบันทึกและช่วยให้สามารถมุ่งเน้นไปที่การสนทนาในระหว่างการประชุม
5. ความชัดเจน: ช่วยให้เข้าใจผิดได้ชัดเจนขึ้นโดยการให้บันทึกที่ถูกต้องของสิ่งที่พูด

เครื่องมือถอดเสียงการประชุม 8 อันดับแรก

1. Otter.ai: บริการถอดเสียงที่ใช้ AI ซึ่งรวมเข้ากับ Zoom และ Google Meet ให้การถอดเสียงแบบเรียลไทม์ ฟีเจอร์การทำงานร่วมกัน และการระบุเวลา ใช้งานได้บน iOS, Android และเว็บ
2. Rev: บริการถอดเสียงยอดนิยมที่ให้การถอดเสียงที่แม่นยำและรวดเร็ว เหมาะสำหรับไฟล์ขนาดใหญ่และการประชุมที่ยาวนาน
3. Descript: เสนอการทำงานที่ครอบคลุมสำหรับการถอดเสียง แก้ไข และปรับปรุงการถอดเสียง นอกจากนี้ยังรองรับการแก้ไขวิดีโอ
4. Transcribe: เครื่องมือที่เชี่ยวชาญในการแปลงไฟล์เสียงเป็นข้อความ อนุญาตให้ผู้ใช้สามารถอัปโหลดไฟล์และถอดเสียงได้แบบเรียลไทม์
5. Trint: เสนอแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายสำหรับการถอดเสียงไฟล์เสียงและวิดีโอ และมีโปรแกรมแก้ไขในตัวสำหรับปรับปรุงการถอดเสียง
6. Scribie: ให้บริการถอดเสียงทั้งแบบอัตโนมัติและแบบแมนนวล โดยเน้นที่ความแม่นยำ
7. Temi: บริการที่ใช้ AI ที่มีราคาประหยัด เหมาะสำหรับการถอดเสียงที่รวดเร็วและระดับสูง
8. Happy Scribe: เสนอฟีเจอร์หลากหลายรวมถึงการถอดเสียง คำบรรยาย และการแปลเป็นหลายภาษา รวมถึงภาษาโปรตุเกส

ผู้ให้บริการแต่ละรายมีรูปแบบการคิดราคาที่แตกต่างกัน ดังนั้นควรพิจารณาความต้องการและงบประมาณของคุณเมื่อเลือกใช้บริการ หลายรายยังมีการรวมเข้ากับแอปพลิเคชันต่างๆ และมีเวอร์ชันแอปมือถือสำหรับการทำงานระยะไกล

ด้วยการใช้เครื่องมือถอดเสียงการประชุม คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการประชุมของคุณได้ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันและมีการติดตามรายการปฏิบัติการ

อย่าลืมว่า การเลือกเครื่องมือถอดความการประชุมควรสอดคล้องกับความต้องการในการประชุม ขนาดขององค์กร และลักษณะของการสนทนา ด้วยข้อมูลเหล่านี้ คุณพร้อมที่จะบันทึกทุกบทสนทนาที่มีคุณค่าในการประชุมของคุณแล้ว